2.14 Noções de arquivologia Arquivística: princípios e conceitos Legislação arquivística Gestão de documentos

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1 2.14 Noções de arquivologia Arquivística: princípios e conceitos Legislação arquivística Gestão de documentos Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Classificação de documentos de arquivo Acondicionamento, armazenamento, preservação e conservação de documentos de arquivo.

2 2.14 Noções de arquivologia Arquivística: princípios e conceitos Legislação arquivística Gestão de documentos Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Classificação de documentos de arquivo Acondicionamento, armazenamento, preservação e conservação de documentos de arquivo.

3 ARQUIVO É o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa física ou jurídica ao longo de sua existência e que comprovam as suas atividades. 4

4 DOCUMENTO É toda informação registrada fisicamente em algum material. 5

5 SUPORTE É o material físico em que a informação foi registrada. 6

6 INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 7

7 EXEMPLOS DE SUPORTE: - Papel - CD - Fita magnética - Mídias digitais - Película fotográfica - Papiro - Pergaminho 8

8 2.14 Noções de arquivologia Arquivística: princípios e conceitos Legislação arquivística Gestão de documentos Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Classificação de documentos de arquivo Acondicionamento, armazenamento, preservação e conservação de documentos de arquivo.

9 LEI 8.159/1991 Art. 8º 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

10 LEI 8.159/1991 Art. 8º 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

11 LEI 8.159/1991 Art. 8º 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

12 LEI 8.159/1991 Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

13 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 14

14 VALORES DOS DOCUMENTOS: Primário ou Administrativo; Secundário ou histórico. 15

15 VALOR PRIMÁRIO (ADMINISTRATIVO): Documentos vinculados a atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativa, legal ou juridicamente; Todo documento nasce com este valor e depois o perde; Compreende os documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediária (baixo valor primário). 16

16 VALOR SECUNDÁRIO (HISTÓRICO): Documentos vinculados a fatos históricos para a instituição / para a sociedade; Poucos documentos atingirão este valor; É um valor imprescritível; Compreende os documentos da fase permanente. 17

17 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo Valor secundário ou histórico 18

18 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo Valor secundário ou histórico Eliminação ou Descarte 19

19 1ª IDADE: FASE CORRENTE Constituída por documentos mais novos; Documentos sujeitos a consultas frequentes; Documentos em tramitação (em curso ou em andamento); Deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso. 20

20 2ª IDADE: FASE INTERMEDIÁRIA: Documentos menos utilizados; Otimiza o espaço dos setores; Atende às solicitações das diversas áreas da instituição; Não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia); Os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). 21

21 3ª IDADE: FASE PERMANENTE Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora. 22

22 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo Valor secundário ou histórico Eliminação ou Descarte 23

23 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir deseus valores; É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.

24 TABELA DE TEMPORALIDADE É o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos da instituição; É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por uma autoridade Competente para ser aplicada nainstituição.

25 TABELA DE TEMPORALIDADE

26 2.14 Noções de arquivologia Arquivística: princípios e conceitos Legislação arquivística Gestão de documentos Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Classificação de documentos de arquivo Acondicionamento, armazenamento, preservação e conservação de documentos de arquivo.

27 LEI 8.159/1991 Art. 3 o Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

28 FASES DA GESTÃO DE DOCUMEN TOS: Produção; Utilização; Destinação.

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