CTI Coordenadoria de Tecnologia da Informação Procedimento Videoconferência 2015

Transcrição

1 CTI Coordenadoria de Tecnologia da Informação Procedimento Videoconferência

2 Soluções para transmissões A CTI disponibiliza dois tipos de soluções para transmissão de áudio e vídeo. Videoconferência Permite a comunicação simultânea de áudio e vídeo entre grupo de pessoas em locais diferentes, apresentação de slides para os participantes e disponibilização de arquivos para que sejam baixados. O ideal é que essa comunicação não exceda o número de 20 participantes, pois não garantimos o suporte técnico adequado a todos os participantes. Web TV Transmissão de áudio e vídeo em tempo real, quando não há necessidade de interação com os participantes. Ideal para treinamentos, palestras, seminários (similar a transmissão do Conselho). 2

3 Importante Para videoconferências com mais de 20 participantes, o organizador deverá entrar em contato com a CTI com antecedência de 5 (cinco) dias. Lembrando que o atendimento do Suporte é de segunda à sextafeira,das8hàs19h.amontagemdasalademoraemmédia1hparaser realizada, portanto os eventos da parte da manhã deverão ter início às 9h e o encerramento deverá ocorrer até às 18h30. 3

4 Procedimentos O organizador da videoconferência é responsável pela: 1º Reserva da sala; 2º Elaboração do convite; 3º Solicitar suporte técnico; Atenção: para a realização de videoconferências com mais de 20 participantes, o organizador sempre deve solicitar a reserva do auditório ou do mezanino com o Cerimonial da Defensoria Pública Geral. 4

5 1º Reserva do mezanino ou auditório O Organizador deverá encaminhar e mail para: Gerusa Fernandes. E mail: cerimonial@defensoria.sp.gov.br Informar: Se será um: evento/curso/reunião Organizadores do evento: Quantidade de pessoas: Data: Horário de início e término do evento: Público (participantes): interno da Defensoria e/ou externo 5

6 2º Criação do convite online Outlook 2007/2010 6

7 2º Criação do convite online Atenção Não colocar o e mail da CTI cti@defensoria.sp.gov.br durante o envio do convite para os participantes da reunião. 7

8 Convite online Outlook 2007/2010 O mediador deverá abrir o Outlook e clicar em Calendário. 8

9 Outlook 2007/2010 Clique no botão Nova Reunião Online. 9

10 Outlook 2007/2010 Feito isto, é gerado um e mail com o endereço para a reunião. 10

11 Outlook 2007/2010 Campos a serem preenchidos: 1 Para > Os participantes da Videoconferência (não colocar o e mail da CTI); 2 Assunto > Título da Videoconferência; 3 Local > Sala reservada para transmissão da Videoconferência; 4 Hora de Início > Determine o dia e o horário que será iniciada a reunião 5 Hora de Término > Determine o dia e o horário do término da reunião 11

12 Importante Não colocar o e mail da CTI cti@defensoria.sp.gov.br durante o envio do convite como participante da reunião. No corpo do convite deve conter as seguintes informações: 12

13 Prezados Participantes, Alguns requisitos são obrigatórios para a realização de videoconferências: 1. O participante deverá realizar um teste de áudio e vídeo de 30 minutos à 1 hora antes do horário previsto para início da reunião; 2. Para o ingresso na videoconferência, é necessário que possua um microfone conectado ao equipamento a ser utilizado na reunião. (Observação: Alguns equipamentos já possuem um microfone embutido, por exemplo, as webcans); 3. Quando clicar no link da reunião irá abrir uma janela no navegador com 3 opções antes de ingressar na reunião. Sempre escolhe a opção: Usar o Communicator ; E recomendamos: 1. Nas Unidades onde tenham salas de reunião equipada com kit de videoconferência (câmera e microfone de mesa), os convidados devem utilizar esta sala sendo necessário o ingresso de apenas uma pessoa na videoconferência, através deste equipamento; 2. Ao iniciar a videoconferência, o mediador informará o nome do técnico da CTI que estará atendendo remotamente. 3. Somente o mediador do evento poderá disponibilizar o link da videoconferência; 13

14 Outlook 2007/2010 Pronto! O convite poderá ser enviado. 14

15 2º Criação do convite online Outlook

16 Outlook 2013 O mediador deverá abrir o Outlook e clicar em Calendário. 16

17 Outlook 2013 Clique no botão Nova Reunião Online. 17

18 Outlook 2013 Feito isto, é gerado um e mail com o endereço para a reunião. 18

19 Outlook 2013 Campos a serem preenchidos: 1 Para > Os participantes da Videoconferência (não colocar o e mail da CTI); 2 Assunto > Título da Videoconferência; 3 Local > Sala reservada para transmissão da Videoconferência; 4 Hora de Início > Determine o dia e o horário que será iniciada a reunião 5 Hora de Término > Determine o dia e o horário do término da reunião 19

20 Importante Não colocar o e mail da CTI cti@defensoria.sp.gov.br durante o envio do convite como participante da reunião. No corpo do convite deve conter as seguintes informações: 20

21 Prezados Participantes, Alguns requisitos são obrigatórios para a realização de videoconferências: 1. O participante deverá realizar um teste de áudio e vídeo de 30 minutos à 1 hora antes do horário previsto para início da reunião; 2. Para o ingresso na videoconferência, é necessário que possua um microfone conectado ao equipamento a ser utilizado na reunião. (Observação: Alguns equipamentos já possuem um microfone embutido, por exemplo, as webcans); 3. Quando clicar no link da reunião irá abrir uma janela no navegador com 3 opções antes de ingressar na reunião. Sempre escolhe a opção: Usar o Communicator ; E recomendamos: 1. Nas Unidades onde tenham salas de reunião equipada com kit de videoconferência (câmera e microfone de mesa), os convidados devem utilizar esta sala sendo necessário o ingresso de apenas uma pessoa na videoconferência, através deste equipamento; 2. Ao iniciar a videoconferência, o mediador informará o nome do técnico da CTI que estará atendendo remotamente; 3. Somente o mediador do evento poderá disponibilizar o link da videoconferência; 21

22 Outlook 2013 Pronto! O convite poderá ser enviado. 22

23 3º Solicitação de suporte Encaminhar e mail para Equipe de Suporte: cti@defensoria.sp.gov.br 23

24 3º Solicitação de suporte 1º Clique em mensagens enviadas; 2º Selecione o e mail encaminhado para os convidados; 3º Copie o link da Videoconferência do corpo do e mail. 24

25 3º Solicitação de suporte Em caso de dúvidas entre em contato com a Equipe de Suporte. E mail: cti@defensoria.sp.gov.br Telefone: R. 130 /