20 anos do APCBH Organização do arquivo do Arquivo. Cintia Aparecida Chagas Arreguy

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1 20 anos do APCBH Organização do arquivo do Arquivo Cintia Aparecida Chagas Arreguy

2 Comemoração dos 20 anos do APCBH Há 2 anos, iniciaram-se as discussões de como seria comemorado o aniversário de 20 anos do APCBH. Não queríamos uma comemoração que simplesmente relembrasse e enaltecesse tudo que fizemos de positivo até hoje. Surgiu a idéia de arrumar a casa e fazer um estudo crítico de nosso trabalho.

3 Comemoração dos 20 anos do APCBH Organização do arquivo do Arquivo, tendo em vista a preservação da memória institucional. Estudo crítico da gestão de documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da PBH.

4 Projeto 20 anos do APCBH: memória institucional e reflexão crítica sobre as práticas arquivísticas Financiado pela FAPEMIG Parceria com a UFMG (Professora Ivana Parrela)

5 Objetivos do projeto Organizar o chamado arquivo do Arquivo, ou seja, a documentação arquivística acumulada no desenvolvimento das atividades administrativas e técnicas do órgão, de forma a estabelecer práticas internas de produção, tramitação, avaliação, descarte e preservação da documentação; Elaborar um instrumento de pesquisa que permita a consulta ao arquivo do APCBH e disponibilizá-lo na página internet da instituição;

6 Objetivos do projeto Realizar um estudo crítico da política de gestão de documentos implantada pelo APCBH, especialmente da sua Tabela de Temporalidade - concepção e uso com vistas a uma reflexão teórico-metodológica que seja também um diagnóstico da política de gestão implementada;

7 Organização do arquivo do Arquivo Iniciado no começo do ano de 2010 teve como um importante produto o plano de classificação de documentos para todas as atividades do APCBH, pois até então o APCBH contava com um plano de classificação que abrangia principalmente as suas atividades meio.

8 O início Edição de uma circular interna, no mês de abril de 2010, chamando todos os funcionários a se envolverem, organizando seus arquivos físicos e seus arquivos em formato digital.

9 Salvaguarda de arquivos digitais Migração de documentos que se encontrassem em disquetes e outras mídias magnéticas removíveis, para discos ópticos (CD s e DVD s) e para os discos rígidos dos computadores. Estabelecimento de rotina de backup Mais tarde, o backup foi automatizado com o uso de um sistema gratuito (Cobian Backup)

10 Documentos em suporte papel Avaliação preliminar dos documentos acumulados em cada divisão com base a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). Identificação de documentos não listados na TTDD, além daqueles em que que houvesse dúvidas ou questionamentos na aplicação desse instrumento.

11 Limpeza preliminar Iniciou-se um trabalho de limpeza nas mesas e armários de todas as áreas de Arquivo, com vistas a eliminar sumariamente bilhetes, rascunhos, cópias repetidas de documentos e separar documentos pessoais que se encontravam junto aos arquivos de trabalho.

12 Revisão da TTDD Foi criada uma comissão para avaliação inicial dos documentos que haviam sido separados por não constarem na TTDD ou que houvesse dúvidas e questionamentos na aplicação desse instrumento Iniciou-se uma verificação geral nos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e acumulados pelo APCBH, vários deles utilizados por toda a PBH (relativos a atividades meio)

13 Revisão da TTDD A TTDD do município de Belo Horizonte tem um pioneirismo ao contemplar as atividades meio e fim da Prefeitura já em Assunto será tratado na mesa redonda Arquivos municipais e gestão de documentos. Instrumento é constantemente atualizado pela Câmara Técnica de Avaliação da TTDD da Prefeitura de Belo Horizonte.

14 Revisão da TTDD Necessita de um trabalho mais minucioso de revisão em função de alterações em diversas leis e na realidade das funções e atividades da Prefeitura de Belo Horizonte.

15 Revisão da TTDD Foram detectados problemas de diversas naturezas na Tabela de Temporalidade do Município Prazos de guarda e destinações dos quais se discordava; número de vias diferentes das atualmente produzidas; formulários padronizados que se modificaram ao longo do tempo, com nomes diferentes que necessitam inclusão do novo nome, entre outros.

16 Revisão da TTDD Essas dúvidas estão sendo discutidas e as demandas de alterações da TTDD serão encaminhadas à Câmara Técnica de Avaliação da TTDD.

17 Dificuldades na aplicação da TTDD Dificuldades na aplicação desse importante instrumento até mesmo pelos funcionários do APCBH, principalmente por se tratar de um sistema antigo que, apesar de ter sido um grande avanço para a época, tem uma série de problemas de usabilidade. Trata-se de um dos primeiros sistemas web produzidos pela PBH e que não passou por nenhuma revisão desde então. Atualmente, o sistema passa por algumas adequações de usabilidade, mas necessita ser substituído por outro com funções que o sistema atual não contempla.

18 Construção do plano de classificação Ainda durante a etapa de diagnóstico e organização dos documentos acumulados, iniciou-se a elaboração do novo plano de classificação. Um grupo formado por profissionais de todas as áreas do arquivo se reuniu de modo regular com vistas a estudar as funções, atividades e os documentos gerados em cada uma dessas atividades.

19 Construção do plano de classificação Teve como bases o plano anterior e o plano de classificação do CONARQ (2001), para as atividades meio. Para as atividades fim, a base foi a legislação e a estrutura do Arquivo. Optou-se por utilizar um plano de classificação funcional, por ser mais estável em relação a um plano estrutural. O plano funcional consiste na divisão das funções principais em classes maiores, das funções secundárias em classes menores e das atividades Plano estrutural consiste na subdivisão das classes de acordo com a estrutura organizacional.

20 Construção do plano de classificação No final de 2010, o plano foi apresentado à equipe do APCBH em seminário interno. Sugestões e críticas foram anotadas e incorporadas à versão final do plano.

21 Organização das pastas dos computadores O plano de classificação também foi aplicado às pastas do computadores. Não guardamos documentos eletrônicos nos computadores, mas sim minutas de documentos que foram impressos, assinados e tramitados em papel, com raríssimas exceções.

22 Organização das pastas dos computadores Os principais documentos armazenados nos computadores são as fotografias digitais que retratam as atividades da instituição. As fotografias devem ter um tratamento diferenciado, acompanhando-se sua temporalidade para recolhimento ao arquivo permanente.

23 Imagens digitais Reproduções digitais do acervo e Imagens geradas nas atividades da instituição.

24 Reproduções digitais do acervo Foram organizadas em pastas de acordo com o arranjo do arquivo permanente, sendo cada documento nomeado com o seu respectivo código de arranjo.

25 Fotografias de eventos e atividades do APCBH Foram guardadas nas pastas organizadas de acordo com as funções descritas no plano de classificação.

26 Conclusões A construção do plano de classificação foi muito rica no sentido de rever nossas práticas. Sabe-se que um plano de classificação não é algo fechado e deve ser aperfeiçoado e modificado sempre que novas funções e atividades forem incorporadas e novos documentos forem gerados.

27 Conclusões A elaboração de um plano de classificação é um processo muito rico que nos serviu para rever procedimentos e detectar falhas, propondo alterações com vistas a otimizar o fluxo de documentos e do próprio trabalho. Sendo um recorte, o plano de classificação não retrata toda a diversidade da realidade, constituindo-se uma simplificação de nossas funções e muitas vezes o exercício de encaixar a realidade dentro de um plano mostrou-se bastante desafiador e levou a diversas reflexões.

28 Referências SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: Editora da FGV, Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

29 Obrigada! Cintia A. Chagas Arreguy Departamento de Gestão de Documentos Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte

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