ARQUIVOLOGIA - GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS. Prof. Antonio Victor Botão

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1 ARQUIVOLOGIA - GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS Prof. Antonio Victor Botão

2 GESTÃO DE INFORMAÇÃO INFORMAÇÃO E DOCUMENTO termos polissêmicos = vários significados de acordo com a área que os utiliza. INFORMAÇÃO permeia toda estrutura social. É o conjunto de dados que são organizados e comunicados. O Valor da Informação: A informação pertence a dois domínios: deve atender às necessidades de uma pessoa ou grupo; organização papel no processo decisório; DOCUMENTO qualquer suporte que registre informações. São produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Documentos de arquivo - São criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Divisão de documentação por natureza: comercial; científica; oficial;

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º).

4 Fases: Produção; GESTÃO DE DOCUMENTOS Utilização; Avaliação; Destinação;

5 QUESTÕES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

6 QUESTÃO DE PROVA ANA 2006

7 GESTÃO DE DOCUMENTOS ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS Levantamento de dados; Análise dos dados coletados; Planejamento; Implantação e acompanhamento;

8 GESTÃO DE DOCUMENTOS VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Valor Primário: funcional - administrativo; jurídico ou legal; fiscal; Valor Secundário: histórico probatório; informativo;

9 QUESTÃO DE PROVA ANA 2006

10 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIAGNÓSTICO É a análise dos aspectos relacionados aos arquivos da instituição, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalações físicas; condições ambientais; condições de armazenamento; estado de conservação do documento; espaço físico ocupado; volume documental; controle de empréstimos; recursos humanos; acesso à informação; gênero dos documentos; arranjo e classificação dos documentos; tipo de acondicionamento;

11 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

12 QUESTÕES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

13 INDEXAÇÃO Acervo; GESTÃO DE DOCUMENTOS Busca de informação; Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a recuperação da informação;

14 GESTÃO DE DOCUMENTOS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO Utilização otimizada dos documentos pelo usuário; Precisão; Inspeção; Classificação determinação da entrada e das referências = interpretação dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes Codificação símbolos para representar os documentos = facilita arquivamento e localização Ordenação agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho Guarda de Documentos arquivamento pp dito

15 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

16 GESTÃO DE DOCUMENTOS PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

17 GESTÃO DE DOCUMENTOS Rotinas de Recebimento e Classificação Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos; Separação da correspondência oficial da particular; Distribuição da correspondência particular; Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso; Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários; Abertura da correspondência ostensiva;

18 GESTÃO DE DOCUMENTOS Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes; Requisição dos antecedentes ao arquivo; Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito; Elaboração do resumo do assunto tratado no documento; Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação;

19 QUESTOES DE PROVA ANA 2006

20 QUESTÕES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

21 GESTÃO DE DOCUMENTOS ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação por ser de pouco uso à administração, aguarda sua destinação envio para um arquivo permanente por conta da aquisição de valor secundário (recolhimento) ou sua eliminação. Tem ocorrência nessa fase, a etapa de Avaliação, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinação.

22 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

23 QUESTÕES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

24 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação Criada pela Comissão Permanente de Avaliação (CPA) Determina prazos de permanência dos documentos nas fases correntes e intermediária e é aplicada na avaliação (fase intermediária) e definirá a posterior destinação dos documentos, estabelece também critérios para microfilmagem e eliminação

25 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos do órgão Permite eliminar documentos ainda na fase corrente Elementos constituintes: Tipo e/ou assunto Período Quantificação Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário) Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou eliminação) Campo de observações

26 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 3 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMÔNIO 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 COMUNICAÇÕES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL

27 T R E

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29

30

31 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Eliminação = destruição ou expurgo Lista de Eliminação = relação dos documentos a serem eliminados em uma única operação. Precisa ser aprovada pela autoridade competente. Prazos são estabelecidos em função do conteúdo documental e não da espécie ou suporte. Documentos que esgotaram o prazo de vigência não devem ser descartados de imediato Formas de eliminação = fragmentação; maceração; alienação por venda ou doação; incineração (não recomendável)

32 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

33 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

34 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

35 GABARITOS

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