TCC00330 Modelagem de Processos de Negócio CASE TRABALHO GESTÃO DE ACERVOS

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1 TCC00330 Modelagem de Processos de Negócio CASE TRABALHO GESTÃO DE ACERVOS 1. Contexto Atualmente, já é grande a variedade de computadores, mídias digitais, formatos e softwares utilizados nos trabalhos do governo, bem como a quantidade de documentos digitais produzidos através de inúmeros softwares e formatos. Nesse contexto, a Biblioteca da Tia Zezé tem encaminhado algumas iniciativas para enfrentar os problemas que afetam os documentos digitais. Estas iniciativas visam dotar a Biblioteca da Tia Zezé da infraestrutura necessária ao recebimento, preservação e acesso a documentos arquivísticos digitais. A Biblioteca da Tia Zezé tem por finalidade a gestão, recolhimento, tratamento técnico, preservação e divulgação do patrimônio documental do país, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. A Biblioteca da Tia Zezé é responsável por gerir, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais e convencionais produzidos e acumulados pelos órgãos e entidades públicos. 2. Visão Geral 2.1. Recebimento Atualmente, 26 profissionais trabalham neste processo, que é o responsável por acompanhar a transferência, o recolhimento e a doação de documentos, procedendo ao registro de sua entrada e o encaminhamento às unidades competentes. O recebimento sempre inicia por uma solicitação externa, em que uma entidade, pessoa ou família manifesta seu interesse em realizar o recolhimento ou doação de documentação. A demanda por recebimento de documento surge do órgão que necessita realizar o recolhimento ou doação ou quando dado órgão é extinto e não existe outro órgão para assumir tal documentação. Essa solicitação deve ser protocolada junto ao Protocolo. A Área de Recebimento agenda uma visita técnica para análise da documentação, segundo um conjunto de critérios estabelecidos (ex.: temporalidade, eliminação de documentos, valor histórico, etc.). No momento da solicitação, o órgão informa mais ou menos o tipo de acervo que será avaliado durante a visita. Com essa informação, as áreas técnicas de Conservação relacionadas podem ser designadas para a visita. No caso de doações, também participa a área de Documentos Privados. É necessário avaliar o acervo a ser recebido para verificar se o órgão classificou corretamente esses documentos (por exemplo, é possível que o órgão tenha classificado um documento como sendo de um tipo, mas na verdade deveria ser classificado como outro tipo). Essa avaliação passa por analisar a listagem de documentos segundo a classificação estabelecida e ligar à tabela de temporalidade e Grupo de Pesquisa em Processos & Colaboração (P&CO) Página 1

2 destinação. Isso é feito tanto para documentos a serem eliminados, quanto para os que serão recebidos. Caso existam documentos que não estejam classificados e organizados, é necessário que eles sejam organizados antes da doação. Após a visita técnica, as áreas técnicas de Conservação elaboram um relatório consolidado com um parecer técnico. A partir desse relatório, é decidido se o acervo será recolhido ou não. A interação junto ao órgão solicitante é feita por telefone e/ou e reuniões presenciais, mas as decisões precisam ser formalizadas através de oficio. O órgão solicitante é informado, através de ofício, do aceite ou recusa do recebimento do acervo. Também são enviadas orientações para organização do acervo a ser encaminhado. A Área de Recebimento prepara o termo de recolhimento ou o termo de doação. Os termos são acompanhados de uma listagem contendo a documentação que será encaminhada pelo órgão solicitante. Tal listagem é elaborada pelo órgão ou entidade. A Área Técnica agenda o recebimento da documentação. O transporte da documentação é de responsabilidade do órgão de procedência. No caso de doação, dependendo do volume, o Arquivo Nacional pode transportar a documentação doada. Quando a documentação é recebida, é emitido um Relatório de Entrada. Findo o processo, é publicado no Diário Oficial a realização da doação. O recebimento não tem ocorrido com tanta frequência atualmente. A Biblioteca da Tia Zezé acredita que, se o órgão possuir condições (ex.: local, pessoal, etc.) de manter adequadamente sua documentação, a mesma deve ficar arquivada em tal órgão Tratamento Técnico Atualmente, 163 profissionais trabalham neste processo, que é o responsável por tratar os diferentes tipos de documentos (documentos cartográficos, documentos filmográficos, documentos sonoros, documentos fotográficos e etc.) recebidos. Existe uma Equipe Técnica especializada em cada tipo de documento. A documentação é identificada (abre as caixas, verifica o conteúdo dos documentos e identifica o que tem em cada caixa) e acondicionada em local adequado. A organização pode ocorrer imediatamente, quando o documento chega, ou depois, devido à fila de espera. A documentação fica em uma espécie de quarentena de forma que o novo documento não contamine o acervo existente. Durante esse período, a documentação passa por uma vistoria biológica e será definida a estratégia de tratamento da documentação (qual serão os procedimentos adotados, qual embalagem será utilizada para armazenamento e etc.). O tratamento dos documentos envolve a higienização e conservação (tornar o documento em condições de manuseio) pela área de Gestão e Preservação. Não chega a ser uma restauração, mas removem dobras, consertam rasgos e etc. Em seguida, os documentos precisam ter a sua descrição (local, data, pessoas, autor e etc.) elaborada de acordo com as normas internas, criação do quadro de arranjos e digitalização. Essas informações não são descobertas rapidamente e normalmente não vêm junto com o documento, necessitando de trabalho de pesquisa. Os documentos são registrados no sistema e os documentos Grupo de Pesquisa em Processos & Colaboração (P&CO) Página 2

3 públicos ficam disponíveis para consulta. Depois da organização lógica, esta deve ser replicada para a organização física dos documentos. Alguns documentos são tratados internamente pelas áreas técnicas e outros precisam ser encaminhados para empresas especializadas, sejam contratadas ou parceiras. Após o tratamento, os documentos são encaminhados para a guarda no depósito. Nem todos os documentos conseguem ser tratados devido à ausência de tecnologia adequada. Também faltam recursos apropriados para o armazenamento. Existe também o problema de espaço de armazenamento dos documentos tratados, pois documentos sonoros e de vídeo ocupam muito espaço nos servidores. Outro problema é que não existe uma rede especial para que estes documentos sejam enviados para o servidor. Eles transitam pela mesma rede dos demais documentos das áreas operacionais, consumindo muita banda Preservação Atualmente, 50 profissionais trabalham neste processo, que é o responsável pelo processamento e reformatação dos documentos digitalizados. O processamento dependerá de várias variáveis: tipo do documento, estado de conservação do documento, tipo de material do documento. O processamento do documento é realizado de acordo com as características do documento. Por exemplo, para documentos especiais (suporte mais frágil, fotografia, filme) pode-se duplicar ou restaurar. A reformatação inclui gerar o microfilme; digitalizar o microfilme; gerar um master digital e gerar uma derivada de acesso que irá para a sala de consulta. Essa reformatação é importante para: que se tenha uma duplicata do documento caso a informação se perca devido à deterioração; para se ter menos manuseio no documento original; para auxiliar o acesso ao documento (é possível realizar pesquisas dentro do documento digital). Existe a necessidade de gerar microfilme de documentos com caráter probatório, uma vez que a versão digital ainda não tem valor legal. Além disso, esse microfilme pode ser digitalizado para ser disponibilizado para o usuário. Após isso, a documentação é devolvida para a conservação acondicionar em caixas e encaminhar para o depósito. Após essa etapa, o documento original não será mais manuseado Consulta Atualmente, 30 profissionais trabalham neste processo, que é o responsável por permitir o acesso às informações do acervo. Existem três tipos de consulta: presencial, à distância e online, brevemente descritas a seguir Consulta Presencial O pesquisador se dirige a sala de consulta da Biblioteca da Tia Zezé. O pesquisador primeiro terá que realizar o seu cadastro com a Bibliotecária. Em seguida, ele faz a busca pelo Sistema de Grupo de Pesquisa em Processos & Colaboração (P&CO) Página 3

4 Consultas. Caso o documento já esteja digitalizado, o pesquisador já possui acesso ao documento. Caso, o Sistema de Consultas não tenha o instrumento de pesquisa, ele terá que buscar manualmente no acervo da biblioteca e solicitar o documento a Bibliotecária. Caso o documento não esteja em formato digital e os documentos sonoros e imagens em movimentos não estejam disponíveis na Sala de Consulta, o pesquisador poderá solicitar o acesso mediante um agendamento prévio. Se a consulta for referente a órgãos de segurança e informações do regime militar, será necessário o preenchimento e assinatura de Termo de responsabilidade pelo uso e divulgação de informações pessoais. Caso necessite, o pesquisador poderá solicitar a reprodução, transcrição e certidão dos documentos. Ele terá que assinar o Termo de autorização e assinar o Requerimento de certidão. O usuário também pode solicitar a reprodução de documentos em CD, DVD, fita magnética ou papel. As cópias em papel recebem autenticação. As reproduções, transcrições, e certidões possuem um custo que seguem a Tabela de Prazos e Valores. A cobrança é feita através da Guia de Recolhimento da União (GRU). Devolvida a GRU quitada, é a Central de Atendimento retira o documento do depósito e encaminha para a área de Gestão e Preservação. Essa documentação passa pelo setor de higienização e vistoria, para ser higienizada. Após isso, o documento é digitalizado com o equipamento adequado. Caso o pesquisador tenha solicitado uma cópia em papel, o documento é impresso. Caso seja uma cópia digital, é gerado um CD. A área de Gestão e Preservação encaminha o documento, além da impressão e/ou CD, para a sala de consulta. Uma vez providenciada a reprodução, ela é conferida com o original, autenticada pelo Técnico da Biblioteca e entregue ao pesquisador. Um problema relatado é que a maioria dos computadores da sala de consulta não possui acesso à internet e com isso não possui acesso ao Sistema de Consultas Consulta a Distância O usuário informa (por telefone, , ou carta) o que ele deseja buscar e a Equipe de Pesquisas realiza o levantamento para ele. Diariamente, o Coordenador avalia todas as solicitações e distribui entre os técnicos da Equipe de Pesquisa. Estes tomam contato com os conteúdos das mensagens e, em seguida, registram na base de dados "Controle de Atendimento a Distância", onde o pesquisador dispõe de uma ficha com informações relativas às fases do atendimento. Deste modo, qualquer um dos técnicos pode, quando solicitado pelo pesquisador, prestar esclarecimentos por telefone a respeito da situação que se encontra o atendimento. O momento seguinte é examinar o instrumento de pesquisa, disponível à consulta, quer em papel ou base de dados, que corresponda ao assunto proposto pelo pesquisador. Pode ser necessário solicitar mais informações do pesquisador para que a Equipe de Pesquisa realize esse levantamento. Em seguida, o documento é solicitado à unidade de movimentação de acervo, para constatar a compatibilidade com a solicitação e poder realizar o orçamento, utilizando a Tabela de Prazos e Valores. Grupo de Pesquisa em Processos & Colaboração (P&CO) Página 4

5 Aguarda-se a aprovação do orçamento para que se possa providenciar a emissão de Guia de Recolhimento da União - GRU, cujos valores são compostos de despesas com a reprodução e postal. Devolvida a GRU quitada, é providenciada a reprodução, conferida com o original, autenticada pelo técnico e encaminhada ao Protocolo para expedição. No caso de solicitações procedentes de fora do país, a gratuidade é total, uma vez que não existe um procedimento firmado para cobrança no exterior Consulta Online A consulta online é realizada por meio do Sistema de Consultas, que se destina a explorar a potencialidade do acervo institucional. Organizado por fundos e coleções, articula em diferentes níveis de descrição informações sobre os documentos que os compõem como livros, folhetos, mapas, plantas, desenhos, fotografias, filmes, discos, papéis e objetos. Caso necessite, o pesquisador poderá solicitar a reprodução, transcrição e certidão dos documentos. Ele terá que assinar o Termo de autorização e assinar o Requerimento de certidão. O usuário também pode solicitar a reprodução de documentos em CD, DVD, fita magnética ou papel. As cópias em papel recebem autenticação. As reproduções, transcrições, e certidões possuem um custo que seguem a Tabela de Prazos e Valores. A cobrança é feita através da Guia de Recolhimento da União (GRU). Devolvida a GRU quitada, é providenciada a reprodução, conferida com o original, autenticada pelo técnico. A retirada do documento pelo pesquisador é agendada pelo sistema. Foi informado que os documentos anexados ao Sistema de Consultas só podem ter até 10MB. Grupo de Pesquisa em Processos & Colaboração (P&CO) Página 5