FACULDADE PITÁGORAS DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos
ÁREAS DE CONHECIMENTO Nós já sabemos que o Guia PMBOK é dividido em 10 áreas do conhecimento relacionadas ao processo de gerenciamento, a saber: 1. Integração; 6. Comunicações; 2. Escopo; 7. Recursos Humanos; 3. Tempo; 8. Riscos; 4. Custo; 9. Partes interessadas; 5. Qualidade; 10.Aquisições. Na apostila anterior vimos os Recursos Humanos e o Riscos. Nesta apostila vamos abordar as Partes Interessadas e as Aquisições.
PARTES INTERESSADAS [01] A área de Partes Interessadas foi a última a entrar como área de conhecimento no PMBOK. A área de Partes Interessadas tem muita afinidade com a área de Comunicações, posto que um dos processos que estava anteriormente na área de Comunicações pertence agora à área de Partes Interessadas. Há quatro processos da área de Partes Interessadas, sendo um na Iniciação, um no Planejamento, um na Execução e o último processo no Monitoramento e Controle.
As Partes Interessadas na Iniciação [02] Dentro do grupo de processos da Iniciação, o processo dessa área do conhecimento é Identificar as Partes Interessadas. O objetivo desse processo é identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. Esse processo ajuda a fazer uma análise das partes interessadas. Uma ferramenta que ajuda a fazer esse tipo de análise é a Matriz de Análise Poder x Interesse, mostrada no slide seguinte.
As Partes Interessadas na Iniciação [03]
As Partes Interessadas na Iniciação [04] Para entender melhor essa ferramenta de análise, suponha que você seja o gestor de um projeto de TI responsável em implantar um novo sistema de cobrança, e que a área de TI está subordinada à diretoria financeira. Logicamente, o diretor de finanças tem poder e interesse em relação a esse projeto. Se esse diretor é apenas um mero usuário eventual desse sistema, o seu interesse nesse projeto é baixo, mas se for um usuário frequente, o seu interesse é alto. Supondo que esse diretor seja apenas um usuário eventual, percebemos pela ferramenta que ele tem nível alto de poder mas interesse baixo. Logo, a recomendação nesse caso é manter o diretor satisfeito.
As Partes Interessadas no Planejamento O segundo processo da área de Partes Interessadas é Planejar o gerenciamento das partes interessadas. Esse processo define como essa área será gerenciada. Em outras palavras, esse processo vai criar estratégias para engajar as partes interessadas no projeto. É importante que qualquer parte interessada seja um aliado do projeto, e isso torna-se mais importante à medida que aumenta o nível de poder da parte interessada. Por exemplo, agendar reuniões específicas que expliquem aquilo que está acontecendo em cada fase do projeto é uma estratégia eficiente e usual.
As Partes Interessadas no Execução O terceiro processo da área de Partes Interessadas é Gerenciar o engajamento das partes interessadas. Esse processo é praticamente uma continuação lógica do processo anterior. Basicamente, a estratégia básica desse processo é colocar o plano de gerenciamento das partes interessadas em ação. Aqui pode ser necessário tomar ações adicionais, como por exemplo, tentar aumentar ainda mais o engajamento das partes interessadas. Assim, qualquer ação ou cuidado tomado no sentido de aproximar as partes interessadas do projeto pode ser vista como gerenciamento do engajamento das partes interessadas.
As Partes Interessadas no Monitoramento O quarto e último processo da área de Partes Interessadas é Controlar o engajamento das partes interessadas. A principal ação aqui é verificar se as estratégias definidas nos processos anteriores estão funcionando e se estão sendo suficientes. Pode acontecer, por exemplo, de existir mais atores relacionados às partes interessadas, e a eles não foi dada a devida atenção ou informação, e isso se reflete em pessoas que tem muito poder, muito interesse ou ambos em seu projeto.
AQUISIÇÕES [01] A última área de conhecimento do PMBOK a ser estudada é a área de Aquisições. A principal característica dessa área é que são pouquíssimas as pessoas que trabalham nessa área. Entre os objetivos dessa área, temos: Definir o que vai ser comprado Encontrar potenciais empresas no mercado (para oferecer um serviço ou produto que você necessita). Selecionar e contratar empresas Administrar o processo de entrega do que foi contratado Encerrar as aquisições.
AQUISIÇÕES [02] Os cinco objetivos descritos anteriormente podem ser vistos como quatro processos, a saber: Planejar o gerenciamento das aquisições Conduzir as aquisições Controlar as aquisições Encerrar as aquisições
As Aquisições no Planejamento Dentro do grupo de processos de Planejamento, existe o processo de Planejar o gerenciamento das Aquisições. A preocupação aqui é definir como as aquisições serão gerenciadas. Basicamente, é nesse processo que eu analiso aquilo que eu posso fazer (sem comprar), e aquilo que eu devo comprar (porque não posso fazer ou porque não vale a pena, segundo algum critério). Caso se decida comprar, é nesse processo que se criam os documentos de aquisição (por exemplo, editais ou solicitações de propostas). É nesse processo também que se criam os critérios para seleção de fornecedores e definição dos tipos de contratos.
As Aquisições na Execução Dentro do grupo de processos de Execução, existe o processo de Conduzir as Aquisições. O principal objetivo aqui é selecionar o(s) fornecedor(es) e conduzir (chegar) até a assinatura do(s) contrato(s).
As Aquisições no Monitoramento Dentro do grupo de processos de Monitoramento, existe o processo de Controlar as Aquisições. O principal objetivo aqui é gerenciar os contratos assinados. É nesse processo que ocorrem as reinvindicações decorrentes de eventuais mudanças de contrato.
As Aquisições no Encerramento Dentro do grupo de processos de Encerramento, existe o processo de Encerrar as Aquisições. Aqui checamos todas as entregas decorrentes das aquisições. Depois disso, devemos encerrar formalmente as contratações decorrentes das aquisições.