Aula 00. Lincoln Barros. ARQUIVOLOGIA Aula Demonstrativa Professor: Lincoln Barros. Prof.

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1 Aula 00 ARQUIVOLOGIA Aula Demonstrativa Professor: Lincoln Barros 1

2 Aula 00 Aula Demonstrativa Aula Conteúdo Programático Data 00 Noções de Arquivologia: conceitos fundamentais (parte 1). 09/03/16 01 Noções de Arquivologia: conceitos fundamentais (parte 2); Classificação de documentos de arquivo. 02 Gestão de documentos. Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 03 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. Preservação e conservação de documentos de arquivo. 06/04/16 13/04/16 20/04/16 04 Legislação arquivística. 28/04/16 05 Simulado (30 questões com comentários e técnicas de resolução de prova). 05/05/16 2

3 Tópicos da Aula 1. Introdução Apresentação Conceitos Fundamentais Arquivologia e Arquivo Princípios de Arquivologia Órgãos de Documentação Ciclo Vital Arquivístico Mudança de Fase Resumo da Aula Questões Comentadas na Aula Introdução Olá, concursando! É um grande prazer auxiliá-lo na preparação para realização desse excelente concurso. Além da remuneração bastante atrativa, certamente, você ficará muito satisfeito em fazer parte do quadro de pessoal da Câmara dos Deputados. Temos um tempo razoável para trabalharmos todos os tópicos de arquivologia e realizar diversas questões. Fique esperto, uma boa estratégia é fundamental para você alcançar sua aprovação. Não adianta comprar vários livros de arquivologia, dedicar um período enorme de tempo e se prejudicar nas demais disciplinas. Da mesma forma, não se deve abandonar esses conteúdos, pois o acerto das questões dessa disciplina pode determinar sua aprovação. Essa é nossa finalidade: fazer você acertar todas as questões de arquivologia. 3

4 A proposta deste curso é abordar os tópicos previstos no Edital, priorizando os assuntos mais recorrentes. A ideia é trazer um material na medida. Sei a quantidade de matéria que você precisa estudar. Já passei por isso. Abordaremos todo o assunto de forma objetiva. Sendo assim, trarei a abordagem do tema e, em seguida, vamos entrar na cabeça do examinador. Em outras palavras, vamos entender como o assunto é cobrado e o que é mais cobrado. Ao final, resumirei o conteúdo abordado na aula, de forma que você possa fazer uma boa revisão na semana da prova. Recomendo estudar apenas por esse material. Já é o suficiente para alcançar um excelente resultado na prova. 2 - Apresentação Gostaria de me apresentar para que você possa me conhecer melhor. Sou formado em Ciências Navais, com ênfase em administração pela Escola Naval. Após alguns anos de oficialato, resolvi me dedicar a concursos públicos. A jornada foi árdua, mas extremamente recompensadora. O mais difícil foi aprender a estudar para concursos públicos, a fim de alcançar a aprovação. Exatamente isso. O que ocorre com a maioria dos candidatos que não conseguem fazer uma boa prova é não saber se preparar adequadamente. Foque no que realmente é importante. Como? Seguindo as dicas de quem já viveu essa fase da vida. Depois de entender como funciona a preparação para concurso público, obtive êxito em alguns concursos, como, por exemplo, Auditor Fiscal do ISS de Nova Iguaçu, Analista Tributário da Receita Federal do Brasil, cargo que ocupei por dois anos, e Analista Técnico da Superintendência de Seguros Privados - SUSEP, cargo que atualmente ocupo. Essa breve apresentação é simplesmente para lhe dizer que é possível alcançar a tão sonhada vaga no concurso público. Basta acreditar e trilhar o caminho certo. Se fosse só para gênio, acredite, eu não estaria lá, rsrsrs. Prepare-se exaustivamente em tempos de paz (antes da prova) para não sucumbir em tempos de guerra (dia da prova). O macete é a objetividade e a repetição até a exaustão, notadamente, no que se refere à realização de inúmeras questões. Estudar para concursos é como escovar os dentes, comer e dormir. Vira mais um item da rotina. Quando menos espera, vem a aprovação. Conhecer as regras do jogo é fundamental. O concursando que não sabe, por exemplo, o número de questões por disciplina e o tempo que terá em cada uma não está 4

5 caminhando no rumo certo. Os detalhes fazem toda a diferença, pois a concorrência é cada vez maior. Parabenizo pela decisão de virar concursando. De viver essa experiência extraordinária que mistura todos os tipos de emoções que o ser humano pode sentir. Você já deu um grande passo: iniciar com antecedência seus estudos. Acredite. É possível. Conte comigo! Rumo à aprovação!!! Para alcançarmos nosso objetivo, seguiremos o cronograma acima que abrange todo o conteúdo do nosso concurso. Trabalharemos diversas questões, tanto da banca CESPE, quanto questões relevantes de outras bancas. Então, mãos à obra!!! 3 - Conceito Fundamentais Imagine você recém-empossado na Câmara dos Deputados. É para imaginar mesmo, rs. Isso gera energia positiva. Seu chefe, muito exigente, já no primeiro dia de exercício te presenteia com diversos serviços: i) atender todos os pedidos de empréstimos de processos do arquivo corrente; ii) organizar os documentos do setor pela origem dos arquivos; iii) solicitar um determinado arquivo de segunda idade para consulta; iv) realizar a transferência de determinados documentos do arquivo corrente, tendo em vista que não são mais necessários no setor e, ainda, v) participar de um Grupo de Trabalho sobre organização de arquivo. Com um sorriso de canto de boca, ele imagina que você levará uma semana para começar a entender o que ele quer. O que seu chefe não sabia é que você fez curso no Ponto dos Concursos. Além disso, você gabaritou a prova. Para nos posicionarmos sobre a matéria e entendermos, de fato, o que significa as tarefas determinadas pelo suposto chefe, no exemplo acima, é essencial trazermos algumas definições. Entretanto, antes de entendermos as citadas tarefas, precisamos explorar detalhes dos conceitos que podem cair na sua prova, como já ocorreu em concursos anteriores. Veja, nosso principal objetivo é fazer você acertar as questões. Nesse contexto, vale o registro do conceito de arquivologia e arquivo extraídos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta. 5

6 3.1 - Arquivologia e Arquivo Arquivologia Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. Arquivo Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. No que tange ao conceito de arquivologia, também chamada de arquivística, vale registrar que na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos são observados princípios e técnicas. Veremos ao longo desta aula os princípios arquivísticos. Anote aí, esse assunto normalmente cai em prova. Observe que no exemplo acima seu chefe solicitou determinado documento para consulta. Imagine que você ao solicitar o documento recebe a resposta que o referido documento não foi encontrado. Calma, você não tem culpa. O fato é que a função básica do arquivo não foi cumprida, qual seja, tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda, conforme nos ensina Marilena Leite Paes. Não confunda função básica com finalidade dos arquivos. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Portanto, são funções básicas do arquivo: Guarda Conservação para permitir o acesso aos documentos pelos consulentes. Disponibilização 6

7 A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda. É a guarda, conservação e disponibilização dos documentos. Principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Por outro lado, do conceito de arquivo, extrai-se que os documentos produzidos e acumulados decorrem do desempenho das atividades da entidade ou pessoa. É importante ressaltar que os arquivos são acumulados naturalmente, tanto pela atividade meio quanto pela atividade fim, como consequência da realização das atividades da administração. Portanto, o arquivo não é formado, por exemplo, por meio de compra ou doação. Os arquivos servem de resguardo para o exercício das atividades realizadas, ou seja, como prova das atividades realizadas. Além disso, possui caráter orgânico que liga o documento a outros do mesmo conjunto. Como nos ensina Paes, um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Só para esquentar, veja como esses assuntos abordados até aqui foram cobrados em prova. 1. (CESPE/DPF/2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo. Gabarito: certo Nos termos do Dicionário de Terminologia Arquivísta, arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, 7

8 pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Observe que os arquivos são acumulados naturalmente, tanto pela atividade meio quanto pela atividade fim, como consequência da realização das atividades da administração. Os arquivos são acumulados naturalmente como consequência da realização das atividades da administração. 2. (CESPE/TELEBRÁS/2015) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o item a seguir. Independentemente do suporte ou do gênero, o arquivo da TELEBRAS é formado por documentos produzidos e recebidos, resultantes do desenvolvimento de atividades dessa empresa. Gabarito: Certo. De fato, o arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Por oportuno, quando se fala em gênero do documento está se referindo à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. Por exemplo: textuais, iconográficos, digitais. Fique tranquilo, vamos abordar esse assunto mais à frente. 8

9 3. (QUADRIX/CRO/2015) Segundo alguns autores, Arquivo é procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Atualmente Arquivo pode ser conceituado como "conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros". A partir dessa conceituação, assinale a alternativa correta para a função básica do arquivo. a) Tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. b) Ser um instrumento de guarda e controle dos números de registro do acervo histórico e acadêmico. c) Preservar a herança cultural dos países, representada principalmente pelas produções científicas. d) Promover a competência, o desenvolvimento de recursos e a infraestrutura de informação em ciência e tecnologia para a produção, socialização e integração do conhecimento científico-tecnológico. e) Gerar e disponibilizar toda a informação tecnológica e acadêmica existente no país. Gabarito: A Como nos ensina Marilena Leite Paes, a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda. Por oportuno, vale registar que, nos termos do Dicionário de Terminologia Arquivísta, acervo são os documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. 9

10 4. (ESAF/DNIT/2013) O arquivo é uma fonte de informação importante e estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a opção que identifica uma das características do arquivo. a) É colecionado por razões culturais. b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela atividade-meio. c) É colecionado para registrar a memória da organização. d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca. e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma organização. Gabarito E. O arquivo tem formação pela origem jamais por coleção. O arquivo tem formação natural, progressiva e orgânica como resultado das atividades desenvolvidas pela administração. 5. (ESAF/MF/2012) A principal finalidade dos arquivos é a) conservação de documentos para a história. b) servir à administração. c) manter os documentos de valor secundário. d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória. e) preservar os documentos de valor patrimonial. Gabarito B. Essa ficou fácil. Principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Seguindo em nossa aula, de pronto, precisamos conhecer os princípios da arquivologia. Esse assunto é bastante cobrado em prova. 10

11 3.2 - Princípios de Arquivologia O estudo dos princípios de arquivologia é fundamental para o perfeito entendimento da matéria, tendo em vista que os princípios de uma ciência constituem-se nos fundamentos que possibilitam o desenvolvimento das proposições relativas a esse objeto com uma maior coerência e segurança. Nesse sentido, vale ressaltar que os princípios da arquivologia estabelecem a diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São princípios da teoria arquivística Proveniência Organicidade Indivisibilidade Unicidade Cumulatividade O Princípio da Proveniência é o princípio que fundamenta as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. Além disso, com base nesse princípio surge a chamada pertinência territorial no qual diz que os arquivos devem permanecer custodiados no seu território de acumulação. Esse princípio é chamado de princípio do respeito aos fundos. Observe que como os arquivos 11

12 originários de uma instituição não se misturam a arquivos de outras origens, é possível identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. Esse princípio é o mais cobrado em prova. Ele fixa a identidade e origem do fundo. É universalmente aceito como a base teórica e prática da Arquivística. Por falar em fundos, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivísta, fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Por oportuno, vale registrar duas classificações relevantes para sua prova, quais sejam, fundo aberto e fundo fechado: a) Fundo Aberto - Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. O arquivo da Câmara dos Deputados, por exemplo, é considerado um fundo aberto. b) Fundo Fechado - Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Geralmente ocorre quando uma entidade produtora cessa suas atividades ou ocorre o falecimento de uma pessoa física. Por exemplo, a extinção de uma entidade da administração pública. Por falar em cessação de atividades, vale mencionar que nos termos do parágrafo 2º do art. 7º da Lei 8.159/1991, a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 12

13 Recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública; ou Cessação de atividades de instituições públicas transferência à instituição sucessora O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser preservado. Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora. É também chamado de princípio da ordem original. Observe que o conceito não orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como é recebido, afinal pode estar desorganizado, não ser integral ou, mesmo, não ser perceptível qualquer regra efetiva de organização. O ideal é buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a permitir sua utilização como prova da execução das atividades. O Princípio da Indivisibilidade (Integridade) é aquele que exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. A observância ao princípio da integridade arquivística contribui para a manutenção da inter-relação entre os documentos de arquivo, tendo em vista que a mutilação de um fundo arquivístico compromete o nexo existente entre o conjunto, prejudicando a análise e compreensão das funções e atividades desenvolvidas pela instituição. O Princípio da Unicidade disciplina que os documentos de arquivo devem conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte. Aquela futura Portaria de 13

14 designação da sua função na Câmara do Deputados, por exemplo, possui natureza única em função do contexto de determinada atividade oficial. O Princípio da Cumulatividade refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo. Em outras palavras, os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. 6. (CESPE/TELEBRAS/2015) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o item a seguir. O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados. Gabarito: Certo De fato, pelo princípio da territorialidade os arquivos devem permanecer custodiados no seu território de acumulação. 7. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. Manter o documento autêntico é um dos objetivos do princípio da territorialidade. Gabarito: Errado Como vimos, o princípio da territorialidade anuncia que os arquivos permaneçam custodiados no seu território de acumulação. Por outro lado, a autenticidade visa garantir que os documentos sejam criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. 14

15 8. (CESPE/FUB/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. A preservação do contexto de produção dos documentos de arquivo é obtida por meio da aplicação do princípio da ordem original. Gabarito: Certo. O Princípio da Organicidade anuncia que os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Observe que conservar a relação entre os documentos significa preservar o seu contexto de produção. A organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados. 9. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à arquivística, julgue o item a seguir. A aplicação do princípio da ordem original garante a manutenção da organicidade dos documentos de arquivo. Gabarito: Certo. O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser preservado. É também chamado de princípio do respeito à ordem original. 10. (CESPE/TC-DF/2014) Julgue os itens a seguir, acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia. O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. 15

16 Gabarito: Certo. De pronto, cabe mencionar que fundo é o conjunto de documento de uma mesma proveniência (instituição). Nesse sentido, como o princípio da proveniência anuncia que os arquivos originários de uma instituição não se misturam a arquivos de outras origens, por esse princípio é possível identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. 11. (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue. O princípio de respeito aos fundos ou o princípio da proveniência postula que não devem ser misturados documentos produzidos por entidades diferentes. Gabarito: Certo. Perfeito. Como vimos, o princípio da proveniência é o princípio que fundamenta as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens Órgãos de Documentação Ao longo de muitos anos os conceitos de arquivo, biblioteca e museu se confundiram. Ocorre que estas instituições tinham o mesmo objetivo: guardar documentos. Elas funcionavam como grandes depósitos de documentos, produzidos pelo homem. Entretanto, pouco a pouco, com a evolução histórica, os fatores culturais e tecnológicos foram decisivos para diferenciar os objetivos de cada tipo de acervo. Nesse sentido, cabe-nos trazer a definição dos citados acervos. 16

17 Arquivo É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca É o conjunto de material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museu É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetivos de valor cultural. Pessoal, a ideia não é decorar essas definições. O mais importante é saber os objetivos comuns dos acervos e, notadamente, suas diferenças, ok? Isso que o examinador quer saber de você. A partir das definições acima, constatamos que tanto o arquivo quanto a biblioteca e o museu têm a função de guarda de documentos. Além disso, objetivam dar acesso a esses documentos, bem como preservá-los. Portanto, são objetivos comuns dos arquivos, biblioteca e museus: 1 Guarda de documentos; 2 Preservação de documentos; e 3 Dar acesso a documentos. Por outro lado, no que tange às diferenças entre os acervos, verifica-se que o arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade). Já a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente cultural. Não esqueça! O arquivo também pode ter caráter cultural. Mas a função essencial do arquivo é funcional e administrativa, ok? Como vimos, os documentos de um arquivo são produzidos ou recebidos pela própria instituição na consecução de seus objetivos. Portanto, os arquivos são acumulados. Os documentos de uma biblioteca e de um museu são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta. 17

18 Além disso, biblioteca e museu são constituídos de coleções temáticas. Vale registrar, também, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou limitado número de cópia (princípio da unicidade), como, por exemplo, sua Portaria de nomeação na Câmara dos Deputados. Os documentos das bibliotecas são feitos em numerosos exemplares (dicionário da língua portuguesa). Segundo Marilena Leite Paes, o termo arquivo possui inúmeros significados. Também pode ser usado para designar: conjunto de documentos; móvel para guardar documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. Pois bem, não só de teoria um concursando profissional sobrevive, certo? Então (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue. O arquivo é um órgão colecionador cujos conjuntos documentais estão reunidos segundo a sua origem e função. Gabarito: Errado Verificamos que arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca e museu é que são constituídos de coleções temáticas. 18

19 13. (CESPE/DPF/2014) Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. Gabarito: Errado. Os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência da realização das atividades da administração. Arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade). Por outro lado, a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente cultural. O arquivo também pode ter caráter cultural. Mas a função essencial do arquivo é funcional e administrativa. Por oportuno, vale registrar que biblioteca e museu é que são constituídos de coleções temáticas. 14. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. Gabarito: Errado. Observe como esse assunto é bastante explorado. De fato, os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência da realização das atividades da administração. 15. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta devem ser considerados como arquivos. 19

20 Gabarito: Errado. Verificamos que os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência da realização das atividades da administração. O acervo de uma biblioteca e de um museu é que são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta. 16. CESPE/STF/2013) Acerca dos princípios e conceitos da arquivística, julgue os itens que se seguem. A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. Gabarito: Certo Essa é uma das diferenças entre os acervos (arquivístico, bibliográfico e museológico). O arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade). Já a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente cultural. 17. (FCC/TRT 3ª Região/ 2015). Ao contrário dos arquivos, as bibliotecas (exceção feita às que dispõem do depósito legal) constituem seu acervo a partir de a) recolhimento. b) compra, doação ou permuta. c) transferência. d) processo sedimentar. e) processo de acumulação. Gabarito: B 20

21 Essa foi fácil. Os documentos de uma biblioteca são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta. 18. (FCC/TRT RR Região/ 2015). Ao contrário dos documentos de biblioteca, os documentos de arquivo a) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam e do estilo em que são redigidos. b) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas no desempenho de suas funções. c) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a assinatura de personagens famosos. d) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de trabalhos científicos ou acadêmicos. e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas, em exemplares únicos. Gabarito: B Os documentos de arquivo são acumulação no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos. Observe que são os documentos de biblioteca e museu que são constituídos por coleções temáticas. O arquivo também pode ter caráter cultural/histórica. É o caso dos arquivos permanentes. Mas a função essencial do arquivo é funcional e administrativa. Interesse exclusivo ao pesquisador e à produção de trabalhos científicos ou acadêmicos é da biblioteca e do museu. Segundo o princípio da organicidade, os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Por fim, em respeito ao princípio da unicidade, os documentos têm caráter único (são únicos porque foram produzidos de forma diferente de todos os demais). Assim, normalmente, são produzidos em uma única via. Entretanto, há a possibilidade de serem produzidos em um número limitado de cópias. 21

22 19. (ESAF/MF/2012). Indique o que distingue o arquivo do centro de documentação, da biblioteca e do museu. a) O objetivo cultural. b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel. c) A coleção feita por compra ou doação. d) O conjunto orgânico de documentos. e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza. Gabarito: D De início, cabe esclarecer que centro de documentação é a instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações. O caráter orgânico dos documentos de arquivo está relacionado ao fato de os documentos serem produzidos por um organismo ou órgão no decorrer de suas atividades. Portanto, nesta questão, o que distingue o arquivo da biblioteca e do museu é que o arquivo é um centro orgânico de documentos CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO Os documentos que transitam pela instituição são classificados em fases ou estágios (correntes, intermediários e permanentes). A Teoria das três idades trata do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Cabe destacar que a fase do documento está relacionada a sua frequência de uso, bem como, o valor administrativo ou histórico presentes ou não nos documentos. A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos produzidos pela administração. Tal medida levou a administração melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Vale registrar que essa medida visa à economia de recursos com a redução dos espaços ocupados com arquivos em locais mais dispendiosos. 22

23 Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou histórico. A seguir, vamos apresentar as três fases dos arquivos. Assunto bastante cobrado em prova. Arquivo corrente ou de primeira idade Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Portanto, o critério que define tal fase do documento é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Estes tipos de documentos estão geralmente localizados próximos aos seus setores. São conhecidos pela terminologia arquivística como arquivos ativos. Vale ressaltar que tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Diversas atividades são realizadas no âmbito da fase corrente dos arquivos, dentre as quais, protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos. Veremos esses conceitos mais adiante no curso. Arquivo intermediário ou de segunda idade - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação (recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação). Eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser transferidos para um arquivo geral. Apesar de serem transferidos para o arquivo geral, eles ainda pertencem aos setores produtores. Em outras palavras, 23

24 o arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Juntamente com o arquivo corrente, o arquivo intermediário é possuidor de valor primário, ou seja, administrativo. Esse valor administrativo é menor que na fase corrente. Arquivo permanente ou de terceira idade - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor históricocultural (secundário). Vale registrar que os arquivos permanentes são abertos ao publico para pesquisa. Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público. Resumindo... Arquivo Corrente Primeira fase do ciclo de vida dos documentos; Valor Primário (administrativo); Podem ser eliminados; Consultados frequentemente; Devem permanecer próximos ao produtores. 24

25 Segunda fase do ciclo de vida dos documentos; Valor primário reduzido (administrativo); Podem ser eliminados; Documentos com baixa frequência de consulta; Aguardam a eliminação ou guarda permanente; Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata; Consulta restrita ao órgão produtor. Arquivo Permanente Teceira fase do ciclo de vida dos documentos; Documentais de valor histórico: probatório ou informativo; Guarda definitiva ( não pode ser eliminado); Possui fins científicos, sociais e culturais; Consulta liberada ao público. 25

26 Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa (valor primário), ou seja, os documentos não nascem com valor histórico (valor secundário). O valor histórico, geralmente, é adquirido após transcorrido um determinado período. O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa Mudança de Fase Conforme vimos acima, segundo a Teoria das Três Idades, os arquivos são considerados em correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primários e secundários, certo? Observe que tanto o arquivo corrente quanto o arquivo intermediário podem ser eliminados. Além disso, eles podem mudar de fase. Isso mesmo, o arquivo corrente pode passar para a fase do arquivo intermediário ou diretamente para a fase do arquivo permanente, bem como o arquivo intermediário pode passar para a fase do arquivo permanente. 26

27 O procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária é denominado TRANSFERÊNCIA. Por outro lado, o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a fase permanente é denominado RECOLHIMENTO. Acredite, isso cai muito em prova. Vou até caprichar no desenho para você lembrar no dia do seu certame. PODE SER ELIMINADO PODE SER ELIMINADO 27

28 20. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário. Gabarito: Certo De fato, os documentos que se encontram no arquivo corrente e intermediário possuem valor primário, ou seja, valor administrativo para a instituição. Caso contrário, seriam eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente que, por sua vez, possui valor secundário ou histórico. Vale ressaltar que o valor administrativo do documento na fase intermediária é menor que na fase corrente. 21. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. O valor informativo está contido no valor secundário e se relaciona à capacidade do documento de provar os atos de uma administração. Gabarito: Errado De fato, o valor informativo está contido no valor secundário, assim como o valor probatório. Até ai tudo bem. Entretanto, o valor informativo contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. 28

29 Por outro lado, o valor probatório comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição. Portanto, o enunciado inverteu os conceitos de valor informativo e probatório, o que invalidou a questão. 22. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à arquivística, julgue o item a seguir. Recolhimento designa a formação progressiva, natural e orgânica do arquivo. Gabarito: Errado. Recolhimento é o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a fase permanente. Entrou no arquivo permanente o procedimento é recolhimento, ok? 23. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão de documentos, julgue o item subsequente. Os documentos, após serem transferidos, devem ser guardados em caráter definitivo. Gabarito: Errado. Transferência é o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária. Na fase intermediária, os documentos podem ser eliminados ou recolhidos à fase permanente. Após serem RECOLHIDOS é que os documentos devem ser guardados em caráter definitivo, pois na fase permanente os documentos não podem ser eliminados. 29

30 24. (CESPE/FUB/2015) Com relação a protocolos, arquivos correntes e intermediários, julgue o próximo item. É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades. Gabarito: Certo O arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Eles são consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Portanto, é adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados. 25. (CESPE/FUB/2015) No que se refere a transferência, recolhimento e eliminação documental, julgue o item subsequente. Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo. Gabarito: Errado. Observe que um documento do arquivo corrente já nesta fase pode ser eliminado ou recolhido diretamente ao arquivo permanente sem ser transferido ao arquivo intermediário. Além disso, um arquivo após ser recolhido à fase permanente não poderá ser eliminado. Nesse sentido, a questão erra ao mencionar que os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo. 30

31 26. Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos e da legislação específica, julgue os itens que se seguem. A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de diminuição dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizações. Gabarito: Certo A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos produzidos pela administração. Tal medida levou a administração a melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Vale registrar que essa medida também visa à economia de recursos com a redução dos espaços ocupados com arquivos em locais mais dispendiosos. 27. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Sobre os conceitos básicos de arquivamento, leia as afirmativas. I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente. Está incorreto o que se afirma em: a) somente quatro das afirmações. b) somente três das afirmações. c) nenhuma das afirmações. d) somente duas das afirmações. e) somente uma das afirmações. 31

32 Gabarito: C Item I correto. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, tabela de temporalidade é o Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Portanto, a tabela de temporalidade visa exatamente definir o prazo de guarda de documentos do arquivo corrente e intermediário. Veremos esse assunto na próxima aula. Item II correto. Tanto os documentos do arquivo corrente quanto do arquivo intermediário possuem valor primário, ou seja, valor administrativo. O documentos do arquivo correntes podem ser eliminados, transferidos para o arquivo corrente ou recolhido ao arquivo permanente. Os documentos do arquivo intermediário podem ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Diferentemente, os documentos do arquivo permanente não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor históricocultural ( secundário). Item III correto. Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou histórico. Observe que já na fase corrente os documentos podem ser eliminados, não sendo transferidos para a fase corrente ou recolhidos ao arquivo permanente. Item IV correto. Transferência é o procedimento de passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Item V correto. Recolhimento é o procedimento de passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 32

33 28. (QUADRIX/CRN/2014) Ao organizar uma seção de documentos, um funcionário se deparou com as plantas do prédio em que trabalha, a Ata de criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já utilizados. Considerando a teoria das três idades, este material deverá ser arquivado juntamente com os documentos: a) correntes. b) intermediários. c) permanentes d) usuais. e) de vida média. Gabarito: C Conforme vimos, arquivo permanente são preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. Portanto, os citados documentos, quais sejam, as plantas do prédio em que trabalha, a Ata de criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já utilizados deverão ser arquivados juntamente com os documentos do arquivo permanente. 33

34 29. (FGV/CODEMIG/2015) A aplicação do princípio da proveniência tem como resultado e elimina, respectivamente: a) o ciclo vital dos documentos; possibilidade de perda dos documentos; b) a gestão de documentos; possibilidade de dispersão dos documentos; c) o fundo de arquivo; possibilidade de destruição dos documentos; d) o ciclo vital dos documentos; possibilidade de destruição dos documentos; e) o fundo de arquivo; possibilidade de dispersão dos documentos. Gabarito: E Comentário Observe que o princípio da finalidade que é chamado de princípio do respeito ao fundo diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. Já sabemos que fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Sendo assim, o resultado do princípio da proveniência é o fundo de arquivo (arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade) e, por outro lado, elimina a possibilidade de dispersão dos documentos, ou seja, de os arquivos se misturarem a arquivos de outras origens. 30. (FGV/CODEMIG/2015) O conceito do ciclo de vida dos documentos define as três idades, que na prática são difíceis de estabelecer. Assim, é necessário que sejam consideradas outras noções, que também são base da arquivística: a) princípios de respeito aos fundos e da territorialidade; b) de gênero e suporte; c) de tipo e gênero; d) valores primário e secundário; e) gestão de documentos e da informação. Gabarito: D 34

35 Comentário A fase do documento está relacionada a sua frequência de uso, bem como, o valor administrativo (primário) ou histórico (secundário) presentes ou não nos documentos. Os arquivos de primeira e segunda idade possuem valor administrativo (primário). Já os arquivos de terceira idade possuem valor histórico (secundário). 31. (FGV/ Câmara Municipal de Caruaru PE/2015) Segundo a teoria das três idades, os arquivos que têm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando os prazos, são os arquivos a) correntes. b) intermediários. c) permanentes. d) de primeira idade. e) de terceira idade. Gabarito: B Os documentos do arquivo intermediário são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser transferidos para um arquivo geral. Aguardam a eliminação ou guarda permanente. 35

36 32. (FGV/DPE-MT/2015) A adoção da Teoria das 3 idades revolucionou as técnicas arquivísticas e, consequentemente, o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, os arquivos passam a) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente, de acordo com as espécies documentais neles contidas. b) por 3 procedimentos técnicos distintos de arquivamento: eventual, intermediário e inativo, de acordo com o valor dos documentos. c) por 3 finalidades distintas de arquivamento: ativo, inativo e corrente, de acordo com os assuntos dos documentos. d) por 3 finalidades distintas de arquivamento: histórico, probatório e informativo, de acordo com o uso que se faz dos documentos. e) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente, de acordo com o uso que se faz dos documentos. Gabarito: E Em que pese a alternativa E ser a mais adequada, já que pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso e valor do documento, vale registrar que os documentos não passam, necessariamente, pelos três estágios do ciclo de vida. Ora, os arquivos já na fase corrente podem ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. 36

37 33. (FGV/TJ-GO/2014) Todos os princípios arquivísticos devem estar na raiz da organização e do funcionamento dos arquivos. Analise os seguintes princípios: I a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas; II o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Referem-se, respectivamente, aos princípios: a) unicidade e organicidade; b) cumulatividade e organicidade; c) organicidade e cumulatividade; d) organicidade e unicidade; e) integridade e organicidade. Gabarito: C Pela organicidade os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser preservado. Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora. Por sua vez, a cumulatividade refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo. 37

38 34. (FGV/TJ-GO/2014) De acordo com as características dos acervos dos órgãos de documentação, ao se deparar com um livro científico, o profissional da informação o identifica como um documento de: a) museu; b) biblioteca; c) arquivo público; d) arquivo institucional; e) centro de documentação. Gabarito: B Comentário A biblioteca e museu são constituídos de coleções temáticas. Por sua vez, biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Sendo assim, livro científico é um documento de biblioteca. 35. (FGV/Câmara Municipal de Recife-PE/2014) Durante muito tempo os arquivistas cometeram muitos erros, alguns irreparáveis, ao organizar os arquivos por assunto, por tema ou por algum outro fator. Segundo os autores canadenses Rousseau e Couture, o princípio que deu uma personalidade disciplinar própria aos arquivistas, fornecendo-lhes uma maneira original de abordar os arquivos e permitindo-lhes evitar esses erros, é o princípio: a) da pertinência; b) da unicidade; c) do respeito aos fundos; d) da integridade arquivística; e) do respeito à ordem original. 38