FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento IT-IPN Revisão 06 Data 13/11/2015 Título Classificação Ostensivo n o de páginas 03 n o de anexos 00 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Elaborado Marina Dafferner Crocce GCL 12/11/2015 Analisado Jorge Alberto Silva Rego GCL 13/11/2015 Aprovado Jorge Alberto Silva Rego GCL 13/11/2015 Data 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data INTRANET TODAS IPEN 18/11/2015 4) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento Título PG-IPN-0301 Análise Crítica dos Pedidos, Propostas, Contratos e Novos Produtos e/ou Serviços. PO-IPN Venda de Produtos e Serviços que Constam da Lista de Preços do ipen. IT-CR-P01.01 IT-IPN LT-IPN LT-IPN Inclusão de Pedidos na Programação Anual de Produtos do CR. Comunicação com os Clientes que Adquirem os Produtos e Serviços do ipen. Lista de Definições usadas no SGI Lista de Siglas Relacionadas à organização FM-IPN V3 1 de 2

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 18/03/2005 Criação do documento para análise crítica dos pedidos para a aquisição de Radiofármacos /11/2005 Revisão de conteúdo do procedimento para a análise crítica dos pedidos para a aquisição de Radiofármacos. No item 4, foram melhor descritos os procedimentos concernentes ao arquivamento dos documentos emitidos pelos clientes; no item 6, foram descritos os procedimentos para uma melhor comunicação com o cliente que se dará mediante consulta a este sistema informatizado ACACP /05/2006 Revisão de conteúdo do procedimento para a análise crítica dos pedidos para a aquisição de radiofármacos. Revisão das siglas dos setores envolvidos. Alteração da denominação da Divisão Comercial (AAC) para Gerencia Comercial (GCL) /04/2011 Revisão de conteúdo do procedimento para a análise crítica dos pedidos para a aquisição de radiofármacos. Revisão do nome Centro de Radiofarmácia para Diretoria de Radiofarmácia, do cargo de Chefe da Gerência Comercial para Gerente Comercial, das siglas da DIRAD/CNEN para CGMI/CNEN e do sistema ACACP para SGCR /07/2012 Revisão do conteúdo do procedimento para a análise crítica dos pedidos para a aquisição de radiofármacos. Inclusão dos procedimentos para registrar no site da CNEN, a venda de Flúor-18-FDG, contido nos itens 3.1, e Registros /03/2014 Revisão do conteúdo do procedimento para a análise crítica dos pedidos para a aquisição de radiofármacos. Alteração da denominação Diretoria de Radiofarmácia (DIRF), para Centro de Radiofarmácia (CR) /11/2015 Correção textual de desvios no controle de documentos identificados na 20ª Auditoria Interna: AUDIT-IPN Substituição da versão (2) pela (3) da folha de controle de documentos. FM-IPN V3 2 de 2

3 1 Objetivo Estabelecer procedimentos concernentes à análise crítica dos pedidos dos clientes que adquirem os Radiofármacos produzidos ou comercializados pelo ipen. 2 Campo de Aplicação Centro de Radiofarmácia (CR), Diretoria de Produtos e Serviços (DPS), Gerência Comercial (GCL) e Setores que fazem interface com este procedimento Quem Quando Onde Funcionários da GCL Sempre que um pedido de radiofármaco for recebido GCL 3 Documentos de referência PG-IPN-0301 IT-IPN IT-CR-P01.01 Análise crítica dos pedidos, propostas, contratos e novos produtos e/ou serviços Comunicação com os Clientes que Adquirem os Produtos e Serviços do ipen. Inclusão de Pedidos na Programação Anual de Produtos do CR Lei n 8078 de 11/09/1990 Código de Defesa do Consumidor 4 Análise Crítica dos Pedidos Todos os pedidos para a aquisição de Radiofármacos devem ser encaminhados para a Gerência Comercial / Setor de Vendas (GCL/V). Quando do recebimento do pedido via Fax, ou outro meio, a GCL/V verifica se o prazo estabelecido pelo cliente é factível de ser atendido. A GCL/V aplica o carimbo Análise do Pedido conforme anexo 1 do PG-IPN Verifica se o cliente está devidamente cadastrado e seus dados estão atualizados. No caso de solicitar produto radioativo, se está autorizado pela Coordenação Geral de Instalações Médicas e Industriais da Comissão Nacional de Energia Nuclear (CGMI/CNEN) para o seu recebimento. Também verifica se o cliente tem transportadora contratada e cadastrada e se não está impedido de receber materiais por falta de pagamentos. O pedido será aceito mediante a verificação da capacidade de atendimento. Para tanto, é realizada a consulta no sistema informatizado SGCR (Sistema de Gestão da Radiofarmácia). É registrado no pedido o número do protocolo que é gerado pelo sistema SGCR. O responsável pela análise rubrica no campo próprio. O pedido do cliente será arquivado em pasta AZ ou em pasta suspensa, obedecendo ao número do protocolo gerado pelo sistema SGCR. A aceitação do pedido implica no cumprimento à Lei nº de 11 de setembro de 1990 e suas alterações posteriores, considerando os deveres e obrigações das partes interessadas. Caso quaisquer das condições acima não possam ser atendidas, o pedido será rejeitado e o cliente será informado de imediato. Nesta comunicação com o cliente, será informado do motivo da recusa do pedido. 1 de 3

4 A GCL/V realiza o registro de todos os pedidos aceitos para a venda de radiofármacos no sistema informatizado SGCR. A inclusão de pedidos no sistema informatizado SGCR seguirá as etapas descritas na IT-CR-P O pedido recebido via Internet será aceito após a realização da verificação da capacidade de atendimento, mediante consulta no sistema informatizado SGCR. Caso o pedido recebido pela Internet não possa ser atendido, o cliente será informado de imediato. Nesta comunicação com o cliente, será informado o motivo da recusa do pedido. 5.1 Para o fornecimento de Flúor-18-FDG, além dos procedimentos acima, as quantidades solicitadas deverão ser registradas no site da CNEN ( Caso as quantidades solicitadas pelo cliente não possam ser registradas no site, o fornecimento não poderá ser realizado. Sendo autorizado o fornecimento, o sistema fornecerá o número da autorização, que deverá ser registrado na Nota Fiscal que acompanhará o produto. 5 Cancelamento ou Emenda de Pedido 5.1 Cancelamento de Pedido O pedido será cancelado mediante documento emitido pelo cliente ou manifestação do Centro de Radiofarmácia por impossibilidade da produção por motivos técnicos. Caso o pedido tenha que ser cancelado por motivos técnicos, o cliente será imediatamente comunicado por Fax ou ou outro meio de comunicação. Nesta comunicação será informado o motivo do cancelamento, as providências tomadas pelo ipen para a solução da interrupção do fornecimento e quais as garantias para o próximo fornecimento. Quando o cancelamento do pedido for manifestado pelo cliente, será aceito mediante amparo previsto na Lei nº de 11 de setembro de 1990 e suas alterações posteriores. O cancelamento de pedidos pela Internet será aceito até a data disponibilizada para o cliente. A partir desta data, o cliente deverá manifestar-se por escrito e ficará sujeito às condições descritas nos parágrafos anteriores. Caso o cancelamento não possa ser aceito, o cliente será comunicado de imediato. Esta comunicação será realizada por Fax, ou outros meios de comunicação e conterá o motivo da recusa ou orientações, quando couber O cancelamento de uma venda ou transferência de Fluor-18-FDG, também deverá ser registrado no site da CNEN ( 5.2 Emenda de Pedido Para a análise crítica da emenda de pedido, serão observadas as etapas contidas nos itens 5 e 6.1 desta Instrução de Trabalho (IT). 6 Disposições Gerais Considerando que os registros dos pedidos e aditivos de pedidos encontram-se disponibilizados no sistema informatizado SGCR, a comunicação com os clientes se dará mediante consulta a este sistema. Em caso de discordância de qualquer das partes, será realizado o levantamento do pedido do cliente nos arquivos em pasta AZ, pasta suspensa ou na mídia eletrônica. A comunicação com os clientes que adquirem os radiofármacos do ipen deve ser realizada de acordo com a IT-IPN de 3

5 Os problemas ou solicitações dos clientes que não puderem ser resolvidos no âmbito deste procedimento serão encaminhados ao Gerente Comercial do ipen para as providências devidas. 7 Registros São considerados registros da qualidade os Pedidos dos clientes mantidos nos arquivos da Gerência Comercial Vendas GCL/V, os registros mantidos no Sistema de Vendas pela Internet, os Fax ou de comunicação com os clientes e os protocolos de fornecimento de Flúor-18-FDG, emitidos pela CNEN. 3 de 3