HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/9 Coordenação Geral de Administração - Cogead ÁREAS GESTÃO PATRIMONIAL/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: REALIZAR INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS ELABORADO EM:19/04/2014 REVISADO EM:09/05/2014 APROVADO EM:09/05/2014 Responsável: ERIKA JOAQUIM ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO Responsável: BRUNA DA COSTA MARTINS ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO Responsável: MÁRCIA GUIMARÃES DE SOUZA ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: MAIO/ MAIO/2022 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. REVISÃO: 03/2017 Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades) ; ; Revisão do processo conforme novos procedimentos. 1

2 ÍNDICE HISTÓRICO DE REVISÕES REALIZAR INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS RALIZAR INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS ELEMENTOS DO PROCESSO Solicitação de reunião Realizar reunião com os Núcleos Fazer a leitura com a máquina de códigos de barras Baixar as informações da leitora em uma planilha Movimentar o arquivo para o SGA Patrimônio Gerar documentos Coletar Assinatura Anexar documentos Desvio Exclusivo Processo Finalizado Abrir processo físico Aguardar execução do processo de bens não localizados de acordo com datas do cronograma Regularizar bens Processo Finalizado Atores Áreas de Interação NÚCLEO DE PATRIMÔNIO DAS UNIDADES CENTRALIZADAS

3 1 R E A L I Z A R I N V E N T Á R I O D E B E N S M Ó V E I S 3

4 Processo: Gestão Patrimonial Sub-Processo: Realizar Inventário de Bens móveis. Fornecedores: Equipe SPAT. Responsáveis: Equipe SPAT e Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada. Clientes: Núcleo de Patrimônio da Unidade Centralizada. REGRAS DO NEGÓCIO: POP

5 1. 1 R A L I Z A R I N V E N T Á R I O D E B E N S M Ó V E I S ELEMENTOS DO PROCESSO Solicitação de reunião O processo inicia-se com solicitação de reunião às Unidades Centralizadas Realizar reunião com os Núcleos A Equipe SPAT deve realizar anualmente uma reunião com os Núcleos de Patrimônio das Unidades Centralizadas para informar o cronograma de inventário do Ano. NOTA: Bens da Cogead e Presidência: É a própria Equipe SPAT que realiza todo processo de inventário. Bens das Unidades Centralizadas: O Núcleo de Patrimônio da Unidade realiza somente o levantamento físico dos bens Fazer a leitura com a máquina de códigos de barras A Equipe SPAT e o Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas devem realizar o levantamento físico de todos os bens da Unidade. 5

6 Baixar as informações da leitora em uma planilha A Equipe SPAT e o Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas, devem baixar todo conteúdo da leitora em planilha de Excel, imprimir planilha com as informações dos bens identificados e solicitar a assinatura do Gestor da Área Movimentar o arquivo para o SGA Patrimônio A Equipe SPAT deve analisar todas as informações das planilhas e transferir para o SGA todos os patrimônios numerados. NOTA: As informações divergentes (bem sem patrimônio, patrimônio ilegível, etc.) são tratadas a parte. Entrada: Planilha de levantamento de bens do inventário Gerar documentos A Equipe SPAT após todo lançamento no SGA Patrimônio, deve emitir o Termo de responsabilidade, relatório de bens localizados e relatório de bens não localizados. Saída: Termo de responsabilidade, relatório de bens localizados e relatório de bens não localizados Coletar Assinatura A Equipe SPAT deve solicitar a assinatura do Termo de responsabilidade, através de memorando, ao Gestor da área inventariada da Cogead e da Presidência e encaminhar os termos das Unidades Centralizadas ao seu núcleo de patrimônio para coletarem as assinaturas. 6

7 Saída: Memorando com Termos de Responsabilidade Anexar documentos A Equipe SPAT deve anexar ao processo de Inventário rotativo de cada Unidade, os Termos de Responsabilidade e os relatórios de bens localizados e bens não localizados e, enviar para as Chefias superiores da Cogead e da Presidência para ciência e direcionamento aos ordenadores de despesa responsáveis Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no Processo: Bens Localizados ou Bens não localizados Processo Finalizado Processo é finalizado após o anexo dos Termos assinados Abrir processo físico A Equipe SPAT deve abrir um processo físico com o relatório de bens não localizados, alterar no SGA Patrimônio o status do bem para "Em processo de localização" e encaminhar o processo e a planilha de divergência ao Núcleo de Patrimônio. Para os Gestores da Cogead e Presidência deve encaminhar um memorando com o relatório anexado dos bens que não foram localizados para localização. Saída: Processo de bens não localizados, planilha de divergência e memorando. 7

8 Aguardar execução do processo de bens não localizados de acordo com datas do cronograma Regularizar bens A Equipe SPAT após o recebimento dos processos de bens não localizados com as informações das Unidades deve realizar a regularização dos bens localizados no SGA Patrimônio, emitir os termos de responsabilidade e os relatórios de bens regularizados e de bens novamente não localizados e encaminhar todo processo novamente às Unidades para assinatura do termo e ciência do resultado de inventário Processo Finalizado O processo é finalizado mesmo se ainda houver bens que não foram localizados, neste caso, o Spat deve orientar o ordenador de despesas as medidas cabíveis a serem tomadas enquanto responsáveis pelos bens Atores Monitor de Unidade Áreas de Interação Equipe SPAT; Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas. 8

9 1. 2 N Ú C L E O D E P A T R I M Ô N I O D A S U N I D A D E S C E N T R A L I Z A D A S O Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas deve dar início ao processo físico do Inventário e após finalização do levantamento de cada setor da Unidade, encaminhar a planilha de levantamento de bens do inventário assinada, dentro do cronograma à equipe SPAT. Saída: Planilha de levantamento de bens do inventário. Após o recebimento do processo de bens não localizado, o Núcleo de patrimônio deve solucionar as divergências das planilhas e tentar localizar os bens que não foram localizados. E após finalizar todo trâmite, deve devolver à Equipe SPAT o processo com as informações dos bens localizados e as planilhas com as observações das divergências. 9