Arquivo. As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga

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1 As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga Suporte Representa o material no qual são registradas as informações. Arquivo Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Informação Documento É o elemento referencial, a noção, a ideia ou a mensagem contidos em um documento. É a unidade de registro de informações, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. É qualquer informação registrada fisicamente em determinado material (suporte) suscetível de estudo, prova e pesquisa. Polissemia O termo "Arquivo" pode significar Conjunto de documentos qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função do desempenho de sua atividade. Local de guarda destinado à conservação de documentos devidamente classificados e ordenados. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos. Móvel destinado à guarda de documentos. Título de periódicos geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa. Finalidade Servir à administração Com o decorrer do tempo, servir de base do conhecimento da história. Função Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

2 Primeira fase do ciclo de vida dos documentos Arquivo Corrente Conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. São arquivos que devem permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa. Documentos consultados frequentemente ou com potencial de uso elevado Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas Devem ser de fácil acesso São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula Possuem Valor Primário Segunda fase do ciclo de vida dos documentos Administrativo Ciclo Vital / Teoria das 3 Idades Arquivo Intermediário Conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Documentos com baixa frequência de consulta Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira Aguardam a eliminação ou guarda permanente Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata Arquivos criados para fins de ECONOMICIDADE Valor Primário Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam ter para apoiar as atividades rotineiras da instituição produtora, evidenciando, assim, a utilidade administrativa, legal ou fiscal dos documentos de arquivo. Característico das Fases Corrente e Intermediária Legal Fiscal Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou "purgatório" Consulta restrita ao órgão produtor Possuem Valor Primário Valor Secundário Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os documentos com valor secundário são considerados importantes fontes de informações para pesquisadores em geral e para a própria entidade produtora. Característico da Fase Permanente Probatório Informativo Terceira fase do ciclo de vida dos documentos Os documentos perderam TODO o valo primário Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa Arquivo Permanente Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição. O documento permanente deve ser guardado definitivamente Possui fins científicos, sociais e culturais Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso Consulta liberada ao público Possuem Valor Secundário

3 Base principiológica Teoria das Três Idades Conceito A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Definição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária Destinação dos documentos Arquivista ou responsável pela guarda da documentação. Servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas. Avaliação Documental Deve-se constituir uma CPAD Equipe Multidisciplinar Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos. Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros). Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. Análise Deve-se analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se definir pela eliminação ou pela guarda permanente um conjunto ou série documental. Redução da massa documental. Agilidade na recuperação de documentos e informações. A conservação dos documentos de guarda permanente. Vantagens A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo. A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico. A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros. Incremento à pesquisa. Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.

4 Naturalidade Trata da forma de acumulação dos documentos no decorrer da execução das atividades. Progressiva Natural Orgânica Inter relacionamento Um documento de arquivo estabelece relações com outros documentos e com o organismo produtor. Características dos Documentos Imparcialidade Os documentos arquivístico são inerentemente verdadeiros. Autenticidade Capacidade de se provar que um documento efetivamente é o que diz ser e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Unicidade* Cada documento assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. *Na Teoria Arquivística, a Unicidade pode aparecer como característica ou como princípios...

5 Federal Central Regional Públicos Estadual DF Municipal Entidades Mantenedoras Institucionais Comerciais Instituições Educacionais Igrejas Corporações não-lucrativas Associações, Sociedades Firmas Companhias Familiais / Pessoais Arquivos de famílias ou de pessoas físicas Classificação dos Arquivos Estágios de Evolução Correntes Intermediários São aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. São aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Permanentes Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo função de arquivo corrente. Descentralizados Extensão de Atuação Centrais / Gerais Destinam-se a receber os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente. Especiais São constituídos por documentos de diversos formatos que, devido às características físicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se refere à sua guarda e conservação. Em função do suporte Natureza dos Documentos Especializados São arquivos constituídos por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são conhecidos como ARQUIVOS TÉCNICOS. Em função da informação

6 Proveniência / respeito aos fundos princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado de princípio de respeito aos fundos. Fundo Aberto Fechado Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. Fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Organicidade A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora Cumulatividade / naturalidade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um elemento de coesão espontânea Indivisibildiade / integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação. Este princípio é derivado do princípio da proveniência. Unicidade Não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção. Princípios Ordem Original Obedecer a ordem original não está ligada ao respeito à ordem estrita que os documentos receberam na repartição de origem e, sim, o respeito à organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento. O conceito não orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como é recebido, afinal pode estar desorganizado, não ser integral ou, mesmo, não ser perceptível qualquer regra efetiva de organização. O ideal é buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a permitir sua utilização como prova da execução das atividades. Pertinência O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de pertinência ou temático. Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio de respeito aos fundos. É um princípio abandonado ou "praticamente não mais utilizado". Inalienabilidade / imprescritibilidade São princípios complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados pelas instituições públicas. Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade). Territorialidade Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido. Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Universalidade Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral ao particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico. Reversibilidade Princípio atrelado à prática da função arquivística de restauração de documentos de arquivo. Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário.

7 Conceito Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando a sua ELIMINAÇÃO ou RECOLHIMENTO para a guarda permanente. Não há gestão documental na fase permanente, somente nas fases corrente e intermediária. É possível reduzir o custo da informação governamental e possibilitar sua disponibilização no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas, de forma a permitir a tomada de decisão de forma mais célere. Eficiência Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela economicidade Disponibilização das informações Garantir que as informações estejam disponíveis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas Objetivos Racionalização e eficiência Eliminação segura dos documentos Garantir a eliminação segura dos documentos destituídos de valor. Realizar a avaliação e a seleção dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais. Uso adequado de equipamentos Garantir a adequada utilização dos equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos de gestão documental. Acesso e preservação Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas. Garantir que as políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente. Contribuições Garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios sejam reunidos a documentos de valor permanente. Garantir a melhor organização desses documentos, caso cheguem a fase permanente. Inibir a eliminação de documentos de valor permanente. Garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país Produção Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Os responsáveis pela gestão documental devem atuar para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias. Administrar a criação de documentos. Gestão de modelos e formulários; otimização no uso dos recursos reprográficos e informáticos; difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho institucional; escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas. Gestão Documental Fases da Gestão Documental Utilização Refere-se ao controle, uso e armazenamento dos documentos necessários ao cumprimento das atividades da instituição. Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); de expedição; de organização e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso; e recuperação de informações. Avaliação / destinação Refere-se à definição dos procedimentos necessários à implantação de propostas de destinação de documentos (eliminação ou recolhimento para a guarda permanente). Análise e avaliação das séries documentais acumuladas nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda; eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferências e recolhimentos. Criação / Produção Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e trâmite. Avaliação Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição. Aquisição Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do acervo. Conservação / Preservação Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles. Funções arquivísticas voltadas para a gestão documental Classificação Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente Descrição A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A descrição compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados. Difusão / acesso Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos armazenados, mas a difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções: difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de treinamento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatizados; formas de atendimento; permissão de reprodução ou impressão; elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas, etc. Mínimo Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente Níveis de aplicação Mínimo ampliado Intermediário Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc. Máximo O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.

8 É considerado um método simples e utiliza como principal critério de arquivamento o nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem alfabética. É um método direto, tendo em vista que a realização da pesquisa é feita no próprio conjunto documental, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar qualquer documento. Vantagens Desvantagem Rápido Fácil Direto Barato Grande possibilidade de erro quando o volume de documentos é muito grande, por conta do cansaço visual e da variedade de grafia dos nomes Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Abreu, Pedro Ricardo Barbosa, João Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos documentos compostos por um adjetivo e um substantivo Santa Rita, Diogo São Pedro, Alberto As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais Rios, J. Rios, João Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, não são considerados Andrade, Pedro d Azevedo, Ricardo de Alfabético Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. *Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção Almeida Filho, Santino Ribeiro Júnior, Paulo Regras Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses Silva, Paulo (Professor) Silva, Francisco Everardo (Dr.) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais Rockfeller, John Davison As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula Benedetto, Michelle di Di Stefano, Alfredo Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai Andrés Messi, Lionel Román Riquelme, Juan Os nomes orientais japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam Nancy Ajram Nabil Yuzo Sato Básicos Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome Tentação (A) Washington Post (The) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses Congresso de Arquivos (3 ) Congresso de Química (Quinto) Métodos de Arquivamento Geográfico É um método de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando o usuário realizar uma busca, ela será feita diretamente no documento, sem a necessidade do auxílio de um índice ou código. É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local. Vantagens Desvantagem Direto Fácil Exige duas classificações uma para a procedência e outra para o correspondente. Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e busca de um documento for o seu número. É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a recuperação dos documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético Simples Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de arquivamento. Numérico Cronológico É uma metodologia em que o responsável pelo arquivamento deve observar a numeração e a data atribuídas aos documentos Dígito-Terminal O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos. Convertendo-se o número para o método dígito-terminal, o responsável pela ordenação terá o seguinte grupo: A leitura é feita da direita para esquerda e é dividida em grupos: o número 56 pertence ao grupo primário; o número 32 pertence ao grupo secundário; e o número 96 pertence ao grupo terciário. Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. Interpretação do documento em análise. Alfabético Dicionário Enciclopédico Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos alfabeticamente, levando em consideração somente à sequência das letras No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da documentação realiza o agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais, ordenados conforme a sequência rigorosa das letras, ou seja, a alfabetação. Ideográfico (assunto) Duplex Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As classes gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união. Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de quantidade ilimitada de classes. Decimal Baseia se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim sucessivamente, partindo-se sempre do geral para o particular Numérico Indexação Coordenada ou Unitermo A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de documentos, de um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na unidade de arquivo (assinalado em local visível e previamente determinado). Após a realização da numeração, cada documento passará pelo processo de análise e indexação por termos simples extraídos de seu conteúdo, de forma que as palavras indexadas servirão de base à pesquisa posterior. Tais elementos deverão ser transcritos em uma ficha-índice sob a forma de palavras chave. Na ficha índice deverão constar ainda outras informações complementares sobre a apresentação do documento e a quantidade. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha (ficha de palavra-chave), dividida em 10 colunas e numeradas de 0 a 9. O número de registro é transcrito na ficha ou fichas correspondentes às palavras chaves. Variadex É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. De acordo com o método, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não da letra inicial, a qual indicará a seção alfabética correspondente para sua ordenação. Soundex Não possui aplicação prática nos arquivos brasileiros Padronizados Automático Não possui aplicação prática nos arquivos brasileiros Mnemônico Obsoleto Rôneo Obsoleto Alfanuméricos É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como característica principal a combinação de letras e números, visando facilitar a atividade de arquivamento. Não se insere nas classes de métodos básicos e padronizados.