Maria Rosário Bernardo, Doutoranda na Universidade de Lille Gestão de Projetos no Setor Público Desafios e Oportunidades

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2 Agenda 15h00 15h15 15h45 Boas vindas e enquadramento espap A Governação de Projetos no Setor Público Melhor Estado, Maior valor entregue à sociedade Nuno Ponces de Carvalho, Perito Internacional na área de Gestão de Projetos Maria Rosário Bernardo, Doutoranda na Universidade de Lille Gestão de Projetos no Setor Público Desafios e Oportunidades Participação aberta aos prospetivos clientes, Universidades Apresentação da Plataforma de Gestão Estratégica e de Projetos 16h45 Discussão final 17h00 Encerramento 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 2

3 Agenda 15h00 15h15 15h45 Boas vindas e enquadramento espap A Governação de Projetos no Setor Público Melhor Estado, Maior valor entregue à sociedade Nuno Ponces de Carvalho, Perito Internacional na área de Gestão de Projetos Maria Rosário Bernardo, Doutoranda na Universidade de Lille Gestão de Projetos no Setor Público Desafios e Oportunidades Participação aberta aos prospetivos clientes, Universidades Apresentação da Plataforma de Gestão Estratégica e de Projetos 16h45 Discussão final 17h00 Encerramento 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 3

4 Agenda 15h00 15h15 Boas vindas e enquadramento espap A Governação de Projetos no Setor Público Melhor Estado, Maior valor entregue à sociedade Nuno Ponces de Carvalho, Perito Internacional na área de Gestão de Projetos Mª Rosário Bernardo, Doutoranda na Universidade de Lille 15h45 Gestão de Projetos no Setor Público Desafios e Oportunidades Participação aberta aos prospetivos clientes, Universidades Apresentação da Plataforma de Gestão Estratégica e de Projetos 16h45 Discussão final 17h00 Encerramento 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 4

5 A Governação de Projetos no Setor Público Melhor Estado, Maior valor entregue à sociedade Nuno Ponces de Carvalho Maria do Rosário Bernardo Alfragide, 9 de Julho de 2015

6 Sistema de Governo Define as estruturas organizacionais Define direitos e responsabilidades Supervisiona a gestão Sistema de Gestão Gere os processos de negócio da organização dentro da estrutura e condicionantes estabelecidas pelo sistema de governo 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 6

7 Governo da Organização define: Objectivos Meios para alcançar objectivos Meios para controlar progresso Iniciativas de projectos e programas como meio para alcançar objectivos Controlo do progresso dos projectos e programas Organização Permanente Organização Externa Governo da Organização Liga organização permanente e organizações temporárias Estruturas de governo como ligação entre os objectivos dos projectos e os da organização Assegura que os objectivos são avançados Desenvolve capacidades e competências em gestão de projectos, programas e portefólios Governo do projecto define: Objectivos do projecto; Meios para alcançar objectivos Meios para controlar progresso Organização Temporária 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 7

8 Funções de Governo da Gestão de Projectos Prioritização Balancear Equipas Balancear plataformas IT Providenciar visibilidade Portefólio Suporte práticas de GP Suporte competências de GP Visibilidade e Controlo Partilha de conhecimento Project Office Interno Cliente Sponsorship Transversal Multi-projectos Programa 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 8

9 Executing Managing Steering Projects Support Office () Podem ser considerados três níveis de : estratégico No nível de direcção, o assume o papel de gestão do portefólio, influenciando a definição das prioridades dos projectos e a atribuição dos recursos. Set Direction TMgm de suporte No nível de gestão o é responsável pelos processos e normas de gestão de projectos, define e implementa metodologias, concebe e planeia o desenvolvimento das competências de gestão de projectos, cria e mantém as ferramentas de gestão de projectos. administrativo No nível de execução o assume um papel administrativo, estabelecendo os mecanismos de controlo e de comunicação da situação do projecto e as ferramentas de suporte aos processos de gestão de projectos. Adaptado de Oakes, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9

10 Limitadores Foco muito forte na tecnologia Foco acentuado no controlo dos projectos Resistência à mudança das práticas existentes Metodologia Certificação Treino avançado Etapas incrementais do governo da gestão de projectos Steering committee PMO Benchmarking Revisões e auditorias Mentoring Modelos de maturidade Potenciadores Necessidade de melhores resultados nos projectos Papel do GP e gestão da carreira Gestão de projectos como capacidade estratégica Müller espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 10

11 Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee PMO Benchmark Metodologia de gestão de projectos Revisões e Auditorias Mantoring Modelos de Maturidade É a base duma gestão de projectos profissional Deve ser adequada: À cultura da Organização; Aos princípios de gestão da Organização; À natureza dos projectos; Ao contexto em que os projectos são realizados Por isto 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 11

12 Metodologia Certificação Treino Avançado Metodologia de gestão de projectos Steering Committee Revisões e Auditorias PMO Mantoring Benchmark Modelos de Maturidade Deve ser específica da Organização Não pode ser criada contra as pessoas Não deve ser dada às pessoas Deve ser desenvolvida com as pessoas! Reinventar a roda não é um exercício inteligente As Normas: NP ISO 21500:2012 Linhas orientadoras para a gestão de projetos NP 4535:2014 Requisitos para a gestão de projectos NP 4519:2013 Gestão de projetos - Vocabulário Podem ser usadas como plataforma de desenvolvimento da Metodologia 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 12

13 Grupos Temáticos Grupos de Processos Integração Partes Interessadas Início Planeamento Implementação Controlo Encerramento Desenvolver o Termo de Abertura do projecto Desenvolver os Planos de projecto Dirigir os Trabalhos do projecto Controlar os Trabalhos do projecto Controlar as Alterações Identificar as Partes Gerir as Partes Interessadas Interessadas Âmbito Definir o Âmbito Controlar o Âmbito Criar a Estrutura de Decomposição do Trabalho Definir as actividades Encerrar uma Fase ou o projecto Coligir as Lições Aprendidas Recursos Constituir a Equipa de projecto Estimar os Recursos Definir a Organização do projecto Desenvolver a Equipa de projecto Controlar os Recursos Gerir a Equipa de projecto 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 13

14 Grupos Temáticos Grupos de Processos Tempo Início Planeamento Implementação Controlo Encerramento Sequenciar actividades Estimar durações das actividades Controlar o Cronograma Desenvolver o Cronograma Custo Estimar os Custos Controlar os Custos Desenvolver o Orçamento Risco Identificar os Riscos Tratar os Riscos Controlar os Riscos Avaliar os Riscos Qualidade Planear a Qualidade Executar a Garantia da Qualidade Processo de Aquisições Comunicação Planear Processo de aquisições Planear a Comunicação Seleccionar os Fornecedores Distribuir a Informação Executar o Controlo da Qualidade Administrar os contractos Gerir as Comunicações 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 14

15 Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee PMO Benchmark Metodologia de gestão de projectos Revisões e Auditorias Mantoring Modelos de Maturidade Desenvolver Auditar Gerir a qualidade da GP dos Fornecedores NP 4535:2014 Requisitos para a gestão de projectos 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 15

16 NP 4535:2014 Requisitos para a gestão de projectos Início do projecto Existe um termo de abertura do projecto Existe um registo das partes interessadas no projecto Está definida a constituição da equipa de projecto Planeamento do Projecto Definição do âmbito Plano de actividades Definição da organização do projecto Orçamento do projecto Plano de gestão dos riscos Plano da qualidade Plano da contratação Plano da comunicação 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 16

17 NP 4535:2014 Requisitos para a gestão de projectos Controlo do Projecto Controlo do progresso do projecto Controlo de alterações Controlo do âmbito Controlo dos recursos e gestão da equipa Controlo do cronograma Controlo dos riscos Controlo da qualidade Administração de contractos Gestão da comunicação Gestão das expectativas das partes interessadas Gestão do desempenho e da motivação da equipa de projecto 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 17

18 NP 4535:2014 Requisitos para a gestão de projectos Encerramento do Projecto Termos de aceitação formalmente aprovados A documentação técnica do projecto encontra-se arquivada A documentação de gestão do projecto encontra-se arquivada Tratamento das lições aprendidas no projecto Todo o pessoal e demais recursos do projecto foram libertados 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 18

19 IPMA Competence Baseline ICB Version 3.0 Technical competences Behavioural competences Contextual competences Project Management Success Leadership Project orientation Interested parties Engagement & motivation Programme orientation Project requirements and objectives Self-control Portfolio orientation Risk & opportunity Assertiveness PPP implementation Quality Relaxation Permanent organization Project organization Openness Business Teamwork Creativity Systems, products & technology Problem resolution Results orientation Personnel management Project structures Efficiency Health, security, safety & environment Scope & deliverables Consultation Finance Time & project phases Negotiation Legal Resources Cost & finance Procurement & contract Changes Control & reports Information & documentation Communication Start-up Close-out Conflict & crisis Reliability Values appreciation Ethics Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee Revisões e Auditorias 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 19 PMO Mantoring Benchmark Modelos de Maturidade

20 Certificação de Indivíduos Avaliação de conhecimentos: IPMA Level-D Certified Project Management Associate Certificação avançada personalizada e avaliada pelos pares: IPMA Level-C Certified Project Manager IPMA Level-B Certified Senior Project Manager IPMA Level-A Certified Projects Director IPMA PPMC Certified Programme and Portfolio Management Consultant IPMA PMC Certified Project Management Consultant Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee Revisões e Auditorias PMO Mantoring Benchmark Modelos de Maturidade 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 20

21 Avaliação e benchmarking de Organizações IPMA Delta Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee Revisões e Auditorias PMO Mantoring Benchmark Modelos de Maturidade 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 21

22 Avaliação dos projectos e das equipas PROJECT EXCELLENCE (1,000) IPMA Excellence Model Project management (500) Project results (500) Leadership (80) Client satisfaction (180) Goal orientation (140) Employees (70) Processes (140) Employees satisfaction (80) Results (180) Resources (70) Innovation and learning Satisfaction other interested parties (60) Avalia os processos e os resultados do projecto Prémios IPMA em várias categorias Os prémios conferem prestigio às equipas, às organizações e aos Países. Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee Revisões e Auditorias PMO Mantoring Benchmark Modelos de Maturidade 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 22

23 Avaliação e benchmarking de Organizações Inicial: Os resultados da gestão de projectos são conseguidos a nível pessoal. Alguns indivíduos têm um bom desempenho, mas este é casuístico. A organização não tem implementadas normas, estruturas e processos de gestão de projectos. Definido: Existem normas de gestão de projectos parcialmente definidas. As estruturas e processos são parcialmente aplicados na organização. Normalizado: Existem normas de gestão de projectos totalmente definidas. As estruturas e processos são quase sempre aplicados na organização. Gerido: Existem normas de gestão de projectos totalmente definidas. As estruturas e processos são sempre aplicados na organização e controlados pela Gestão. Optimizado: Existem normas de gestão de projectos totalmente definidas. As estruturas e processos são sempre aplicados na organização, controlados pela Gestão e em processo de melhoria contínua. Metodologia Certificação Treino Avançado Steering Committee Revisões e Auditorias 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 23 PMO Mantoring Benchmark Modelos de Maturidade