Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental. Gestão de Documentos TJMG

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1 Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental Gestão de Documentos TJMG

2 2 Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais Presidente Desembargador Pedro Carlos Bitencourt Marcondes 1º Vice-Presidente Desembargador Fernando Caldeira Brant 2º Vice-Presidente e Superintendente da EJEF Desembargador Kildare Gonçalves Carvalho 3º Vice-Presidente Desembargador Wander Paulo Marotta Moreira Corregedor-Geral Desembargador Antônio Sérvulo dos Santos Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes - EJEF Juiz Auxiliar da 2ª Vice-Presidência Juiz de Direito Luiz Carlos Rezende e Santos Coordenador Pedagógico da EJEF Desembargador José Fernandes Filho Elaboração Técnica Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental - DIRGED Gerência de Biblioteca Pesquisa e Informação Especializada - GEDOC Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental - GEARQ Coordenação de Arquivo - COARQ Revisão de Texto Coordenação de Publicação e Divulgação de Informação - CODIT Produção Editorial Centro de Publicidade e Comunicação Visual - CECOV Coordenação de Mídia Impressa e Eletrônica - COMID Capa Jordana de Souza Germano DÚVIDAS: 1ª Instância: gearq1.apoio@tjmg.jus.br - Fone (s): (31) ou ª Instância: gearq.arquivista@tjmg.jus.br - Fone (s): ou

3 3 SUMÁRIO Apresentação...4 Conceitos...5 O que é gestão de documentos?...8 As etapas da gestão de documentos...9 Como aplicar a tabela de temporalidade da área meio?...10 Como proceder quando o documento não for identificado no PCTT?...15 Procedimentos para eliminação de cópias soltas...17 Procedimentos para eliminação de documento administrativo...19 Benefícios da gestão de documentos...25

4 4 Apresentação A presente publicação apresenta as orientações e definições dos procedimentos referentes à gestão de documentos, com enfoque na eliminação dos documentos públicos administrativos produzidos e recebidos pelos setores de 1ª e 2ª instâncias do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais, no contexto de suas atividades. A aplicação das etapas aqui descritas resulta na eliminação de documentos de forma segura, em consonância com as melhores práticas arquivísticas, legais e ambientais, e na preservação dos documentos permanentes, que traduzem e contribuem para a história e a memória institucionais. Este documento encontra-se disponível para acesso no endereço:

5 5 Conceitos Arquivo corrente: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Arquivo intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. Arquivo permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função do seu valor, para fins de prova, informação ou pesquisa. Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Código de classificação de documento arquivístico (CCDA):

6 6 Conjunto de símbolos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes e subclasses, partindo sempre do geral para o particular, dentro das atividades e funções. Destinação final: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação. Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento, formando uma pasta, expediente, processo, dentre outros. Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. É uma das destinações da gestão de documentos. Listagem de eliminação: Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Ela deve conter informações relevantes sobre o documento a ser eliminado.

7 7 Plano de classificação e tabela de temporalidade: Os planos de classificação e tabelas de temporalidade (PCTTs) são instrumentos de gestão documental que indicam o prazo de guarda, bem como a destinação final (eliminação ou guarda permanente) dos documentos produzidos na atuação judicial e administrativa. Recolhimento: Entrada de um conjunto de documentos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. É uma das destinações da gestão de documentos. Valor administrativo: Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Valor primário: Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Valor secundário:

8 8 Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. O que é gestão de documentos? Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei de Arquivos e que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

9 9 As etapas da gestão de documentos 1ª Fase - Produção dos documentos, que visa a: - Prevenir a criação de documentos não essenciais e, assim, reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados, e controlar a produção de cópias; - Definir o suporte dos documentos, as características físicas (material, tamanho, formato) e até as formas de registro da informação, contribuindo para a preservação da integridade física e intelectual do documento e o acesso à informação nele registrada. 2ª Fase - Manutenção e uso: Envolve o controle, o uso e o armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades. - Nessa etapa, ocorre a elaboração do plano de classificação, escolha do local de acondicionamento do documento, além do controle de tramitação interna e externa, pelo serviço de protocolo, o que racionaliza e facilita a localização da documentação. 3ª Fase - Destinação: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais devem ser eliminados. - Reúne as atividades: a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes; b) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente; c) eliminação periódica dos documentos que não possuem valor permanente; d) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.

10 10 Como aplicar a tabela de temporalidade da área meio? O plano de classificação e tabela de temporalidade administrativa (PCTT) é um instrumento de gestão documental que indica o prazo de guarda, bem como a destinação final (eliminação ou guarda permanente) dos documentos produzidos na atuação administrativa. O PCTT administrativo foi elaborado com quatro subdivisões, por ordem hierárquica. São elas: Classes - cinza escuro: que correspondem a divisões administrativas no âmbito do Tribunal. Subclasses - cinza claro: que correspondem às divisões dentro das áreas administrativas. Atividades - com negrito e fundo branco: que correspondem às tarefas desenvolvidas dentro de cada contexto previamente dividido. Séries - sem negrito e fundo branco: conjuntos de documentos produzidos na execução das atividades. Para identificá-las, basta seguir a posição de cada descrição, conforme exemplo abaixo:

11 11 Para sabermos se o documento cumpriu seu prazo de guarda de acordo com o indicado no PCTT, é necessário identificar a série documental (seta pontilhada) aplicável, para assim atribuir-lhe um código e aplicar o prazo de guarda correspondente. Essa etapa é denominada CLASSIFICAÇÃO. IMPORTANTE: Antes da escolha da série documental, o produtor deve observar a qual classe e subclasse a série se encontra hierarquicamente vinculada. Ela deve corresponder às atividades de produção do documento a ser classificado. As etapas são as seguintes: 1. Separar as cópias documentais avulsas (soltas, em duplicidade) dos documentos originais, ou seja, cópias que NÃO compõem um dossiê ou pasta documental. Essa separação é importante, pois os prazos constantes no PCTT devem ser aplicados a documentos originais. As cópias produzidas a cargo do produtor, tão somente para consulta, não configuram documentação arquivística, não integrando a tabela de temporalidade, e, por isso, podem ser eliminadas, a cargo do produtor, dispensadas as demais formalidades, salvo as cópias cujos

12 12 originais foram enviados para algum órgão regulamentador, tais como as prestações de contas, encaminhadas para o TCE. Essas deverão ser mantidas por serem comprobatórias. Após a separação das cópias, verificar os procedimentos para eliminação das cópias soltas, na página Com documento original em mãos, o produtor deve identificar no PCTT a qual atividade o documento pertence, bem como sua série documental. IMPORTANTE: Os documentos só estarão aptos para eliminação quando cumprirem os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário. Abaixo alguns exemplos para auxiliar na identificação dos documentos no PCTT: Exemplo 1: Como localizar o CCDA de Livro de Cargas internas (registro de documentos enviados e recebidos entre setores e comarcas do TJMG)? Os Livros de Cargas internas são utilizados para controlar e registrar o envio e o recebimento de documentos em todas as áreas do TJMG. Logo, o produtor deve verificar, no PCTT, a classe a que corresponde a função do documento. Classe Documentação e informação CCDA: Subclasse Documentação arquivística: gestão de documentos e sistemas de arquivos CCDA:

13 13 Atividade: Protocolo CCDA: PROTOCOLO A Série: Recepção, cadastro - Livro de Cargas internas CCDA: A Livros de carga: contar o Protocolo: recepção, cadastro, tramitação, juntada, prazo após o desapensamento e expedição de documentos - Livros de 2 anos Eliminação Ostensivo ENCERRAMENTO do livro cargas internas, Aviso de Recebimento (AR) ou pendências Nesse caso, o Livro de Carga deve ser arquivado por dois anos (após o encerramento) pelo setor e pode ser eliminado após esse prazo. Exemplo 2: Como localizar o CCDA de Comunicações Internas ou Ofícios utilizados APENAS para encaminhamento, comunicação e informativos gerais? Classe: Organização e funcionamento CCDA: Atividade: organização e funcionamento (geral) CCDA: ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO (GERAL) Informativos, comunicações, encaminhamentos gerais CCDA: A A Informativos, comunicações, encaminhamentos gerais - Ofícios Comunicações Internas, memorandos 2 anos Eliminação Quando houver documento anexado a um dos previstos para esta série e com prazo superior a 2 anos, prevalece o prazo maior. Quando a CI, ofício, etc contiver uma finalidade específica Ostensivo constante na Tabela de Temporalidade, deverá ser observado prazo estipulado para o assunto. Ex: CI de férias (prevalece o assunto "Férias").

14 14 Nesse caso, os documentos devem ser arquivados por dois anos pelo setor e podem ser eliminados após esse prazo. 3. Separar a documentação por ano, de acordo com as indicações do PCTT; essa separação é importante para facilitar a eliminação dos documentos. IMPORTANTE: Deve ser verificada a data de contagem inicial de prazo, que pode ser: a) a data de produção do documento (quando não há especificação no campo Observações ); b) a data de arquivamento (quando finalizou a tramitação); c) a partir da aprovação de contas pelo TCE; d) a partir do encerramento do livro. Exemplo: 4. Identificar os documentos que cumpriram o prazo de guarda e que podem ser eliminados de acordo com o estabelecido. 5. Separar a documentação apta à eliminação.

15 15 Como proceder quando o documento não for identificado no PCTT? 1. Se for setor da 1º Instância: Enviar para: gearq1.apoio@tjmg.jus.br 2. Se for setor da 2ª Instância: Enviar para: gearq.arquivista@tjmg.jus.br 3. No , devem constar: Assunto: inclusão de documento no PCTT - Setor/Comarca remetente; o nome do documento em que se verificou a necessidade de inclusão; a sugestão de prazo de guarda, justificada de acordo com a utilização do documento; anexar uma imagem do documento a ser classificado. A equipe da DIRGED avaliará se o documento já consta no PCTT e não foi identificado pelo produtor, ou se será necessário, realmente, incluí-lo. Caso o documento conste no PCTT: o será respondido, com indicação do CCDA.

16 16 Caso o documento não conste no PCTT: serão avaliados prazos de guarda sugeridos, em consonância com a legislação. A proposta para inclusão do documento será submetida na reunião da Comissão Técnica de Avaliação Documental - CTAD subsequente e, caso deferida pela CTAD, o PCTT será alterado.

17 17 Procedimentos para eliminação de cópias soltas 1. Separar as cópias e impressos ( , DJe, etc.) dos demais documentos; 2. após a separação, verificar quais cópias podem ser eliminadas, de acordo com a necessidade de consulta da comarca/setor; 3. retirar grampos, metais e plásticos das cópias; 4. encaminhar as cópias para o descarte. IMPORTANTE: As cópias que compõem dossiês ou procedimentos administrativos não devem ser desentranhadas e seguem os prazos dos originais. Recomendações: Separar uma pasta ou caixa-arquivo apenas para arquivamento das cópias; analisar essa documentação uma vez a cada ano;

18 18 definir por qual prazo as cópias devem permanecer no arquivo, de acordo com sua utilidade e recorrência de acesso à informação, o que deve ser feito pelo produtor; EVITAR realizar despachos nas cópias e impressos. Havendo despacho assinado, esse documento seguirá o prazo e procedimentos adotados nos documentos originais.

19 19 Procedimentos para eliminação de documento administrativo Após a classificação e identificação do CCDA dos documentos passíveis de eliminação diretamente pelo setor, sem publicação de edital, ou seja, aqueles com previsão de guarda somente no ARQUIVO CORRENTE, deverão ser observados os seguintes procedimentos: 1. Separar a documentação apta à eliminação dos demais documentos, de acordo com o ano estabelecido para contagem de prazo; 2. retirar grampos, metais, pastas, capas e encadernações dos documentos a serem eliminados; 3. elaborar a listagem de eliminação, disponível em acessar a Listagem de Eliminação de Documentos Administrativos, e preencher conforme os campos abaixo: Procedência dos documentos: refere-se ao setor ou comarca que realizará a eliminação dos documentos. Preencher com a sigla, quando se tratar de setor;

20 20 Listagem nº/ano e Folha nº: preencher um número sequencial da listagem e o ano, e o número da folha referente àquela listagem, quando na listagem tiver mais de uma página. Exemplo: folha 1 de 5; CCDA: inserir o código de classificação de documentos de arquivo, de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Administrativa; Assunto/Atividade/Tipo documental: preencher a identificação do documento, conforme PCTT; Partes/Interessados (se houver): preencher com o nome das partes, porventura, constantes no documento. Exemplo: Expedientes administrativos: Reclamação, Denúncia, Licitação, etc.; Datas-limite: preencher o menor e o maior ano correspondentes ao documento a ser eliminado. Exemplo: Livros de Carga a 2005;

21 21 Observação/Justificativa: demais informações complementares que o setor ou comarca acharem pertinente relatar; Quantificação total (metros lineares ou caixas-arquivo): quantidade de caixas-arquivo a serem eliminadas ou medição total; É obrigatório o preenchimento de TODOS os campos, EXCETO o campo observação/justificativa. Após as etapas acima listadas, realizar os procedimentos conforme o quadro seguinte:

22 22 1ª Instância 2ª Instância Acondicionar em caixas ou maços a Acondicionar em caixas ou maços a documentação a ser eliminada. documentação a ser eliminada. Enviar a Listagem de Eliminação para o Enviar a Listagem de Eliminação para o endereço gearq1.apoio@tjmg.jus.br com o endereço gearq.arquivista@tjmg.jus.br com o assunto: Listagem de eliminação - nome da assunto: Listagem de Eliminação - sigla do setor. comarca. Aguardar o do setor competente com validação da Listagem enviada. Realizar a eliminação por fragmentação completa. - Deverá ser acompanhada por um servidor; - Deverá ser realizada de acordo com os critérios de responsabilidade social e preservação ambiental (Art. 11 Resolução nº 749/2013); - Preencher o Termo de Eliminação de Documentos Administrativos, disponível em: < Enviar para a Coordenação de Arquivo: coarq@tjmg.jus.br com o assunto: Coleta de documentos para eliminação - sigla do setor. Deve ser descrito no corpo do - a quantidade de caixas a serem encaminhadas; - o responsável pelos documentos - quem a COARQ deve procurar; - aguardar agendamento da COARQ. Preencher o Termo de Eliminação de Documentos Administrativos, disponível em: < Solicitar assinatura dos funcionários da COARQ no Termo de Eliminação, que deve ser guardado no setor. IMPORTANTE: Somente após o encaminhamento das listagens de eliminação aos respectivos endereços eletrônicos

23 23 e o devido aceite pelo setor destinatário, é que as comarcas poderão eliminar seus documentos, os setores da 2ª instância poderão solicitar a sua coleta e o TERMO DE ELIMINAÇÃO poderá ser preenchido. IMPORTANTE: Toda Listagem e seu respectivo Termo de Eliminação serão de guarda permanente, de acordo com o PCTT vigente, e devem, portanto, ser arquivados juntos no setor ou comarca para comprovação da eliminação realizada. IMPORTANTE: Para a documentação apta à eliminação cujo prazo de guarda INTERMEDIÁRIO estiver previsto no PCTT ou QUANDO OS DOCUMENTOS ENVOLVEREM PARTES EXTERNAS À INSTITUIÇÃO deverão ser seguidos todos os procedimentos do quadro anterior. Contudo, após o envio da listagem e a validação pelo setor competente, deverá ser publicado o Edital de Eliminação de Documentos, acompanhado da referida listagem.

24 24 1ª Instância: Caberá ao Juiz Diretor do Foro assinar e determinar a publicação do Edital de Eliminação de Documentos. 2ª Instância: Caberá ao setor produtor enviar ao arquivo central da 2ª Instância (COARQ) os documentos em caixas, devidamente listados, sendo que a listagem enviada acompanhará o respectivo Edital de Eliminação de Documentos. Serão eliminados os documentos que, após o decurso do prazo de 45 dias da publicação de Edital, não forem solicitados para guarda particular. IMPORTANTE: Os documentos NÃO podem ser incinerados. Os documentos cuja destinação final for guarda permanente NÃO poderão ser eliminados.

25 25 Benefícios da gestão de documentos Reduzir a massa documental acumulada; aumentar o índice de recuperação da informação; garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente; controlar o processo de produção documental; reduzir o custo com espaço destinado para arquivo; aproveitar melhor os recursos materiais; proporcionar uma eliminação respaldada e consciente, evitando eliminar documentos de valor relevante; reduzir o risco de perda de informações relevantes; contribuir para o meio ambiente por meio da reciclagem de papel. LEMBRE-SE! O objetivo é tornar a eliminação dos documentos um trabalho de seleção consciente que possa trazer um retorno positivo para a instituição e para o meio ambiente