Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO GESTÃO DO PLANO DE AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO E GESTÃO 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO O processo de Gestão do Plano de Ação de Comunicação Integrada tem como função planejar, de forma articulada, as ações estratégicas de comunicação e gerenciar o fluxo das ações, controlando os prazos e qualidade das entregas. Este processo tem início na atividade: necessidades de comunicação identificadas no planejamento anual das Entidades e término na atividade: apresentar o relatório de resultados. Os indicadores propostos para sua medição são: índice de projetos com re-briefing, índice de projetos não previstos no calendário anual de comunicação e índice de satisfação da gestão do plano de ação da comunicação. As saídas deste processo têm como destinos: os setores de Jornalismo, Relações Públicas, Publicidade e Propaganda e as Entidades do Sistema Indústria. 1ª Versão 4

5 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES JORNALISMO Apuração e redação do conteúdo jornalístico Gestão de Conteúdo do Portal Atendimento à imprensa Gestão do mailling da imprensa Produção de conteúdo áudio visual Gestãodo planejamento e estratégia de divulgação Planejamento anual das entidades Entidades do Sistema Indústria Gestão do Plano de Ação de Comunicação Integrada Relatório de status Plano de Ação Relatório de resultados Gestão de mídias sociais Gestão da marca Gestão da identidade visual(sinalização) dos eventos Gestão do orçamento publicitário Gestão de banco de imagens Mensuração de resultados PUBLICIDADE E PROPAGANDA Gestão de campanhas Desenvolvimento interno Gestão de projetos audiovisuais Gestão de mídia off linee online Gestão de editoração de publicações periódicas e não periódicas Criação de apresentações especiais Lições aprendidas Gestão de Eventos Gestão do SAC (Fale conosco) RELAÇÕES PÚBLICAS Gestão de Relacionamento e Mailling Gestão da Comunicação Interna 1ª Versão 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM ENTRADA FUNÇÃO: Planejar, de forma articulada, as ações estratégicas de comunicação e gerenciar o fluxo das ações, controlando os prazos e qualidade das entregas SAÍDA DESTINO PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Manuais, Políticas, Diretrizes de comunicação Entidades do Sistema Indústria Planejamento anual das entidades Gestão do Plano de Ação de Comunicação Integrada INÍCIO FIM Relatório de status da execução Plano de Ação Executado Jornalismo Relações Públicas Necessidades de comunicação identificadas no planejamento anual das Entidades Apresentar o relatório de resultados Relatório de resultados e lições aprendidas Publicidade e Propaganda Entidades do Sistema Indústria ÁREA RESPONSÁVEL Desenvolvimento e Gestão 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 1ª Versão 7

8 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ELABORAR O BRIEFING Entidade/Unidade demandante Gestor do Projeto Período de Realização Local/Abrangência Responsável pelo projeto de comunicação BRIEFING IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO RESUMO DA SOLICITAÇÃO OBJETIVOS DE COMUNICAÇÃO Data do Briefing: Descrever a demanda de comunicação - evento, campanha, divulgação de projeto xpto CENÁRIO Cenário atual, histórico, descrição do projeto (síntese) - Objetivos e metas - Ações previstas. O que se espera da ação de comunicação - divulgação, participação, mobilização, etc. PÚBLICO-ALVO Quem desejamos atingir com a comunicação - detalhar - sexo, idade, classe social, segmento profissional ou categoria de entidade, ou segmentação qualquer que caracterize um grupo. FOCO DA COMUNICAÇÃO O que é indispensável comunicar, o que não pode deixar de ser comunicado. 1ª Versão 8

9 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ELABORAR O BRIEFING (CONTINUAÇÃO) TOM DA COMUNICAÇÃO A comunicação deve estabelecer um tom que pode ser: institucional, emocional, aspiracional,informativo, determinar qual considerando-se objetivos e público-alvo. OBRIGATORIEDADE E LIMITAÇÕES Exemplos: aplicação de logomarcas de parceiros, respeitar o manual de aplicação da marca das Entidades Regionais, etc. AÇÕES DE JORNALISMO AÇÕES DE PUBLICIDADE E PROPAGANDA AÇÕES DE RELAÇÕES PÚBLICAS ANEXOS Íntegra do projeto, pesquisas e outros insumos Prazo Verba Centro de Responsabilidade Unidade Para ações de Comunicação 1ª Versão 9

10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 APRESENTAR O PLANO DE AÇÃO CONTEÚDO DO PLANO DE AÇÃO 1 O Projeto Descritivo do projeto xpto 2 Público Alvo Descritivo de quem é o público, foco das ações de comunicação 3 Estratégia de Comunicação A estratégia de comunicação integrada para o projeto xpto 4 Ações de Comunicação 4.1 Jornalismo Detalhamento das ações de jornalismo 4.2 Relações Públicas Detalhamento das ações de relações púbicas 4.3 Publicidade e Propaganda Detalhamento das ações de publicidade e propaganda 1ª Versão 10

11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 3 ATUALIZAR STATUS DA EXECUÇÃO (PRAZO) STATUSREPORT ÁREA DD A DD/MM/AAAA Área Entrada JOB* Projeto Responsável Data da Demanda Demanda Onde está Previsão Entrega Farol Área solicitante DD/MM Nome do Projeto Nome do Gestor do Projeto / Telefone DD/MM Atividades, ações que estão em andamento, detalhar o que será entregue Em que árease encontra a demanda DD/MM DD/MM Ação 1 Área x DD/MM DD/MM Ação 2 Área y DD/MM DD/MM Ação 3 Área Z DD/MM * Após produção e aprovação do Briefing, e envio de todos os insumos para as ações de comunicação CONCLUÍDO LEGENDA: EM ANDAMENTO ATRASADO NÃO INICIADO 1ª Versão 11

12 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Planejar, de forma articulada, as ações estratégicas de comunicação e gerenciar o fluxo das ações, controlando os prazos e qualidade das entregas COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de projetos com rebriefing (Total de projetos com re-briefing/ total de projetos realizados ) x 100 Qualidade % Menor, Melhor - 2 Índice de projetos não previstos no calendário anual de comunicação (Total de projetos não previstos no calendário anual de comunicação / Total de projetos previstos) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 3 Índice de satisfação do cliente (Somatório das notas obtidas nas pesquisas de satisfação / total de pesquisas realizadas ) x 100 Qualidade % Maior, Melhor - 1ª Versão 12

13 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL Daniela Carneiro Gerente de Desenvolvimento Telefone: (061) Daniela Nascimento Consultor de Comunicação Telefone: (061) Julia Scheibel Especialista de Comunicação Telefone: (061) ª Versão 13