Classificação dos Arquivos - Quadro Resumo

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1 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - PROFESSOR DARLAN AULA 1 Arquivos: Conceitos e Definições Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Art. 2ª da lei nº /91). Assim sendo, pode-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características: Características Dos Documentos de Arquivo a) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. b) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. c) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. Também está relacionada a qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de um conjunto orgânico e não como elemento isolado de um contexto. e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional. Finalidades dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Classificação dos Arquivos - Quadro Resumo Classificações dos arquivos Definição/Exemplos Entidade Mantenedora Publico ou Privados Estágios de Evolução Corrente Intermediário Permanente Extensão ou Abrangência Setorial ou Central/Geral Natureza dos Documentos Especial: guarda formas físicas diversas que necessitam de condições especiais de registro, controle, guarda, acondicionamento e conservação 1. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo 2. (Cespe MI 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. 3. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 4. (Cespe Telebras 2015) Independentemente do suporte ou do gênero, o arquivo da TELEBRAS é formado por documentos produzidos e recebidos, resultantes do desenvolvimento de atividades dessa empresa. 5. (Cespe TJ/RR 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. Especializado: tem sob sua custódia documentos que tratam de uma área específica do conhecimento humano 6. (Cespe FUB 2014) Inicialmente, os documentos de arquivo são mantidos e conservados pelas razões funcionais e administrativas que lhes deram origem. 7. Os documentos tridimensionais anexados aos documentos de arquivo são também considerados arquivísticos. 8. (Cespe ANATEL 2014) Os documentos produzidos e recebidos pela ANATEL, em decorrência de suas atividades, em formato digital, não possuem a autenticidade garantida e por isso não integram o arquivo da ANATEL 9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição 10. (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. 11. (Cespe CNJ 2013) Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado. 1

2 12. (Cespe MC 2013) Os documentos acumulados por 13. (Cespe ANTAQ 2014) Ainda que tenham surgido novos entidades privadas encarregadas de gestão de serviços suportes documentais, principalmente os documentos públicos são considerados documentos públicos. natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inalterado. Princípios Arquivísticos (A) Princípio da organicidade A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais. (B) Princípio da unicidade Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função única que os documentos executam dentro do contexto organizacional. (C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos) Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo. (D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo. (E) Princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. (F) Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. (G) Principio da cumulatividade Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural. (H) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Este princípio deriva do princípio da proveniência. (I) Territorialidade (Proveniência Territorial) Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos 14. (Cespe DPF 2013) O princípio arquivístico fundamental para a organização dos documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio da pertinência. 15. (Cespe CNJ 2013) A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, é resultado da aplicação do conceito das três idades documentais 16. (Cespe CADE 2014) A classificação de documentos por assunto é o principal fundamento do princípio da reversibilidade. 17. (Cespe FUB 2013) Para manutenção e conservação dos documentos de arquivo na cidade ou estado em que ele foi acumulado, deve-se aplicar o princípio da territorialidade. 18. (Cespe ANATEL 2012) A existência de um fundo de arquivo origina-se do princípio da pertinência. 19. (Cespe ANCINE 2012) O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais 20. (Cespe INPI 2013) A organicidade é o princípio que possibilita a diferenciação entre documentos de arquivo e outros documentos existentes no ambiente organizacional 21. (Cespe FUB 2014) Caracteriza o princípio arquivístico do respeito à ordem primitiva a conservação do arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que produziu os documentos. 22. (Cespe CADE 2014) A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da ordem original. 23. (Cespe CADE 2014) De acordo com o princípio da proveniência, os documentos originados das atividades de uma pessoa jurídica devem ser agrupados separadamente daqueles originados das atividades de outras pessoas jurídicas. 24. (Cespe TRE/MS 2013) Os princípios da proveniência e da pertinência têm o mesmo sentido, que é respeitar a origem dos documentos. 25. (Cespe ABIN 2010) De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original 26. (Cespe DPU 2016) O princípio da unicidade é utilizado para a manutenção dos conjuntos documentais nas regiões em que foram acumulados 27. (Cespe TCDF 2014) O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. 28. (Cespe DPRF 2013) O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. 29. (Cespe ANAC 2012) Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência 2

3 30. (Cespe DPU 2016) Havendo necessidade de reversão de procedimento ou de tratamento empreendido em determinado arquivo, aplica-se o princípio da pertinência. Classificação dos Documentos a) Quanto ao gênero: Entende-se por gênero a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos empregados na sua comunicação. textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd s de música, fitas K7; filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas; iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos; cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis; micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela; informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel. b) Quanto à natureza do assunto: ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso. sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. c) Quanto à espécie: Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata. d) Quanto ao tipo (tipologia) De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo: Espécie Documental Função (Atividade) Tipologia Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência e) Quanto à forma: Diz respeito ao estágio de preparação e de transmissão de documentos. Este pode se apresentar em forma de original, cópia ou de minuta (original reduzido). f) Quanto ao formato: Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Livro e disco. 31. (Cespe MPU 2013) Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras. 32. (Cespe DPF Escrivão 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 33. (Cespe CADE 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros. 34. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. 35. (Cespe TJ/RR 2012) Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. 36. (Cespe ANATEL 2014) Os mapas e plantas encontrados nos arquivos da ANATEL pertencem ao gênero documental iconográfico, sendo classificados e avaliados de forma diferenciada e específica, conforme esse gênero documental 37. (Cespe/TRT/17ª Região/2009) Relatório de atividades, fita magnética, ata de reunião e cartão de visita são exemplos de tipologias documentais 38. (Cespe MPU 2013) A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental. 39. (Cespe MPE/PI 2012) O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia. 40. (Cespe ANATEL 2012) Relatório de atividades anuais é um tipo documental. 3

4 41. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) O ofício, o memorando e o processo são exemplos de tipos documentais. 42. Quanto á natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em ostensivos ou sigilosos. São considerados sigilosos aqueles que, pela natureza de seu conteúdo, sofrem restrição de acesso. 43. (Cespe ANP 2012) O gênero de documentos 47. (Cespe STF 2013) Fotografias, diapositivos, desenhos iconográficos é formado por documentos em suportes e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo como iconográfico. imagens estáticas 44. (Cespe Telebras 2015) Uma ata de reunião da diretoria é um exemplo de tipo documental. Classificações dos documentos Gênero 45. (Cespe DPU 2016) Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser ostensivos ou sigilosos. 46. (Cespe MDIC 2014) O Ofício e o memorando são exemplos de tipos documentais. Quadro Resumo Classificação dos Documentos Definição Exemplos Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos empregados na sua comunicação Textual, sonoro, iconográfico, filmográfico, audiovisual cartográfico, micrográfico e informático Natureza do Assunto - Ostensivo e sigiloso Espécie Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas Memorando, Ofício e contrato Tipologia Forma Formato Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou Estágio de preparação e de transmissão de documento a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. No meio digital também se incluem extensões, como por exemplo, RTF, JPEG. Termo de Posse, Contrato de Locação Original, cópia, minuta e croqui. Livro, caderno, fita e disco, folha, diapositivo. Arquivo x Biblioteca Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos. Entrada de documentos Acumulação natural Compra, permuta e doação. Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo. Tipos de fundo: - aberto: (instituições em funcionamento) - fechado: (instituições extintas) Objetivos Funcionais, administrativos Cultural, científica. Tipo Classificação Baseia-se nas atividades Predeterminada institucionais Tipo de Avalição Baseia-se no conjunto de documentos Baseia-se em peças documentais 48. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias 49. (Cespe DPF Escrivão 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. 50. (Cespe MDIC 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arquivos. 4

5 51. (Cespe MDIC 2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. 52. (Cespe TJ/RR 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo 53. (Cespe DPF 2014) Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. 54. (Cespe TRE/BA 2010) Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação. 55. (Cespe STF 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. 56. (Cespe - DRPF 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional. 57. (Cespe SERPRO 2013) Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos 58. (Cespe DPU 2016) Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados. LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA (RECORTES) LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências CAPÍTULO I- DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. CAPÍTULO II - DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Capítulo III - DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..) III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de Gabarito 1. V 2. F 3. V 4. V 5. V 6. V 7. F 8. F 9. V 10. F 11. V 12. V 13. V 14. F 15. F 16. F 17. V 18. F 19. F 20. V 21. V 22. F 23. V 24. F 25. F 26. F 27. V 28. V 29. V 30. F 31. V 32. F 33. F 34. F 35. F 36. F 37. F 38. F 39. F 40. V 41. F 42. F 43. V 44. V 45. V 46. F 47. V 48. V 49. F 50. F 51. V 52. F 53. F 54. F 55. V 56. V 57. F 58. F 5