PROTOCOLO. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
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- Baltazar Figueiredo Bento
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1 PROTOCOLO Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
2 PROTOCOLO O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento; Classificação; Registro Autuação; Movimentação: Expedição Distribuição; Controle da tramitação / movimentação.
3 Recebimento PROTOCOLO Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas.
4 Classificação PROTOCOLO Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei /11).
5 Lei nº12.527/2011 Lei de acesso a informações públicas - Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. Classificação Duração do sigilo Renovável? Ultrassecreto 25 anos Sim. Por mais um período de 25 anos. Secreto 15 anos Não. Reservado 5 anos Não.
6 PROTOCOLO Classificação Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
7 PROTOCOLO Registro / Autuação É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).
8 PROTOCOLO Expedição / Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
9 PROTOCOLO Controle da tramitação / movimentação É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.
10 Teste (FCC - TRE/AL Técnico Judiciário 2010) Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades, A) acondicionar documentos de valor histórico. B) cuidar da tramitação dos documentos. C) armazenar documentos em fase intermediária. D) estabelecer regras de acesso aos documentos. E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.
11 Gestão de documentos Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura. O Plano de classificação é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.
12 Métodos de Arquivamento Sistema de Busca de Documentos A busca de um documento pode ser feita por dois tipos de sistemas: Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários.
13 Métodos de Arquivamento Classes Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: - Básico: alfabético, numérico e ideográfico (assunto). - Padronizado: variadex, automático, mnemônico, etc. Obs.: o método alfanumérico combinação de letras e números não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado um sistema semi-indireto.
14 Métodos de Arquivamento Métodos de arquivamento básicos método alfabético simples - organizado a partir de nomes. método geográfico - organizado pelo local ou procedência.
15 Métodos de Arquivamento Métodos de arquivamento básicos Método numérico, o qual se divide em: numérico simples (organizado por um número relativo ao documento), cronológico (organizado por data) ou dígito terminal (os documentos são arquivados conforme uma sequência numérica de três pares. A leitura da sequência se dá da direita para a esquerda.)
16 Métodos de Arquivamento Métodos de arquivamento básicos Método ideográfico - organizado pelo assunto do documento e podendo ser: - Alfabético (Dicionário ou Enciclopédico); - Numérico (Duplex, Decimal ou Unitermo).
17 Teste (FCC - ALESP Ag. Legislativo de Serviços 2010) Os métodos de arquivamento de documentos dividem-se em duas classes. São elas: A) numérica e mnemônica. B) direta e indireta. C) básica e padronizada. D) alfabética e numérica. E) dicionário e indexação coordenada.
18 Método Alfabético Simples É o método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética. Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. O arquivamento de nomes obedece a algumas regras chamadas de regras de alfabetação.
19 Regras de Alfabetação 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Arquivam-se: Menezes, Frank Maia Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Araújo da
20 Regras de Alfabetação Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Arquivam-se: Miranda, Carmem Miranda, Fábio Miranda, Luciano
21 Regras de Alfabetação 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam, quando transpostos para o início. Arquivam-se: Barra Mansa, Joaquim de Souza Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor
22 Regras de Alfabetação 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, João do São Paulo, José Carlos
23 Regras de Alfabetação 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevão Silva, Everaldo
24 Regras de Alfabetação 5. Os artigos e preposições não são considerados. Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Couto, Arnaldo do Silva, José Ferreira Silva, José dos Santos
25 Regras de Alfabetação 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edison Tavares Neto, Osório
26 Regras de Alfabetação 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emerson (Coronel)
27 Regras de Alfabetação 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. Arquivam-se: Bush, George Bush, George Walker Chaplin, Charles Smith, John Taylor
28 Regras de Alfabetação 9. Os nomes espanhóis ou hispânicos são registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai. Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo
29 Regras de Alfabetação 10. Os nomes orientais japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam. Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama
30 Regras de Alfabetação 11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associação Educacional do DF Associação dos Jornalistas do DF Companhia Petrolífera Nacional Embratel S/A Tentação Móveis Ltda (A)
31 Regras de Alfabetação 12. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Ciências Contábeis (3º) Encontro Nacional de Arquivistas (II) Simpósio de História Natural (Nono)
32 Teste (FCC - TRE/PE - Técnico Judiciário 2012) No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há pastas correspondentes aos seguintes funcionários: a. João Manuel de Souza b. Luiz Alberto de Sousa c. Maria Regina da Silva d. José Dias Silva e. Doroti Silveira f. Sérgio Sampaio g. Carlos Souza Silva
33 Teste (FCC - TRE/PE - Técnico Judiciário 2012) (...). Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta será A) f, g, d, c, e, b, a. B) f, c, b, d, a, c, g. C) b, d, a, c, f, e, g. D) g, e, f, c, a, d, b. E) g, b, a, d, c, e, f.
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