POLÍTICA DE AQUISIÇÃO, EXPANSÃO E ATUALIZAÇÃO DO ACERVO DAS BIBILIOTECAS DO SIB /UnP

Transcrição

1 POLÍTICA DE AQUISIÇÃO, EXPANSÃO E ATUALIZAÇÃO DO ACERVO DAS BIBILIOTECAS DO SIB /UnP 1 CONCEITO Consiste em agregar itens a coleção por meio de compra, doação e permuta. É o meio para concretização das decisões da seleção, buscando maximizar os resultados, estabelecer um fluxo administrativo e controlado. 2 OBJETIVO Proporcionar crescimento racional e ordenado do acervo nas diversas áreas do conhecimento, de modo a atender as demandas dos cursos, dentro do contexto da educação, pesquisa e extensão da UnP. 3 ACERVO O acervo é constituído de diversos tipos de materiais (bibliográficos, especiais e eletrônicos) adquiridos por serem identificados como necessários nos programas de disciplinas ou por necessidade das Coordenações de Cursos. A aquisição do acervo é um processo que estabelece itens a serem agregados a uma coleção por meio de compra ou doação, sendo uma operação que resulta da seleção. 4 SELEÇÃO Consiste na escolha dos materiais (bibliográficos, especiais e eletrônicos) que farão parte do acervo. Para seleção, deve ser levado em consideração as solicitações das coordenações de cursos baseado nas bibliografias constantes nos Projetos Pedagógicos. As bibliografias constituem a base sobre a qual o acervo será adquirido e/ou atualizado.

2 4.1 RESPONSABILIDADE DA SELEÇÃO O levantamento bibliográfico é da responsabilidade das Coordenações de cursos em consonância com o Núcleo de Projetos e o apoio de bibliotecários que executam a pesquisa e repassam as informações para a tomada de decisões. 4.2 CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO As bibliografias solicitadas por Coordenações de cursos, deverão atender as necessidades das disciplinas oferecidas, levando-se em consideração as bibliografias básicas e complementares com os respectivos quantitativos de exemplares conforme parâmetros do MEC, já devidamente estipulados Seleção quantitativa Livros: A seleção e procedimento dos títulos está descrito no 5.1 Periódicos: O Sistema de Biblioteca manterá assinatura única com acesso multiusuário de periódicos científicos/acadêmicos, obrigatoriamente, eletrônica. Para consulta de jornais e revistas de atualidades serão indicados que acessem a versão on line; Referência: O Sistema de Bibliotecas deverá dispor de dicionários, enciclopédias, guias, atlas e outras de obras de referência gerais e especializadas para consulta local. Multimeios: Será mantido na Biblioteca os exemplares de cada material especial (ex cd rom) que acompanham livros, como material adicional, serão mantidos e cadastrados todos os exemplares. Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC): São enviados,pelas coordenações de cursos ( graduação e pós graduação), os cd rom dos trabalhos autorizados pelos autores para serem inseridos no acervo,. Os mesmos são disponibilizados, desde 2013, em versão digital, depositados no Repositório Institucional e armazenado uma versão física ( cd rom).

3 4.2.2 Bases de Pesquisa e e-books Para seleção deste tipo de material, a biblioteca realiza levantamentos em busca de novas indicações por área do conhecimento, como também os fornecedores informam à biblioteca sobre novidades disponíveis no mercado e as coordenações de curso indicam bases de pesquisas e ebooks que interessam ao curso. Após levantamentos e estudos de novos produtos (bases de pesquisa e ebooks) disponíveis no mercado, solicita-se acesso teste (triall) aos fornecedores que mais se adequam as necessidades informacionais da Instituição. Com o acesso teste liberado é solicitado a coordenação do curso para avaliar o conteúdo e a biblioteca avalia a plataforma no geral. Com a aprovação de ambas as partes, indicamos para aquisição a base de pesquisa para aprovação pelos setores competentes, junto com o parecer do Curso. 5 CRITÉRIOS PARA AQUISIÇÃO A política de aquisição do acervo é centralizada e se dá através das indicações das coordenações de cursos encaminhadas à Biblioteca através dos Projetos Pedagógicos. Esta política promove o maior envolvimento dos docentes na seleção do acervo. 5.1 ETAPAS DA AQUISIÇÃO COMPRA LIVROS A Coordenação de Curso faz a relação das bibliografias com os referidos quantitativos de acordo com o percentual de vagas baseado no Instrumento de Avaliação de Cursos do MEC, relacionando a bibliografia básica e complementar seguindo formulário padrão e encaminha para a Direção de Escola do qual seu curso faz parte; A Diretoria da Escola envia para o Núcleo de Projetos consolidar os dados em planilha única (Capex) dos cursos que fazem parte da mesma Escola e encaminha via para a Biblioteca realizar a validação dos dados bibliográficos (Autor, Título, Edição, Volume e Ano), existência da obra no acervo e quantitativos;

4 A Biblioteca encaminha a planilha Capex revisada para o Núcleo de Projetos da qual irá fazer ajustes orçamentários e validação final dos itens que serão indicados para cotação seguindo os trâmites de autorização para Compras; O Setor de Compras (CSC) solicita os orçamentos off-line (mínimo de 3). Ao receber o retorno dos fornecedores, o CSC enviará a Planilha Capex com os valores consolidados e fornecedores contemplados. Neste momento, é sinalizado os esgotados para serem realizadas novas cotações com outros fornecedores. Após definição de valores e fornecedores, o CSC envia a planilha Capex para a Biblioteca; A Biblioteca Recebe as Planilhas Capex e faz as requisições das bibliografias com os valores e quantidades já negociados para geração de Ordem de Compra (OC); A Alçada de Aprovação Criação e Aprovação das Requisições; O Setor de Compras (CSC) Emissão de Ordem de Compra (OC) e envio da OC para o fornecedor; O Almoxarifado recebe os livros e realiza os trâmites de recebimento físico e fiscal das Notas Fiscais (NF); envia os livros para a Biblioteca junto com a cópia da NF e Relação de Detalhamento de Entrega de Recebimento; A Biblioteca da Nascimento de Castro analisa a descrição bibliográfica e quantitativo de exemplares de acordo com a planilha Capex e encaminha-os para o Processamento Técnico. Neste momento, é enviado o número dos tombos dos livros novos cadastrados para o Controle Patrimonial O Controle Patrimonial recebe os números dos tombos dos livros novos cadastrados para serem inventariados e encaminhados para o Setor de Ativo Fixo; A Biblioteca Nascimento de Castro envia os livros preparados tecnicamente para as Unidades/Polos de acordo com o Centro de Custo; As Unidades/Polos recebem e conferem os livros de acordo com a cópia da Nota Fiscal e inserem no acervo para disponibilização dos alunos. Para os Polos cujo acervo é composto integralmente por obras virtuais, o critério a ser seguido é o da aquisição de materiais eletrônicos. Em caso de divergência bibliográfica ou obra danificada, a Biblioteca sinaliza para o Almoxarifado e o mesmo informa ao Setor de Compras (CSC) que seja

5 analisado o problema junto ao fornecedor para que seja realizada a troca do item. 5.2 AQUISIÇÃO POR NEGOCIAÇÃO O material que for perdido ou danificado em poder do usuário deverá ser reposto ao acervo. A reposição é prevista no Regulamento do SIB, para o material do acervo de origem nacional, será estabelecido o prazo geral de 30 (trinta) dias para a sua substituição, incluindo-se as obras cuja edição e ano sejam iguais ou mais recentes. Caso a obra perdida/danificada esteja esgotada, o coordenador do curso deverá indicar os títulos para substituição. 5.3 DOAÇÕES Para inclusão de materiais provenientes de doações, devem ser observados os seguintes critérios: estado de conservação do material, atualidade e origem do material. Após essa etapa a biblioteca, poderá dispor das seguintes maneiras: a) incorporá-las ao acervo; b) doá-las a outras instituições; c) descartá-las; O SIB se reserva ao direto de dispor sobre o material doado da seguinte forma: Incorporando ao acervo; Fazendo doação ou permuta com outras instituições ou; descartando. Toda e qualquer doação incorporada ao acervo, não poderá ser devolvida. Observação: toda doação gera uma Carta de Agradecimento. 5.4 INTERCÂMBIO DE PUBLICAÇÕES

6 A Biblioteca da Universidade Potiguar poderá efetuar intercâmbio com algumas instituições congêneres que nos enviam e/ou solicitam as nossas publicações ( que atualmente estão em versão eletrônica ). 6 EXPANSÃO E ATUALIZAÇÃO DO ACERVO: Através de indicações do corpo docente; Por doações e negociações; Pelo serviço de reserva realizados pelo usuário que forma uma lista dos livros mais solicitados (que podem ser adquiridos); Pela renovação das assinaturas de periódicos em meios eletrônicos; Pela renovação de assinaturas de livros eletrônicos; Pela manutenção de bases de dados especializadas on line; 7 DESBASTAMENTO DE MATERIAIS É o processo pelo qual se excluem do acervo ativo, título, exemplares ou parte da coleção quer seja por remanejamento ou para descarte. Este processo deve contar com a participação dos coordenadores de cursos e/ou professores por eles indicados. 7.1 REMANEJAMENTO Os materiais não consultados nos últimos 5 (cinco) anos serão remanejados para armazenagem em espaços fora da Biblioteca, devendo ficar organizados para eventuais demandas. 7.2 DESCARTE O descarte dos materiais será realizado mediante avaliação criteriosa dos coordenadores/ professores e bibliotecários. Serão adotados os seguintes critérios: Inadequação do conteúdo; Obras desatualizadas e que foram atualizadas por edições mais recentes; Obras em condições físicas irrecuperáveis

7 Obras em duplicidade, com elevada quantidade de títulos e/ou exemplares e cuja demanda não é expressiva; Obras não utilizadas após determinado período (a ser determinado entre os envolvidos) anos do processo de remanejamento para armazenamento fora do espaço da biblioteca 8 AVALIAÇÃO DA COLEÇÃO É processo utilizado para se determinar o valor e adequação da coleção em função dos objetivos da instituição, possibilitando traçar diretrizes quanto à aquisição, acessibilidade e ao descarte. Esta deverá preceder a avaliação do acervo sempre que necessário. A comparação sistemática e contínua entre o solicitado e o existente permite a formação e manutenção de uma coleção atualizada, completa e adequada às necessidades dos usuários, o que torna a avaliação, elemento essencial para o desenvolvimento da coleção. Sua consecução pressupõe os seguintes passos: a) Levantamento detalhado do acervo atual (análise quantitativa e qualitativa); b) Registro acerca do uso do material existente; c) Levantamento da documentação sobre o status quanto dos temas preferenciais, além do acervo; d) Contato com a Comissão de Seleção a fim de determinar interesses e expectativas da comunidade acadêmica. 9 REVISÃO DA POLÍTICA DE SELEÇÃO A Política de Desenvolvimento do Acervo da UNP. Sofrerá alterações sempre que se faz necessário acompanhar as mudanças que ocorrem, quer seja em virtude da modernização, ou para fazer algumas acomodações convenientes a própria Universidade e/ou as exigências do MEC. Gerência do SIB

8 Janeiro de 2017