FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS. Nome Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 29/11/2012

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento IT-IPN Revisão 03 Data 16/11/2012 Título ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE DE BENS PATRIMONIAIS Classificação Ostensiva n o de páginas 07 n o de anexos 03 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome Setor Rubrica Data Elaborado Ivone Moura GMP 16/11/2012 Analisado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 Aprovado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 29/11/2012 4) HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição da Alteração 0 14/01/2000 Implantação do sistema de qualidade IPEN 1 30/06/2004 Melhor definição do objetivo (item 1), redação e atualização dos procedimentos referentes as atividades desenvolvidas na GMP/P 2 07/10/2008 Atualização de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/P 3 16/11/2012 Atualização de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/P 5) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento PG-IPN-1502 Título Recebimento, armazenagem, embalagem, manuseio, preservação e expedição de materiais FM-IPN V2 1 de 1

2 1 Objetivo Estabelecer procedimento para a entrada e saída de bens patrimoniais. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao ipen. 3 Procedimento 3.1 Entrada de bens patrimoniais por nota fiscal Ao ser recepcionado no ipen, para todo equipamento adquirido, a GMP/R providencia os documentos de entrada sistema de almoxarifado, conforme previsto na IT-IPN e os encaminha para a GMP/P efetuar o registro de entrada no acervo patrimonial da Instituição. Cada bem é cadastrado no Sistema de Controle Patrimonial e recebe um número de patrimônio. O bem é vinculado a um servidor e a uma Unidade Requisitante de modo que existe um servidor e uma Área responsável pela guarda e conservação do mesmo Emissão do relatório de entrada/termo Após a inclusão de bem no Sistema de Controle Patrimonial, a GMP/P emite os seguintes documentos: Relatório de Bens Adquiridos, onde consta a conta contábil, dados, valores descrição, fornecedor e documento de entrada do bem; Termo de Responsabilidade, documento hábil para assinatura e aceitação do servidor responsável pelo bem. Depois de finalizado o processo de patrimoniamento do bem, os dois documentos acima são anexados à nota fiscal e documentos emitidos pela GMP/R que providenciará a contabilização no sistema de almoxarifado e o devido encaminhamento à GFC para pagamento Identificação do bem A GMP/P tem a responsabilidade de: gerar um código numérico que identifica o bem permanente; identificar o bem com uma etiqueta apropriada. Um servidor da GMP/P se desloca até a unidade requisitante, onde se encontra o bem e o responsável, cola a etiqueta em local visível e solicita ao servidor responsável a assinatura do Termo de Responsabilidade. 3.2 Entradas de bens patrimoniais por doação ou importação A entrada de bens patrimoniais no ipen por doações ou importação é feita da seguinte forma: Entrada de bens patrimoniais por doação Para todo bem patrimonial doado ao ipen, necessita-se de um termo de doação ou outro documento equivalente, no qual conste à relação dos bens doados, emitidos principalmente por agências de fomento. De posse do documento a GMP solicita a abertura de um processo na GCC/P, no qual é arquivado toda a documentação de entrada referente ao mesmo. 1 de 6

3 O registro e contabilização da entrada de bens patrimoniais, doados ao ipen, no sistema de controle patrimonial, é efetuada do mesmo modo que a entrada de um bem prevista no item Entrada de bens patrimoniais por importação Após a entrada do bem patrimonial adquirido no mercado internacional, o processo de aquisição do equipamento é encaminhado pela GFC para a GMP/R. A GMP/R registra a entrada e encaminha o processo para a GMP/P que providencia o cadastro do bem no sistema de controle patrimonial seguindo o previsto no item Cautela de carga patrimonial É o documento através do qual um servidor se torna responsável pela guarda e conservação de um ou mais bens perante a Administração do ipen. Este documento é emitido quando solicitado pelo servidor ou para servir de base para o levantamento físico interno dos bens patrimoniais. 3.4 Transferência de responsabilidade de bem Um servidor poderá transferir um bem sob sua responsabilidade a outro servidor ou encaminhá-lo ao arquivo morto da GMP, local designado para o recolhimento de bens aguardando baixa, alienação ou transferência. Toda a sistemática de transferência de um bem é efetuada através da Intranet do ipen, no qual o servidor transfere total ou parcialmente os bens constantes em sua cautela de carga patrimonial. O servidor que está transferindo o bem deverá emitir o Relatório de Transferência de bem, assiná-lo e providenciar a assinatura de quem receberá o mesmo. O documento após assinado pelas partes é encaminhado a GMP/P para confirmação da transferência de responsabilidade do bem no sistema de controle patrimonial. A GMP/P controla e administra toda a sistemática de transferência de bens patrimoniais e arquiva os documentos de transferência por 01 ano. 4 Saídas e baixas de bens patrimoniais Todo o bem que está obsoleto, ocioso, contaminado sofre desgaste acentuado pelo tempo e uso e que não tem condições de utilização pode ser baixado do sistema de patrimônio. O pedido de baixa é solicitado por meio de um memorando onde o responsável pelo bem indica o número de patrimônio e a descrição do material. Este documento deve ser assinado pelo responsável e pela chefia imediata e enviado a Comissão de Baixa de Bens para análise e as devidas providências. 4.1 Processo de baixa de bens patrimoniais A Comissão de Baixa de Bens é designada pela Superintendência do ipen, sendo ela composta de servidores ativos da instituição que recebem os pedidos de baixa de bens, abre um processo no GCC/Protocolo. Após análise desses pedidos, a Comissão emite parecer concordando ou não com o pedido de baixa, sempre seguindo a legislação vigente. Em seguida, esse processo é encaminhado a Superintendência do ipen para aprovação do parecer emitido pela Comissão de Baixa que, após aprovado, a GMP/P emite os documentos específicos no Sistema de Controle Patrimonial e providencia a baixa do bem do acervo patrimonial da Instituição. 2 de 6

4 4.2 Bens do arquivo morto Arquivo morto é o local ou dependência designada para recolhimento de bens sem responsável, aguardando baixa, alienação ou futura transferência. A GMP/P é responsável pela guarda e conservação dos bens depositados no arquivo morto e propor junto a Comissão de Baixa, alienação ou desfazimento de bens inservíveis e irrecuperáveis para o ipen, seguindo o previsto em Lei. 5 Anexos Anexo 1 Termo de Responsabilidade; Anexo 2 Relatório de Bens Adquiridos; Anexo 3 Transferências de Bens Patrimoniais. 3 de 6

5 Anexo 1 Termo de Responsabilidade 4 de 6

6 Anexo 2 Relatório de Bens Adquiridos 5 de 6

7 Anexo 3 Transferências de Bens Patrimoniais 6 de 6