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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ Memorando nº 10/2019/UFPR/R/PRA/DELOG/DTPAG Aos(Às) Srs(as). Diretores, coordenadores e servidores de todas as unidades da Universidade Federal do Paraná Assunto: Orientações para a gestão documental nas unidades, o envio de arquivos ao Arquivo Geral e a eliminação de documentos no âmbito da UFPR Glossário[1]: Arquivo central: Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado Arquivo Geral. Arquivo setorial: Arquivo de um setor ou serviço de uma administração. Existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado. Arquivo corrente: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Arquivo responsável pelo arquivo corrente. Arquivo intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação (eliminação ou guarda permanente). Arquivo permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Atividade-fim: Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Atividade-meio: Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação. Classificação: Organização dos documentos de um arquivo de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. CPAD: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, criada da UFPR pela Resolução nº 07/2011 COPLAD em atendimento ao artigo 18 do Decreto nº 4073, de 03 de janeiro de No momento, encontra-se em processo de reformulação. Datas-limite: Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de um conjunto de documentos. Gestão de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Prazo de guarda: Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Recolhimento: Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, encaminhado à CPAD e aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Tendo em vista a legislação vigente, a equipe do Arquivo Geral se dirige aos gestores, coordenadores e demais servidores da UFPR para apresentar alguns aspectos necessários à compreensão da política arquivística e dos procedimentos a serem adotados para o correto tratamento dos documentos produzidos na instituição, tendo em vista a eficiência administrativa, o atendimento aos direitos dos cidadãos e a preservação da memória e história da UFPR. Com isso, espera-se ainda contribuir para a consecução dos objetivos que a UFPR se propõe a atingir. De acordo com o Código de Classificação das Atividades-meio da Administração Memorando 10 ( ) SEI / / pg. 1

2 Pública[2], a realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de organização dos arquivos no que diz respeito ao local de armazenamento da documentação em fases corrente, intermediária e permanente. As fases corrente e intermediária dos arquivos são aquelas em que os documentos possuem, respectivamente, uma alta frequência de uso pela administração ou que podem vir a ser consultados mediante pedidos de prestação de contas ou pelos cidadãos por variados motivos. Em relação ao arquivamento, armazenamento e guarda dos documentos especificamente nas fases corrente e intermediária, os mesmos devem ficar sob a responsabilidade das unidades/subunidades da instituição, conforme o modelo utilizado pelo Departamento de Arquivo Geral da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Diante da realidade das unidades produtoras de documentos arquivísticos e do próprio Arquivo Geral da UFPR, o mesmo modelo será implantado na UFPR. Dessa forma, determina-se que a documentação produzida por cada setor deve permanecer sob a sua responsabilidade em toda a fase de gestão documental, pela qual são responsáveis, envolvendo as tarefas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (art. 3º, Lei nº 8.159/1991). Ao Arquivo Geral da UFPR compete: prestar orientações técnicas às unidades que detêm arquivos correntes e intermediários e receber a documentação de caráter permanente de todos os setores da instituição, observando o prazo de guarda determinado nas Tabelas de Temporalidade das Atividades-meio da Administração Pública e das Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior[3]. Caso não tenham atendido o prazo estabelecido para atingir a guarda permanente, essa documentação deve permanecer sob a responsabilidade do seu respectivo setor em toda a fase de gestão documental (fases corrente e intermediária), pela qual são responsáveis. Findo o prazo de guarda em fases corrente e intermediária, a documentação de caráter permanente deve ser enviada ao Arquivo Geral, já classificada e avaliada pela unidade detentora. A ação de envio dos documentos de caráter permanente ao Arquivo Geral é denominada recolhimento. Os documentos devem ser classificados e avaliados de acordo com o Código de Classificação das Atividades-meio da Administração Pública e das Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, utilizadas para classificar e avaliar todo documento produzido ou recebido pela UFPR no exercício de suas atividades meio e fim. A avaliação deve ser feita conforme a temporalidade determinada para cada código de classificação, atendendo aos prazos de guarda legais. Há documentos que, findo o prazo de guarda determinado pelas Tabelas de Temporalidade das Atividades-meio e Atividades-fim, deverão ser eliminados, atendendo ao que estabelece a Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)[4]. A eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente e atendendo a normas legais, uma vez que os documentos produzidos pela UFPR possuem caráter público. Esclarecemos que os órgãos e entidades da administração pública só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) constituídas e mediante autorização do Arquivo Nacional. O procedimento a ser realizado pela CPAD/UFPR, após o envio da listagem pelas unidades, será feito conforme o que estabelece a Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014, do CONARQ. A eliminação não pode ocorrer sem que haja primeiro um trabalho de avaliação dos documentos nas unidades, sempre observando os prazos determinados nas Tabelas de Temporalidade disponíveis junto aos Códigos de Classificação das Atividades meio e fim citados acima. Informamos que, depois do processo de avaliação, cada unidade ficará responsável pelo envio da lista dos documentos a serem eliminados em seu setor para a CPAD/UFPR, em conformidade com o artigo 9º da Lei de 1991 e o artigo 18 do Decreto de Informamos que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem ( 2º do art. 216, da Constituição Federal de 1988) e ainda que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo (art. 1º, Lei nº 1.159, de 1991). Cumpre ressaltar que é crime, previsto no Código Penal, destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor, resultando em pena de reclusão de dois a seis anos (art. 305, Decreto-lei nº 2.848, de 1940), bem como a eliminação de documentos públicos sem a autorização do Arquivo Nacional, conforme consta na Constituição (Art. 23, inciso III e Art. 216, incisos III, IV e V, parágrafos 1º e 2º) e em diversas leis e decretos federais (como a Lei nº 8159, de 08/01/1991, art. 3º). As atividades de ensino, pesquisa e extensão, bem como todas as atividades da estrutura administrativa que compõe a UFPR somente podem funcionar de forma eficiente caso atendam aos requisitos de uma correta produção, tramitação, uso, classificação e avaliação dos documentos de que dispõe, liberando espaços físicos ocupados de forma desnecessária e desordenada e atendendo aos preceitos legais vigentes. 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3 Seguem orientações para os procedimentos a serem adotados para a classificação dos documentos de arquivo, para recolhimento de documentos ao Arquivo Geral e para obter a autorização junto à CPAD para a eliminação de documentos. Para a Classificação de Documentos de Arquivo: 1. Verificar o assunto do documento produzido ou recebido em conformidade com os Códigos de Classificação das Atividades-meio da Administração Pública ou das Atividades-fim das IFES; 2. Identificar de acordo com o código de classificação de atividade-meio ou de atividade-fim a classe (assunto geral) na qual se enquadra o assunto do documento; 3. Procurar o código de classificação mais adequado (assunto específico), que tenha a sua temporalidade descrita. Classificar sempre dentro da classe mais específica. Exemplo: foi produzido ou recebido um documento relativo à progressão funcional. Neste caso, procurar no código de classificação, dentro da classe (assunto geral) 020: PESSOAL, o código relativo à progressão funcional (023.03: REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS). Para recolhimento de documentos ao Arquivo Geral: 1. Retirar dos documentos as bailarinas de metal, grampos e clipes metálicos (para evitar a oxidação), ligas de borracha e desdobrar os documentos que estiverem dobrados, tendo-se cuidado para não rasgá-los. Não fazer recortes ou colagens e não usar fitas adesivas nos documentos. 2. Identificar os documentos de acordo com o Código de Classificação (à lápis no canto superior direito) e numerar sequencialmente os documentos de uma mesma caixa (à lápis no canto inferior direito); 3. Colocar os documentos em caixas-arquivo de poliondas reunidas pelo mesmo código e identificadas pelo Código de Classificação, pela descrição do código, pelo assunto do documento, as datas-limite da documentação em questão e o prazo de guarda (conforme etiqueta do anexo I disponível para edição através de solicitação ao arquivogeral@ufpr.br). Os documentos poderão ocupar toda a caixa, tendo-se o cuidado para não acondicionar documentos acima da capacidade da caixa. 4. Preencher a Guia de Recolhimento em duas vias (anexo II), encaminhando-as, assinada pelo chefe ou responsável, no ato do recolhimento dos documentos. Após a conferência dos documentos recolhidos ao Arquivo Geral, uma via será devolvida à unidade para seu controle. Para obter autorização junto à CPAD para a eliminação de documentos: O conjunto de documentos que podem ser eliminados, de acordo com as Tabelas de Temporalidade das Atividades-meio ou das Atividades-fim, deverão vir acompanhados de uma listagem (anexo III) que contenha, obrigatoriamente, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública e/ou o Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades fim das Instituições Federais De Ensino Superior (IFES) e, ainda, as datas-limite (ano mais antigo e mais recente) de cada conjunto documental. Deverão ser observadas as temporalidades previstas nas Tabelas de Temporalidade. Essa listagem deverá ser encaminhada à CPAD através do cpad@ufpr.br. Somente a CPAD tem competência técnica para conferir a listagem de eliminação de documentos e, então, enviá-la ao Arquivo Nacional. Estamos à disposição para demais esclarecimentos. ANEXO I ETIQUETA PARA IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS-ARQUIVO[5] UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ UNIDADE: Clique aqui para digitar texto. Memorando 10 ( ) SEI / / pg. 3

4 CAIXA Nº: Clique aqui para digitar texto. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: Clique aqui para digitar texto. DESCRIÇÃO DO CÓDIGO:Clique aqui para digitar texto. ASSUNTO:Clique aqui para digitar texto. DATA LIMITE: Clique aqui para digitar texto. PRAZO DE GUARDA: FASE CORRENTE:Clique aqui para digitar texto. FASE INTERMEDIÁRIA:Clique aqui para digitar texto. DESTINAÇÃO FINAL:Clique aqui para digitar texto. ANEXO II GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO GERAL Unidade de procedência: Servidor Responsável pelo envio da documentação ao ARQGER: Servidor do ARQGER responsável: UNIDADE DE CÓDIGO DE DATAS- ARQUIVAMENTO DESCRIÇÃO DO ASSUNTO CLASSIFICAÇÃO[6] LIMITE[7] / DOCUMENTO[9] QUANTIDADE[8] Memorando 10 ( ) SEI / / pg. 4

5 ANEXO III LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ENCAMINHADA À CPAD/UFPR PARA AVALIAÇÃO Unidade: Servidor Responsável: CÓDIGO DE DATAS- UNIDADE DE ASSUNTO CLASSIFICAÇÃO[10] LIMITE[11] ARQUIVAMENTO/QUANTIDADE[12] Memorando 10 ( ) SEI / / pg. 5

6 [1] ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, [2] ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Disponível em: < [3] A Portaria nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, da PRA-UFPR, informa sobre a determinação do uso do Código de Classificação das Atividades-fim. O Código está disponível em: < e < [4] CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de Disponível em: < [5] Pedir o modelo pelo arquivogeral@ufpr.br [6] Os códigos que devem ser utilizados estão disponíveis nos Códigos de Classificação relativos às Atividades-meio da Administração Pública e Atividades-Fim das IFES, disponíveis em < [7] No preenchimento da coluna datas-limite devem ser observados os seguintes procedimentos: a) datas separadas por hífen (-), quando o conjunto documental a ser eliminado abrange todos os anos incluídos nas datas-limite. Por exemplo, os conjuntos documentais dos anos de 1980, 1981, 1982, 1983 e 1984 devem ser representados da seguinte forma: ; b) datas separadas por barra (/), quando o conjunto documental a ser eliminado não abrange todos os anos compreendidos nas datas-limite. Por exemplo, os conjuntos documentais dos anos de 1980, 1981, 1982 e 1984 devem ser representados da seguinte forma: /1984. [8] Especificar se é caixa-arquivo ou pasta AZ. Ao lado, informar a quantidade de caixas-arquivo ou pastas referentes ao conjunto de documentos. [9] Informar a quais atividades o documento se relaciona e/ou para que o documento é produzido no contexto das atividades da unidade e o assunto nele contido. [10] Os códigos que devem ser utilizados estão disponíveis nos Códigos de Classificação relativos às Atividades-meio da Administração Pública e Atividades-Fim das IFES, disponíveis em < [11] No preenchimento da coluna datas-limite devem ser observados os seguintes procedimentos: a) datas separadas por hífen (-), quando o conjunto documental a ser eliminado abrange todos os anos incluídos nas datas-limite. Por exemplo, os conjuntos documentais dos anos de 1980, 1981, 1982, 1983 e 1984 devem ser representados da seguinte forma: ; b) datas separadas por barra (/), quando o conjunto documental a ser eliminado não abrange todos os anos compreendidos nas datas-limite. Por exemplo, os conjuntos documentais dos anos de 1980, 1981, 1982 e 1984 devem ser representados da seguinte forma: /1984. [12] Especificar se é caixa-arquivo ou pasta AZ. Ao lado, informar a quantidade de caixas-arquivo ou pastas referentes ao conjunto de documentos. Atenciosamente, Documento assinado eletronicamente por ANGELICA DO CARMO COITINHO, ARQUIVISTA, em 08/04/2019, às 11:28, conforme art. 1º, III, "b", da Lei /2006. Documento assinado eletronicamente por JANE VALERIA PEREIRA, ARQUIVISTA, em 08/04/2019, às 11:29, conforme art. 1º, III, "b", da Lei /2006. Documento assinado eletronicamente por DENISE REGINA ZANATTA COSTA, DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE LOGISTICA, em 08/04/2019, às 17:30, conforme art. 1º, III, "b", da Lei /2006. A autenticidade do documento pode ser conferida aqui informando o código verificador e o código CRC 10D6FDC6. Memorando 10 ( ) SEI / / pg. 6

7 Referência: Processo nº / SEI nº Memorando 10 ( ) SEI / / pg. 7