Aula 00. Lincoln Barros. ARQUIVOLOGIA Aula Demonstrativa Professor: Lincoln Barros. Prof.

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1 Aula 00 ARQUIVOLOGIA Aula Demonstrativa Professor: Lincoln Barros 1

2 Aula 00 Aula Demonstrativa Aula Conteúdo Programático Data Noções de Arquivologia: Noções Fundamentais de Arquivo; Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes. Protocolo; Código de Classificação; Tabela de Temporalidade. Noções Básicas de Conservação e Preservação de Documentos. Noções de Métodos de Arquivamento. Noções Básicas de Atendimento ao Público: Qualidade no Atendimento (parte 1). Noções Básicas de Atendimento ao Público: Qualidade no Atendimento (parte 2). Noções Básicas de Logística: Principais Atividades e Funções; Logística e suas Inter-Relações com o Setor de Compras e Armazenagem. Logística e suas Inter-Relações com o Setor de Movimentação, Planejamento e Programação; Logística e Distribuição. 09/02/ /03/ /03/ /03/ /04/ /04/ /04/

3 Tópicos da Aula 1. Introdução Apresentação Conceitos Fundamentais Arquivologia e Arquivo Princípios de Arquivologia Órgãos de Documentação Ciclo Vital Arquivístico Mudança de Fase Natureza dos Documentos Tipos de Arquivamento Classificação dos Arquivos Tipologias documentais e suportes físicos Resumo da Aula Questões Comentadas na Aula Introdução Olá, concursando! É um grande prazer auxiliá-lo na preparação para realização desse excelente concurso. Além da remuneração bastante atrativa, certamente, você ficará muito satisfeito em fazer parte do quadro de pessoal da UNIRIO. O cargo é para nível médio. Assim, o candidato deve possuir certificado de conclusão de curso de ensino Intermediário (antigo 2º grau) devidamente registrado, expedido por instituição de ensino reconhecida pelo MEC. Temos um tempo razoável para trabalharmos todos os tópicos de arquivologia e realizar diversas questões. Vale registrar que abordaremos neste curso os seguintes assuntos do Edital: 3

4 4. Noções básicas de logística: Principais atividades e funções; Logística e suas Inter-relações com o setor de Compras e Armazenagem; Logística e suas Inter-relações com o setor de Movimentação, Planejamento e Programação; Logística e Distribuição. 5. Noções básicas de atendimento ao público: Qualidade no atendimento. 6. Noções de Arquivologia: Noções fundamentais de arquivo; arquivos correntes, intermediários e permanentes; protocolo, código de classificação; tabela de temporalidade. Noções básicas de conservação e preservação de documentos. Noções de métodos de arquivamento. de documentos. Fique esperto, uma boa estratégia é fundamental para você alcançar sua aprovação. Não adianta comprar vários livros de arquivologia, de Logística e de Atendimento ao Público, dedicar um período enorme de tempo e se prejudicar nas demais disciplinas. Da mesma forma, não se deve abandonar esses conteúdos, pois o acerto das questões dessas disciplinas pode determinar sua aprovação. Essa é nossa finalidade: fazer você acertar todas as questões de desses assuntos. A proposta deste curso é abordar os tópicos previstos no Edital, priorizando os assuntos mais recorrentes. A ideia é trazer um material na medida. Sei a quantidade de matéria que você precisa estudar. Já passei por isso. Abordaremos todo o assunto de forma objetiva. Sendo assim, trarei a abordagem do tema e, em seguida, vamos entrar na cabeça do examinador. Em outras palavras, vamos entender como o assunto é cobrado e o que é mais cobrado. Ao final, resumirei o conteúdo abordado na aula, de forma que você possa fazer uma boa revisão na semana da prova. Recomendo estudar apenas por esse material. Já é o suficiente para alcançar um excelente resultado na prova. 2 - Apresentação Gostaria de me apresentar para que você possa me conhecer melhor. Sou formado em Ciências Navais, com ênfase em administração pela Escola Naval. Após alguns anos de oficialato, resolvi me dedicar a concursos públicos. A jornada foi árdua, mas extremamente recompensadora. O mais difícil foi aprender a estudar para concursos públicos, a fim de alcançar a aprovação. Exatamente isso. O que ocorre com a maioria dos candidatos que não 4

5 conseguem fazer uma boa prova é não saber se preparar adequadamente. Foque no que realmente é importante. Como? Seguindo as dicas de quem já viveu essa fase da vida. Depois de entender como funciona a preparação para concurso público, obtive êxito em alguns concursos, como, por exemplo, Auditor Fiscal do ISS de Nova Iguaçu, Analista Tributário da Receita Federal do Brasil, cargo que ocupei por dois anos, e Analista Técnico da Superintendência de Seguros Privados - SUSEP, cargo que atualmente ocupo. Essa breve apresentação é simplesmente para lhe dizer que é possível alcançar a tão sonhada vaga no concurso público. Basta acreditar e trilhar o caminho certo. Se fosse só para gênio, acredite, eu não estaria lá, rsrsrs. Prepare-se exaustivamente em tempos de paz (antes da prova) para não sucumbir em tempos de guerra (dia da prova). O macete é a objetividade e a repetição até a exaustão, notadamente, no que se refere à realização de inúmeras questões. Estudar para concursos é como escovar os dentes, comer e dormir. Vira mais um item da rotina. Quando menos espera, vem a aprovação. Conhecer as regras do jogo é fundamental. O concursando que não sabe, por exemplo, o número de questões por disciplina e o tempo que terá em cada uma não está caminhando no rumo certo. Os detalhes fazem toda a diferença, pois a concorrência é cada vez maior. Parabenizo pela decisão de virar concursando. De viver essa experiência extraordinária que mistura todos os tipos de emoções que o ser humano pode sentir. Você já deu um grande passo: iniciar com antecedência seus estudos. Acredite. É possível. Conte comigo! Rumo à aprovação!!! Para alcançarmos nosso objetivo, seguiremos o cronograma acima que abrange todo o conteúdo do nosso concurso. Trabalharemos diversas questões, tanto da banca UNIGRANRIO, quanto questões relevantes de outras bancas. Então, mãos à obra!!! 5

6 3 - Conceito Fundamentais Imagine você recém-empossado na UNIRIO. É para imaginar mesmo, rs. Isso gera energia positiva. Seu chefe, muito exigente, já no primeiro dia de exercício te presenteia com diversos serviços: i) atender todos os pedidos de empréstimos de processos do arquivo corrente; ii) organizar os documentos do setor pela origem dos arquivos; iii) solicitar um determinado arquivo de segunda idade para consulta; iv) realizar a transferência de determinados documentos do arquivo corrente, tendo em vista que não são mais necessários no setor e, ainda, v) participar de um Grupo de Trabalho sobre organização de arquivo. Com um sorriso de canto de boca, ele imagina que você levará uma semana para começar a entender o que ele quer. O que seu chefe não sabia é que você fez curso no Ponto dos Concursos. Além disso, você gabaritou a prova. Para nos posicionarmos sobre a matéria e entendermos, de fato, o que significa as tarefas determinadas pelo suposto chefe, no exemplo acima, é essencial trazermos algumas definições. Entretanto, antes de entendermos as citadas tarefas, precisamos explorar detalhes dos conceitos que podem cair na sua prova, como já ocorreu em concursos anteriores. Veja, nosso principal objetivo é fazer você acertar as questões. Nesse contexto, vale o registro do conceito de arquivologia e arquivo extraídos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta Arquivologia e Arquivo Arquivologia Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. 6

7 Arquivo Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. No que tange ao conceito de arquivologia, também chamada de arquivística, vale registrar que na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos são observados princípios e técnicas. Veremos ao longo desta aula os princípios arquivísticos. Anote aí, esse assunto normalmente cai em prova. Observe que no exemplo acima seu chefe solicitou determinado documento para consulta. Imagine que você ao solicitar o documento recebe a resposta que o referido documento não foi encontrado. Calma, você não tem culpa. O fato é que a função básica do arquivo não foi cumprida, qual seja, tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda, conforme nos ensina Marilena Leite Paes. Não confunda função básica com finalidade dos arquivos. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Portanto, são funções básicas do arquivo: Guarda Conservação para permitir o acesso aos documentos pelos consulentes. Disponibilização A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda. É a guarda, conservação e disponibilização dos documentos. Principal finalidade dos arquivos é servir à administração. 7

8 Por outro lado, do conceito de arquivo, extrai-se que os documentos produzidos e acumulados decorrem do desempenho das atividades da entidade ou pessoa. É importante ressaltar que os arquivos são acumulados naturalmente, tanto pela atividade meio quanto pela atividade fim, como consequência da realização das atividades da administração. Os arquivos servem de resguardo para o exercício das atividades realizadas, ou seja, como prova das atividades realizadas. Além disso, possui caráter orgânico que liga o documento a outros do mesmo conjunto. Como nos ensina Paes, um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Só para esquentar, veja como esses assuntos abordados até aqui foram cobrados em prova. 1. (CESPE/DPF/2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo. Gabarito: certo Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta, arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Observe que os arquivos são acumulados naturalmente, tanto pela atividade meio quanto pela atividade fim, como consequência da realização das atividades da administração. 8

9 Os arquivos são acumulados naturalmente como consequência da realização das atividades da administração. 2. (CESPE/TELEBRÁS/2015) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o item a seguir. Independentemente do suporte ou do gênero, o arquivo da TELEBRAS é formado por documentos produzidos e recebidos, resultantes do desenvolvimento de atividades dessa empresa. Gabarito: Certo. De fato, o arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Por oportuno, quando se fala em gênero do documento está se referindo à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. Por exemplo: textuais, iconográficos, digitais. Fique tranquilo, vamos abordar esse assunto mais à frente. 9

10 3. (QUADRIX/CRO/2015) Segundo alguns autores, Arquivo é procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Atualmente Arquivo pode ser conceituado como "conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros". A partir dessa conceituação, assinale a alternativa correta para a função básica do arquivo. a) Tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. b) Ser um instrumento de guarda e controle dos números de registro do acervo histórico e acadêmico. c) Preservar a herança cultural dos países, representada principalmente pelas produções científicas. d) Promover a competência, o desenvolvimento de recursos e a infraestrutura de informação em ciência e tecnologia para a produção, socialização e integração do conhecimento científico-tecnológico. e) Gerar e disponibilizar toda a informação tecnológica e acadêmica existente no país. Gabarito: A Como nos ensina Marilena Leite Paes, a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda. 10

11 Por oportuno, vale registar que, nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta, acervo são os documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. 4. (ESAF/DNIT/2013) O arquivo é uma fonte de informação importante e estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a opção que identifica uma das características do arquivo. a) É colecionado por razões culturais. b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela atividade-meio. c) É colecionado para registrar a memória da organização. d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca. e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma organização. Gabarito E. O arquivo tem formação pela origem jamais por coleção. O arquivo tem formação natural, progressiva e orgânica como resultado das atividades desenvolvidas pela administração. 5. (ESAF/MF/2012) A principal finalidade dos arquivos é a) conservação de documentos para a história. b) servir à administração. c) manter os documentos de valor secundário. d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória. e) preservar os documentos de valor patrimonial. Gabarito B. 11

12 Essa ficou fácil. Principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Seguindo em nossa aula, de pronto, precisamos conhecer os princípios da arquivologia. Esse assunto é bastante cobrado em prova Princípios de Arquivologia O estudo dos princípios de arquivologia é fundamental para o perfeito entendimento da matéria, tendo em vista que os princípios de uma ciência constituem-se nos fundamentos que possibilitam o desenvolvimento das proposições relativas a esse objeto com uma maior coerência e segurança. Nesse sentido, vale ressaltar que os princípios da arquivologia estabelece a diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São princípios da teoria arquivística Proveniência Organicidade Indivisibilidade Unicidade Cumulatividade 12

13 O Princípio da Proveniência é o princípio que fundamenta as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. Além disso, com base nesse princípio surge a chamada pertinência territorial no qual diz que os arquivos devem permanecer custodiados no seu território de acumulação. Esse princípio é chamado de princípio do respeito aos fundos. Observe que como os arquivos originários de uma instituição não se misturam a arquivos de outras origens, é possível identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. Esse princípio é o mais cobrado em prova. Por falar em fundos, de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta, fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Enquanto Acervo Fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Por oportuno, vale registrar duas classificações relevantes para sua prova, quais sejam, fundo aberto e fundo fechado: a) Fundo Aberto - Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. O arquivo da UNIRIO é considerado um fundo aberto. b) Fundo Fechado - Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Geralmente ocorre quando uma entidade produtora cessa suas atividades ou ocorre o falecimento de uma pessoa física. Por exemplo, a extinção de uma entidade da administração pública. Por falar em cessação de atividades, vale mencionar que nos termos do parágrafo 2º do art. 7º da Lei 8.159/1991, a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua 13

14 documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública; ou Cessação de atividades de instituições públicas transferência à instituição sucessora O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser preservado. Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora. É também chamado de princípio da ordem original. O Princípio da Indivisibilidade é aquele que exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. O Princípio da Unicidade disciplina que os documentos de arquivo devem conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte. Aquela futura Portaria de designação da sua função na UNIRIO, por exemplo, possui natureza única em função do contexto de determinada atividade oficial. O Princípio da Cumulatividade refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo. 14

15 6. (CESPE/TELEBRAS/2015) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o item a seguir. O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados. Gabarito: Certo De fato, pelo princípio da territorialidade os arquivos devem permanecer custodiados no seu território de acumulação. 7. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. Manter o documento autêntico é um dos objetivos do princípio da territorialidade. Gabarito: Errado Como vimos, o princípio da territorialidade anuncia que os arquivos permaneçam custodiados no seu território de acumulação. Por outro lado, a autenticidade visa garantir que os documentos sejam criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. 15

16 8. (CESPE/FUB/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. A preservação do contexto de produção dos documentos de arquivo é obtida por meio da aplicação do princípio da ordem original. Gabarito: Certo. O Princípio da Organicidade anuncia que os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Observe que conservar a relação entre os documentos significa preservar o seu contexto de produção. A organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados. 9. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à arquivística, julgue o item a seguir. A aplicação do princípio da ordem original garante a manutenção da organicidade dos documentos de arquivo. Gabarito: Certo. O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser preservado. É também chamado de princípio da ordem original. 16

17 10. (CESPE/TC-DF/2014) Julgue os itens a seguir, acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia. O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. Gabarito: Certo. De pronto, cabe mencionar que fundo é o conjunto de documento de uma mesma proveniência (instituição). Nesse sentido, como o princípio da proveniência anuncia que os arquivos originários de uma instituição não se misturam a arquivos de outras origens, por esse princípio é possível identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. 11. (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue. O princípio de respeito aos fundos ou o princípio da proveniência postula que não devem ser misturados documentos produzidos por entidades diferentes. Gabarito: Certo. Perfeito. Como vimos, o princípio da proveniência é o princípio que fundamenta as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. 17

18 3.3 Órgãos de Documentação Ao longo de muitos anos os conceitos de arquivo, biblioteca e museu se confundiram. Ocorre que estas instituições tinham o mesmo objetivo: guardar documentos. Elas funcionavam como grandes depósitos de documentos, produzidos pelo homem. Entretanto, pouco a pouco, com a evolução histórica, os fatores culturais e tecnológicos foram decisivos para diferenciar os objetivos de cada tipo de acervo. Nesse sentido, cabe-nos trazer a definição dos citados acervos. Arquivo É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca É o conjunto de material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museu É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetivos de valor cultural. Pessoal, a ideia não é decorar essas definições. O mais importante é saber os objetivos comuns dos acervos e, notadamente, suas diferenças, ok? Isso que o examinador quer saber de você. A partir das definições acima, constatamos que tanto o arquivo quanto a biblioteca e o museu têm a função de guarda de documentos. Além disso, objetivam dar acesso a esses documentos, bem como preservá-los. 18

19 Portanto, são objetivos comuns dos arquivos, biblioteca e museus: 1 Guarda de documentos; 2 Preservação de documentos; e 3 Dar acesso a documentos. Por outro lado, no que tange às diferenças entre os acervos, verifica-se que o arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade). Já a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente cultural. Não esqueça! O arquivo também pode ter caráter cultural. Mas a função essencial do arquivo é funcional e administrativa, ok? Como vimos, os documentos de um arquivo são produzidos ou recebidos pela própria instituição na consecução de seus objetivos. Portanto, os arquivos são acumulados. Os documentos de uma biblioteca e de um museu são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta. Além disso, biblioteca e museu são constituídos de coleções temáticas. Vale registrar, também, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou limitado número de cópia (princípio da unicidade), como, por exemplo, sua Portaria de nomeação na UNIRIO. Os documentos das bibliotecas são feitos em numerosos exemplares (dicionário da língua portuguesa). Segundo Marilena Leite Paes, o termo arquivo possui inúmeros significados. Também pode ser usado para designar: conjunto de documentos; móvel para guardar documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; 19

20 órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. Pois bem, não só de teoria um concursando profissional sobrevive, certo? Então (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue. O arquivo é um órgão colecionador cujos conjuntos documentais estão reunidos segundo a sua origem e função. Gabarito: Errado Verificamos que arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca e museu é que são constituídos de coleções temáticas. 13. (CESPE/DPF/2014) Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. Gabarito: Errado. Os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência da realização das atividades da administração. Arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade). Por outro lado, a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente 20

21 cultural. O arquivo também pode ter caráter cultural. Mas a função essencial do arquivo é funcional e administrativa. Por oportuno, vale registrar que biblioteca e museu é que são constituídos de coleções temáticas. 14. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. Gabarito: Errado. Observe como esse assunto é bastante explorado. De fato, os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência da realização das atividades da administração. 15. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta devem ser considerados como arquivos. Gabarito: Errado. Verificamos que os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência da realização das atividades da administração. O acervo de uma biblioteca e de um museu é que são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta. 21

22 16. CESPE/STF/2013) Acerca dos princípios e conceitos da arquivística, julgue os itens que se seguem. A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. Gabarito: Certo Essa é uma das diferenças entre os acervos (arquivístico, bibliográfico e museológico). O arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade). Já a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente cultural. 17. (FCC/TRT 3ª Região/ 2015). Ao contrário dos arquivos, as bibliotecas (exceção feita às que dispõem do depósito legal) constituem seu acervo a partir de a) recolhimento. b) compra, doação ou permuta. c) transferência. d) processo sedimentar. e) processo de acumulação. Gabarito: B Essa foi fácil. Os documentos de uma biblioteca são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta. 22

23 18. (FCC/TRT RR Região/ 2015). Ao contrário dos documentos de biblioteca, os documentos de arquivo a) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam e do estilo em que são redigidos. b) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas no desempenho de suas funções. c) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a assinatura de personagens famosos. d) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de trabalhos científicos ou acadêmicos. e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas, em exemplares únicos. Gabarito: B Os documentos de arquivo são acumulação no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos. Observe que são os documentos de biblioteca e museu que são constituídos por coleções temáticas. O arquivo também pode ter caráter cultural/histórica. É o caso dos arquivos permanentes. Mas a função essencial do arquivo é funcional e administrativa. Interesse exclusivo ao pesquisador e à produção de trabalhos científicos ou acadêmicos é da biblioteca e do museu. Segundo o princípio da organicidade, os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Por fim, em respeito ao princípio da unicidade, os documentos têm caráter único (são únicos porque foram produzidos de forma diferente de todos os demais). Assim, normalmente, são produzidos em uma única via. Entretanto, há a possibilidade de serem produzidos em um número limitado de cópias. 23

24 19. (ESAF/MF/2012). Indique o que distingue o arquivo do centro de documentação, da biblioteca e do museu. a) O objetivo cultural. b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel. c) A coleção feita por compra ou doação. d) O conjunto orgânico de documentos. e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza. Gabarito: D De início, cabe esclarecer que centro de documentação é a instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações. O caráter orgânico dos documentos de arquivo está relacionado ao fato de os documentos serem produzidos por um organismo ou órgão no decorrer de suas atividades. Portanto, nesta questão, o que distingue o arquivo da biblioteca e do museu é que o arquivo é um centro orgânico de documentos CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO Os documentos que transitam pela instituição são classificados em fases ou estágios (correntes, intermediários e permanentes). A Teoria das três idades trata do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Cabe destacar que a fase do documento está relacionada a sua frequência de uso, bem como, o valor administrativo ou histórico presentes ou não nos documentos. A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos produzidos pela administração. Tal medida levou a administração melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Vale registrar que essa medida visa à economia de recursos com a redução dos espaços ocupados com arquivos em locais mais dispendiosos. 24

25 Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou histórico. A seguir, vamos apresentar as três fases dos arquivos, conforme consta no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta. Assunto bastante cobrado em prova. Arquivo corrente ou de primeira idade Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Portanto, o critério que define tal fase do documento é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Estes tipos de documentos estão geralmente localizados próximos aos seus setores. São conhecidos pela terminologia arquivística como arquivos ativos. Vale ressaltar que tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Diversas atividades são realizadas no âmbito da fase corrente dos arquivos, dentre as quais, protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos. Veremos esses conceitos mais adiante no curso. Arquivo intermediário ou de segunda idade - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação (recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação). Eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. 25

26 Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser transferidos para um arquivo geral. Apesar de serem transferidos para o arquivo geral, eles ainda pertencem aos setores produtores. Em outras palavras, o arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Juntamente com o arquivo corrente, o arquivo intermediário é possuidor de valor primário, ou seja, administrativo. Esse valor administrativo é menor que na fase corrente. Arquivo permanente ou de terceira idade - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário). Vale registrar que os arquivos permanentes são abertos ao publico para pesquisa. Resumindo... Valor Podem ser eliminados? Corrente Primário (administrativo) Sim Intermediário Primário (administrativo) Sim Permanente Secundário( histórico) Não Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa (valor primário), ou seja, os documentos não nascem com valor histórico (valor secundário). O valor histórico é, geralmente, adquirido após transcorrido um determinado período. O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: 26

27 a) Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa Mudança de Fase Conforme vimos acima, segundo a Teoria das Três Idades, os arquivos são considerados em correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primários e secundários, certo? Observe que tanto o arquivo corrente quanto o arquivo intermediário podem ser eliminados. Além disso, eles podem mudar de fase. Isso mesmo, o arquivo corrente pode passar para a fase do arquivo intermediário ou diretamente para a fase do arquivo permanente, bem como o arquivo intermediário pode passar para a fase do arquivo permanente. O procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária é denominado TRANSFERÊNCIA. Por outro lado, o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a fase permanente é denominado RECOLHIMENTO. Acredite, isso cai muito em prova. Vou até caprichar no desenho para você lembrar no dia do seu certame. 27

28 PODE SER ELIMINADO PODE SER ELIMINADO 28

29 20. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário. Gabarito: Certo De fato, os documentos que se encontram no arquivo corrente e intermediário possuem valor primário, ou seja, valor administrativo para a instituição. Caso contrário, seriam eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente que, por sua vez, possui valor secundário ou histórico. Vale ressaltar que o valor administrativo do documento na fase intermediária é menor que na fase corrente. 21. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. O valor informativo está contido no valor secundário e se relaciona à capacidade do documento de provar os atos de uma administração. Gabarito: Errado De fato, o valor informativo está contido no valor secundário, assim como o valor probatório. Até ai tudo bem. Entretanto, o valor informativo contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. 29

30 Por outro lado, o valor probatório comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição. Portanto, o enunciado inverteu os conceitos de valor informativo e probatório, o que invalidou a questão. 22. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à arquivística, julgue o item a seguir. Recolhimento designa a formação progressiva, natural e orgânica do arquivo. Gabarito: Errado. Recolhimento é o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a fase permanente. Entrou no arquivo permanente o procedimento é recolhimento, ok? 23. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão de documentos, julgue o item subsequente. Os documentos, após serem transferidos, devem ser guardados em caráter definitivo. Gabarito: Errado. Transferência é o procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária. Na fase intermediária, os documentos podem ser eliminados ou recolhidos à fase permanente. Após serem RECOLHIDOS é que os documentos devem ser guardados em caráter definitivo, pois na fase permanente os documentos não podem ser eliminados. 30

31 24. (CESPE/FUB/2015) Com relação a protocolos, arquivos correntes e intermediários, julgue o próximo item. É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades. Gabarito: Certo O arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Eles são consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Portanto, é adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados. 25. (CESPE/FUB/2015) No que se refere a transferência, recolhimento e eliminação documental, julgue o item subsequente. Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo. Gabarito: Errado. Observe que um documento do arquivo corrente já nesta fase pode ser eliminado ou recolhido diretamente ao arquivo permanente sem ser transferido ao arquivo intermediário. Além disso, um arquivo após ser recolhido à fase permanente não poderá ser eliminado. Nesse sentido, a questão erra ao mencionar que os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo. 31

32 26. Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos e da legislação específica, julgue os itens que se seguem. A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de diminuição dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizações. Gabarito: Certo A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos produzidos pela administração. Tal medida levou a administração a melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Vale registrar que essa medida também visa à economia de recursos com a redução dos espaços ocupados com arquivos em locais mais dispendiosos. 32

33 27. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Sobre os conceitos básicos de arquivamento, leia as afirmativas. I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente. Está incorreto o que se afirma em: a) somente quatro das afirmações. b) somente três das afirmações. c) nenhuma das afirmações. d) somente duas das afirmações. e) somente uma das afirmações. Gabarito: C Item I correto. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, tabela de temporalidade é o Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Portanto, a tabela de temporalidade visa exatamente definir o prazo de guarda de documentos do arquivo corrente e intermediário. Veremos esse assunto na próxima aula. Item II correto. Tanto os documentos do arquivo corrente quanto do arquivo intermediário possuem valor primário, ou seja, valor administrativo. O documentos do arquivo correntes podem ser eliminados, transferidos para o arquivo corrente ou recolhido ao arquivo permanente. Os documentos do 33

34 arquivo intermediário podem ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Diferentemente, os documentos do arquivo permanente não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural ( secundário). Item III correto. Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou histórico. Observe que já na fase corrente os documentos podem ser eliminados, não sendo transferidos para a fase corrente ou recolhidos ao arquivo permanente. Item IV correto. Transferência é o procedimento de passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Item V correto. Recolhimento é o procedimento de passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 28. (QUADRIX/CRN/2014) Ao organizar uma seção de documentos, um funcionário se deparou com as plantas do prédio em que trabalha, a Ata de criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já utilizados. Considerando a teoria das três idades, este material deverá ser arquivado juntamente com os documentos: a) correntes. b) intermediários. c) permanentes d) usuais. e) de vida média. Gabarito: C Conforme vimos, arquivo permanente são preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. 34

35 O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. Portanto, os citados documentos, quais sejam, as plantas do prédio em que trabalha, a Ata de criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já utilizados deverão ser arquivados juntamente com os documentos do arquivo permanente Natureza dos documentos Quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser especiais ou especializados. Arquivos especiais custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos. Exs.:slides(diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.; Arquivos Especializados custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como arquivos técnicos. Exs.: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc Tipos de Arquivamento Como nos ensina Marilena Leite Paes, há dois tipos de arquivamento: horizontal e vertical. A diferença entre os tipos de arquivamento está na posição em que estão dispostos fichas e documentos e não a forma dos móveis. Fique esperto! No arquivamento horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou 35

36 escaninhos. Esse tipo de arquivamento é amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Entretanto, tendo em vista que para se consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o tipo horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes, pois dificulta a localização da informação. Observe a foto acima e perceba que de fato os documentos são colocados uns sobre os outros. Além disso, sugere a adequada utilização para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Os mapas e plantas podem ser guardados abertos. Por outro lado, é desaconselhável nos arquivos correntes, pois dificulta a localização da informação. Por sua vez, no tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos. 36

37 29. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Um acervo exige um arquivamento adequado que viabilize a localização dos documentos. Quando o documento é acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa), o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. Sobre o arquivamento horizontal, leia as afirmativas. I. É indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e papéis de grandes dimensões. II. Nesse arquivamento, os documentos são arquivados lado a lado. III. É o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, onde o acondicionamento é feito em caixas ou pastas suspensas. Está correto o que se afirma em: a) I, somente. b) I e II, somente. c) III, somente. d) II e III, somente. e) todas. Gabarito: A Comentários: 37

38 I - correto, tendo em vista que o tipo horizontal é amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos. É só memorizar a foto; II - errado, pois no arquivamento horizontal os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e não lado a lado. III - errado, o tipo horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes, pois dificulta a localização da informação. 30. (QUADRIX/SERPRO/2014) O termo arquivo pode ser explicitado como a coleção de documentos produzidos e recebidos por entidades públicas ou privadas, ou ainda por indivíduos, no decorrer de suas atividades e conservados por si ou por quem lhes faça a vez, para eventual necessidade futura. O arquivo onde se encontram documentos cujo uso deixou de ser freqüente, e que necessitam ser conservados por causa de seu valor histórico, que servem de comprovação de como os fatos evoluíram, disponíveis para consulta, é conhecido por: a) arquivo setorial. b) arquivo obsoleto. c) arquivo corrente. d) arquivo intermediário. e) arquivo permanente. Gabarito: E Essa ficou fácil. Documentos que necessitam ser conservados por causa de seu valor histórico, que servem de comprovação de como os fatos evoluíram, disponíveis para consulta são documentos do arquivo permanente. 38

39 3.8 - Classificação do Arquivos Dentre as classificações abordadas pela teoria aquivística, é importante conhecermos a que classifica os arquivos segundo: as entidades mantenedoras; os estágios de sua evolução; a extensão de sua atuação; e Respire. Levante um pouco e beba uma água... eu te espero, rsrs Entidades mantenedoras Aqui o que importa são as características das organizações. Assim, os arquivos produzidos por essas organizações podem ser:. Públicos (federal, estadual, municipal);. Institucionais (igrejas, instituições educacionais, etc);. Comerciais (companhias...);. Familiares ou pessoas. No que tange ao arquivo público, vale mencionar que de acordo com o art. 7º da Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Ademais, o parágrafo 1º do do citado nromativo menciona: são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Grifei. Exemplos de arquivos públicos: Arquivo Nacional (Federal). 39

40 Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros. Vale trazer ainda a definição de arquivo público constante no art. 15 Decreto 4.073/2002: Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei n o 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei n o 8.246, de 22 de outubro de Nessa toada, vamos trazer o conteúdo do art. 11 da Lei citada anteriormente que também é importante para a sua prova: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 31. (CESPE/FUB/2015) Com relação à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, julgue o item subsecutivo. Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 40

41 Gabarito: Certo Observe que a questão explorou o conceito de arquivo público constante na Lei 8.159/1991. Nos termos do parágrafo 1º do art. 7º da Lei 8.159/1991, são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Portanto, questão correta. 32. (CESPE/FUB/2015) A respeito das políticas públicas e da legislação aplicadas à arquivística, julgue o item subsequente. São documentos públicos os produzidos e recebidos por agentes do poder público no exercício de cargo público ou função pública, ou os decorrentes desse exercício. Gabarito: Certo Observe que a questão explorou o conceito de arquivo público constante no Decreto 4.073/2002. Nos termos do inciso II do art. 15 do Decreto 4.073/2002, são arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente Estágios de sua evolução Essa classificação está relacionada às três idades dos arquivos, ou seja, a frequência com que são utilizados, bem como o seu valor primário ou secundário. Segundo a teoria das três idades os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes. 41

42 Extensão de sua atuação Nesta classificação, os arquivos podem ser: Arquivos setorias esse arquivo você frequentará bastante. São os arquivos do seu setor de trabalho que você e seus colegas utilizarão no dia a dia. Ou seja, são aqueles formados a partir do arquivo corrente junto ao setor de trabalho. Observe que eles cumprem função de arquivo corrente. Esses arquivos setoriais são descentralizados, pois cada setor tem o seu. Arquivos gerais ou centrais são aqueles que recebem documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Observe que seu objetivo é centralizar as atividades de arquivo corrente. 33. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. Gabarito: Errado A questão inverte os conceitos de arquivo setorial e arquivo geral. Os arquivos gerais ou centrais são aqueles que recebem documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Por outro lado, os arquivos setoriais são aqueles formados a partir do arquivo corrente junto ao setor de trabalho, ou seja, eles cumprem função de arquivo corrente. 42

43 34. (CESPE/EBC/2011) Julgue os itens subsequentes, a respeito de sistema de arquivos. Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo histórico. Gabarito: Errado. Os arquivos setoriais são aqueles formados a partir do arquivo corrente junto ao setor de trabalho, portanto, eles cumprem função de arquivo corrente. 35. (CESPE/EBC/2011) Julgue os itens subsequentes, a respeito de sistema de arquivos. Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos correntes das diversas unidades de uma organização. Gabarito: Certo. De fato, arquivos gerais ou centrais são aqueles que recebem documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Observe que seu objetivo é centralizar as atividades de arquivo corrente. 43

44 4 - Tipologia Documental e Suporte Físico Documento e Suporte Uma folha de papel em branco ou aquele pen drive virgem que o seu setor de trabalho adquiriu são considerados documentos? Obviamente que não. Então o que seriam? É o que vamos aprender agora. Para isso, iremos registrar o conceito de arquivo previsto no art. 2º Lei da 8.159/1991: Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Observe que a definição acima mencionou a palavra documentos e suporte. Além disso, os documentos são produzidos e recebidos, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação. Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Cabe ressaltar que informação são dados dotados de significado, gravados em determinado suporte. Por sua vez, suporte é o material (DVD, CD, papel sem inscrição, pen drive, microfilme, entre outros) no qual são registradas as informações. Qualquer meio utilizado para gravar ou registrar uma informação é considerado um suporte. Olha o tal pen drive virgem ai que te perguntei. Portanto, um pen drive virgem, um CD, um disquete e um papel sem inscrição, por exemplo, não são documentos, mas apenas, suporte, pois não registram informação. Para se tornarem documentos é preciso agregar informação ao suporte, ok? 44

45 Só para a aula ficar bonita, observe as figuras que representam alguns tipos de suporte. Sei que o disquete não é da sua época, rsrsrs Esse último suporte aqui é o pergaminho muito utilizado no passado. 45

46 Resumindo... Tipologia Documental A tipologia textual destina-se a abordar a classificação estabelecida na literatura arquivística acerca dos documentos. Os documentos de arquivo possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificálos de acordo com: o gênero; a espécie; a forma o formato a natureza do assunto. 46

47 -Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. Em outras palavras, a classificação quanto ao gênero procura segregar os documentos de acordo com a forma na qual a informação se manifesta. São eles: Textuais documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Exemplo; contratos, atas, relatórios. Cartográficos documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura. Ou seja, representam uma área maior de forma reduzida, Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (utilizadas na elaboração de mapas). Iconográficos documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões-postais, estampas, diapositivos (slides). Audivisiais são os que têm sua informações em forma de som e imagem em movimento. Exemplo: programas televisivos. Filmográficos documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. Sonoros documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas. Micrográficos documentos ligados à microfilmagem. Eles se representam como microformas, tais como os microfilmes. Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela. Informático são os que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura ocorre por meio de software contido em um hardware que no nosso estudo chamamos de suporte. Exemplos: HD, CD etc. 47

48 GÊNERO DOS DOCUMENTOS TEXTUAIS FILMOGRÁFICOS CARTOGRÁFICOS SONOROS ICONOGRÁFICOS MICROGRÁFICOS AUDIOVISUAIS INFOMÁTICOS/DIGITAIS 36. (CESPE/FUB/2015) Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e classificação documental, julgue o item seguinte. Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e informáticos são exemplos de classificação de documentos quanto ao gênero. Gabarito: Certo Essa fucou fácil. São gêneros documentos: textuais, cartográficos, iconográficos, audivisuais, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos. 48

49 Vale registrar que a classificação quanto ao gênero procura segregar os documentos de acordo com a forma na qual a informação se manifesta. 37. (CESPE/ANATEL/2014) No que se refere aos princípios, conceitos e legislação arquivística, julgue os itens a seguir. Os mapas e plantas encontrados nos arquivos da ANATEL pertencem ao gênero documental iconográfico, sendo classificados e avaliados de forma diferenciada e específica, conforme esse gênero documental. Gabarito: Errado. Observe que mapas e plantas representam uma área maior de forma rezuzida. Portanto, são exemplos de documentos cartográficos. Por sua vez, documentos iconográficos são documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos e gravuras. 38. (QUADRIX/CRN 3ª Região/2014) Os documentos de arquivo são formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; são impressos em exemplar único ou em número reduzido, de acordo com o quantitative dos destinatários da informação. Com base nessas informações sobre documentos de arquivos, assinale a alternativa correta. a) Só podem ser produzidos de forma textual. b) Devem ser sempre gravados em meios magnéticos. c) Podem ser apresentados de forma textual, audiovisual ou informático. d) Devem ser sempre produzidos por meios audiovisuais. e) Devem ser produzidos em formulários apropriados. Gabarito: C 49

50 Observe que as opções a, b, d e e limitou o gênero documental. Como vimos, há outros gêneros que os documentos podem ser produzidos. Portanto, letra C correta, tendo em vista que deu possibilidade de alguns gêneros. Seguindo em nosso conteúdo, cabe ressaltar que o gênero se divide em espécie documental; a espécie se divide em tipo documental. - Espécie A espécie documental está relacionada à natureza da informação que o documento pretende alcançar. Por exemplo, qual a natureza de uma certidão? Atestar uma situação fática passada ou presente, certo? Por outro lado, um contrato visa criar direitos e obrigações entre as partes. Quando se atribui a uma espécie documental uma função, tem-se o tipo documental. Quando você passar nesse concurso você vai precisar de uma certidão de quitação eleitoral. Já vimos que o documento certidão é uma espécie documental, ok? Observe que a citada certição tem uma função, qual seja, atestar a sua quitação eleitoral. Nesse caso, houve um detalhamento da espécie, o que resultou em um tipo documental. Que viagem professor! É, eu sei, rs... TIPO DOCUMENTAL ESPÉCIE DOCUMENTAL FUNÇÃO Observe o exemplo: CERTIDÃO CONTRATO ESPÉCIE TIPO DOCUMENTAL CERTIDÃO DE TEMPO DE SERVIÇO CONTRATO DE LOCAÇÃO 50