Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE. o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

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2 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (PGD-JE) e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE Fundamentação legal: Art. 11 da Lei nº 8.868, de 14 de abril de 1994 Art. 11 As atividades a serem desenvolvidas nas áreas de planejamento de eleições, informática, recursos humanos, orçamento, administração financeira, controle interno de material e patrimônio serão organizadas sob a forma de sistemas, cujos órgãos centrais serão as respectivas unidades do Tribunal Superior Eleitoral. 1º As disposições constantes do caput deste artigo aplicam-se a outras atividades auxiliares comuns que necessitem de coordenação central na Justiça Eleitoral.

3 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE Finalidade: desenvolver a infraestrutura para as áreas de gestão documental, a promoção do desenvolvimento e o uso de técnicas de gestão da informação e de pesquisa na área arquivística no âmbito da JE (Art. 1º). A gestão de documentos na JE abrange as atividades de protocolo, expedição e arquivo e a administração de documentos e processos eletrônicos (Art. 1º, 1º). O Art. 4 instituiu o Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (CGD-JE) destinados à coordenação do PGD-JE.

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5 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE Elaborar o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e a Lista de Documentos Vitais (LDV), submetendo-os ao CGD-JE (Arts. 6º, inciso I e 11 a 15); Elaborar e executar procedimentos de supervisão ao acesso de documentos, de modo a preservar seu grau de sigilo e proteger dados pessoais (Art. 6º, inciso III. No TSE, Res. nº , de 5 de fevereiro de 2015) Constituir comissões permanentes de avaliação de documentos - CPADs (Art. 6º, inciso VIII).

6 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos deverão ter estruturas de classificação dos documentos digitais, considerando-se o assunto, a função e as atividades geradoras dos documentos (Art. 40); Os sistemas deverão adotar o PCD, utilizando a mesma nomenclatura e notação (Art. 40, p.ú.).

7 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos deverão ter rotinas de descarte dos documentos inativos e sem valor permanente, visando auxiliar nos custos, escalabilidade, desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação (Art. 41); Os sistemas deverão adotar a TTD, utilizando a mesma nomenclatura e temporalidade (Art. 41, 1º).

8 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE O Plano de Classificação de Documentos (PCD) deverá ser estabelecido com base nas funções e atividades da instituição (Art. 11, 1º); O PCD deverá estabelecer a classificação dos documentos independentemente do suporte ou do valor - primário ou secundário (Art. 11, 2º); A estrutura de classificação deverá partir do geral para o específico, tornando possível a inserção de códigos adicionais de classificação com o desenvolver de novas atividades (Art. 12).

9 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE A classificação dos documentos deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento nos tribunais e cartórios da Justiça Eleitoral, de modo a permitir benefícios na organização e na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento (Art. 15).

10 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) deverá ser elaborada com base no levantamento de documentos feito para o Plano de Classificação de Documentos (PCD), identificando-se as unidades de classificação, os prazos de guarda, as regras de justificação dos prazos e os métodos estabelecidos para eliminação (Art. 17).

11 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE A avaliação dos documentos nos tribunais eleitorais deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento nos tribunais e cartórios da Justiça Eleitoral, de modo a permitir benefícios na organização e na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento (Art. 16).

12 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE Os serviços de protocolo serão responsáveis pelo gerenciamento de documentos e informações em fase corrente seleção, identificação, registro e classificação que ingressarem em seus respectivos órgãos, independentemente de suporte e formato (Art. 22); As atividades de análise e gerenciamento do trâmite de documentos produzidos ou recebidos nos tribunais eleitorais, em fase corrente e intermediária, deverão ser desenvolvidas pelos serviços de protocolo, expedição e arquivo dos respectivos tribunais (Art. 29).

13 Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD/JE A análise e o gerenciamento do trâmite dos documentos protocolizados deverão ser realizados com a utilização dos recursos e das funcionalidades dos sistemas de gestão de documentos adotados nos tribunais eleitorais (Art. 29, 1º).

14 Sistema Eletrônico de Informações (SEI) O SEI é uma ferramenta que permite produção, classificação, avaliação, assinatura e trâmite de documentos até seu destino final. O SEI é considerado um software de governo, sendo compartilhado somente com o setor público, de forma gratuita e colaborativa. O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente ao Tribunal Superior Eleitoral por meio do Acordo de Cooperação Técnica nº 6/2015

15 Normatização no TSE Portaria TSE nº 282, de 18 de junho de 2015, Aprova a implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no Tribunal Superior Eleitoral e dá outras providências; e Instrução Normativa TSE nº 1, de 24 de junho de 2015, Estabelece os procedimentos de gestão de documentos, processos e arquivos pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Tribunal Superior Eleitoral.

16 Histórico de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no TSE apresentação do sistema pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região; abertura do Projeto na AGE; assinatura do Termo de Cooperação e definição, pelo Ministro Presidente, de implementação do Sistema em 60 dias (ou seja, 20 de junho de 2015) utilização facultativa; utilização como ferramenta oficial para produção, classificação e tramitação de documentos e procedimentos administrativos.

17 Inserção de Instrumentos Arquivísticos do TSE no SEI Plano de Classificação, Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE: Portaria TSE nº 364 de 7 de agosto de Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos do TSE, 2ª Edição de Março de 2009.

18 Inserção de Instrumentos Arquivísticos do TSE no SEI Os assuntos do SEI foram preenchidos com as classificações do Plano de Classificação de Informações e Documentos do TSE. Os tipos de processos foram listados a partir das rotinas e tipologias.

19 Inserção de Instrumentos Arquivísticos do TSE no SEI

20 Inserção de Instrumentos Arquivísticos do TSE no SEI

21 Tipos de Documentos incluídos no SEI Os tipos de documentos foram incluídos e formatados conforme Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos do TSE. Ex.: Memorando.

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23 SEI na Justiça Eleitoral Tribunais Regionais que aderiram: AC, AL, AP, DF, ES, MS PA, PB, PE, RO, RR, SE e TO. Reunião do grupo de Tribunais Usuários do SEI Principais deliberações: Criação de grupos temáticos; Manutenção do código fonte nacional; Integração da publicação de documentos no DJE; Implantação/Melhorias do módulo ouvidoria; Pesquisa e implantação do módulo pesquisa e/ou acompanhamento de PAs; Pesquisa e implantação do módulo de barramento para integração de instâncias do SEI entre os Tribunais; Desenvolver e implementar o módulo diárias.

24 SEI na Justiça Eleitoral Grupo de ação específica na área de Gestão Documental: TSE, TRE-ES, TRE-MS e TRE-PE. Proposta de construção de Tabela de Assuntos e Tipos de Processos unificada no SEI que contemple a Justiça Eleitoral.

25 Grata!!! Suely Saick Coordenadoria de Gestão Documental Secretaria de Gestão da Informação Tribunal Superior Eleitoral Tel.: (61)

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