Estado do Rio Grande do Sul Município de Caxias do Sul

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1 DECRETO Nº , DE 13 DE JULHO DE Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças atividadesfim, para efeitos legais. O PREFEITO MUNICIPAL DE CAXIAS DO SUL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 94 da Lei Orgânica do Município, Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos do arquivo, bem como assegurar o acesso às informações nele contidas, de acordo com o 2º do art. 216 da Constituição Federal, e o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Considerando que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, de acordo com os art. 17 e 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Considerando os resultados alcançados nos trabalhos relacionados à proposta de Tabela de Temporalidade de s das atividadesfim, e Plano de Classificação da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças, apresentada pelas Comissões Central e Setorial de s de ; Considerando gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; Considerando os critérios e conceitos adotados no Município para a gestão de documentos de arquivo aplicados para as atividadesfim. DECRETA: Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças, sfim, constantes nos Anexos I e II, deste Decreto. Parágrafo único. As disposições deste Decreto aplicamse a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Secretaria Municipal de Gestão e Finanças, no exercício de suas atividadesfim, independente do suporte, ou seja, papel, meio eletrônico ou outro. Art. 2º A Comissão Setorial de Avaliação de s de, nomeada através de Portaria, aplicará a Tabela de Temporalidade de

2 s da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças. Art. 3º Caberá a Comissão Setorial de Avaliação de s de comunicar ao órgão responsável pela gestão de documentos do Poder Executivo Municipal, a existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividadefim, não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças, para sua atualização. Art. 4º Integram este Decreto: a) Anexo I Plano de Classificação de s da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças, e b) Anexo II Tabela de Temporalidade de s da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças. Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Caxias do Sul, 13 de julho de 2016; 141º da Colonização e 126º da Emancipação Política. Alceu Barbosa Velho, PREFEITO MUNICIPAL. Virgínia Reschke da Silva Biglia, SECRETÁRIA DE GOVERNO MUNICIPAL.

3 ANEXO I Plano de Classificação de s Secretaria Municipal de Gestão e Finanças Grupo Funcional 3 Finanças Subgrupo Funcional 3.3 Orçamento e Finanças Função Organização, Gestão e Planejamento Ato Administrativo Processos Administrativos de Uso Geral Planejamento Plano Plurianual da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças Plano Anual da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças Relatório de s Função Orçamento Execução da Lei Orçamentária Relatório Gerencial Programação Orçamentária Alteração Orçamentária

4 Pedido de Compra Função Finanças Subfunção Execução Orçamentária e Financeira Efetivação da Receita Efetivação de Receitas com Darms, ISS e IRRF Efetivação da despesa Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de Serviços de MO Contratada Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de Serviços em Geral, Telefonia, Energia Elétrica e Aquisições para Consumo Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de Diárias Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de: 1 Obra 2 Jetons 3 Folha de pagto. e seus encargos 3.1 Guia da Contribuição Sindical GRCS 3.2 Guia do FGTS GRF 3.3 Guia do INSS GPS 3.4 DARF PASEP 4 Planilha de Cálculo de Precatórios 5 Relatório de INSS PF e PJ 6 Serviços e Aquisições Relevantes Anulação e Devolução de Despesa Nota de Anulação Nota de Devolução de Pagamento

5 Contratos Contrato Original Memorando ou Declaração Explicativa Memorando ou Declaração Explicativa Sub função Gerência de Contratos e Convênios Gerência de Contratos e Convênios Convênios do Município Gerenciamento de Processos Prótransporte, Abastecimentos de Água, etc Atualização de Valores e Cálculos Judiciais Planilha de Cálculo para Reajuste de Valores Cálculos Judiciais Função Contabilidade Controle Contábil

6 Conciliações Contábeis e Bancárias s Contábeis Gerados Internamente Prestação de contas Balanço Balancete Dívida Decêndios MDE e ASPS (mensal) SIOPS (bimestral) SIOPE (anual) MGS (quadrimestral) Subfunção Declaração de Encargos, Débito e Crédito de Tributos Federais Declaração de Encargos, Débito e Crédito de Tributos Federais Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social GFIP Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais DCTF Declaração de Imposto de Renda na Fonte DIRF Declaração de Compensação DECOMP

7 ANEXO II Tabela de Temporalidade de s Função Organização, Gestão e Planejamento (objetivo da produção do documento) Código/ Ato Administrativo Planejamento Processos Administrativos de Uso Geral Plano Plurianual da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças Plano Anual da Secretaria Municipal de Gestão e Finanças Prazos de Arquivamento Setorial Enquanto Vigente Geral Destinação do Digitalização Guarda Permanente 5 anos Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal 5 anos Guarda Permanente 2 anos Relatório de s 5 anos Guarda Permanente

8 Função Orçamento Execução da Lei Orçamentária (objetivo da produção do documento) Código/ Prazos de Arquivamento Setorial Geral Destinação do Digitalização Guarda Permanente Relatório Gerencial 5 anos Guarda Permanente na secretaria Programação Orçamentária 5 anos Guarda Permanente na secretaria Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Contados do 1º dia do exercício seguinte. Art. 174, do CTN. Contados do 1º dia do exercício seguinte. Art. 174, do CTN Alteração Orçamentária 5 anos Contados do 1º dia do exercício seguinte. Art. 174, do CTN Pedido de Compra 5 anos

9 Função Finanças Subfunção Execução Orçamentária e Financeira (objetivo da produção do documento) Código/ Efetivação da Receita Efetivação da Despesa Efetivação de Receitas com DARM, ISS e IRRF Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de Serviços de MO Contratada Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de Serviços em Geral, Telefonia, Energia Elétrica e Aquisições para Consumo Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de Diárias Efetivação da Liquidação da Despesa Empenhada (pagamento) de: 1 Obra 2 Jetons 3 Folha de Pagamento e seus Encargos 3.1 Guia da Contribuição Sindical GRCS 3.2 Guia do FGTS GRF 3.3 Guia do INSS GPS 3.4 DARF PASEP Prazos de Arquivamento Setorial 6 anos Geral 6 anos 4 anos 6 anos 6 anos 4 anos 6 anos Destinação do Digitalização Guarda Permanente Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Notas fiscais de aquisições imobilizadas (despesas relevantes) serão microfilmadas e descartadas

10 Anulação e Devolução de Despesa Contratos Memorando ou Declaração Explicativa 4 Planilha de Cálculo de Precatórios 5 Relatório de INSS PF e PJ 6 Serviços e Aquisições Relevantes Nota de Anulação 6 anos Nota de Devolução de Pagamento Contrato Original Memorando ou Declaração Explicativa 6 anos 6 anos 10 anos ao vencimento final. Uma via original deverá estar no processo. Subfunção Gerência de Contratos e de Convênios (objetivo da produção do documento) Código/ Gerência de Contratos e Convênios Atualização de Prazos de Arquivamento Setorial Geral Destinação do Digitalização Guarda Permanente Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Convênios do Município 20 anos Portaria 507/2011 Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Gerenciamento de Processos PróTransporte, Abastecimentos de Água, etc Planilha de Cálculo para Reajuste de Valores 10 anos s são recebidos do Banco Financiador anos Uma via permanece no processo.

11 Valores e Cálculos Judiciais Convênios do Município 20 anos Função Contabilidade (objetivo da produção do documento) Código/ Controle Contábil Prestação de Contas Conciliações Contábeis e Bancárias s Contábeis Gerados Internamente Prazos de Arquivamento Setorial 10 anos 10 anos Balanço 10 anos Balancete 10 anos Dívida 10 anos Decêndios MDE e ASPS (mensal) 6 anos SIOPS (bimestral) 10 anos SIOPE (anual) 10 anos MGS (quadrimestral) 10 anos Geral Destinação do Digitalização Guarda Permanente Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal Após amortização total

12 Função Contabilidade Subfunção: Declaração de Encargos, Débito e Crédito de Tributos Federais (objetivo da produção do documento) Código/ Declaração de Encargos, Débito e Crédito de Tributos Federais Guia de Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social GFIP Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais DCTF Declaração de Imposto de Renda na Fonte DIRF Declaração de Compensação DECOMP Prazos de Arquivamento Setorial 30 anos 10 anos 10 anos 10 anos Geral Destinação do Digitalização Guarda Permanente Digitalizar Digitalizar Digitalizar Digitalizar Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal digital salvo na rede. Prazo guarda: 30 anos a contar do 1º dia do exercício seguinte ou da data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado. Art. 23, parágrafo 50, Lei 8036, de 11/05/90

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