Primeira Edição: 20/08/2010 Página 1 de 10 Revisão 01 POP.ADM.001 PROCEDIMENTO ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS
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1 Página 1 de 10 REGISTRO DE ALTERAÇÕES REV. DATA ALTERAÇÃO EFETUADA 00 20/08/2010 Emissão do Documento 01 08/11/2011 Alteração logomarca e revisão do procedimento Claudiane Freire de Oliveira Coordenador da Qualidade ELABORAÇÃO Geanete Dias Morais Batista Gerente APROVAÇÃO
2 Página 2 de OBJETIVO: Definir e padronizar a forma de elaboração, editoração e controle dos documentos do Sistema da Qualidade, visando facilitar e agilizar o desenvolvimento e divulgação dos mesmos. 2 - ABRANGÊNCIA: Todas as áreas da empresa. 3 - DEFINIÇÕES: 3.1. Documentos do Sistema da Qualidade: conjunto de normas e instruções da empresa onde são divulgadas as diretrizes, procedimentos e especificações para a execução das atividades do Sistema da Qualidade da INCIT Manual de Gestão da Qualidade (MGQ): documento que descreve a Política da Qualidade, o Sistema de Gestão da Qualidade e as práticas da INCIT Procedimento (POP): são documentos que contém a forma de execução do Sistema de Gestão da Qualidade Instrução de Trabalho (ITR): são os documentos da seqüência lógica das operações necessárias para a realização de um processo Anexos: tabelas, desenhos, gráficos ou figuras que podem contribuir para o entendimento de um documento do Sistema da Qualidade, que podem ou não fazer parte do mesmo Documento externo: é qualquer documento emitido por órgão externo, aplicado na empresa como fonte de pesquisa, para orientar ou determinar padrões na execução de atividades Centro de Padronização: é a central responsável pelo controle de todos os documentos do Sistema da Qualidade. O Centro de Padronização está localizado na área de Qualidade Cópia Controlada: cópia dos documentos do Sistema da Qualidade com obrigatoriedade de reposição quando a original for revisada Cópia Não Controlada: cópia dos documentos do Sistema da Qualidade sem obrigatoriedade de reposição e usada para fins de estudo, treinamento ou confecção de transparências/slides Cópia Obsoleta: documentos do Sistema da Qualidade que sofreram revisão, sendo alterados, tornando-se obsoletos.
3 Página 3 de 10 4 PROCEDIMENTO: 4.1. ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE A proposta do documento é elaborada pela área emitente, observando a estrutura padrão de cada documento correspondente. A estrutura padrão empregada para o primeiro documento de cada tipo (manual da qualidade, procedimento, etc) deve ser usada para os demais documentos gerados O documento aprovado (apreciado) é editado pelo Centro de Padronização CABEÇALHO PADRÃO PARA EMISSÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE O Anexo 1 apresenta o cabeçalho padrão que deve ser usado para a elaboração dos documentos do Sistema da Qualidade CABEÇALHO PADRÃO PARA EMISSÃO DA INSTRUÇÃO DE TRABALHO O Anexo 2 apresenta o cabeçalho padrão que deve ser usado para a elaboração das instruções de trabalho ESTRUTURAS PADRÃO DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE Todo documento poderá conter todos os itens descritos na estrutura padrão a ser utilizada e definida para cada documento (conforme item deste Procedimento) Quando ocorrer de um item não ser aplicado, é usada a expressão Item não aplicável, sem alterar a seqüência de numeração O corpo do documento pode conter texto e/ou gráfico, de acordo com as estruturas padrão estabelecidas DESCRIÇÃO DO HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES Na folha de rosto dos documentos do Sistema da Qualidade existe uma tabela para registro das alterações processadas nos documentos. Nesta tabela são descritos o número da revisão do documento, a data de aprovação e as alterações realizadas Na coluna de alterações são registrados os itens do documento que foram alterados, os que foram acrescidos e/ou os que foram eliminados A tabela com o histórico das alterações contém, pelo menos, as 5 (cinco) últimas revisões do documento.
4 Página 4 de Os documentos do Sistema da Qualidade são reprovados por autoridade competente (ver Anexo 5) ELABORAÇÃO DO TEXTO Os textos dos documentos do Sistema da Qualidade são descritos por meio de parágrafos, separados por itens, apresentados numericamente, e/ou através de marcadores, de forma progressiva A listagem das áreas envolvidas do item Abrangência é feita de acordo com a Lista de Código de Áreas do Anexo 4 deste Procedimento DESENVOLVIMENTO DO TEXTO Frases curtas devem ser utilizadas, sempre que possível, para facilitar o perfeito entendimento do documento do Sistema da Qualidade Abreviaturas ou siglas podem ser empregadas para as palavras ou expressões utilizadas repetidamente no mesmo texto. Nesse caso, seus significados são incluídos no item Definições Os documentos do Sistema da Qualidade são referenciados no texto através do seu código e seguido de seu título em letras maiúsculas. Ex: - ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS EDITORAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE Todas as propostas de documentos do Sistema da Qualidade são editadas pelo Centro de Padronização A diagramação do texto é padronizada a exemplo desta Instrução Os documentos do Sistema da Qualidade são editados por meio de um processador eletrônico de textos A tipologia usada para o texto dos documentos do Sistema da Qualidade é a seguinte: a) Fonte: CALIBRI b) Tamanho da letra: CONTROLE DE REGISTROS Os registros são controlados conforme definido pelo Procedimento POP.ADM.002 CONTROLE DE REGISTROS.
5 Página 5 de ELABORAÇÃO DE FLUXOGRAMAS O fluxograma representa graficamente as etapas de um processo, detalhando a sua forma de funcionamento São usados os seguintes símbolos na confecção de fluxogramas: Usado para definir o início ou o fim de um processo Usado para descrever as atividades de um processo Usado para ilustrar as decisões a serem tomadas no processo. Usado para representar um documento ou registro gerado ou utilizado Usado para mostrar a seqüência do fluxo do processo. Usado para mostrar a interligação com outro processo CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS A codificação dos documentos do sistema da qualidade obedece ao seguinte critério: ABC.XYZ.NUM Onde: ABC é o código do tipo do documento do Sistema da Qualidade, conforme Anexo 3, contendo três letras.
6 Página 6 de 10 XYZ é o código da área emissora do documento do Sistema da Qualidade, conforme Anexo 4, contendo três letras. NUM é a seqüência numérica dos documentos do Sistema da Qualidade A codificação é atribuída aos documentos do Sistema da Qualidade pelo Centro de Padronização antes de sua aprovação A numeração seqüencial dos documentos do Sistema da Qualidade começa em Os códigos dos documentos do Sistema da Qualidade cancelados não podem ser utilizados novamente em um outro documento APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE Os documentos do Sistema da Qualidade são aprovados por autoridade competente (ver Anexo 5). Qualquer colaborador da INCIT pode elaborar um documento Na ausência do responsável pela aprovação de um documento do Sistema da Qualidade, a função hierarquicamente superior a sua, ou designada pelo mesmo, tem autoridade para fazê-lo DIVULGAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE Os documentos do Sistema da Qualidade são divulgados pelo Centro de Padronização e distribuídos nas áreas, definidas no item Abrangência O controle da distribuição das reproduções dos documentos do Sistema Qualidade é feito pelo Controle de Distribuição de Documentos (RDQ.ADM.001) A divulgação e distribuição de documentos externos são feitas segundo o item 4.19 deste Procedimento Os dados (tabelas, listas, etc) empregados nas áreas para consulta são controlados pelo próprio emissor REPRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE As cópias controladas só podem ser emitidas pelo Centro de Padronização, a partir do original aprovado e são identificadas através de carimbo, conforme Anexo A reprodução de cópias controladas é feita em papel branco, tamanho A4, tendo sua validade a partir do carimbo com a inscrição CÓPIA CONTROLADA na primeira página
7 Página 7 de 10 do documento, na cor vermelha, com a data e com a assinatura da responsável do centro de padronização ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS Os documentos do Sistema da Qualidade devem ser submetidos à revisão sempre que for feita alguma modificação, seja ela devida a uma não-conformidade ou a uma oportunidade de melhoria Quando um documento do Sistema da Qualidade for alterado ou cancelado, a área envolvida deve, ao receber a nova revisão, destruir a anterior Os documentos do Sistema da Qualidade obsoletos ou cancelados devem ser destruídos ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS VIGENTES Os originais dos documentos do Sistema da Qualidade são arquivados em meio eletrônico, no computador do Coordenador da Qualidade e no Servidor da INCIT Os documentos são mantidos em pastas, organizados por ordem crescente do seu código, por tipo de documento Os originais vigentes dos documentos do Sistema da Qualidade, em meio eletrônico, são mantidos arquivados até que os mesmos sejam alterados ou cancelados ARQUIVAMENTO DAS CÓPIAS CONTROLADAS As cópias controladas dos documentos do Sistema da Qualidade são arquivadas em meio eletrônico, distribuídas aos responsáveis pelas tarefas realizadas ARQUIVAMENTO DA LISTA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS O Controle de Distribuição de Documentos (RDQ.ADM.001) é arquivado em meio eletrônico, no computador do Coordenador da Qualidade e no Servidor da INCIT CONTROLE DE DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA Os documentos externos seguem a estrutura padrão dos órgãos que os emitiram O Centro de Padronização é responsável pela aquisição ou recebimento de documentos externos junto ao órgão emissor, com base nas necessidades das áreas solicitantes.
8 Página 8 de O Centro de Padronização relaciona os documentos externos de interesse e os submete, anualmente, a um órgão credenciado (como por exemplo, a ABNT) para atualização dos dados (título, revisão, situação, etc). Se nesta pesquisa a um órgão credenciado for constatada a alteração da revisão ou situação, o Centro de Padronização é responsável por efetuar a aquisição do documento atualizado, especificando título, código e data da nova edição, e por entregar o novo documento externo a área solicitante e destruir o obsoleto Após o recebimento dos documentos externos atualizados, o Centro de Padronização realiza uma análise crítica da pertinência e adequação das alterações no sistema de gestão da qualidade e insere essas modificações nos documentos pertinentes do Sistema de Gestão da Qualidade A identificação e divulgação dos documentos externos é feita através do Controle de Documentos Externos (RDQ.ADM.002) CONTROLE DE BACKUP DOS ARQUIVOS Todos os documentos e dados do sistema de gestão da qualidade são mantidos em backup. Esse backup é realizado semanalmente pelo Coordenador da Qualidade. A mídia onde o backup é mantido é arquivada em local adequado para preservação e recuperação das informações CONTROLE DE VÍRUS NOS SISTEMAS INFORMATIZADOS Todos os computadores contam com programas antivírus, que são atualizados adequadamente para evitar que os arquivos sejam corrompidos. A atualização do programa é de responsabilidade do Coordenador da Qualidade e os responsáveis por cada computador devem passar o antivírus diariamente em suas máquinas. 5 DOCUMENTOS E REGISTROS CORRELATOS: POP.ADM.002 CONTROLE DE REGISTROS. RDQ.ADM CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS. RDQ.ADM.002 CONTROLE DE DOCUMENTOS EXTERNOS. 6 ANEXOS: Anexo 1: Cabeçalho padrão para POP.
9 Página 9 de 10 Anexo 2: Documentos do Sistema da Qualidade Anexo 3: Lista padrão de áreas Anexo 4: Modelo de carimbo. Anexo 5: Autoridades Designadas para Aprovação de Documentos. Anexo 1: Cabeçalho padrão para POP LOGOMARCA TÍTULO DO DOCUMENTO TIPO DO DOCUMENTO Primeira Edição: (data) Página x de y Revisão 00 CÓDIGO DO DOCUMENTO Anexo 2: Documentos do sistema da qualidade Documento Código Manual de Gestão da Qualidade MGQ Política da Qualidade - Objetivos da Qualidade - Procedimento POP Registros RDQ Anexo 3: Lista de Código de Áreas Administração Consultoria e Projetos Qualidade ÁREA CÓDIGO ADM COI QUA
10 Página 10 de 10 Anexo 4 Modelo de carimbo Cópia Controlada Cópia Não Controlada CÓPIA CONTROLADA / / CÓPIA NÃO CONTROLADA / / Anexo 5: Autoridades Designadas para Aprovação e Reprovação de Documentos Documento Manual de Gestão da Qualidade Política da Qualidade Objetivos da Qualidade Procedimento Registros Autoridade mínima para aprovação e reprovação Gerente Gerente Gerente Responsável de Área QUA
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