MANUAL DE PROCEDIMENTOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS Versão EMBRATI SILIMED SilRep 1

2 ÍNDICE 1 - Introdução Backup Verificações iniciais Cadastros Clientes Pacientes Representantes / Fornecedores / Contatos Referências Transportadoras 5 - Logistica Atendimento Venda direta Consignados Doação / Desconto Cotação Própria Medidor / Amostra Gerenciamento de entregas e recolhimentos Análise de atendimentos Estatística de cancelamento de atendimentos 6 - Entrada de produtos Envio de produtos Recolhimento de produtos Faturamento Integracao Correções de vendas e trocas Procedimento de Correção de Venda Faturado pela UV e NÃO DIGITADO NA SILIMED Procedimento de Correção de Venda Faturado pela UV e JÁ DIGITADO NA SILIMED Procedimento de Troca de produtos Faturado pela UV e JÁ digitado na SILIMED Procedimento de Troca de produtos Já faturado pela SILIMED Procedimento Correção de Venda Já faturado pela SILIMED EMBRATI SILIMED SilRep 2

3 Procedimento para CANCELAMENTO de venda com ou sem solicitação de reembolso Faturado pela UV e JÁ DIGITADO NA SILIMED Procedimento para CANCELAMENTO de venda com ou sem solicitação de reembolso Faturado pela SILIMED 12 Medidores e amostras... 6 EMBRATI SILIMED SilRep 3

4 1 Introdução O SilRep é um sistema desenvolvido pela EMBRATI para uso exclusivo dos representantes SILIMED. O objetivo do sistema é controlar toda entrada e saída de materiais, seja próprio ou em consignação mercantil, respeitando prioritariamente a legislação e o BPS - Boas Práticas SILIMED. No decorrer dos anos muitas funcionalidades foram adicionadas e hoje o sistema contempla TODAS as necessidades das UVs Unidades de Venda permitindo a cada dia um controle melhor e mais preciso do estoque, da agenda de cirurgias e das comissões. A integração do SilRep com o MicroSiga da SILIMED, via EDI, a cada dia se torna mais útil por automatizar, agilizar, facilitar e padronizar a troca de várias informações, resultando e melhor qualidade e economia de tempo. Estamos abertos a sugestões e criticas, sua opinião é muito importante para nós! ATENÇÃO - TODAS AS INFORMAÇÕES FISCAIS DEVEM SER VALIDADAS COM O CONTADOR DA EMPRESA, CONHECEDOR DA LEGISLAÇÃO MUNICIPAL, ESTADUAL E FEDERAL, A QUAL SUA EMPRESA DEVE PRIORITÁRIAMENTE SEGUIR. AQUI ESTÃO SOMENTE AS SUGESTÕES QUE DEVEM SER ANALISADAS. EMBRATI SILIMED SilRep 4

5 5 Logistica 5.1 Atendimento Venda direta Abaixo segue indicação de como proceder para casos de venda direta, ou seja, de vendas em que o produto irá diretamente da Silimed para o cliente, sem passar pelo estoque da empresa. a) Abrir atendimento informando o Silimed Venda direta no campo Tipo de atendimento e os demais campos conforme cada situação.; b) Imprimir Ficha 2 e enviar para Silimed; c) Quando Silimed aceitar o pedido e agendar a entrega, acerte as datas na tela de atendimento; d) Caso a Silimed envie primeiramente os itens em consignação ao cliente, utilize o botão Entrega VD, da tela de atendimento, para informar os dados da NF de consignação e de retorno, possibilitando total gerenciamento da entrega e do recolhimento. Caso o pedido saia da Silimed já vendido, desconsidere esse item e siga diretamente ao próximo; e) Finalize o processo digitando o pedido com as informações da NF de venda da Silimed. Além das informações comuns, não esqueça de colocar o número da NF da Silimed. Não envie esta NFe para a contabilidade, afinal ela não foi faturada para sua empresa; f) Todos os relatórios de venda permitem a separação, caso necessário, dos produtos vendidos em consignação mercantil e dos vendidos em através de venda direta; 11 Correções de vendas e realizações de trocas Procedimento de Correção de Venda Faturado pela UV e NÃO DIGITADO NA SILIMED Abaixo segue indicação de procedimento para Correção de Venda de produtos recebidos em comissionamento mercantil e que há a necessidade de alteração do destinatário (médico, instituição e/ou paciente) e/ou do produto e/ou dos valores, sendo que o mesmo ainda não foi digitado na Silimed; a) Caso o pedido já tenha sido enviado para a SILIMED, solicite a devolução do mesmo sem a digitação. Se o mesmo já foi digitado, siga o item 11.2 ou 11.3, o que melhor se adequar a necessidade. b) Se já foi feito o protocolo de pedidos e a NF de devolução simbólica, se ainda houver tempo hábil, cancele a NF e exclua o pedido do protocolo, caso não haja, emita uma NF de retorno de devolução simbólica (Fiscal: Notas Fiscais (Tipo: Entrada, Tela de origem: Outros, CFOP: 1.949/2.949, Natureza da operação: Retorno de devolução simbólica, Destinatário: O mesmo da devolução, Valores: Os mesmos da devolução e Dados adicionais: RETORNO DE DEVOLUÇÃO SIMBÓLICA DE PRODUTOS PARA CORREÇÃO XXXXXX. REFERENTE NF XXX. )); c) Cancele o pedido (Não será possível exclui-lo se já existir uma NF de venda vinculada ao mesmo). d) Se ainda houver tempo hábil para cancelamento da NF de venda, cancele-a. Caso não seja mais possível cancela-la, então emita uma NF de Devolução de venda (Fiscal: Notas Fiscais (Tipo: Entrada, Tela de origem: Outros, CFOP: 1.202/2.202, Natureza da operação: Devolução de venda mercantil, Valores: Os mesmos da EMBRATI SILIMED SilRep 5

6 venda e Dados adicionais: DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS PARA CORREÇÃO XXXXXX. REFERENTE PEDIDO XXX E NF XXX. )). Produto constará novamente no estoque da UV. e) Faturar normalmente com novo número de pedido, procedendo com as devidas correções Procedimento de Correção de Venda Faturado pela UV e JÁ DIGITADO NA SILIMED Abaixo segue indicação de procedimento para Correção de Venda de produtos recebidos em comissionamento mercantil e que há a necessidade de alteração do destinatário (médico, instituição e/ou paciente) e/ou do produto e/ou dos valores, sendo que o pedido já foi digitado na Silimed. a) Emita uma NF de Devolução de venda (Fiscal: Notas Fiscais (Tipo: Entrada, Tela de origem: Outros, CFOP: 1.202/2.202, Natureza da operação: Devolução de venda mercantil, Destinatário: O mesmo da venda, Valores: Os mesmos da venda e Dados adicionais: DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS PARA CORREÇÃO XXXXXX. REFERENTE PEDIDO XXX E NF XXX. )). b) Cancele o pedido. c) Devolva o produto para a SILIMED (Saidas: Devolução de produtos (informe na observação: DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS PARA CORREÇÃO DO DESTINATÁRIO. REFERENTE PEDIDO XXX E NF XXX. FAVOR CONSIGNAR NOVAMENTE OS PRODUTOS PARA NOSSA UV. )) e Emita a NF (CFOP: 5.202/6.202, Natureza da operação: Devolução de compra mercantil, Valores: Os mesmos da consignação do produto e Dados adicionais: As mesmas informações da observação da RDP). Envie a NF juntamente com a RDP para a SILIMED. Produtos constarão como devolvidos d) Se não houver necessidade de troca dos produtos, aguarde a SILIMED consignar novamente o produto para a UV e digite a NF. Caso o produto correto seja diferente do vendido anteriormente e o mesmo constar em seu estoque, então proceda com o item e) e depois acompanhe a chegada da NF de consignação do produto anteriormente devolvido e digite-a para o produto constar no estoque. e) Faturar novamente com novo número de pedido e com as informações corretas (Pedido, Comprovante de pagamento, protocolo de pedidos, NF de devolução simbólica e itens). Colocar na observação que se trata de uma troca e mencionar o número do pedido anterior Procedimento de Troca de produtos Faturado pela UV e JÁ DIGITADO NA SILIMED Abaixo segue indicação de procedimento para troca de produtos recebidos em comissionamento mercantil e que há a necessidade de troca somente do produto por outro do mesmo preço, mantendo o mesmo destinatário (médico, instituição e paciente) e os mesmos valores de NF, sendo que o mesmo já foi digitado na Silimed. a) Não cancele o pedido; b) Emita uma NF de recebimento para troca (Fiscal: Nota Fiscal (Tipo: Entrada, Tela de origem: Outros, CFOP: 1.949/2.949, Natureza da operação: Recebimento de Mercadorias para Troca, Destinatário: O mesmo da venda, Dados adicionais: RECEBIMENTO DE PRODUTOS PARA TROCA. REFERENTE PEDIDO XXX E NF XXX, Carimbos: Marcar o de isenção de ICMS conforme produto, Itens: Os que foram vendidos erroneamente e Valores: Os mesmos da venda)). Após emissão, os produtos constarão no estoque. c) Devolva os produtos vendidos erroneamente para a SILIMED. (Saída: Devolução de produtos (Informe na observação: DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS PARA TROCA. REFERENTE PEDIDO XXX E NF XXX. FAVOR CONSIGNAR NOVAMENTE OS PRODUTOS PARA NOSSA UV. ), onde NF XXX refere-se a NF de venda da Silimed para a UV. / Emita a NF (altere: CFOP: 5.949/6.949, Natureza da operação: Devolução de Mercadorias para Troca, Destinatário: SILIMED, Dados adicionais: Os mesmos colocados na observação da RDP, Carimbos: Marcar conforme produto, Itens: Os que foram vendidos erroneamente e Valores: Os mesmos da consignação do produto) e Imprima a RDP). Produtos constarão como devolvidos. EMBRATI SILIMED SilRep 6

7 d) Devolva os produtos que realmente foram vendidos (Saída: Devolução de produtos (informe na observação DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS PARA TROCA. PRODUTOS REALMENTE USADOS NO PEDIDO XXX ) / Emita a NF (CFOP: 5.918/6.918, Natureza da operação: Devolução de Mercadorias Recebidas em Consignação Mercantil, Destinatário: SILIMED e Valores: Os mesmos da consignação do produto) e Imprima a RDP). Produtos constarão como devolvidos para depois virem com a NF de troca da SILIMED. e) Envie TODOS os documentos emitidos acima mais a cópia da Nota Fiscal de venda, por para seu atendente na Silimed. Confira a situação no estoque de todos os produtos envolvidos; f) Aguarde o recebimento de uma NF de Troca da SILIMED com os produtos corretos para a troca. De entrada nesta NF para os produtos constarem no estoque. Coloque a seguinte observação na entrada NF RECEBIDA PARA TROCA DO PEDIDO XXX. g) Abra o atendimento desta venda, clique em Pedidos, monte um Pedido de troca (Tipo Operação: TROCA, Condição de Pagto: TROCA e Observação: TROCA REFERENTE PEDIDO XXX ) com os itens corretos (com comissão zerada) e imprima-o; h) Emita a NF de troca ao cliente. Na tela de pedido, com o pedido de troca do item anterior já localizado, clique em NF (CFOP: 5.949/6.949, Natureza da operação: Troca de Mercadorias, Destinatário: O mesmo da primeira venda, Dados adicionais: TROCA REFERENTE VENDA NA NF XXX e Valores: Os mesmos da primeira venda). i) Acompanhe a chegada da NF de consignação dos produtos que foram vendidos erroneamente e que estão fisicamente no estoque da UV. De entrada nesta NF para os produtos constarem no estoque do sistema e ficarem disponíveis para nova venda Procedimento de Troca de produtos Emitido o pedido pela UV e FATURADO PELA SILIMED Abaixo segue indicação de procedimento para troca de produtos em que a UV somente emitiu o pedido e o mesmo já foi faturado pela SILIMED. a) Abra o atendimento desta venda, clique em Pedidos, monte um Pedido de troca (Tipo Operação: TROCA, Condição de Pagto: SUS ou CONVENIO e Observação: TROCA REFERENTE PEDIDO XXX ) com os itens corretos (com comissão zerada) e imprima-o; b) Na própria tela de pedido, clique no botão NF e emita a NF de devolução para Silimed. Emita também a RDP; c) Avisar SILIMED por para que a mesma emita a NF de troca ao cliente. Anexe o pedido de troca, a RDP e a NF de devolução; d) Aguardar NF de consignação dos produtos que foram vendidos erroneamente; e) De entrada da NF de consignação do produto vendido erroneamente Procedimento Correção de Venda Emitido o pedido pela UV e FATURADO PELA SILIMED Abaixo segue indicação de procedimento para correção de venda onde há a necessidade de troca do destinatário (médico, instituição e paciente) e/ou dos valores, sendo que o Pedido já foi faturado pela SILIMED. a) Abra o atendimento desta venda, clique em Pedidos, monte um Pedido de troca (Tipo Operação: TROCA, Condição de Pagto: SUS ou CONVENIO e Observação: TROCA REFERENTE PEDIDO XXX ) com os dados corretos do destinatário e dos produtos, com comissão zerada e imprima-o; b) Na própria tela de pedido, clique no botão NF e emita a NF de devolução para Silimed. Emita também a RDP; c) Avisar SILIMED por para que a mesma emita a NF devolução de venda ao cliente. Anexe o pedido de troca, a RDP e a NF de devolução. Solicite que a Silimed emita nova NF de venda ao cliente; d) Aguardar NF de consignação dos produtos que foram vendidos erroneamente; e) Cancela o primeiro pedido; EMBRATI SILIMED SilRep 7

8 f) De entrada da NF de consignação do produto vendido erroneamente Procedimento para CANCELAMENTO de venda com ou sem solicitação de reembolso Faturado pela UV e JÁ DIGITADO NA SILIMED Abaixo segue procedimento para cancelamento de venda faturada pela UV e já digitada na SILIMED. a) Emita uma NF de Devolução de venda (Fiscal: Notas Fiscais (Tipo: Entrada, Tela de origem: Outros, CFOP: 1.202/2.202, Natureza da operação: Devolução de venda mercantil, Destinatário: O mesmo da venda, Dados Adicionais: REFERENTE CANCELAMENTO DA VENDA DO PEDIDO XXX COM NF XXXXX DEVIDO XXXXX e Valores: Os mesmos da venda)); b) Cancele o pedido; c) Devolva o produto para a SILIMED (Saidas: Devolução de produtos (Em observação coloque: REFERENTE CANCELAMENTO DA VENDA DO PEDIDO XXX COM NF XXXXX. FAVOR CONSIGNAR NOVAMENTE OS PRODUTOS PARA NOSSA UV. )) e Emita a NF (altere o CFOP para 5.202/6.202, Natureza da operação: Devolução de compra mercantil, Dados adicionais: REFERENTE CANCELAMENTO DA VENDA DO PEDIDO XXX COM NF XXXXX. FAVOR CONSIGNAR NOVAMENTE OS PRODUTOS PARA NOSSA UV. e Valores: Os mesmos da consignação do produto). Produtos constarão como devolvidos; d) Caso cliente já tenha feito o pagamento, preencha um dos formulários abaixo, conforme situação: - CANCELAMENTO DA VENDA NO CARTÃO, anexando cópia do comprovante do cartão; - FORMULÁRIO PARA REEMBOLSO, anexando cópia do comprovante de pagamento; e) Enviar os seguintes documentos para a SILIMED, em malote individual ou em um único - Cópia da via rosa do pedido de venda; - Cópia da Nota Fiscal de venda e das emitidas no item a e c; - Formulário do item d, quando for o caso. Quando for o caso de cartão de crédito e enviar por e- mail, enviar com cópia para cartao@silimedbrasil.com.br f) Acompanhe a chegada da NF de consignação dos produtos; g) Acompanhe o reembolso ao cliente, quando for o caso; 11.7 Procedimento para CANCELAMENTO de venda com ou sem solicitação de reembolso Faturado pela SILIMED Abaixo segue procedimento para cancelamento de venda faturada SILIMED. a) Preencha um dos formulários abaixo, conforme necessidade: - CANCELAMENTO DA VENDA NO CARTÃO, anexando cópia do comprovante do cartão; - FORMULÁRIO PARA REEMBOLSO, anexando cópia do comprovante de pagamento; b) Enviar para seu atendente com a cópia da via rosa do pedido, com o motivo do cancelamento da venda e com a digitalização do formulário do item a, quando for o caso. Quando houver pagamento com cartão, enviar cópia para cartao@silimedbrasil.com.br; c) Após o recebimento do , Silimed cancelará o pedido e fará uma nova consignação dos produtos. Após o recebimento dessa NFe de consignação, antes de digita-la no sistema, Cancele o pedido; d) Dê entrada na NFe recebida da Silimed, produtos constarão no estoque; e) Avalie a necessidade de devolver o produto fisicamente para a Silimed, caso haja necessidade, siga os procedimentos para devolução de produtos, caso não seja necessário, os produtos já estarão no estoque e disponíveis para uma nova venda; f) Acompanhe o reembolso ao cliente; 12 Medidores e Amostras EMBRATI SILIMED SilRep 8

9 12.1 MEDIDORES ATENDIMENTO a Abrir atendimento de Medidor/Amostra, informando os campos disponíveis; a.1 Quando for faturado para plano de saúde, atendimento deve ser da seguinte forma: - Informar médico; Informar plano de saúde em instituição; - Faturar para instituição; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; - Condição pagamento PRAZO; a.2 Quando o medidor for pago por paciente, atendimento deve ser da seguinte forma: a.2.1 Quando a UV comprar o medidor para revender: - Informar médico; Informar Nome da UV em instituição; - Faturar para instituição; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; - Adicionar Nome da paciente em Comentário Externo; a.2.2 Quando a UV decidir faturar da Silimed diretamente para a paciente: - Informar médico; Informar Nome da UV em instituição; Informar paciente; - Faturar para a paciente; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; a.3 Quando médico solicitar: a.3.1 Medidor peniano, deve ser enviado para Luciane solicitando a doação, se autorizado, atendimento deve ser aberto como descrito abaixo. Se não autorizar, o mesmo precisa feito pelo Siliclass ou por venda/doação ao mesmo, cancelando esse atendimento e abrindo outro: - Informar médico; Informar Nome da UV em instituição; - Faturar para médico; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; - Condição de pagamento DOAÇÃO; a.3.2 Se possuir pontos no SILICLASS, atendimento deve ser da seguinte forma: - Informar médico; Informar Nome da UV em instituição; - Faturar para o médico; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; - Condição pagamento SILICLASS; a.3.3 Se não possuir pontos no SILICLASS, imprimir formulário interno de doação/desconto e entregar para o Responsável assinar autorizando a compra. Atendimento deve ser aberto da seguinte forma: - Informar médico; Informar instituição Nome da UV; - Faturar para a instituição; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; - Condição de pagamento CARTÃO; a.4 Colocar data de entrega somente para os casos em que o médico estiver dependendo do medidor para cirurgia, sendo que a entrega deve ser feita no mínimo dois dias antes; a.5 Confirmar se o medidor esta disponível no estoque da SILIMED e dar previsão de entrega ao médico; b Anotar toda movimentação, pendência e comentário no atendimento; c Imprimir Ficha 2 no formulário da SILIMED e enviar por correio; c.1 Via branca: c.1.1 Descartar caso seja solicitado via SILICLASS, caso contrario enviar ao setor de atendimento da SILIMED, com respectivos anexos; c.1.2 Se houver pagamento, anexar original do estabelecimento; c.1.3 Se houver autorização de doação/desconto da Silimed, anexar original; EMBRATI SILIMED SilRep 9

10 c.2 Via rosa: c.2.1 Se houver pagamento tirar cópia completa do comprovante no verso e anexar a via do cliente, caso seja por cartão; c.2.2 Se houver autorização de doação/desconto da Silimed, tirar cópia no verso; c.2.3 Se houver formulário interno de autorização de pagamento o mesmo deve ficar anexo; c.2.4 Entregar para o setor de logística acompanhar a entrega; 12.2 AMOSTRAS ATENDIMENTO a Abrir atendimento de Medidor/Amostra, informando os campos disponíveis; a.1 Abrir somente com a carta de solicitação do médico; a.2 Sempre será uma doação ao médico, atendimento deve ser da seguinte forma: - Informar médico; Informar Nome da UV em instituição; - Faturar para medico; - Entregar para Instituição; - Local de entrega: Nome da UV; - Condição de pagamento DOAÇÃO; a.3 Colocar data de entrega somente para os casos em que o médico precisar da amostra para mostrar para algum paciente especifico que já esteja agendado; b Sempre confirmar se a amostra esta disponível no estoque da SILIMED (com Fernanda Martins) e dar previsão de entrega ao médico; c Anotar toda movimentação, pendência e comentário no atendimento; d Imprimir Ficha 2 no formulário da SILIMED e enviar por correio; d.1 Tirar cópia da carta de solicitação do médico atrás da via rosa e anexar original à via branca; d.2 Via branca deverá ser enviada para Fernanda Martins do setor de mercado da SILIMED e a rosa deve ser entregue para logística aguardar o recebimento do material; Atenção: Solicitações urgentes pelo Siliclass, ligar diretamente para o Paulo Roberto no fone (21) LOGÍSTICA PARA MEDIDORES E AMOSTRAS a Acompanhamento dos prazos: a.1 Quando SILICLASS, cobrar posição do Paulo Roberto do SILICLASS da SILIMED; a.2 Quando for pago, cobrar posição de Monique do atendimento Brasil da SILIMED; a.3 Quando for amostras, cobrar posição de Fernanda Martins do setor de mercado da SILIMED; a.3 Se houver data para entrega e o prazo não puder ser cumprido, avisar nosso setor de atendimento para avisar o médico; b Quando chegar o produto (medidor / amostra): b.1 Se o material que chegar estiver diferente do material solicitado ou estiver em menor quantidade, avisar nosso setor de atendimento para adequar o atendimento ou até abrir outro para os que ficaram pendentes; b.2 Se a NF estiver em nome da UV, digite a entrada para o produto constar no estoque; b.3 Faturar o pedido na tela Medidor / Amostra através da tela Atendimento ; b.4 Se o produto estiver no estoque, emita a NF para entrega; b.5 Anotar o numero de todas as NFs no atendimento; b.6 Tirar duas cópias da NF, uma para uso interno e outra para acompanhar produtos; b.6 Anotar SN na via rosa e no atendimento; EMBRATI SILIMED SilRep 10

11 b.7 Quando medidor/amostra for faturado para UV, enviar NF e comprovante de pagamento para o financeiro, o mesmo, depois, fará o envio para a contabilidade; c Encaminhar produto ao médico por correio ou pelo promotor; d Arquivar via rosa com copia das NFs (nossa ou da SILIMED) devidamente assinadas pelo destinatário ou com rastreamento do correio; EMBRATI SILIMED SilRep 11