MEMÓRIA: SOB A ÓTICA DA GESTÃO DOCUMENTAL

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1 MEMÓRIA: SOB A ÓTICA DA GESTÃO DOCUMENTAL Maria Eduarda de Oliveira Santos 1 ; Lilian Maria da Silva Lira 2 Eliete Correia dos Santos 3 ; Suerde Miranda de Oliveira Brito 4 1 Estudante do Curso de Bacharelado em Arquivologia CCBSA UEPB; 2 Estudante do Curso de Bacharelado em Arquivologia CCBSA UEPB; 3 Docente/pesquisador do Departamento de Arquivologia CCBSA UEPB; 4 Docente/pesquisador do Departamento de Arquivologia CCBSA UEPB; Resumo: Este texto procura elucidar a função da gestão de documentos na construção da memória, seja ela histórica, social ou política. O estudo da memória sob a ótica da gestão documental promove a percepção da relevância da temática para a elaboração da história seja de pessoa física ou jurídica, tal como a evolução de um povo. Busca-se nesse sentindo abordar o tema minunciosamente, através de conceitos, classificações e exemplificações. A metodologia proposta para o aprimoramento deste artigo foi baseada em pesquisas bibliográficas, em manuais e na legislação. Palavras chave: Arquivologia. Gestão Documental. Memória. Preservação da Memória. 1 INTRODUÇÃO A gestão documental surgiu como uma necessidade administrativa, propondo eficiência, eficácia e menor custo. No entanto, atualmente, podemos dizer que com seu constante progresso essa gestão não se limita a promover melhor desempenho de tarefas, mas passou a possuir um evidente vínculo com a memória. Notamos a relevância da gestão de documentos no nosso país, com o advento de leis e manuais. Essa gerência documental se faz cada vez mais indispensável, uma vez que existe a necessidade do acesso rápido à informação, tanto pelo produtor como pelo usuário externo. Ressalta-se ainda que com a alta produção de documentos, a gestão busca assegurar o ciclo vital arquivístico, intervir em perdas históricas e preservar a memória. Em um país com tantos impasses políticos, se torna imprescindível a presença do gerenciamento de documentos. O acesso a determinados documentos dispõe o poder de nos transportar no tempo; são fontes primárias e fundamentais para o entendimento do nosso passado, ou melhor, da nossa história. Quando não há registros dos fatos, a construção da identidade ou memória social desvanece na linha do tempo. Sem conhecimento perdemos nosso discernimento, nosso direito constitucional para exercemos alguma postura política, de certo modo perdemos a capacidade de progredir histórica e socialmente

2 Dessa forma, o objetivo deste trabalho é evidenciar a relevância da gestão de documentos para a memória, pretendendo lograr certa valorização da sociedade a respeito da temática. Buscou-se abordar conceitos, classificações e exemplificações. A metodologia deste estudo foi traçada com base em pesquisas bibliográficas, acerca do tema gestão documental e memória, foram explorados periódicos, leis e manuais. 2 CONCEITOS Após a Segunda Guerra Mundial houve um crescimento excessivo de documentos em relação às administrações públicas, exigindo haver controle do volume de massas documentais. Neste período, os documentos passam a ser cruciais por razões culturais e administrativas, resultando na urgência da eficiência e eficácia na gestão documental, isso foi ao encontro das abordagens administrativas, particularmente da Administração Científica. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (BRASIL,2004, p. 100), a gestão de documentos é o Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos. Sob a ótica do dicionário citado, a gestão documental está intrinsecamente relacionada aos procedimentos técnicos que ocasionam a facilitação e o aprimoramento da atividade arquivística. Conforme o artigo 3 da Lei (BRASIL,1991), Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Como podemos observar, a lei explicita a abordagem do gerenciamento de documentos no Brasil, especificamente em relação aos documentos públicos. Possibilitando uma reflexão a respeito da importância da gestão documental para o país. 3 RELEVÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL Desde muito tempo atrás, inclusive antes da concepção da escrita, o homem se preocupava em fazer registros e dessa forma surgem os documentos, que por sua vez passaram a ser cruciais para a difusão de informações, edificação da memória e da cultura, além de proporcionar prova e testemunho. A gestão de documentos também emerge como a solução para os documentos digitais, visando organizar, preservar e salvaguardar tais registros. Com o rápido e contínuo avanço da tecnologia, surgem grandes fluxos de dados, o gerenciamento documental propõe maior controle desses dados que são produzidos e recebidos. Além de promover a redução de documentos em papel, o que de certo modo os mantém mais

3 protegidos, já que os sistemas de gestão documental proporcionam uma célere recuperação de informações e maior segurança, chegando a restringir a possibilidade do acesso a dados confidenciais. Nesse sentido, desenvolve-se a memória digital. O gerenciamento de documentos é um procedimento fundamental na história de uma empresa, seja pública ou privada, sendo essencial para a recuperação e conservação de informações, igualmente para a tomada de decisões. Certos documentos precisam ser custodiados permanentemente para não colocar em risco a perda da memória da empresa. Os registros fotográficos são exemplos disso, pois a prova de uma determinada notícia pode ser dada através de uma fotografia. Como afirma Luciana Duranti (1994, p. 50): Essa capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e consequências, e de preservar e estender no tempo a memória e a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam. Destaca-se que a gestão documental oferece a transparência da administração pública, o que possui grande importância no que diz respeito ao direito do cidadão, bem como o direito ao acesso à informação, que só é possível através da gestão documental, pois facilita e agiliza esse acesso. 4 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL PARA A MEMÓRIA Com o intuito de disseminar conhecimento para as gerações futuras, bem como promover a evolução da sociedade, impedindo que o passado seja perdido, se faz necessária a implantação da gestão documental para o aprimoramento da propagação e conservação de informações. Os documentos claramente precisam ser preservados para sempre, evitando que a sociedade sofra perda irreparável da sua memória: Esse preservar da memória não está ligado apenas à conservação de relíquias antigas ou edificações, mas também à preservação de toda uma história, todo um caminho percorrido pela sociedade, desde seus tempos mais remotos até aos dias de hoje, interligando-os pela sua importância nesse processo de contínuo movimento e constante transformação. (TOMAZ, 2010, p. 4). Vale destacar que a guarda do documento deriva do valor que o mesmo possui. A análise e definição desses valores cabe a gestão documental, que fará uso da técnica denominada avaliação. Neste contexto, insere-se a Tabela de Temporalidade, instrumento de avaliação documental

4 Ao contemplar a importância da gestão de documentos para a memória não nos detemos apenas a instituições, ressalta-se aqui que o passado é história tanto para pessoa física como para pessoa jurídica. 5 GESTÃO DA MEMÓRIA Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado ao direito à informação está o direito à memória. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 6). A gestão da memória tem como elemento principal preservar e compartilhar as informações. Com isto, o papel dos centros de arquivos e dos arquivos é essencial, sendo aqui tratado como uma ferramenta social capaz de obter transparência nas ações governamentais além de obtermos o acesso rápido à informação. Considerar a importância dos arquivos nas organizações passa, necessariamente, pela reflexão e compreensão do que significa arquivos e informação. (CALDERON et al, 2005, p. 98). A atribuição social do arquivo é de auxiliador da humanidade e desempenha um papel fundamental junto à memória que vai gerá-lo. Em função disto: Preservar significa prover intervenções técnicas, científicas e políticas, de tal forma que a informação registrada em qualquer suporte material tenha permanência e durabilidade e possa ser acessada física e logicamente, de forma contínua e pelo maior tempo possível. (SILVA, 2005, p. 3). Os documentos retratam o passado de forma a nos fazer avançar no futuro, do mesmo modo nos proporcionam conhecimento do ocorrido, se pararmos pra pensar veremos que somos incapazes de progredir sem as instruções do passado. Não é possível preservar a memória de um povo sem, ao mesmo tempo, preservar os espaços por ele utilizados e as manifestações quotidianas de seu viver. (TOMAZ, 2010, p. 4). 6 CONCLUSÕES O estudo abordado nos remete a uma reflexão acerca da gestão documental e sua interligação com a memória. Através de conceitos e classificações pretendeu-se expor como a mesma é essencial para a construção da memória política e social. Registrar e conservar as informações são elementos primordiais para a progressão de um povo, a gestão documental surge como alternativa para a sustentação dessa conjectura

5 Desse modo, propor-se demonstrar a relevância da temática para a construção da história seja de pessoa física ou jurídica. Este trabalho nos profere a uma conscientização a respeito da memória e da gestão documentais em nossas vidas, ambas trabalham juntas e nos oferecem eficiência e eficácia no entendimento da nossa história. Acentua-se que, sem a compreensão do passado, somos incapazes de progredirmos no futuro, sendo assim, tencionamos a sociedade para uma valorização no tocante da temática. Salienta-se que há necessidade de aperfeiçoar os estudos relativos ao tema aqui descrito, em busca de outras abordagens e observações que não foram contempladas. REFERÊNCIAS BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, BRASIL. Lei 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm>. Acesso em: 05 abr BRASIL. Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/media/dicion%20term%20arquiv.pdf>. Acesso em: 13 abr CALDERON, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ciência da Informação, Brasília, v. 33, n. 3, p , DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Rio de Janeiro: Revista Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v. 7, n. 13, p , SILVA, Sérgio Conde de Albite. A preservação da informação arquivística governamental nas políticas públicas do Brasil. p. 1-16, TOMAZ, Paulo Cesar. A preservação do patrimônio cultural e sua trajetória no Brasil. Fênix- Revista de História e Estudos Culturais, ano VII, v. 7, n. 2, p. 1-12,

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