FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS. Nome Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 29/11/2012

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento IT-IPN Revisão 05 Data 16/11/2012 Título EXPEDIÇÃO Classificação Ostensiva n o de páginas 07 n o de anexos 05 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome Setor Rubrica Data Elaborado Ivone Moura GMP 16/11/2012 Analisado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 Aprovado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 29/11/2012 4) HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição da Alteração 0 14/01/2000 Implantação do sistema de qualidade IPEN 1 14/04/2000 Retirada da palavra arquivo morto no item e pequenas correções na redação. No item 3.13 foram corrigidas algumas preposições e a expressão tem de foi substituída por deve. No item 3.15 devolução da nota fiscal foi substituída a palavra IPEN pela palavra cliente interno 2 30/06/2004 Melhor definição do objetio (item 1), redação e atualização dos procedimentos referentes as atividades desenvolvidas na GMP/E (item 3) 3 10/11/2008 Atualização de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/E 4 28/10/2011 Alteração do item 5 e 5.6, exclusão dos itens 3 e 4, alteração do campo3 para campo /11/2012 Atualização de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/E 5) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento PG-IPN-1502 Título Recebimento, armazenagem, embalagem, manuseio, preservação e expedição de materiais FM-IPN V2 1 de 1

2 1 Objetivo Estabelecer procedimentos para recebimento, expedição de materiais, instrumentos medidores de radiação e emissão de notas fiscais de entrada, remessa, prestação de serviço e vendas de fontes radioativas. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao ipen. 3 Procedimento 3.1 Geral A inspeção inicial da documentação fiscal de entrada de instrumento medidor de radiação, remessa e prestação de serviço referente a esses equipamentos e vendas de fontes radioativas ou cancelamento de nota fiscal é realizada pela GMP/E que também é responsável pelo recebimento, armazenagem e transporte interno de instrumento medidor de radiação calibrados no LCI, conforme previsto na PO-LCI Entrada de instrumento medidor de radiação A entrada de instrumento medidor de radiação a ser calibrado no LCI é efetuada da seguinte forma: O fornecedor apresenta na GMP/E o equipamento junto com uma nota fiscal de remessa ou um ofício da empresa onde consta o nº. do pedido (protocolo), devidamente cadastrado no Sistema de Pedidos IPENFAT. A GMP/E registra nesse sistema a entrada do aparelho, emite o Comprovante de Recebimento de Equipamento e o anexa ao equipamento para posterior encaminhamento ao LCI. 3.3 Armazenagem e transporte de instrumentos medidores de radiação Os instrumentos medidores de radiação recebidos são armazenados em prateleiras da GMP/E, aguardando o encaminhamento dos mesmos para a calibração no LCI ou a retirada pela empresa proprietária ou seu representante do aparelho calibrado. A GMP/E tem a responsabilidade da armazenagem e transporte interno dos instrumentos medidores de radiação do LCI. O Recebimento e entrega dos aparelhos aos clientes são efetuados nas instalações da GMP/E. 3.4 Retirada de instrumento medidor de radiação e fonte radioativa O fornecedor apresenta o documento de retirada de instrumento medidor de radiação ou fonte radioativa e a GMP/E, após os devidos registros no Sistema IPENFAT, emite uma nota fiscal eletrônica com a seguinte natureza de operação: Prestação de serviço de calibração e providencia a entrega do instrumento ao fornecedor; Venda ou colaboração e o fornecedor retira a fonte radioativa no CTR. 3.5 Remessa de materiais ou equipamentos O fornecedor ou Requisitante interno apresenta um formulário de Pedido de Remessa de Material e a GMP/E após os devidos registros no Sistema IPENFAT, emite a nota fiscal eletrônica de remessa de retorno ou a saída de material ou equipamento encaminhado para manutenção externa. 1 de 7

3 3.6 Emissão de nota fiscal eletrônica A GMP/E é um dos locais responsáveis para a emissão de nota fiscal eletrônica através do Sistema IPENFAT. Para a emissão de uma nota fiscal eletrônica é necessário que o fornecedor apresente um documento de retirada de instrumento medidor de radiação ou que o requisitante interno ou a GCL apresente um pedido de nota fiscal eletrônica para remessa ou venda do material. A GMP/E emite notas fiscais eletrônicas com as seguintes naturezas de operação: Venda; Colaboração; Prestação de serviço; Simples remessa; Devolução; Entrada. 3.7 Cancelamento de notas fiscais As Notas Fiscais emitidas e encaminhadas para cancelamento são enviadas para a GMP/Expedição acompanhadas de um documento devidamente autorizado em que consta o motivo do cancelamento da mesma. 3.8 Documentos de Referência PO-LCI Anexos Identificação de ítens de calibração Anexo 1 Comprovante de Recebimento de Equipamento; Anexo 2 Pedido de Nota Fiscal para Remessa de Material; Anexo 3 Pedido de Nota Fiscal Produto/Serviço; Anexo 4 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica; Anexo 5 Nota Fiscal Eletrônica. 2 de 7

4 Anexo 1 Comprovante de Recebimento de Equipamento 3 de 7

5 Anexo 2 - Pedido de Nota Fiscal para Remessa de Material 4 de 7

6 Anexo 3 Pedido de Nota Fiscal Produto/Serviço 5 de 7

7 Anexo 4 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 6 de 7

8 Anexo 5 Nota fiscal eletrônica 7 de 7