EDITAL MF ATA: Aulas 05 a 08

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1 EDITAL MF ATA: Aulas 05 a 08 ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: arquivos correntes e intermediário; protocolos; classificação e ordenação de documentos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. A política nacional de arquivos e a legislação arquivística. 4._Conservação e preservação de documentos. 5._Documentos digitais.

2 GESTÃO de docs Fases (Apenas 1 e 2 idades) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Produção Utilização -Tramitação Destinação - Avaliação

3 Definição: GESTÃO de docs Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

4 ...GESTÃO... Corrente Intermediária Permanente Uso Frequente Uso não Frequente Uso exporádico Valor Administrativo - Primário Ou Local Ou Central Prazo Determinado Enquanto Vigorar Código de CLASSIFICAÇÃO Central Aguarda Destinação Final (Eliminar ou Recolher Valor Secundário (Histórico / Cultural) ARRANJO

5 ...GESTÃO..... Corrente Intermediária Permanente Protocolo Expedição Arquivamento Consulta Empréstimo Destinação.. Arquivamento Consulta Empréstimo. ARranjo DEscrição COnservação REferência

6 FCC TRE-PE - Técnico Judiciário - Área Administrativa O elemento em branco corresponde a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis. b) à fase de produção de documentos. c) às atividades de gestão de documentos d) aos documentos frequentemente consultados. e) aos documentos de acesso franqueado.

7 CESPE PRF No arquivo do DPRF, a eliminação de documentos deve ser autorizada pelo Ministério da Justiça. CESPE ABIN A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade. CESPE TRE-ES A documentação de valor permanente acumulada por tribunal regional eleitoral deve, de acordo com a legislação em vigor, ser recolhida ao Arquivo Nacional, em Brasília.

8 Todas INCORRETAS Lei 8159/91 - lei de arquivos: Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário federal a gestão e o recolhimento dos docs produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação E, do DF e M definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos Estadual e Municipal, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na CF e nesta lei. Arquivo Nacional fica no Rio de Janeiro - não Brasília.

9 Os documentos de arquivo são dotados de autenticidade. Segundo esta característica, os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. São outros: Geração Espontânea (P. Naturalidade) Autenticidade Atender à Administração (P. Organicidade) Inter-relacionamento. Imparcialidade.

10 CESPE INPI - Considerando os conceitos da arquivologia e a legislação relacionada a essa área, julgue os itens subsecutivos. Documentos do MI considerados permanentes devem ser recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal. Os arquivos do MI seguem as orientações emanadas pelo Sistema Nacional de Arquivos e pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo

11 ARQUIVOLOGIA Competências: O Ministério da Integração integra a Administração Pública Federal, sendo assim, os arquivos de valor permanente do referido órgão devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. Lei Art Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo PE Fed, bem como preservar e facultar o acesso aos docs sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

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13 Princípios: ARQUIVOLOGIA P. da Proveniência / Respeito aos Fundos: premissa: Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa. (Teritorial/Funcionl) P. da Cumulatividade: A acumulação natural ocorre nos documentos de um arquivo, e não de uma biblioteca, pois nessa é através da compra, doação ou permuta.

14 Princípios: ARQUIVOLOGIA P. da Pertinência: Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância. Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o princípio da proveniência. P. Unicidade : caráter único.

15 Princípios: ARQUIVOLOGIA P. Valor Probatório = valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. A princípio, os documentos são criados por uma instituição, que exerce determinada atividade, com alguma finalidade e são dotados da característica de Autenticidade. (Cabe prova em contrário)

16 Princípios: ARQUIVOLOGIA P. Territorialidade - entende-se a abrangência territorial do documento. Os poderes de pertença, onde foi produzido e/ou recebido (nacional, regional, institucional). Já por P. Proveniência o respeito à sua separação por pessoa, setor, divisão, departamento e instituição de origem com o objetivo de facilitar o acesso, a consulta e o manuseio para acelerar o processo.

17 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo O princípio arquivístico que fundamenta as atividades nos arquivos é o a) princípio da pertinência b) princípio da ordem original. c) princípio da proveniência d) princípio da territorialidade. e) princípio da ordem primitiva.

18 FCC TRE-TO - Técnico Judiciário - Área Administrativa A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funções e as atividades da instituição que os produziu ou acumulou é conhecida como a) princípio da ordem original. b) teoria das três idades. c) conservação preventiva. d) valor probatório e) tabela de temporalidade.

19 FCC TRE-AC - Técnico Judiciário - Área Administrativa Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. Este é o enunciado do princípio da a) equivalência. b) territorialidade. c) pertinência. d) destinação. e) proveniência

20 CESPE ANP - A acumulação natural é a forma como os documentos entram nas bibliotecas e nos museus. CESPE ANP - O principio da pertinência é o princípio norteador da sistemática de arranjo. CESPE INPI Ao ser aplicado o princípio de territorialidade, a proveniência interna dos documentos de arquivo é respeitada. CESPE INPI A organicidade é o princípio que possibilita a diferenciação entre documentos de arquivo e outros documentos existentes no ambiente organizacional

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22 ...GESTÃO... Produção Evitar: Não-Essenciais Duplicidade Utilização (Tramitação/ Uso) REcebe Registra (Autuação) CLAssifica-Diagnóstc DISistribui Movimenta (tramitação/expedição) (Controle) Destinação (Avaliação) TT (Avaliação) Lista de Eliminação

23 GESTÃO de DOCUMENTOS Atividades do Protocolo: - Recebimento (recepção dos documentos) - Classificação (identificação do assunto e codificação) - Registro (cadastro dos dados do documento) - Autuação (formação/abertura de processo) - Expedição / Distribuição (encaminhamento ao destinatário) - Controle / Movimentação (controle da tramitação / andamento) Fonte: MIRANDA, Élvis Corrêa

24 GESTÃO de DOCUMENTOS Atividades do Protocolo: Portocolo não abre: - Correspondência PESSOAL (distribuição) - Correspondência SIGILOSA (Encaminha)

25 GESTÃO de DOCUMENTOS Rotinas do Protocolo: 1º passo Receber a correspondência (malotes, balcão, etc.). 2º passo Separar a correspondência oficial da particular. 3º passo Distribuir a correspondência particular. 4º passo Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 5º passo Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

26 GESTÃO de DOCUMENTOS Rotinas do Protocolo: 6º passo Abrir a correspondência ostensiva. 7º passo Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes. 8º passo Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada.

27 GESTÃO de DOCUMENTOS Rotinas do Protocolo: 9º passo Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotados, se for o caso. 10º passo Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento. 11º passo Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso.

28 GESTÃO de DOCUMENTOS Rotinas do Protocolo: 12º passo Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo. 13º passo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.

29 GESTÃO de DOCUMENTOS Organização de Arquivos: 1. Levantamento de Dados 2. Análise 3. Planejamento 4. Implantação e Acompanhamento

30 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo Assinale a opção que identifica qual a primeira rotina a ser realizada no protocolo. a) Recebimento e classificação b) Registro e distribuição. c) Distribuição. d) Movimentação e) Tramitação e anotação.

31 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas. Assinale a opção que identifica uma de suas fases básicas. a) Primária. b) Utilização c) Aquisição. d) Difusão e) Descrição

32 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo Assinale a opção que identifica qual a rotina do protocolo que retira do documento elementos para sua localização. a) Movimentação b) Tramitação. c) Classificação. d) Expedição. e) Registro

33 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo, devem a) ser expedidos. b) ser abertos e tramitados. c) ser eliminados. d) ser encaminhados aos destinatários e) ser recolhidos ao arquivo permanente

34 Cespe - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos Cespe - A instabilidade institucional, uma das principais características da AP brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado.

35 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo A classificação de documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da Administração Pública Federal é feita com qual instrumento? a) O Quadro de Arranjo do Ministério do Planejamento. b) O Plano de Destinação do Arquivo Nacional. c) O Código de Classificação do Conselho Nacional de Arquivos d) A Tabela de Temporalidade do Ministério da Justiça. e) O Inventário Sumário do Arquivo Nacional.

36 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo De acordo com a legislação arquivística, os documentos de guarda definitiva acumulados pela Administração Pública Federal devem ser a) eliminados b) transferidos aos arquivos intermediários. c) digitalizados e, em seguida, eliminados. d) microfilmados e, em seguida, eliminados. e) recolhidos ao Arquivo Nacional

37 GESTÃO de DOCUMENTOS Protocolo: É o conjunto de operações para controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação, garantindo, assim, o acesso a informação. É típica da fase corrente; quando os documentos tramitam bastante. Atividades: Recebimento, registro, autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação.

38 GESTÃO de DOCUMENTOS Protocolo: A Resolução nº 2 do CONARQ afirma, em seu art. 1º, que os documentos a serem transferidos deverão estar 1. Acondicionados, 2. Higienizados, 3. classificados, 4. Avaliados, 5. Organizados e acompanhados de instrumento descritivo, que é a Guia de Transferência.

39 ...GESTÃO... Produção Evitar: Não-Essenciais Duplicidade Utilização (Tramitação/ Uso) REcebe REgistra (Autuação) CLAssifica-Diagnóstc DISistribui MOvimenta (tramitação/expedição) (Controle) Destinação (Avaliação) TT (Avaliação) Lista de Eliminação

40 GESTÃO de DOCUMENTOS Fases: Produção - os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se dessa forma, que seja elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o valor a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental. Utilização - Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

41 GESTÃO de DOCUMENTOS Fases: Destinação dos documentos - Fase primordial, pois decide quais documentos a serem preservados ou eliminados permanentemente.

42 GESTÃO de DOCUMENTOS Fases: Avaliação de um documento é feita através da análisa e seleção do mesmo, com vistas a fixação de prazos para sua guarda ou eliminação ( cria-se uma tabela de temporalidade ), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos. Destinação é um cj de operações subsequentes a fase de avaliação, visando encaminhá-lo a guarda temporária ( transferência ) ou permanente ( recolhimento ), a eliminação.

43 FCC TRE-SP - Técnico Judiciário - Área Administrativa Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do setor de a) embalagens. b) compras. c) transporte. d) reprografia. e) protocolo

44 FCC TRE-PR - Técnico Judiciário - Área Administrativa Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos são encargos do a) arquivo corrente. b) setor de reprografia. c) setor de protocolo d) centro de processamento de dados. e) arquivo intermediário.

45 CESPE MPU - Técnico Administrativo A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários

46 CESPE MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa - Cargo 10 Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.

47 FCC TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades, a) acondicionar documentos de valor histórico. b) cuidar da tramitação dos documentos c) armazenar documentos em fase intermediária. d) estabelecer regras de acesso aos documentos. e) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

48 CESPE MTE - Agente Administrativo De acordo com as orientações do Arquivo Nacional para a classificação de documentos de arquivo na administração pública federal, os documentos, quando produzidos ou recebidos nos setores de trabalho, antes de serem ordenados, devem ser classificados e, em seguida, higienizados.

49 FCC TRE-PI - Técnico Judiciário - Área Administrativa Entre outras atribuições relacionadas com os documentos de uma instituição, ao serviço de protocolo cabem a) a destinação e a transferência. b) o recolhimento e o arquivamento. c) a emissão de pareceres e a classificação. d) a eliminação e a reprografia. e) o registro e a movimentação

50 22 - CESPE TJ-AL - Técnico Judiciário O registro, uma das funções principais em protocolo, consiste na a) tramitação de documentos por vários setores b) indicação do tempo de guarda de um documento. c) distribuição de documentos aos destinatários. d) separação entre documentos ostensivos e sigilosos. e) identificação de elementos que sirvam de busca ao documento

51 CESPE Telebras - Especialista Adm A atividade de protocolo inclui diversos procedimentos para a gestão de documentos na fase corrente, tais como o recebimento, o registro, a autuação, a classificação, a distribuição, a expedição e o controle da tramitação de documentos CESPE ANATEL O registro de docs em um setor de protocolo consiste na distribuição dos docs ao destinatário. CESPE PRF O protocolo é uma atividade vinculada aos arquivos correntes. Nele, são realizadas operações como recebimento, registro, classificação e expedição de documentos e do controle de sua tramitação

52 CESPE SERPRO - Técnico - Suporte Administrativo A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo CESPE ANP - Analista Administrativo A implantação do protocolo e a sua supervisão são atividades desenvolvidas pelo arquivo permanente. CESPE INPI - Analista de Planej Arquivologia A distribuição de documentos consiste na passagem dos documentos pelos setores em que se deve tomar uma decisão a respeito de seu conteúdo. (Tramitação)

53 Distribuição faz parte do Protocolo e a sua função é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria neles tratadas, dentro do próprio orgão. Só para acrescentar, ao contrário disso, há a Expedição, que é o envio do documento para outro orgão da administração pública. Decore que na expedição, há "ex" de externo, ou seja, pra fora!

54 CESPE TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa A lei de arquivos 8.159/91 dispõe que a) os documentos privados não podem ser considerados de interesse público. b) a administração pública deve definir os custos relativos à consulta aos documentos públicos. c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo, do Poder Judiciário e aqueles dos ministérios da Marinha, das Relações Exteriores, do Exército e da Aeronáutica são considerados arquivos federais

55 CESPE TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa A lei de arquivos 8.159/91 dispõe que... d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas não podem ser identificados como de interesse público e social. e) os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas físicas. O plano de emergência é o esquema que estabelece medidas preventivas e de segurança em caso de sinistros.

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57 GESTÃO de DOCUMENTOS Atividades do Protocolo: Portocolo não abre: - Correspondência PESSOAL (distribuição) - Correspondência SIGILOSA (Encaminha)

58 CESPE INPI - Analista de Planej - Arquivologia O arquivo geral é responsável pelo protocolo e pelo arquivo intermediário. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística traz como responsabilidade do Arquivo Geral a normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos da administração.

59 15- CESPE ANAC - Técnico Administrativo Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional 16 - CESPE ANAC - Técnico Administrativo Apesar de seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos, a ANAC não integra o sistema de gestão de documentos de arquivo.

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61 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

62 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: O Brasil, país federativo, possui uma ampla e complexa rede de arquivos, decorrentes do exercício da função executiva, legislativa e judiciária do Estado brasileiro, tanto a nível federal quanto estadual e municipal gerada a partir do processo de colonização do território brasileiro até os dias atuais.

63 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: A partir da lei nº (Lei de Arquivos), é criado CONARQ, instalado em 1994, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, com a finalidade de definir a política nacional de arquivos, públicos e privados, do país e integrar ações por meio do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

64 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: Em razão das funções normativas atribuídas ao Conselho, no que se refere tanto aos arquivos públicos quanto aos privados, a sua representatividade está assegurada não apenas na esfera governamental como também entre diversos segmentos da sociedade civil. Presidido pelo Diretor-Geral do Arq. Nac

65 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras.

66 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: Ao Arquivo Nacional, órgão central do SINAR, compete implementar a política nacional de arquivos por meio da gestão, do recolhimento, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativas, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. (Decreto n o 6.061, de 2007)

67 GESTÃO de DOCUMENTOS Decreto 4073/02 - PNAPP: CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional e central do SINAR, criado Lei 8.159, -... Ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - cabe exercer as competências estabelecidas no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de (Decreto n o 6.061, de 2007).