Universidade Federal de Santa Catarina / UFSC Universidade Federal de Santa Catarina / UFSC Campus Araranguá

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1 COMISSÃO 9 PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CPAD/ UFSC PROCEDIMENTO DE NORMALIZAÇÃO: PREENCHIMENTO DE CAMPOS DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ABRANGÊNCIA: TODOS OS CAMPI - UFSC Campo 1: Órgão/Entidade: Indicar o nome da Instituição, acompanhado da respectiva sigla. Universidade Federal de Santa Catarina / UFSC Universidade Federal de Santa Catarina / UFSC Campus Araranguá

2 Campo 2: Unidade/Setor: Indicar o nome da Unidade e/ ou Setor responsável pela eliminação dos documentos relacionados na listagem, acompanhado de sigla. Departamento de Administração de Pessoal DAP Coordenadoria de Apoio Administrativo - CAA Campo 3: Órgão/Unidade: Preencher com a sigla do órgão e unidade (campos 1 e 2) e a vinculação da unidade responsável pela eliminação. UFSC/SEGESP/DAP UFSC/CED/CAA Campo 4: Listagem Nº/Ano: Número da listagem e ano correspondente. Caso o setor encaminhe mais de uma Listagem durante o mesmo ano, a mesma deve ser numerada de acordo com a sequência do envio. 01/ / /2016

3 Campo 5: Folha nº: Número sequencial das folhas da listagem de eliminação. 1/15 2/15 3/15 e assim sucessivamente. Campo 6: Código de Classificação: Código referente ao assunto do documento a ser eliminado de acordo com as Tabelas de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo, disponíveis no site da Coordenadoria do Arquivo Central da UFSC: CADASTRO DE FORNECEDORES PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 992 COMUNICADOS E INFORMES Campo 7: Descritor do Código: Assunto dos documentos agrupados sob um mesmo tema, relacionado ao código de classificação de acordo com as Tabelas de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo, disponíveis no site da Coordenadoria do Arquivo Central da UFSC:

4 030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 992 COMUNICADOS E INFORMES Campo 8: Datas-Limite: Data abrangente do tipo documental que está sendo relacionado na listagem. Considerar a partir do documento mais antigo ao mais recente Campo 9: Quantidade: Volume especificado em números referentes unidades de arquivamento. à quantidade de 100 Campo 10: Especificação: Mencionar em qual tipo de unidade de acondicionamento está armazenado os documentos a serem eliminados. Caixa-arquivo

5 Campo 11: Observações e/ou Justificativas: Utilizar este campo quando necessário especificar alguma particularidade da documentação. Campo 12: Responsável pela seleção: Assinatura e carimbo ou assinatura e Siape/Matrícula do servidor responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados. Campo 13: Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD/UFSC. Assinatura e carimbo ou Siape/Matrícula da presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Campo 14: Autoridade do órgão/entidade a quem compete aprovar: Assinatura e carimbo ou assinatura e Siape/Matrícula da autoridade do órgão/entidade a quem compete aprovar em âmbito Institucional. Atenção: O encaminhamento para a assinatura deste campo é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/UFSC. Campo 15: Mensuração total:

6 Volume total de unidades de arquivamento que serão eliminadas, bem como a conversão em metros lineares. Observação: Para a conversão em metros lineares, a Equipe da CPAD está disponível para orientações. Campo 16: 52 livros / 0,42 Metros Lineares 84 caixas / 11,88 Metros Lineares Data-limite: Data abrangente da documentação a ser eliminada considerando do menor ao maior ano Campo 17: Titular da Instituição Arquivística Pública na específica esfera de competência (Autorização e Local/Data) Atenção: O encaminhamento para a assinatura destes campos, por parte do AN, é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/UFSC. Os campos de números 18 a 20 serão utilizados somente quando a documentação a ser eliminada necessitar de comprovação de aprovação de contas da UFSC pelo Tribunal de Contas da União.

7 Campo 18: Conta (s) do (s) exercício (s) de: Especificar os anos dos exercícios fiscais dos documentos a serem eliminados. Campo 19: Conta (s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas em: Campo 20: Especificar a data da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União. Publicação no Diário Oficial (data, seção, página) Informar a data, seção e página onde foi publicado o anúncio da aprovação de contas no Diário Oficial da União. Atenção: Para preencher os campos de nº 18 a 20 e consultar se os documentos que precisam de comprovação de aprovação de

8 contas pelo TCU já cumpriram o prazo de guarda, consultar a tabela a seguir: DATA APROVAÇÃO ANO APROVAÇÃO ELIMINAR EM: Publicação no Diário Oficial (Data, Seção, Página) 04/12/ EM 21/01/ Seção 1 - Página /11/ EM 22/11/ Seção 1 - Página /05/ EM 27/05/ Seção 1 - Página 164 e /11/ EM 01/12/ Seção 1 - Página /11/ EM 10/11/ Seção 1 - Página /09/ EM 05/10/ Seção 1 - Página 98 e 99 25/05/ EM 04/06/ Seção 1 - Página /08/ EM 09/09/ Seção 1 - Página 76 03/05/ EM 10/05/ Seção 1 - Página /04/ EM 02/05/ Seção 1 - Página 184 e /09/ EM 04/10/ Seção 1 - Página 104 X X X X 2018 X EM 16/11/ Seção 1 - Página 153 X 2020 X X X Qualquer dúvida quanto ao preenchimento de campos que não tenham sido atendidos por este procedimento, contate através do Florianópolis, Abril de Atualização, Agosto de Atualização, Outubro de 2016.

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