NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE NBC T 16 NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE APLICADAS AO SETOR PÚBLICO NBC T 16.5 REGISTRO CONTÁBIL

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1 NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE NBC T 16 NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE APLICADAS AO SETOR PÚBLICO NBC T 16.5 REGISTRO CONTÁBIL Conteúdo Item DISPOSIÇÕES GERAIS 1 FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL 2-14 GARANTIA DE SEGURANÇA DA DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL RECONHECIMENTO E BASES DE MENSURAÇÃO APLICÁVEIS 19-27

2 NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE NBC T 16 NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE APLICADAS AO SETOR PÚBLICO NBC T 16.5 REGISTRO CONTÁBIL DISPOSIÇÕES GERAIS 1. Esta norma estabelece critérios para o registro contábil dos atos e fatos que afetam ou possam vir a afetar o patrimônio público. FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL 2. A entidade pública deve manter sistema de escrituração uniforme referente aos atos e fatos de sua gestão, por meio de processo manual, mecanizado ou eletrônico, em rigorosa ordem cronológica, como suporte às informações contábeis. 3. São características da informação contábil no Setor Público: (a) objetividade; (b) confiabilidade; (c) comparabilidade; (d) compreensibilidade; (e) uniformidade; (f) verificabilidade; (g) visibilidade; (h) tempestividade; (i) utilidade; (j) imparcialidade; (k) fidedignidade; e (l) representatividade. 4. No âmbito de cada esfera de governo, os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário e o Ministério Público devem manter sistema integrado de Contabilidade Pública, pautado em Plano de Contas, que deve compreender: (a) a terminologia de todas as contas e a sua adequada codificação, bem como a identificação do subsistema a qual pertence, a natureza e o grau

3 de desdobramento, de modo a possibilitar os registros de valores efetivos e potenciais e a integração dos subsistemas; (b) a enunciação das funções atribuídas a cada uma das contas; (c) o funcionamento das contas com os seus movimentos de débitos e créditos; (d) a utilização do método das partidas dobradas em todos os registros dos atos e fatos que afetam ou possam vir a afetar o patrimônio público, de acordo com sua natureza orçamentária, financeira, patrimonial ou compensatória, nos respectivos subsistemas contábeis. 5. A entidade que fizer uso de estrutura de eventos para registros contábeis em sistemas informatizados deve demonstrar o fluxo dos lançamentos por atos e fatos e por subsistemas contábeis, como anexo do plano de contas. 6. Evento é o lançamento ou conjunto de lançamentos dos atos ou fatos que afetam ou que possam vir a afetar o patrimônio público para efeito de registros contábeis em forma eletrônica. 7. A escrituração deve ser executada em idioma e moeda corrente nacionais, em livros ou meios magnéticos que permitam a identificação e o seu arquivamento de forma segura e responsável. 8. Quando se tratar de transação em moeda estrangeira, esta, além da inscrição gráfica, deve ser convertida em moeda nacional aplicando-se-lhe a taxa de câmbio oficial e vigente na data da transação. 9. O Diário e o Razão constituem fontes de informações contábeis permanentes e neles devem estar registrados os fatos e atos da gestão pública, objeto da contabilidade. 10. Os registros contábeis devem ser efetuados de forma analítica, refletindo a discriminação constante em documento hábil, em consonância com os Princípios Fundamentais de Contabilidade. 11. Os registros realizados extemporaneamente devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do atraso. 12. São elementos essenciais do registro contábil: (a) a data da ocorrência da transação; (b) a(s) conta(s) debitada(s);

4 (c) a(s) conta(s) creditada(s); (d) o histórico da transação de forma descritiva ou por meio do uso de código de histórico padronizado, quando se tratar de escrituração eletrônica, baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio; (e) o valor da transação; (f) o número de controle para identificar, de forma unívoca, os registros eletrônicos que integram um mesmo lançamento contábil. 13. O registro dos bens, direitos e obrigações deve possibilitar a indicação dos elementos necessários à sua perfeita caracterização e identificação dos agentes responsáveis pela sua guarda, administração e utilização. 14. Os atos da gestão pública com potencial de modificar o patrimônio da entidade devem ser registrados nas contas de compensação. GARANTIA DE SEGURANÇA DA DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL 15. A documentação contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, memórias de cálculos e outras peças que apóiam ou compõem a escrituração contábil. 16. Os documentos de suporte aos registros contábeis deve ser mantidos em arquivo próprio, no respectivo órgão ou entidade pública, sob a responsabilidade de profissional de contabilidade, até a decisão transitada em julgado do respectivo Tribunal de Contas. 17. As entidades públicas devem desenvolver procedimentos que garantam a segurança, a preservação e a disponibilidade da escrituração contábil mantida em sistemas eletrônicos. 18. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, em observância à NBC T 2.8 Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica. RECONHECIMENTO E BASES DE MENSURAÇÃO APLICÁVEIS 19. O patrimônio público, o orçamento, a execução orçamentária e financeira e os atos de gestão pública que provoquem efeitos de caráter econômico e financeiro no

5 patrimônio da entidade pública devem ser mensurados monetariamente e registrados pela Contabilidade. 20. As transações no setor público devem ser reconhecidas e registradas integralmente, no momento em que ocorrerem. 21. As transações no setor público, desde que estimáveis tecnicamente, devem ser registradas, mesmo na hipótese de existir somente razoável certeza de sua ocorrência. 22. As transações no setor público devem ser contabilizadas e os seus efeitos evidenciados nas demonstrações contábeis dos exercícios financeiros com os quais se relacionam, reconhecidas, portanto, pelos respectivos fatos geradores. 23. Os registros contábeis das transações das entidades públicas devem ser efetuados considerando as relações jurídicas, econômicas e patrimoniais, prevalecendo, nos conflitos entre elas, a essência sobre a forma. 24. A entidade pública deve aplicar métodos de mensuração dos ativos e passivos, possibilitando o reconhecimento dos ganhos e perdas patrimoniais, inclusive aqueles decorrentes de ajustes de valores recuperáveis de ativo (ajuste impairment), em conformidade com os Princípios Fundamentais de Contabilidade. 25. Quando da necessidade de reconhecimento de ajustes decorrentes de omissões, erros de registros ou mudanças de critérios contábeis de anos anteriores, a entidade pública deve realizá-lo à conta do patrimônio líquido e evidenciá-lo em notas explicativas. 26. Na ausência de norma contábil específica, o profissional da contabilidade deve utilizar subsidiariamente normas nacionais e internacionais que tratem de temas similares, evidenciando o procedimento e os impactos em notas explicativas. 27. Havendo conflito entre dispositivos da legislação e os preceitos das Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público, o profissional de contabilidade deve observar, para a elaboração das demonstrações contábeis, as diretrizes estabelecidas nestas Normas, e deve evidenciar, em notas explicativas, as disposições conflitadas da legislação específica.