CONTROLE DE TURNO WAITER. Manual do Usuário

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1 Manual do Usuário CONTROLE DE TURNO WAITER Resumo Orientações sobre como utilizar o controle de turno (abertura, fechamento e conferência), correção e erros mais comuns. Yuri Ranchan [email protected]

2 Sumário Introdução... 2 A quem esse manual se destina?... 2 O que ele contém?... 2 Pré-requisitos... 2 Abertura do Caixa/Turno... 2 Abertura do Dia para Emissor de Cupom Fiscal (ECF)... 3 Suprimento de Caixa... 4 Movimentos do Caixa... 5 Vendas... 5 Forma de pagamento trocada... 5 Cancelamento de Cupom Fiscal... 5 Sangria... 5 Suprimento... 6 Fechamento... 6 Ficha de Encerramento... 7 Suprimento de Caixa... 7 Saídas... 7 Entradas... 7 Acesso ao relatório Conferência de Caixa... 8 Conferência de Caixa º) Apuração º) Conferência... 9 Relatório de Turno Ficha de Encerramento Caixa/Turno Onde pode estar a diferença? Sangrias, Suprimentos e Passagem de Troco

3 Controle de Turno [ waiter] Através da Área do Cliente acesse o menu Arquivos > Manuais Sifat para visualizar outros manuais. Introdução A quem esse manual se destina? Todos usuários do sistema de vendas Sifat Waiter que fazem ou querem fazer a conferência de caixa através dos turnos. O que ele contém? Orientações sobre como utilizar o controle de turno (abertura, fechamento e conferência), correção e erros mais comuns. Pré-requisitos Este manual tem o objetivo de esclarecer apenas o Controle de Turno. Algumas funcionalidades citadas não serão explicadas detalhadamente para não sobrecarregar o manual. Por esse motivo é necessário que o usuário tenha conhecimento básico no módulo de vendas e saiba: Registrar e cancelar vendas e recebimentos; Gerenciar permissões e cadastros de usuários do sistema. Abertura do Caixa/Turno O controle do turno está diretamente ligado ao usuário do sistema, por esse motivo é altamente recomendado que, cada pessoa que irá operar o sistema tenha um usuário/senha único, pessoal e intransferível. 1. Acesse o aplicativo de vendas com seu usuário/senha 2

4 2. No menu principal do aplicativo Waiter, o operador sempre deve verificar se não existe turno abeto para o usuário Caso exista, o operador deve primeiro encerrar o turno anterior e iniciar um novo. Abertura do Dia para Emissor de Cupom Fiscal (ECF) Se você utiliza uma impressora emissora de cupom fiscal (ECF), é necessário fazer a abertura da mesma conforme os passos abaixo: 1. Acesse Operações Fiscais > Abertura do Dia e informe o valor inicial do caixa; 3

5 2. A maioria dos ECFs não aceita o valor de abertura 0,00. Neste caso se o seu caixa não tem troco inicial, informe o valor 0,01 para realizar a abertura do movimento do ECF. Suprimento de Caixa Se você não utiliza ECF siga os passos abaixo: 1. Clique em Suprimento de Caixa e informe o valor. O campo histórico é opcional; 4

6 2. Se o seu caixa não tem troco inicial você pode começar a registrar vendas. O turno é aberto automaticamente quando o operador acessa o aplicativo de vendas e realiza algum movimento de caixa, como por exemplo Abertura do Dia, Vendas, Suprimento ou Sangria de Caixa. Depois de aberto, o vínculo do turno com o usuário não pode mais ser alterado. Movimentos do Caixa Um turno engloba um grupo de movimentações feitas no caixa. Portanto, para que o fechamento do turno e a conferência do caixa aconteçam corretamente, as movimentações neles contidos também devem estar registrados de forma correta. Abaixo temos explicações sobre alguns movimentos que acontecem no caixa e influenciam diretamente a conferência. Vendas Em todo momento o operador está lançando e recebendo vendas no caixa. Nessa operação temos que nos atentar aos principais erros que influenciam na conferência de caixa: Forma de pagamento trocada Neste caso é importante ter em mente que, na conferência final do caixa esse erro não gerará diferença. O que pode ser feito? O operador deve cancelar e registrar novamente a venda com a forma de pagamento correta assim que o erro for identificado. Cancelamento de Cupom Fiscal Quando o limite atribuído pela solução fiscal impede esse cancelamento, o operador precisa estornar o valor do movimento de caixa manualmente através da Sangria, para indicar que o valor daquela venda não estará presente na conferência de caixa. Caso contrário, causará uma diferença no caixa. Atenção! Para venda com emissão de cupom fiscal é importante se atentar ao tempo de cancelamento permitido por cada solução fiscal: ECF: Só é possível cancelar o último cupom fiscal emitido nos últimos 30 minutos. SAT ou NFC-e: É possível cancelar qualquer cupom emitido nos últimos 30 minutos Sangria A sangria indica uma saída de valores do caixa. Temos duas situações de uso: Transferir um valor do caixa para o escritório/cofre por segurança; Retirar um valor do movimento de caixa em virtude de uma operação (venda, recebimento) cancelada fisicamente, que por algum motivo não pode ser cancelada no sistema, como vimos no menu Cancelamento de Cupom Fiscal Também é comum utilizar da sangria ao pagar fornecedor ou adiantamento para funcionário com dinheiro do caixa. Entretanto destacamos que, se você utiliza o controle financeiro completo do Sifat ERP Retaguarda, utilizar a sangria para essa finalidade dificulta seu controle. 5

7 Suprimento Todo valor que entra no caixa e que não é originado de uma venda ou recebimento deve ser lançado como um suprimento. Seu uso mais comum acontece quando é acrescido ao caixa um valor para troco, como acontece na abertura do turno com o troco inicial. O suprimento sempre é finalizado na forma de pagamento Dinheiro. Fechamento No final do período de trabalho o operador deve fechar o seu turno. No menu principal do sistema de vendas clique em Fechar o Turno. Será aberta a janela Ficha de Encerramento de Caixa/Turno; 6

8 Ficha de Encerramento Nesta janela o operador deve preencher todos os campos com as informações contidas fisicamente na gaveta do caixa. É importante que, além de contar o dinheiro o operador também guarde os comprovantes e some os valores de sangrias e suprimentos. Da mesma forma, se você trabalhar com cartão, cheque ou vendas a prazo, tudo deve ser conferido. Abaixo segue algumas orientações sobre os campos da Ficha de Encerramento. Suprimento de Caixa Troco Inicial: Quando houver, deve ser informado o valor do troco inicial que é feito como um Suprimento de Caixa ou Abertura Fiscal do Dia conforme o item Abertura do Caixa/Turno; Demais Suprimentos: Soma dos outros suprimentos realizados durante o turno; Saídas Sangrias: Soma das retiradas de dinheiro do caixa durante o turno; Passagem de Troco: Por segurança aconselhamos o uso desta opção apenas se o caixa trabalhar com um operador. Aqui deve ser informado o valor que o turno atual deixará na gaveta de dinheiro para o próximo turno. Atenção! O valor deixado para o próximo tuno pode ser informado em uma sangria antes de fechar o turno atual, ou neste campo Passagem de Troco. Quando a passagem de troco for informada, o turno seguinte começará com o troco inicial fixo de mesmo valor automaticamente independente de qual será o próximo usuário. Entradas Dinheiro: O operador deve informado o valor total de dinheiro contido no caixa ao fechar o turno. Atenção! Neste campo não podemos considerar Sangrias e Passagem de Troco, devemos considerar apenas o dinheiro que será entregue para o conferente ao fechar o turno. Cartões (crédito, débito, alimentação, etc.): O operador também precisa informar o total de cada finalizadora do tipo cartão baseando-se nos comprovantes. Dependendo do volume transações essa contagem é difícil, sendo uma opção emitir no final do turno um relatório de transações do POS (máquina de cartão não integrada) para verificar 7

9 essas informações. No caso do TEF, por se uma operação integrada, o conferente tem como opção preencher os valores para o operador no momento da conferência; Vendas a Prazo e Cheque: Os comprovantes de vendas a prazo que são assinados pelo cliente e devem ser contados e lançados no fechamento do caixa assim como os cheques recebidos. Depois de preenchido os campos, confirme a operação clicando em Fechar Turno. Acesso ao relatório Conferência de Caixa Se você não quer que o operador tenha acesso às informações do caixa antes (conferência cega) ou depois de fechar o turno, é preciso verificar as permissões do usuário através do aplicativo Sifat ERP Retaguarda. Conferência de Caixa A conferência do caixa é feita em dois passos: 1º conferir se os valores digitados coincidem com os valores entregues, que vamos chamar de apuração. 2º conferir se o movimento entregue coincide com os valores de vendas e suprimentos registrados pelo sistema, que vamos nomear de conferência. Veja a seguir os detalhes de cada processo. 1º) Apuração Primeiro é necessário verificar se o que foi digitado pelo operador na ficha de encerramento confere com o que ele está entregando ao conferente. Isso é feito através de um pequeno demonstrativo impresso assim que o operador fecha o turno. Conferente e operador devem contar o dinheiro tendo como base a impressão da ficha de encerramento. Em seguida o operador assina, comprovando a entrega dos valores ali descritos ao conferente. Veja a seguir um exemplo do demonstrativo Ficha de Encerramento de Caixa. 8

10 SIFAT SISTEMAS WAITER FICHA DE ENCERRAMENTO DE CAIXA PDV 1 Operador: SIFAT Fechado: 16/07/ :10:32 Turno:1 Seq.: Troco Inicial R$ Demais suprimentos R$ ENTRADAS: Dinheiro R$ Cartao R$ 59,71 A Faturar R$ 66,00 + SAIDAS: Sangria R$ Passagem Troco R$ 0.00 = SALDO R$ Diferenca R$: [ ] Observações: A Assinatura do responsavel. A diferença entre a contagem do dinheiro e o que foi digitado pelo operador deve ser descrita no campo próprio (seta A), caso haja. 2º) Conferência Nesta etapa o conferente deve ter em mãos os valores entregues pelo operador (já apurado), e a ficha de encerramento do turno. Através do aplicativo Sifat ERP Retaguarda acesse: Financeiro > Conferência de Caixa; 9

11 Na janela aberta selecione o turno que deseja conferir (seta A) e clique em Processar (seta B) B A Do lado direito será exibido o relatório do turno selecionado. A seguir vamos entender melhor as informações deste relatório antes de continuarmos com a conferência. Relatório de Turno Este relatório pode ser emitido de qualquer turno a qualquer momento. Ele nos mostra informações detalhadas deste turno que também podem nos ajudar na conferência. Configurar Relatório de Turno O relatório é dividido em blocos de informações e alguns são opcionais e configuráveis através do Sifat ERP Retaguarda. Acesse: Cadastro > Parâmetros Financeiro > Personalizar Layout da Conferência de Caixa 10

12 Selecione o layout que deseja (seta A) e clique em Editar (seta B) No grupo de controles Listar (seta C) você consegue selecionar quais blocos quer visualizar no relatório. A B C Acompanhe a seguir a explicação de cada bloco do relatório. Informações Gerais =================================== SIFAT SISTEMAS - WAITER Loja: 001 Emitido: 18/07/ :28:06 CONFERENCIA DE TURNO SEQ. TURNO: 39 RESPONSAVEL: SIFAT SISTEMAS INICIO.: 16/07/ :47:45 TERMINO: 16/07/ :10:32 MOVIMENTO A QUAL PERTENCE: Status: Você também pode emitir esse relatório de turnos não encerrados, portanto fique atento, os turnos não encerrados apresentam a mensagem *** PARCIAL *** no início do relatório; SEQ. TRUNO: Cada turno aberto gera uma sequência por onde você consegue localizar o turno que deseja conferir; RESPONSAVEL: Usuário do sistema que abriu e está vinculado ao turno. 11

13 Resumo de Vendas RESUMO DE VENDAS VENDA BRUTA: R$ 403,58 + ACRESCIMOS: 5,4% R$ 21,63 - DESCONTOS: 0,0% R$ 0,00 = VENDA LIQUIDA: R$ 425,21 VENDAS REGISTRADAS: CANCELAMENTOS: 1 R$ 19,90 MEDIA POR VENDA: R$ 85,04 VENDA BRUTA: Valor total das vendas registradas sem acréscimos ou descontos; ACRESCIMOS: Porcentagem e valor total de acréscimo aplicado em item ou venda, incluindo taxa de entrega ou de serviço. DESCONTOS: Porcentagem e valor total de descontos aplicado em item ou venda; VENDA LIQUIDA: Valor total das vendas registradas considerando acréscimos e descontos (venda bruta + acréscimos - descontos); VENDAS REGISTRADAS: Quantidade de vendas registradas no turno; CANCELAMENTOS: Quantidade e Valor total de vendas canceladas; MEDIA POR VENDA: Ticket médio (venda líquida / quantidade venda). Movimento do Caixa MOVIMENTO DO CAIXA SANGRIA 50,00 + SUPRIMENTO 120,00 + VENDAS 425,21 = SALDO DO CAIXA: 495,21 SANGRIA: Valor total de sangrias realizadas no turno; SUPRIMENTO: Valor total de suprimento realizada no turno; VENDAS: Venda líquida; SALDO DO CAIXA: (vendas + suprimento - sangria). 12

14 Resumo por operador RESUMO POR OPERADOR OPERADOR SALDO CAIXA VENDAS SIFAT SISTEMAS 495,21 425,21 Ao emitir esse relatório de um período, ele trará mais de um turno. Este bloco exibe totais do Saldo de Caixa e de Vendas agrupando por operador. Formas de pagamento FORMAS DE PAGAMENTO FINALIZADORA VALOR Cartao 59,71 A Faturar 66,00 Dinheiro 419,50 Resumo dos valores registrados em cada forma de pagamento. Importante! O Suprimento, sempre é finalizado em dinheiro, desta forma a finalizadora Dinheiro considera: vendas em dinheiro + suprimentos. Vendas por Módulo VENDA POR MODULOS MODULO VENDAS SERVICO MESA 293,01 22,39 BALCAO 132,20 0,00 Resumo das vendas (venda líquida) e taxa de serviço por módulo. Serviço por Garçom Bloco opcional SERVICOS POR GARCOM VENDEDOR VENDAS BC.VENDA SERVICO (Nao infor 132,20 0,00 0,00 FERNANDO 54,29 54,29 5,42 LUIZ 47,30 0,00 0,00 MARCOS 169,79 169,79 16,97 13

15 VENDAS: Venda bruta do vendedor; BC.VENDA (Base de Cálculo Venda): Total de vendas do vendedor com taxa de serviço; SERVICO: Valor total do serviço. Para vendas não vinculadas a garçom, na coluna VENDEDOR exibe: (Não informado) Detalhe de Sangria e Suprimento Bloco opcional SANGRIAS - DETALHES HISTORICO VALOR Sangria de Caixa 50, SUPRIMENTOS - DETALHES----- HISTORICO VALOR Abertura do Dia 100,00 Entrada troco moeda 20,00 HISTORICO: Histórico que pode ser digitado ao emitir a sangria/suprimento; VALOR: Valor de cada operação. Consumos pendentes CONSUMOS PENDENTES MODULO VENDAS SERVICO BALCÃO 0,00 0,00 DELIVERY 65,00 14,00 FICHA 10,00 0,00 MESA 35,65 3,54 [TOTAL] R$ 110,65 17,54 Consumos que estão pendentes no momento da emissão do relatório. 14

16 Cancelamento de Pedidos CANCELAMENTO DE PEDIDOS MODULO No. DATA/HORA VALOR BALCÃO /07 11:52 26,00 A Motivo: DEMORA NA PRODUÇÃO BALCÃO /07 11:54 65,80 Motivo: RECUSA DO CLIENTE BALCÃO /07 11:54 32,00 Motivo: DEMORA NA PRODUÇÃO Cancelamentos: [0003] R$ 123,80 B Este bloco mostra os pedidos que foram cancelados antes serem finalizados. O relatório mostra duas linhas para cada pedido cancelado conforme a seleção A. No final do bloco exibe uma linha de totais, conforme a seleção B. Cancelamento de itens CANCELAMENTO DE ITENS MODULO No. DATA HORA VALOR R$ BALCÃO 19 16/07 11:49 2,75 A AGUA COM GAS 500ML MESA 12 16/07 11:50 7,50 CHOPP 500ML Total itens cancelados: [0002] B Este bloco mostra em duas linhas informações do item cancelado (seleção A) e no final uma linha com a quantidade total destes itens (seleção B). Isenção Taxa de Serviço ISENCAO DE TAXA DE SERVICO --- MODULO No. VALOR R$ MESA 12 4,73 Isentados: [0001] R$ 4,73 Em uma linha mostra o módulo, número e valor da isenção e no final do bloco os totais em quantidade e valor. 15

17 Acumulado por Grupo Bloco opcional e configurável ACUMULADO POR ITENS/GRUPO ---- GRUPO: BEBIDA PRODUTO QTDE. VALOR AGUA 500ML 2,000 4,00 CHOPP 500ML 1,000 7,50 REF COCA COLA 2 3,000 7,50 REF COCA COLA 2 4,000 24,00 REF SPRITE 350M 1,000 4,00 REFRI FANTA LAR 2,000 11, SUBTOTAL: 13,000 58,98 TICKET MEDIO: R$ 4,54 GRUPO: PIZZA PRODUTO QTDE. VALOR PZB ALICHE 1,000 20,00 PZB BAHIANA 1,000 23,00 PZB BASCA 1,000 23, SUBTOTAL: 3,000 66,00 TICKET MEDIO: R$ 22,00 Grupo Bebidas Grupo Pizza Exibe os produtos vendidos, subtotal e ticket médio de cada Grupo. Vendas a prazo Bloco opcional VENDAS A PRAZO CLIENTE VALOR JOSE DA SILVA 66, Lista os clientes que compraram aprazo dentro do turno. Ficha de Encerramento Caixa/Turno Quando o turno está fechado o sistema exibe este bloco no final do relatório. Aqui temos as informações digitadas pelo operador na Ficha de Encerramento e o valor líquido das vendas. O relatório separa essas informações em duas partes, Entradas e Saídas. Entradas Esta seção calcula o valor total gerado pelo caixa de acordo com o que foi digitado pelo operador na Ficha de Encerramento, incluindo o que foi retirado como sangria ou passagem de troco. 16

18 FICHA DE ENCERRAMENTO CAIXA/TURNO (Valores digitados pelo operador) Descricao Valor + PASSAGEM DE TROCO: 0,00 + SANGRIA: 50,00 + Dinheiro 368,00 + Cartao 59,71 + A Faturar 66,00 = TOTAL ENTRADAS: 543,71 Sangria e Passagem de Troco: A sangria representa o total dos valores retirados do caixa antes do fechamento do turno. A passagem de troco representa o valor retirado do turno atual que será deixado no caixa para o próximo turno. Eles não estão no valor em dinheiro na hora do fechamento, mas fazem parte de uma quantia gerada por esse turno e por isso são somados nas Entradas; Dinheiro: Representa a quantia existente no caixa na hora que o turno foi encerrado. Atenção! Como vimos no tópico Ficha de Encerramento, neste campo não podemos considerar Sangrias e Passagem de Troco, devemos considerar apenas o dinheiro que será entregue para o conferente no fechamento do turno. Demais formas de pagamento: Os valores das demais formas de pagamento também devem estar lançados corretamente na ficha de encerramento para que sejam somadas aqui, caso contrário o sistema apresentará uma diferença negativa para o caixa. TOTAL ENTRADA: Soma dos campos desta seção que representam o movimento gerado por esse turno (Passagem de Troco + Sangria + Formas de Pagamento). Saídas Nesta seção o relatório soma os valores de Suprimento e Troco Inicial digitados na ficha de encerramento e o valor líquido das vendas. - Venda liquida: 425,21 - Troco inicial: 100,00 - Suprimento: 20,00 = TOTAL SAIDAS: 545,21 Venda Liquida: Valor total das vendas registradas considerando acréscimos e descontos (venda bruta + acréscimos - descontos). Troco inicial: Valor contido no caixa no começo do turno. Este campo pode representar o primeiro suprimento ou a passagem de troco do turno anterior para o atual; Suprimento: Total dos demais suprimentos ocorridos no turno; TOTAL SAIDAS: Soma dos campos desta seção (Venda Líquida + Troco Inicial + total de Suprimentos). 17

19 Diferença O total de Entrada nos mostra o saldo do caixa gerado, que acontece basicamente duas operações: Suprimentos e Vendas; O total de Saídas justifica esse saldo, nos mostrando os Suprimentos (digitados na ficha de encerramento) e o valor líquido das vendas que geraram esses valores; No final desta seção o relatório exibe a diferença entre eles. # DIFERENCA: -1,50 Se a soma dos valores que o operador digitou nas finalizadoras e sangrias não coincidir com a soma dos valores dos suprimentos e venda líquida, o relatório exibe a diferença. Veja abaixo a explicação visual da conta realizada pelo sistema: Dinheiro na hora do fechamento Demais finalizadoras Valor retirado do caixa por Sangrias e passagem de troco Entradas Valor total de venda líquida Quanto entrou no caixa - Suprimentos Saídas Diferença Onde pode estar a diferença? Depois de realizar os passos anteriores o relatório pode apresentar uma diferença positiva ou negativa. Neste caso o conferente precisa analisar o relatório de turno, a ficha de encerramento digitada pelo operador e as operações registradas no turno para identificar onde está a divergência. Abaixo temos uma dica de onde pode estar e como encontrar essas diferenças. Sangrias, Suprimentos e Passagem de Troco Vamos comparar se o operador digitou os valores corretos das sangrias, suprimentos e passagem de troco. Na tela Conferência de Caixa acesse a aba Sangria/Suprimento 18

20 Nesta aba é possível visualizar as operações realmente registradas no caixa e se preciso corrigir seus valores. 19

21 Estes valores devem coincidir com o que foi digitado pelo operador na Ficha de Encerramento do Caixa Atenção! Se o turno anterior ao que está sendo conferido deixou uma passagem de troco, fique atento a esses fatores: O valor da passagem de troco está no campo Troco Inicial da Ficha de Encerramento do turno atual automaticamente, mas não constará em seus suprimentos; O operador do turno atual não pode lançar o suprimento do troco inicial para não causar duplicidade; Confira se o valor digitado no campo Passagem de Troco na Ficha de Encerramento do turno atual confere com o que foi deixado na gaveta de dinheiro; O valor digitado no campo Passagem de Troco não pode ser considerado na soma do dinheiro da Ficha de Encerramento. 20