Implantação do Fluxo de Caixa na Empresa Cestão Dimas.

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO 2 Ana Karine Silva Dimas TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO Implantação do Fluxo de Caixa na Empresa Cestão Dimas. Administração Financeira ITAJAÍ (SC) 2008

2 3 ANA KARINE SILVA DIMAS Trabalho de Conclusão de Estágio IMPLANTAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA NA EMPRESA CESTÃO DIMAS. Trabalho de conclusão de estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí. ITAJAÍ - SC, 2008.

3 4 Agradecimentos, Agradeço primeiramente a DEUS por ter me dado a vida e iluminado meu caminho. Aos os meus pais Raimundo Dimas e Maria Luiza que me apoiaram sempre que precisei, e ao meu esposo Edson pela compreensão, aos meus irmãos Klayton e Kátia com quem sempre contei, à Thalita, ao Glaydson (em Memória), tio Crizares em fim todos os meus colegas de faculdade, pelas idéias trocadas dentro e fora da sala de aula. Ao professor Anacleto Laurino Pinto pelos ensinamentos e dedicação prestados. A todos que passaram pela minha vida nesses quatro anos de faculdade e que, mesmo sem saber, me ensinaram mais do que posso dizer em palavras. Meu sincero muito obrigado.

4 5 Vivemos esperando dias melhores. Dias de Paz, dias a Mais. Dias em que não deixaremos para traz (autor desconhecido)

5 6 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Ana Karine Silva Dimas b) Área de estágio Administração Financeira c) Supervisor de campo Raimundo Rodrigues Dimas d) Orientador de estágio Prof. Anacleto Laurino Pinto e) Responsável pelo Estágio Supervisionado em Administração Prof. Eduardo Kriger da Silva

6 7 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão social Raimundo Rodrigues Dimas Comerciante ME b) Endereço R: Nelson Raul Rebello, 84, bairro: São Vicente, Itajaí. c) Setor de desenvolvimento do estágio Financeiro d) Duração do estágio 300 horas e) Nome e cargo do orientador de campo Raimundo Dimas Proprietário. f) Carimbo e visto da empresa

7 8 AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA Itajaí, 09 de Julho de A empresa CESTÃO DIMAS, pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do vale do Itajaí UNIVALI, a publicar em sua biblioteca, o Trabalho de Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Supervisionado, pela acadêmica ANA KARINE SILVA DIMAS. Raimundo Rodrigues Dimas

8 9 RESUMO O controle de fluxo de caixa disponibiliza ao administrador da empresa informações valiosas sobre os aspectos financeiros da organização, além de possibilitar a monitoração constante das movimentações de recurso presentes e futuros. O trabalho de conclusão de estágio teve como objetivo implantar o fluxo de caixa projetado na empresa Cestão Dimas. A tipologia utilizada foi proposição de plano, a abordagem qualitativa, os participantes da pesquisa foram análise documental, as fontes foram primárias e secundárias. A análise foi realizada de forma descritiva, os resultados revelam que é possível implantar um fluxo de caixa projetado na empresa. Os resultados finais da análise do trabalho apontam para uma melhoria continua dos processos administrativos da empresa, tendo ampla visão do que se deseja alcançar, o sucesso financeiro por meio do fluxo de caixa. PALAVRAS-CHAVE: Fluxo de caixa projetado, Mapas auxiliares, Entradas e saídas de recursos financeiros.

9 10 LISTA DE TABELAS TABELA 01 - Modelo de Fluxo de Caixa TABELA 02 - Mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo TABELA 03 - Mapa auxiliar de pagamentos das compras a prazo TABELA 04 - Relatório das compras, vendas, encargos, e demais receitas e despesas (em R$) TABELA 05 - Relatório Projetado das compras, vendas, encargos, e demais receitas e despesas (em R$) TABELA 06 - Mapa auxiliar de vendas de mercadorias Junho/2007 e terceiro trimestre de TABELA 07 - Mapa auxiliar de compras de mercadorias junho/2008 e terceiro trimestre TABELA 08 - Fluxo de caixa projetado para terceiro trimestre de

10 11 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Problema da Pesquisa Objetivo Geral e Específico Aspectos Metodológicos Caracterização da pesquisa Contexto, população e amostra Procedimentos e instrumentos de coleta de dados Tratamento e análise dos dados REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Empresa Familiar Aspectos Conceituais da Administração Áreas da Administração Administração de marketing Administração de materiais Administração de financeira Administração da produção A Função da Administração Financeira Fluxo de Caixa Aspectos conceituais Administração de caixa Objetivos do fluxo de caixa A importância do fluxo de caixa... 32

11 Orçamento de caixa Causas da falta de recursos Implantação do fluxo de caixa Descrição dos itens do fluxo de caixa Modelo de fluxo de caixa Mapas auxiliares Controle de despesas Alterações nos saldos de caixa Requisito para uma boa administração de caixa Fluxo de caixa projetado Importância no planejamento Os requisitos básicos para o planejamento do fluxo de caixa Ingressos Desembolso APRESENTAÇÃO DOS DADOS DA PESQUISA Caracterização da Empresa Histórico Dados de identificação Característica dos produtos comercializados Ramo de atividade Clientes Fornecedor Forma de pagamento Política de pagamento da empresa... 52

12 Modelo atual de gestão Missão e Visão Missão Visão Desenvolvimento da pesquisa Resultados obtidos Projeção dos dados obtidos Mapas auxiliares (junho/2008 a terceiro trimestre de 2008) Entra de caixa Saída de caixa Fluxo de caixa projetado Manual de instruções Sugestões para a Empresa CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS... 75

13 14 1. INTRODUÇÃO O mercado de trabalho torna-se cada dia mais competitivo. A alta qualidade, bem como serviço, organização, inovação e preço são fatores-chave para o sucesso neste ambiente. Essa característica é indispensável. Sem eles, a empresa está destinada ao fracasso. Com eles, a empresa entra no caminho do sucesso. A administração constituiu a maneira de fazer com que as coisas sejam feitas de forma adequada e inteligente através dos recursos disponíveis, a fim de atingir objetivos envolvendo a coordenação de recursos materiais, financeiros e mercadológicos, a tarefa da administração é integrar e coordenar os recursos organizacionais. A sobrevivência da empresa depende cada vez mais da gestão financeira. Onde os fluxos de caixa tendem a ser cada vez mais otimizados para que se possa, com segurança, dimensionar o capital de giro. Essa é uma das preocupações constantes nas empresas, pois os custos financeiros podem absorver grande parte da receita operacional. O processo de elaboração do fluxo da caixa deverá ser desenvolvido de acordo com o ciclo operacional, as necessidades de caixa da empresa e as tendências de mercado. O fluxo de caixa consiste em um instrumento essencial para que a empresa possa ter agilidade e segurança em suas atividades financeiras. Devendo refletir com precisão a situação econômica da empresa no futuro determinado. Com o fluxo de caixa o administrador estará apto a planejar com a devida antecedência, os problemas de caixa que poderão surgir em conseqüência de reduções cíclicas das receitas ou de aumento no volume dos pagamentos, mostrando assim a importância do fluxo de caixa nas organizações para previsões futuras e até mesmo para sua sobrevivência. A administração financeira pode ser utilizada na formação de uma estratégia empresarial para a utilização mais eficiente dos recursos disponíveis, bem como analisar e selecionar as fontes mais adequadas de fundos adicionais que possam torna-

14 15 se necessários. Portanto, é preciso gerenciar com competência todos os recursos financeiros disponíveis, e que só será possível se houver participação e integração de todos os responsáveis da empresa. No presente trabalho destaca-se a importância do fluxo de caixa na organização. O fluxo de caixa é considerado um dos principais instrumentos de análise e avaliação de uma empresa, proporcionando ao administrador uma visão futura dos recursos financeiro da organização, integrando o caixa, as contas correntes em banco, receita, despesas e as previsões. Com base nestes princípios, justifica-se este trabalho de conclusão de estágio por servir como ferramenta auxiliar para que a empresa Cestão Dimas possa acompanhar melhor a gestão financeira. 1.1 Problema da Pesquisa O mercado em que vivemos está cada dia mais competitivo, e ao mesmo tempo desleal. Na busca constante por aprimoramentos, as empresas estão mais conscientes em matéria de organização, tanto na busca de tecnologia como na melhoria de seus processos etc. Sem dúvida, é preciso gerenciar com competência todos os recursos financeiros disponíveis na organização. O fluxo de caixa é indispensável à boa gestão das empresas. Neste contexto, apresentou-se o problema de pesquisa deste trabalho: A implantação do fluxo de caixa possibilitará maior eficiência na gestão dos recursos financeiros na empresa? Segundo Zdanowicz (1998) O fluxo de caixa é um instrumento essencial para que a empresa possa ter agilidade e segurança em suas atividades financeiras, onde permite ao administrador financeiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os seus recursos financeiros.

15 16 A empresa não tinha nenhum instrumento de controle dos seus recursos financeiro. Portanto, o presente estudo buscou disponibilizar aos gestores um instrumento que possibilite o controle dos recursos financeiros, implementando o fluxo de caixa projetado. Para a empresa o estudo é original, porém, na academia (Curso de Administração TCE ) existem vários trabalhos voltados à administração financeira. Mesmo assim, este se diferencia pela empresa onde foi realizado. A viabilidade de acesso às informações foi facilitada pelo fato de a estagiária possuir conhecimento de todos os processos da empresa, onde teve disponibilidade do tempo necessário para o desenvolvimento da pesquisa. 1.2 Objetivo Geral e Específico O presente trabalho teve como objetivo geral implementar o fluxo de caixa projetado na empresa CESTÃO DIMAS, visando o planejamento e controle dos recursos financeiros, aprimorando o processo de tomada decisão. Para atender o propósito acima definiram-se os seguintes objetivos específicos: analisar a atual administração de caixa da empresa; organizar documentos para um maior controle das entradas e saídas de recurso financeiro; identificar os ingressos e desembolso de caixa; projetar as entradas e saídas de caixa; analisar o material coletado para a formação do fluxo de caixa; elaborar o fluxo de caixa projetado.

16 Aspectos Metodológicos Neste item aborda-se as características do trabalho, referentes à tipologia população, amostra e os instrumentos de pesquisa Caracterização da pesquisa O estudo em questão se caracteriza como sendo qualitativo na busca de informações para a empresa, tendo em vista que os métodos de exploração e tratamento dos dados sofreram uma análise mais profunda. Richardson (1999, p.90) descreve a pesquisa qualitativa da seguinte maneira: A pesquisa qualitativa pode ser caracterizada como a tentativa de uma compreensão detalhada dos significados e característica situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da produção de medidas quantitativas de característica ou comportamento. Segundo Oliveira (1999), as pesquisas de abordagem qualitativa possuem a facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema de determinado grupo em maior grau de profundidade, a comportamentos ou atitudes dos indivíduos. Quanto à tipologia do trabalho de estágio em relação ao propósito, foi utilizada a proposição de planos, que segundo Roesch (2006), é apresentar soluções para os problemas diagnosticados pela organização, ele requer que o proponente estude a viabilidade de planos alternativos e também que, dado a sua proposta se pode ou não incluir na implementação do plano de marketing.

17 Contexto, população e amostra. Na visão de Barbetta (1999, p.37), população é um conjunto de elementos passíveis de serem mensurados, com respeito a variáveis que se pretende levantar. A população alvo foi composta pelos dados fornecidos pelo empreendedor com base documental, notas fiscais, pedidos etc. A pesquisa teve informante-chave, que foi composto pelo proprietário empreendedor, junto com a empresa que presta serviço contábil para a organização. A amostra do tipo intencional foi composta pelo único funcionário responsável pela operacionalização financeira. Por se tratar de uma pesquisa predominantemente qualitativa, optou-se por uma amostragem intencional. Na visão de Richardson (1999), os elementos que formam a amostra relacionam-se intencionalmente de acordo com certas características estabelecidas no plano e nas hipóteses formuladas pelo pesquisador Procedimentos e instrumentos de coleta de dados O desenvolvimento da pesquisa realizou-se através de dados de fontes primárias e secundárias que foram colhidos diretamente pelo pesquisador funcionário da empresa, e pelo proprietário onde a pesquisa se realizou. Segundo Roesch (1999), dados primários são dados existente na organização os quais deverão ser coletados internamente. Estas fontes podem ser determinadas como uma pesquisa para resolução de possíveis problemas inseridos na organização. Já as fontes secundárias são utilizadas na análise de documentos, sendo dados criados durante a vida da empresa, e em contraste com os dados primários que são colhidos diretamente pelo pesquisador (ROESCH, 2006).

18 19 Para Mattar (1996), os dados secundários são os dados prontos, tabulados, ordenados ou até mesmo analisados, com propósitos básicos de atender as necessidades da pesquisa que está em andamento e que serão catalogadas à disposição dos interessados. O instrumento de coleta de dado foi a análise documental, os mesmos que participaram da pesquisa. Gil (1999), pesquisa documental assemelha-se às pesquisa bibliográficas, sendo a única diferencia entre as duas, a natureza das fontes consultadas. Utilizou-se para desenvolvimento do trabalho de estágio como fonte de pesquisa livros, registros, notas fiscais, contratos e relatórios fornecido pela empresa. Os dados foram coletados com base na documentação que expressam a movimentação financeira da empresa referente ao período de junho a setembro de 2007, os quais serviram de base para projeção do fluxo de caixa a ser implantado no terceiro trimestre de Tratamento e análise dos dados Para o tratamento e análise dos dados foi utilizada a técnica de análise descritiva. Os dados são apresentados na forma de planilhas, utilizando os Excel e Word da empresa Microsoft. Gil (1999) diz que boa parte dos casos os documentos a serem utilizados na pesquisa não receberão nenhum tratamento analítico, torna-se necessário à análise de seus dados. Os dados após serem organizados, são apresentados através de tabela explicativos e conclusivos, com recursos da informática. De acordo com Roesch (2006) a validade da pesquisa dependerá da habilidade, competência e seriedade do pesquisador.

19 20 Os dados da pesquisa foram tratados qualitativamente com o interesse de compreender o assunto analisado. Através da análise da situação da empresa. Os dados foram organizados de forma a permitir a visualização dos futuros ingressos e desembolso dos recursos financeiros.

20 21 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA trabalho Neste capítulo abordar-se a base teórica necessária à realização do presente 2.1 Empresa Familiar Lodi (1986), faz uma análise das relações entre a família e a empresa, da personalidade do fundador e do processo de sucessão, e afirma que a maioria das empresas privadas no Brasil é composta por empresas familiares. Segundo Lodi (1986, p. 06), o nascimento da empresa familiar se dá geralmente com a segunda geração de dirigentes, pois a empresa onde o fundador não tem herdeiro, não é considerada uma empresa familiar. As empresas familiares são a forma predominante de empresa em todo o mundo. Na economia capitalista, a maioria das empresas se inicia com as idéias e o empenho e o investimento de indivíduos empreendedores e seus parentes. Muitas delas são pequenas propriedades que nunca irão crescer ou ser passadas de uma geração para outra, mas também muitas delas estão entre as maiores e bem-sucedidas do mundo (GERSICK et al., 1997). A empresa familiar é aquela que tem sua origem e história vinculada a uma família; ou ainda, aquela que mantém membros da família administrando os negócios (BERNHOEFT, 1989, p.35).

21 22 Algumas das características que tornam uma empresa familiar, uma das mais relevantes refere-se à importância que desempenha a confiança mútua entre os membros da empresa, a partir deste dado, a visão de empresa familiar necessita ser revista, pois poderíamos dizer que a confiança mútua independe dos vínculos familiares (BERNHOEFT, 1989). Tanto nas pequenas empresas como em multinacionais existe uma grande característica em comum, estão ligadas a uma família, e é esta que as torna um tipo especial de empresa. Os funcionários de empresa familiar conhecem a diferencia que o controle familiar faz em suas vidas profissionais, na cultura de empresas e em suas carreiras (GERSICK et al., 1997). A sucessão e o teste supremo das empresas familiares, depois que ela é transformada de empreendimento individual em familiar, sua continuidade trona-se a maior preocupação. Algumas empresas se preocupam em ser pró-ativa a respeito do planejamento da sucessão, antecipando certas tarefas preparatórias que acompanham cada estágio de desenvolvimento da empresa e da família. Outras famílias simplesmente alcançam seus objetivos de qualquer maneira, sem muito planejamento consciente (GERSICK et al., 1997). Esta transmissão é um processo complexo, os proprietários devem formular a visão de uma futura estrutura de controle e decidir como dividir as ações em concordância com esta estrutura, selecionando os lideres mais qualificados, treinandoos, onde os mais velhos devem transmitir suas experiências ajudando a nova liderança a estabelecer a sua autoridade. Atualmente a literatura tem focado um único tipo de transição entre geração, no qual o pai passa a empresa para os filhos, sendo esta a forma mais comum de sucessão, com vantagens práticas de clareza e previsibilidade (GERSICK et al., 1997).

22 Aspectos Conceituais da Administração Segundo Koontz (1978), a administração é definida como o projeto ou criação e manutenção de um ambiente interno da empresa onde indivíduos em grupos organizados, possam trabalhar eficientemente com vistas a consecução de metas do grupo; segundo o mesmo autor, administrar é a arte de fazer e administração é o corpo organizado de conhecimento em que se baseia esta arte. Na visão de Chiavenato (1994), a história da administração é recente, e surgiu com o aparecimento da grande empresa. Que ocorreu no final do século XVIII estendeu-se ao longo do século XIX. Este fenômeno, que trouxe rápidas e profundas mudanças econômicas, sociais e políticas, conhecida como revolução industrial. A revolução industrial teve inicio na Inglaterra, com a invenção a máquina a vapor, provocando um surto e estendendo-se pelo Europa e Estados Unidos rapidamente. A moderna administração ainda segundo Chiavenato (1994), surgiu no inicio do século XX, quando dois engenheiros publicaram suas experiências, um americano, Frederick Winslow Taylor ( ) e o outro francês Herin Fayol ( ). A administração é composta por quatro funções, são elas: (Planejar, Organizar, Liderar e Controlar), que na visão de autor Hampton, (1992, p 26) é: Planejamento: inclui o pensamento sobre a natureza da organização decidindo como deverá ser posicionado no ambiente; ele também inclui o aperfeiçoamento dos princípios e das expectativas a longo prazo, traduzindo-os em curto prazo e em métodos para colocá-los em prática. Organização: refere-se ao ato de dividir toda uma organização em unidade, conhecidos como divisões ou departamentos, que tem como lema responsabilidades específica em uma hierarquia de relacionamentos interagindo para atingir todos os objetivos organizacionais. Liderança: o autor refere-se a dois significados, o primeiro trata-se da classe de atividades, onde os gerentes estabelecem o caráter e a tônica de sua organização que incluir articulação e exemplificação de valores; O segundo

23 24 refere-se à liderança onde o processo inter-pessoal da influência de comunicar com seus subordinados sobre a realização do trabalho, onde as informações são trocadas como tecnologia, coordenação e motivação. Controle: monitora o progresso comparando com os objetivos e padrões do planejamento, ele é responsável pelo fechamento do círculo administrativo que compara o progresso presente com o previsto durante o planejamento. 2.3 Áreas da Administração As áreas que constituem o cerne da administração e que formam esta ciência são: Administração de marketing, Administração de matérias, Administração financeira, Administração da produção e Administração mercadológica. A seguir serão apresentadas de forma detalhada e concisa as funções administrativas acima relatadas Administração de marketing Segundo Cobra (1997), antes de tentar adotar uma única e exclusiva compreensão da área específica de marketing, é interessante verificar como passou por varias definições. Em 1960, a AMA (American Marketing Association) definia como desempenho das atividades de negócios que dirigia fluxos e bens e serviços do produtor ao consumidor. Marketing é o processo social e gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e desejam. Administração de marketing, conforme Cobra (1997) é o processo na sociedade pelo qual a estrutura da demanda para bens econômicos e serviços é antecipada ou abrangida e satisfeita através da concepção, promoção, troca e distribuição física de bens e serviços.

24 25 De acordo com Samara (1997), marketing é um conjunto de atividades humanas destinadas a atender aos desejos e necessidades dos consumidores por meio de processo de troca utilização de ferramentas específicas, como propagandas, promoção de vendas a pesquisa de marketing, e que para obter êxito em marketing é necessária muita criatividade, imaginação e emoção Administração de materiais Para Araújo (1978), a administração de matérias é a técnica da utilização de princípios que permite a forma, a maneira ou os meios de utilizar e fazer render, em sua plenitude, os equipamentos, as matérias-primas, as ferramentas, os materiais, enfim, tanto na fase da produção como na de transformação industrial ela terá este objetivo. Na visão de Dias (1995, p. 23): O importante é otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, minimizando as necessidades de capital para o estoque. Os estoques de produto acabado, matéria-prima e material em processo não podem ser visto independentemente. Seja qual for a decisão tomada sobre qualquer um desses tipos, deverá ter influências sobre os demais. O principal objetivo de uma empresa, segundo Dias (1995), sem dúvida é Maximizar o lucro sobre o capital investido, seja em fabricas, equipamentos financiamento de vendas, reserva de caixa ou em estoque etc., com o intuito de atingir o lucro máximo. Na concepção de Ballaou (2001, p. 21), administração de matérias é: O processo de planejamento, implementação e controle do fluxo eficiente e economicamente eficaz de matérias-primas, estoque em processo, produtos acabados e informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes.

25 Administração financeira O crescimento de uma empresa é uma constante disputa para fazer com que o capital de giro seja suficiente para o seu desenvolvimento sustentável. Segundo Roesch (1999), a partir da década de 50 finanças passou a ser uma disciplina autônoma. A área de finanças de uma empresa concentra-se na questão de gerenciamento financeiro, com ênfase no planejamento e controle financeiro, análise financeira, análise de investimento, gestão do capital e a política de dividendos. A função da administração financeira é a análise das demonstrações financeira básica, administração de capital circulante, análise do custo-volume-lucro, investimento de capital e a análise de risco e retorno, fontes de financiamento, estrutura e custo de capital, decisões de investimento, noções de orçamentos empresariais. De acordo com Zdanowicz (1998, p. 33), a administração financeira tem por finalidade não somente manter a empresa em permanente situação de liquidez como também propiciar condições para a obtenção do lucro que compense os riscos de investimento e a capacidade empresarial Administração da produção A produção é objeto de constantes estudos, na intenção de aprimorar seus resultados através do desenvolvimento dos fatores que a compõe. Machline (1994) destaca que a administração da produção é o conjunto das atividades auxiliares de planejamento e controle, indispensável a fabricação bem sucedida dos produtos. Pois esta relação é estreita com a administração contábil, financeira e de vendas, delas se distinguem por seu íntimo contato com o ambiente fabril.

26 A Função da Administração Financeira A Administração financeira tem grande importância na organização, quando a empresa é pequena, a própria contabilidade é responsável, caso contrario, é criado um setor financeiro. Para Flink e Grunewlad (1976, p.3), a parte essencial da administração financeira é a formatação de uma estratégia para se determinar a utilização mais eficiente dos recursos dos disponível a qualquer momento, bem como selecionar as fontes mais adequadas de fundos adicionais que possam torna-se mais adequados De acordo com Sanvicente (1993), os administradores financeiros são pessoas que se preocupam com o estado monetário da empresa e quem, acima de tudo, alcançar os objetivos da empresa. Todo administrador, independente de que área esteja atuando, possui funções. Segundo Gitman (1997, p.13), as funções do administrador financeiro são: realizar análise e planejamento financeiro, tomar decisões de investimento e tomar decisões de financiamento. Toda a parte monetária da empresa, dinheiro que entra e sai, é administrada pelo setor financeiro, que tem o intuito de ser bem cuidado pelo administrador financeiro, pois é dali que saem os recursos disponíveis para a empresa Fluxo de Caixa Aspectos conceituais As empresas estão continuamente realizando operações financeiras, sendo elas as vendas, compras, investimentos ou financiamento, cujo volume depende do porte da

27 28 empresa, do período em que se realizam as compras e da demanda do mercado pelos produtos e serviços, do numerário disponível, entre outros fatores. Segundo Braga (1989), as projeções dos fluxos de caixa de entrada e de saídas de numerários constituem um instrumento imprescindível na administração das disponibilidades. Sanvicente (1993), reforça esta idéia ressaltando que neste sentido, o papel de uma previsão do fluxo de caixa é primordial. De acordo com Gitman (1997), o ciclo de caixa de uma empresa representa o período que vai desde o momento em que se faz um desembolso para adquirir matéria prima até o momento em que é recebido o pagamento pela venda do produto acabado resultante. Pode ocorrer uma grande compra em uma organização a crédito. O período de que a empresa dispõe para pagar, é chamado de período médio de pagamento. Adquirir insumos a crédito possibilita que a empresa compense o período de tempo em que seus recursos encontram-se no ciclo operacional. Todas as entradas e saídas de capital de uma empresa devem constar no fluxo de caixa. Netto (1999), define fluxo de caixa como um saldo aritmético de entradas e saídas de dinheiro do caixa em todo o instante, proveniente do movimento operacional da empresa. Kroetz (2000, p. 39) ressalta que: O fluxo de caixa pode ser apresentado sob forma do método indireto, demonstrando os recursos provenientes das atividades com base no lucro líquido, ajustado pelos itens considerados na conta de resultados, sem afetar, entretanto, o caixa da empresa e, - pelo método direto demonstrando os recebimentos e pagamentos derivados das atividades operacionais da empresa. Na visão de Netto (1999) o fluxo de caixa é um instrumento importantíssimo para o administrador financeiro, principalmente para grandes empresas, onde há grande movimentação de capital. O fluxo de caixa poderá indicar e orientar a empresa das necessidades de aplicar e tomar seus recursos financeiros, e assim manter a empresa

28 29 estabilizada financeiramente. Mas para que isto aconteça o administrador financeiro precisa ter conhecimento sobre o mercado financeiro. O fluxo de caixa é um instrumento de natureza tipicamente financeira, abrangendo o período anual ou periódico reduzido em entradas e saídas de caixa, cujo saldo somado ao valor dos depósitos em contas bancárias, integra-se ao ativo circulante como disponibilidade imediata (KROETZ, 2000). Toda empresa possui compromissos financeiros, tanto a curto quanto a longo prazo. Segundo Santos (2001), é assim que surge o principal objetivo do fluxo de caixa, pois pode informar ao administrador financeiro se a empresa tem capacidade financeira para liquidar esses compromissos. Outros objetivos também podem ser considerados para a elaboração do fluxo de caixa Administração de caixa Existem estratégias básicas que devem ser empregadas pela empresa na administração de caixa (ZDANOWICZ, 1998): retardar o pagamento, sem prejudicar a credibilidade da empresa, aproveitando quaisquer descontos favoráveis; girar o estoque com maior rapidez possível, evitando faltas de estoque, que possam ocasionar perdas de vendas; receber o mais cedo possível as contas a receber, investindo nos períodos entre o recebimento, e o pagamento de dividas da empresa. A Administração de caixa é uma área chave da administração de capital de giro. Sendo que caixa é o ativo da empresa, que possibilita pagar os compromissos no

29 30 vencimento. Esses ativos líquidos constituem um agregado de recurso para cobri desembolso inesperados, reduzindo o risco de uma crise de liquidez. O controle de fluxo de caixa disponibiliza ao administrador da empresa informações valiosas sobre os aspectos financeiros da organização, além de possibilitar a monitoração constante das movimentações de recurso presentes e futuros. Neste sentido, Gitman (1997, p 88) diz que: O administrador financeiro pode elabora e analisaras demonstrações de fluxos de caixa desenvolvidas a parti de demonstrações financeiras projetada. Essa abordagem pode ser usada para determinar se as ações planejadas são desejáveis do ponto de vista dos fluxos de caixa resultantes. O planejamento do fluxo de caixa é importante, porque irá indicar antecipadamente as necessidades de numerário para o atendimento dos compromissos que a empresa costuma assumir, considerando os prazos para serem saldados. Com isto, o administrador financeiro estará apto a planejar com a devida antecedência, os problemas de caixa que poderão surgir em conseqüência de reduções cíclicas das receitas ou de aumento no volume dos pagamentos. Outro papel importante, que desempenha o fluxo de caixa, é a possibilidade de evitar a programação de desembolsos vultosos para período em que os ingressos orçados sejam baixos pro questão de mercado, pro exemplo. O planejamento do fluxo de caixa permite ao administrador financeiro verificar se poderá realizar aplicações a curto prazo com base na liquidez, na rentabilidade e nos prazos de resgate (DAFT, 2005) Objetivo do fluxo de caixa Para Assaf Neto (1995) e Frezatti (1997), a demonstração do fluxo de caixa é de fácil compreensão para todos os interessados. Dá condições para a tomada de decisão

30 31 com relação ao recurso, tornando a empresa mais competitiva e proporcionando um ambiente adequado para a atração de investimento e também para a obtenção de financiamento, tanto no presente como no futuro. Zdanowicz (1998, p. 299) enfatiza que: O fluxo de caixa destaca-se por detectar possíveis escassez ou excedentes de recursos para que baseando-se nessa informações, sejam tomadas em tempo hábil as providências necessárias tanto no que concerne À aplicação de saldo, como captação de recursos para cobrir possíveis necessidade de caixa No seu estudo, Dalbello (1999), chegou à conclusão que com a globalização e as mudanças que vêm ocorrendo nas áreas comerciais, produtiva e financeira, com a utilização de vários métodos, meios e recursos que transcendem ás fronteiras geográficas, faz-se necessária padronização e simplificação dos demonstrativos. caixa: Zdanowicz (1998), indica como objetivos prioritários da utilização do fluxo de desenvolver o uso eficiente e racional do disponível, visando maior retorno para os acionistas; verificar a possibilidade de aplicar excedentes de caixa; programar os ingressos e desembolso, facilitando os controles financeiros, de forma criteriosa determinando os períodos de maior carência de recursos; permitir o planejamento dos desembolsos e aplicações de acordo com as disponibilidades. fixar o nível de caixa, em termos de capital de giro; facilitar a análise e o cálculo das linhas de crédito a serem contidos juntos ás instituições financeiras; auxiliar na análise dos valores a receber e estoques, para que seja possível um julgamento das possibilidades em aplicar nesses itens ou não; participar e integrar todas as atividades da empresa, facilitando assim os controles financeiros.

31 32 Um dos principais objetivos do fluxo de caixa é a otimização a aplicação de recursos próprios e de terceiros nas atividades mais rentáveis pela empresa. Onde que nenhuma empresa deve deixar seus recursos ociosos (ZDANOWICZ, 1998) A Importância do fluxo de caixa Toda operação financeira de pessoa física ou empresa deve possuir um controle de suas entradas e saídas de caixa. Entende-se como Fluxo de Caixa o registro e controle sobre a movimentação do caixa de qualquer empresa, expressando as entradas e saídas de recursos financeiros ocorridos em determinados períodos de tempo. (CAMPOS FILHO, 1997). O Fluxo de Caixa assume importante papel no planejamento financeiro das empresas. Portanto, constitui-se num exercício dinâmico, que deve ser constantemente revisto atualizado e utilizado na tomada de decisões. O autor Zdanowicz (1998), ressalta a importância do fluxo de caixa porque irá indicar antecipadamente as necessidades de numerário para andamento dos compromissos que a empresa costuma assumir, considerando os prazos a serem saldados. Zdanowicz (1998, p. 127) acrescenta ainda que: Outro papel importante, que desempenha o fluxo de caixa, é a possibilidade de evitar a programação de desembolso vultoso para período em que ingressos orçados sejam baixos por questões de mercado, por exemplo. O planejamento do fluxo de caixa permite ao administrador financeiro verificar se poderá verificar se realizar aplicações a curto prazo com base na liquidez, na rentabilidade e nos prazos de resgates.

32 Orçamento de caixa Orçamento é um instrumento que descreve um plano geral de operações e/ou capital, orientado pelo objetivo e pelas metas traçadas serve como referência para os valores financeiros projetados e realizados pelo comitê de finanças, havendo defasagens então os programas estão correndo como o planejado, e que deve ser tomada medidas corretivas (ZDANOWICZ, 1998). Três são as principais características do orçamento de caixa na visão de Zdanowicz (1998 p. 249), são elas: flexibilidade na aplicação ao considerar-se freqüentes flutuações da economia, o orçamento de caixa não poderá ser considerado um peça estática dentro do orçamento global da empresa. O orçamento de caixa deverá ser adaptado às novas situações econômico-financeira da empresa para o período seguinte, em função do controle orçamentário; projeção para o futuro a partir do diagnóstico da situação de liquidez e capital de giro da empresa, orçamento de caixa consistirá na projeção do nível desejado de caixa, em função do atual para o futuro; participação direta dos responsáveis - ao elaborar-se o orçamento de caixa muitas são as informações e os dados necessário para sua elaboração e que serão fornecidos pelos vários departamentos e setores da empresa. As pessoas envolvidas no processo orçamentário devem estar conscientes de suas responsabilidades na participação do orçamento. Assim, podem-se relacionar: vendas, recurso humano, aquisições de materiais e itens do ativo imobilizado etc.

33 34 De acordo com Braga (1989), não se deve considerar o orçamento como expressão daquilo que se acredita que venha a ocorrer, mas ao contrário, deve-se considerá-lo como objetivo realizável. Uma vez completado os estudos e tomadas vários decisões, o orçamento servirá como uma declaração de princípios, baseada nos esforços conjuntos de todos os interessados Causas da falta de recurso Dentre as principais causas da falta de recursos que poderão ocasionar um desequilíbrio financeiro em uma empresa, Zdanowicz (1998) relaciona: alto custo financeiro em função de planejamento e controle de caixa irregulares; distribuição de lucros, além das disponibilidade de caixa; baixa velocidade na rotação de estoque e nos processos de produção; ampliação exagerada dos prazos de venda pela empresa, para conquistar o mercado; expansão descontrolada das vendas, implicando em maior volume de compra e de custo pela empresa; diferença acentuadas na velocidade dos cíclos de recebimento e pagamento, em função dos prazos de venda e de compra; insuficiência de capital próprio e utilização de terceiros em proporção excessiva, em conseqüência, aumentando o grau de endividamento da empresa;

34 35 necessidade de compra de porte, de caráter cíclico ou para reserva, exigindo maiores disponibilidade de caixa; sub-ocupação temporária do capital fixo, seja pelas limitações de mercado, seja pela falta ou insuficiência de capital de giro Implantação do fluxo de caixa É muito importante que quando houver grandes desembolsos haja saldo, de modo que a empresa deve ter no fluxo de caixa uma ferramenta para assegurar que não hajam gastos excessivos e nem falte liquidez à mesma por falta de planejamento de suas entradas e saídas. Zdanowicz (1998, p. 133), diz que, a implantação do fluxo de caixa consiste em apropriar os valores fornecidos palas várias áreas da empresa, segundo o regime de caixa, isto é, de acordo com os períodos que efetivamente deverão ocorrer os ingressos e desembolso de caixa Descrição dos itens do fluxo de caixa A seguir, descreve-se os principais itens que compõem o fluxo de caixa, de acordo com Zdanowicz (1998).

35 36 Ingressos: são todas as entradas de caixa e bancos em qualquer período, como as vendas á vista que serão lançadas diretamente no fluxo de caixa ou as vendas a prazo, aumento de capital social, desconto de duplicatas, venda de itens do ativo, permanente, aluguéis recebidos e receita financeira; Desembolso: é todo o dinheiro que é ou será gasto com compras a vista ou a prazo, saída de caixa e banco, salários, encargos sociais, mão-de-obra direta e indireta, e também todas as despesas indireta de fabricação e despesas operacionais; Diferencia de período: é a comparação entre os ingressos e desembolso do período, podendo ser negativa, positiva ou nula; Saldo inicial de caixa: é o saldo de caixa final do período anterior; Disponibilidade acumulada: é o resultado da diferença do período apurado, mais o saldo inicial de caixa; Nível desejado de caixa: a projeção disponível no período seguinte, ou seja, capital de giro liquido necessário pela empresa, em função do volume de ingressos e desembolso futuros; saldo final de caixa: é o nível desejado de caixa projetado para o período seguinte que será o saldo inicial de caixa do período subseqüente Modelo de fluxo de caixa Zdanowicz (1998), destaca que na elaboração do fluxo de caixa deverão ser discriminados todos os valores a serem recebidos e pagos pela empresa. Quanto mais especificado, melhor será o controle sobre as entradas e saídas de caixa, verificando

36 37 assim as suas defasagens e determinando as medidas corretivas ou saneadoras para os períodos subseqüentes. A seguir apresenta-se modelo de fluxo de caixa proposto por Zdanowicz (1998, p. 145), conforme demonstra a tabela 01. JAN FEV... TOTAL PERÍODOS P R D P R D P R D Itens 1. INGRESSOS Vendas á vista Cobrança em carteira Cobranças bancárias Descontos de duplicatas Vendas de Itens do ativo permanente Alugueis recebidos Aumentos do capital social Receitas financeiras Outros 2. DESEMBOLSOS Compras à vista Fornecedores Salários Compras de itens do ativo permanente Energia elétrica Telefone Despesas administrativas Despesas com vendas Despesas tributárias Despesas financeiras Outros SOMA 3. DIFERENÇA DO PERIODO (1-2) 4. SALDO INICIAL DE CAIXA 5. DISPONIBILIDADE ACUMULADA (+-3 +4) 6. NIVEL DESEJADO DE CAIXA 7. EMPRÉSTIMOS A CAPTAR 8. APLICAÇÕES NO MERCADO FINANCEIRO 9. AMORTIZAÇÕES DE EMPRESTIMOS 10. RESGATES DE APLICAÇÕES FINANCEIRAS Tabela 1: Modelo de fluxo de caixa P = Projetado; R= Realizado; D= Defasagem. Fonte: Zdanowicz (1998, p. 145).

37 Mapas auxiliares Zadanowicz (1998) salienta que para a utilização do modelo apresentado, é necessário que o administrador financeiro elabore uma série de mapas auxiliares como: vendas a prazo, compras a prazo, despesas administrativas, despesas com vendas, despesas tributárias, despesas financeiras, recebimentos com atrasos etc., cujos totais deverão ser transportados para o fluxo de caixa. A seguir apresenta-se alguns modelos sugeridos pelo autor. 1) Mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo Mês de venda Mês de recebimento JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Σ OUT X NOV X X DEZ X X X JAN X X X FEV X X X MAR X X X ABR X X X MAI X X X JUN X X X JUL X X X AGO X X X SET X X X Σ Tabela 02: Mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo Recebimentos ocorridos no ano anterior Fonte: Zdanowicz (1998, p. 150). caixa; a) o somatório mensal de cada linha deverá ser transportado para o fluxo de

38 39 b) as condições de recebimento das vendas a prazo da empresa obedecem à seguinte programação financeira: 40% a 30 dias, 30% a 60 dias, 30% a 90 dias, fora o mês. 2) Mapa auxiliar de pagamentos das compras a prazo pagamentos efetuados no ano anterior: Mês de Compra Mês de pagamento JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Σ OUT X NOV X X DEZ X X X JAN X X X FEV X X X MAR X X X ABR X X X MAI X X X JUN X X X JUL X X X AGO X X X SET X X X Σ Tabela 03: Mapa auxiliar de pagamentos das compras a prazo Fonte: Zdanowicz (1998, p. 151). a) o somatório mensal de cada linha deverá ser transportado para o fluxo de caixa; b) as condições de pagamento das compras a prazo da empresa obedecem à seguinte política: 50% a 30 dias, 30% a 60 dias, 20% a 90 dias, fora o mês. A principal função do mapa auxiliar é determinar o período em que as entradas e saídas dos recursos financeiros decorrentes de transações realizadas a prazo afetarão o fluxo de caixa.

39 Controle de despesa A empresa deve prevenir-se quanto a possível desvirtuação de seu sistema de desembolso, podendo haver saída com fins fictícios caso não haja o devido cuidado, por isto deve-se dividir o processo de pagamento em etapas. (ZDANOWICZ, 1998). Deve-se também atrasar as saídas de caixa tanto quanto possível, caso as vantagem de pagamento à vista ou em prazo menores não superem os benefícios do capital em aplicações seguras. (ZDANOWICZ,1998) Alterações no saldo de caixa O saldo de caixa sofre alterações relativamente constantes em decorrência da liquidez que este item ativo possui. Elas podem ocorrer tanto em função dos itens já projetado no fluxo de caixa ou serem decorrentes de imprevistos, uma vez que sendo a conta com maior liquidez é a que pode mais facilmente ser usada para absorver imprevistos, sendo que também pode receber um valor programado em decorrência de algum fato não previsto. A posição do caixa recebe continuamente os efeitos desses fatores internos e externos, que precisam ser considerados pela administração financeira da empresa. (ZDANOWICZ,1998).

40 Requisito para uma boa administração de caixa O administrador financeiro deverá ter cuidados especiais com o ativo disponível, de tal modo que alguns requisitos se fazem necessários, conforme cita Zdanowicz (1998): aceleração do processo de recebimento; controle de pagamento; estabelecimento de um saldo mínimo que dependerá da necessidade de caixa para transação e eficiência da administração do disponível; existência de planejamento e controle financeiro Fluxo de caixa projetado É fundamental para que uma empresa cresça, pois todas as empresas fazem projeções de valores a receber e a pagar, mas o que varia de uma empresa para outra é a metodologia utilizada, o prazo de abrangência das projeções e o grau de precisão (CAMPOS,1997). Na visão do autor Campos (1997), pensar no futuro é bem mais difícil do que acumular dados históricos. O futuro nos traz incerteza. Ao projetar-se valores futuros, tenta-se reduzir as incertezas e antecipa-se às necessidades. Sá (2006, p 59) ressalta que:

41 42 O fluxo de caixa projetado é o produto final da integração das contas a receber com as contas a pagar. Seu objetivo é identificar as faltas e os excessos de caixa, as datas em que ocorrerão, por quantos dias e em que montante. È a partir do fluxo de caixa que fazemos o planejamento financeiro. Com relação ao tema, Campos (1997) afirmar existir duas expectativas quanto ao fluxo de caixa projetado: 1º as expectativas quanto ao futuro, onde geralmente não ocorre com a pontualidade que gostaríamos, é difícil assegura que um determinado cliente irá pagar sua duplicata no vencimento; 2º os números projetados levam a decisões que irão alterar estas projeções. Projeções de superávit de caixa podem conduzir a decisões de investimento, a aumento de estoque, a concessão de maiores prazos de pagamento etc. Projeções de déficit de caixa podem levar à obtenção de maiores prazos de pagamentos junto aos fornecedores, à redução de investimentos, à obtenção de empréstimo. Sá (2006), afirma que se tratando de fluxo de caixa projetado a curto prazo, podemos compará-los com os seguintes aspectos: quais os pagamentos não previsto que foram realizados? quais os pagamentos previstos que não foram realizados? quais os recebimentos não previstos que entraram? quais os recebimentos previstos que não entraram? Para Yoshitake (1997) a projeção e indispensável para uma eficaz gestão financeira, ela assegurar a disponibilidade de fundo sob as mais condições econômicas, obtendo assim o máximo de retorno dos excessos de caixa. O autor Yoshitake (1997, p. 156) ainda incrementa que: Se for constatado um déficit de caixa na projeção, é possível tomar decisões antecipadas sobre a forma de financiamento desse déficit. Por exemplo, a empresa poderá avaliar com antecedência as opções entre a captação de empréstimo e a postergação de pagamento a credores e de impostos.

42 Importância no Planejamento É importante o planejamento do fluxo de caixa, Zdanowicz (1998), porque irá indicar antecipadamente as necessidades de numerário para o atendimento dos compromissos que a empresa costuma assumir, considerando os prazos para serem saldados. Com isso, o administrador financeiro estará apto a planejar com a devida antecedência, os problemas de caixa que poderão surgir em conseqüência de reduções cíclicas das receitas ou de aumento no volume dos pagamentos. Zdanowicz (1998, p 127) comenta que: Acresce-se outro papel importante, que desempenha o fluxo de caixa, que é a possibilidade de evitar a programação de desembolsos vultosos para período em que os ingressos orçados sejam baixos por questões de mercado, por exemplo. O planejamento do fluxo de caixa permite ao administrador financeiro verificar se poderá realizar aplicações a curto prazo com base na liquidez, na rentabilidade e nos prazos de resgate. Nestes termos, Zdanowicz (1998), ressalta a importância do fluxo de caixa para a eficiência econômica financeira e gerencial das empresas, não importando o tamanho da organização, a ponto, que muitas instituições de crédito exigem a sua apresentação antes de concederem empréstimos a seus clientes Os requisitos básicos para o planejamento do fluxo de caixa Para Zdanowicz (1998), os principais requisitos para o planejamento do fluxo de caixa são os dados econômicos utilizado pelo administrador financeiro, captados no plano geral de operações da empresa para o período a ser projetado.

43 44 Neste contexto, Zdanowicz (1998, p 131), faz o seguinte comentário: Neste momento, o administrador financeiro irá buscar informações em outros departamentos da empresa, e é importante que seus responsáveis estejam conscientes da exatidão, clareza e confiabilidade dos dados prestados. A empresa, para utilizar este instrumento de gestão financeira e alcançar os objetivos e as metas propostas, não deve medir esforços na sua implantação e implementação, em termos empresariais. Ela deve manter um nível razoável em caixa de bancos para que possa atender às necessidades diárias. Este saldo disponível não poderá ser arbitrário, porém determinado pelo administrador financeiro de acordo com os parâmetros operacionais da empresa. Quanto mais cuidado houver na sua elaboração menor terá de ser o nível de caixa. Para que a empresa obtenha resultados positivos através do fluxo de caixa é necessário que observe os seguintes requisitos: buscar a maximização do lucro, possuindo certos padrões de segurança, previamente fixados; assegurar ao caixa um nível desejado, a partir da constituição de reservas necessárias à empresa; obter maior liquidez nas aplicações dos excedentes de caixa no mercado financeiro; determinar o nível desejado de caixa, a partir das contas que compõe o disponível da empresa; fixar limites mínimos, mediante as experiências adquiridas pela empresa, permitindo realizar os ajustes quando for necessário; Ainda que a empresa observe certos padrões de segurança, pode investir parte de seus recursos disponíveis, mas nunca além do mínimo necessário para as suas atividades operacionais.