Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico

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1 Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico

2 Secretaria de Estado da Administração - SEA Gestão de Pessoas Sistemas administrativos Gestão de Materiais e Serviços Gestão Patrimonial Ouvidoria Gestão de Tecnologia da Informação e Governança Eletrônica Gestão Documental

3 Sistema de Protocolo Padrão - SPP Antigo sistema Década de anos Utilizado por 80 órgãos do Estado de Santa Catarina Registro dos dados do processo Registro das tramitações Consultas Relatórios Centralizado nos protocolos Internamente somente fisicamente Cadastros em cada órgão Sem padronização assuntos, interessados, setores. Gestão documental ineficiente

4 Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) Criado para otimizar o gerenciamento de processos administrativos, tornando a autuação e tramitação mais eficiente, célere e segura. Administração Direta Autarquias Fundações

5 Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) Objetivos Reduzir burocracia Eliminar gradativamente o papel Tramitação por meio digital Gestão dos processos físicos e digitais Inclusão de peças processuais Garantia de autoria e autenticidade certificados digitais Visualização dos processos de forma eletrônica Transparência e segurança das informações Padronização das informações Controle na gestão documental Armazenamento e resgate das informações Integrações com outros sistemas corporativos

6 Ciclo de vida do projeto SGP-e Ciclo de Vida do Projeto SGP-e 2008 Montagem do Edital Processo de Licitação 2011 Reestruturação dos Órgãos e Equipe SGP-e Processos Digitais Formulários eletrônicos Mapeamento de processos 2ª Instrução Normativa 2014 Início da Implantação Módulo Gestão Arquivística Digitalização Novas capacitações 2009 Assinatura Contrato Levantamento e Implantação do SGP-e - Piloto na SEA 2012 Implantação Nova Versão Módulos Sigilo, Correspondência Início Classes 2015 Melhorias de infraestrutura Piloto do Navegador de Documentos Visualização Cronológica Avaliação/Destinação 2010 Finalização do Piloto Estabilização do Sistema Implantação /capacitação nos órgãos Início Integrações 1ª Instrução Normativa 2013 Nova Metodologia Processos Digitais N1/N2/N Implantação SCTD Expansão do Navegador

7 Números do Sistema SGP-e Atualmente - 97 órgãos Número de usuários cadastrados (2009) / (2010) (2011) / (2012) / (2013) / (2014) / (2015) / (agosto 2016) Cadastro Processos / Documentos (2009) / (2010) / (2011) / (2012) / (2013) / (2014) / (2015) / (agosto 2016) Acessos diários (2015) / (agosto 2106) A estrutura organizacional está em constante adequação.

8 Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico SGP-e

9 Processo Digital Redução de custo (logística, papel, tinta de impressora, etiquetas, capas de processo, correios) Reduz tempo de tramitação Reduz procedimentos administrativos manuais (carimbo, paginação, etc.) Armazenamento eletrônico dos processos e documentos administrativos Agilidade no resgate das informações

10 Processo Digital Infraestrutura necessária Certificados digitais para autuação e trâmite de processos digitais Scanners para digitalização dos documentos Protocoladora digital para obtenção da data e hora seguras

11 Mapeamento de Processos Digitais Mapeamento das etapas do processos Identificação dos pontos de assinatura Modelagem em Workflow

12 Implantação dos Processos Digitais Metodologia > Nível 1 Digitalização + Ass.Digital Sistema pronto para implantação Governo sem papel > Nível 2 N1 + Workflow 75% do sistema pronto para implantação 25% Desenho do Workflow > Nível 3 (N3) N2 + Formulário Eletrônico 25% do sistema pronto para implantação 25% Desenho do Workflow 50% Customização do Formulário

13 Formulários Específicos Utilização de formulários específicos por assunto Facilidade no preenchimento de informações Padronização das solicitações dos usuários

14 Modelo de Documentos Permite o cadastro e controle de modelos de documentos, através de editor integrado ao sistema Gera documentos digitais a partir dos modelos previamente cadastrados

15 Controle de Acesso - Sigilo Controle de Acesso por interessado e peças do processo Restrição de usuários e setores Funcionalidade integrada no cadastro de documentos e processos Flexibilidade em criar combinações para regras de Sigilo

16 Relatórios

17 Portal Transparência Acesso facilitado a informações e solicitação de serviços Acompanhamento em tempo real

18 Integrações SCTT Mobile Diário online Sincronização assuntos Dados processos Gestão Educacional (SERIENET) Publicação Licitação Dados interessados Recursos Humanos (SIGRH) Dados interessados Dados Aposentadoria Dados Licença Prêmio SGP-e Gestão de Veículos (GVE) Dados de veículos Gestão de Arrecadação (SAT) Dados interessados Gestão de Orçamento (SIGEF) Dados interessados

19 Módulo Gestão Arquivística Gestão de Documentos do Estado em formato digital Padrão e-arq Brasil Etapas de Produção Recebimento Encaminhamento Acesso Guarda Segura Documentos seguros de acordo com a temporalidade.

20 Módulo Gestão Arquivística CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA Geração de arquivos Possibilidade de geração de arquivos à partir dos seguintes meios: Modelos elaborados Crie documentos a partir de modelos elaborados como padrão. Mesclagem de documentos a partir de regras definidas. Scanner Crie documentos em seu scanner e envie diretamente para o gerenciador. Upload do seu computador Envie arquivos do seu computador nos mais diversos formatos. Conversor de PDF Converta documentos nos mais diversos formatos para o formato PDF.

21 Módulo Gestão Arquivística CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA Indexação de conteúdo Aprimore suas pesquisas dos processos utilizando os índices de indexação. Plano de Classificação Integração com o módulo: SCTD - Plano de classificação e temporalidade documental Vocabulário Controlado Tabela de Assunto: Possibilita incluir documento com estrutura de nomes padrão.

22 Módulo Gestão Arquivística CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA Colaboração Gestão de Conteúdo Web Soluções para simplificar significativamente os processos de criação, gestão, publicação, distribuição e arquivamento de conteúdos. Comentários Inclua comentários ao documento. Armazenamento Seguro Armazena documentos em repositório externo com redundância. Versionamento Controle de versões diferentes da mesma informação com revisões e interpretações. Pesquisa e Navegação Encontre a informação e os seus contextos associados. Visualização Visualize de maneira clara arquivos armazenados. Armazenamento de documentos em espaços: individuais, grupo e geral; Manipulação em recursos em um diretório; Propriedades associadas a determinados recursos; Pesquisar o conteúdo as propriedades de arquivos em um diretório; Informar a localização física de documentos; Fila de trabalho de documentos: enviados e recebidos;

23 Módulo Gestão Arquivística CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA PDF Conversão dos documentos do repositório para o formato PDF, permitindo pesquisas de conteúdo. Integração Permite a integração com o módulo de processos Assinatura Digital Assinatura de documento nos padrões (ICP-Brasil), possibilitando verificar a integridade e a autoria de um documento eletrônico.

24 Navegador de Documentos Inserir documentos eletrônicos ou digitalizados - documentos sem cadastro ou legado Visualizar documentos em estrutura de pastas Avaliação, notificação e destinação de processos e documentos por órgão Importador em lote e OCR

25 Visualização Cronológica Nova visão gráfica permite a análise das informações históricas dos processos Permitir ao usuário construir fatos, eventos e associações de diferentes perspectivas Possibilitar interação do usuário com o diagrama cores, texto, importação

26 Sistema de Classificação e Tabela de Documentos - SCTD Antigo SCTT Sistema de Classificação e Tabela de Temporalidade. Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Tabela de Assuntos do Estado de Santa Catarina. Funcionalidade de edição, análise, validação, aprovação e publicação. Permite emissão de Relatórios do Plano e Tabelas. Consultas dos Planos e seu histórico. Responsável - Gestão Documental - GEDOC.

27

28 Avaliação e Destinação Termos Gerar o termo para eliminar os processos e documentos. Eliminação Efetuar a eliminação dos documentos que compõem o processo conforme a tabela de temporalidade Gestão e Guarda Realizar a gestão e guarda de processos e documentos conforme tabela de temporalidade Listas Gerar listagem para eliminação de processos e documentos

29 Armazenamento seguro Gestão de Conteúdo Repositório SGPe CAS CAS Armazenamento seguro de documentos digitais e conteúdo não estruturado.

30 Suporte Equipe de Suporte SEA Ensino a Distância EAD Capacitação contínua aos usuários Manuais específicos no site informativo do SGP-e Glossário e Help dentro do próprio sistema

31 Sistema de Gestão Protocolo Eletrônico Equipe de Suporte

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