Praticando Arquivologia

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1 Praticando Arquivologia 1. (CESPE/SEDF/2017) Em relação aos conceitos e princípios da arquivística, julgue o item a seguir. De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes. Gabarito: Correto. Gente, essa questão é muito tranquila. Vamos aproveitar a oportunidade para explorar alguns assuntos relevantes para sua prova sobre o tema Teoria das Três Idades, ok? De início, vale registrar que de acordo com a Teoria das Três Idades, os arquivos são considerados correntes (primeira idade/fase), intermediários (segunda idade/fase) ou permanentes (terceira idade/fase), de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação de seus valores primário ou secundário. Observe que a Teoria das Três Idades define o Ciclo de Vida dos Documentos. Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE Portanto, o que vai definir qual a idade/fase do documento é a frequência de uso e seu valor. Cabe destacar que o valor do documento pode ser primário ou secundário. O valor primário é o valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais: Administrativo: Documentos necessários à consecução das atividades correntes do órgão: planos, programas, relatórios; Legal: Documentos que envolvem direitos e deveres do cidadão para com o Estado e vice-versa, sendo os que produzem efeito perante os tribunais, regulamentam as questões externas e internas do órgão; e Fiscal: Documentos ligados a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesas, geradas para atender a exigências governamentais: notas ficais, faturas, recibos.

2 Por sua vez, o valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; e Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. É importante esclarecer que todo documento de arquivo nasce na fase corrente (valor primário e são consultados frequentemente). Possuem grande probabilidade de chegarem à fase intermediária (valor primário e com baixa frequência de consulta). Entretanto, poucos chegarão à terceira idade (valor secundário). Os documentos da fase corrente que perderem valor primário e não adquirirem valor histórico serão eliminados. Adquirindo valor histórico eles são recolhidos ao arquivo permanente. Os documentos da fase corrente que reduzirem sua frequência de uso são transferidos ao arquivo intermediário. Os documentos de segunda idade que perderem valor administrativo e adquirirem valor histórico são recolhidos ao arquivo permanente. Serão eliminados se ao perderem valor administrativo não adquirirem valor secundário. É bom destacar que a função principal dos arquivos intermediários consiste em proceder a um arquivamento transitório Observe que tanto o arquivo corrente quanto o intermediário possuem valor primário. Porém, o valor administrativo deste último é reduzido. A consulta aos documentos destes arquivos (corrente e intermediário) é restrita ao órgão produtor. Por outro lado, o arquivo permanente possui valor secundário e sua consulta é liberada ao público. Os documentos dos arquivos primário e intermediário podem ser eliminados, conforme definido na Tabela de Temporalidade (calma, veremos esse assunto em outro tópico). Os documentos do arquivo permanente jamais podem ser eliminados, pois possuem valor histórico. Resumindo: ARQUIVO FREQUÊNCIA VALOR PODEM SER CONSULTA DE USO ELIMINADOS? CORRENTE ALTA PRIMÁRIO SIM RESTRITA AO ÓRGÃO PRODUTOR INTERMEDIÁRIO BAIXA PRIMÁRIO SIM RESTRITA AO ÓRGÃO PRODUTOR PERMANENTE - SECUNDÁRIO NÃO LIBERADA AO PÚBLICO

3 Arquivo Corrente: Primeira fase do ciclo de vida dos documentos; Valor Primário (administrativo); Podem ser eliminados; Consultados frequentemente, mesmo sem movimentação; Devem permanecer próximos aos produtores. Consulta restrita ao órgão produtor. Arquivo Intermediário: Segunda fase do ciclo de vida dos documentos; Valor primário reduzido (administrativo); Podem ser eliminados; Documentos com baixa frequência de consulta; Aguardam a eliminação ou guarda permanente; Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata; Consulta restrita ao órgão produtor. Arquivo Permanente: Terceira fase do ciclo de vida dos documentos; Documentais de valor histórico: probatório e informativo; Guarda definitiva (não pode ser eliminado); Possui fins científicos, sociais e culturais; Consulta liberada ao público. 2. (CESPE/SEDF/2017) Em relação aos conceitos e princípios da arquivística, julgue o item a seguir. O princípio da procedência, também chamado de princípio do respeito aos fundos, dispõe que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras. Gabarito: Correto. Questão sobre princípio é praticamente certa em provas de concurso. O Princípio da Proveniência ou Respeito aos Fundos é o princípio que fundamenta as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. Ele fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Em outras palavras, os documentos de uma instituição A não devem ser misturados aos documentos de uma instituição B.

4 Por sua vez, fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (origem). Há dois tipos de fundo: aberto e fechado. Fundo Aberto é aquele que podem ser acrescentados novos documentos. A entidade produtora continua em atividade. Fundo Fechado é aquele que não recebe acréscimos de documentos. A entidade produtora cessou suas atividades ou ocorreu o falecimento da pessoa física. 3. (CESPE/SEDF/2017) Em relação à gestão de documentos e a ações do protocolo, julgue o item subsequente. Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo. Gabarito: Incorreto. Outro assunto bastante recorrente em provas de arquivologia é sobre protocolo. De início, vale registrar que o protocolo é uma atividade do arquivo corrente. Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DBTA, protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Imagine um documento recebido em uma instituição, porém sem nenhum controle. Certamente, teríamos grande dificuldade em localizá-lo. Para assegurar a imediata localização e recuperação do documento é fundamental a existência do setor de protocolo. Em linhas gerais, o protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Conforme mencionamos, a atividade de protocolo é típica da fase corrente. Com efeito, durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. O protocolo é constituído pelas seguintes tarefas/atividades: Recebimento; Classificação; Registro (Autuação 1 ); Distribuição; Expedição; Controle da Tramitação/Movimentação.

5 1 Autuação - Procedimento no qual documentos são transformados em processos. Não detalharemos neste artigo cada tarefa do protocolo. Perceba que o descarte não é uma atividade do protocolo, o que torna a assertiva incorreta. 4. (CESPE/SEDF/2017) Com relação à tabela de temporalidade de documentos de arquivo, bem como à triagem e eliminação de documentos e processos, julgue o item subsecutivo. Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado. Gabarito: Incorreto. Agora ficou fácil!!! Conforme vimos, o documento pode perder valor primário e adquirir valor secundário. Nesse caso, o documento será recolhido ao arquivo permanente. O documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado se não adquirir valor secundário/histórico.

6 5. (CESPE/SEDF/2017) Com relação à tabela de temporalidade de documentos de arquivo, bem como à triagem e eliminação de documentos e processos, julgue o item subsecutivo. A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliação. Gabarito: Correto. Galera, prova de arquivologia sem estudar Tabela de Temporalidade é loucura. Esse assunto despenca na prova. De início, cabe trazer o conceito de Tabela de Temporalidade estampado no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística DBTA. Nos termos do DBTA, a Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. A Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação que resulta da avaliação de documentos. Cuidado! Na prova, o examinador costuma mencionar que a Tabela resulta da classificação de documentos, o que não é verdade. A avaliação dos documentos de arquivo consiste em identificar os valores (primário ou secundário) e definir prazos de guarda dos documentos dos arquivos correntes e intermediários. Os documentos do arquivo permanente não podem ser eliminados, logo, o prazo de guarda só ocorre nas fases corrente e intermediária. A avaliação deve ser feita na idade corrente, a fim de se distinguirem não só os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de valor informativo e probatório. Observe que o objetivo principal do processo de avaliação de documentos de arquivo é a preservação dos documentos que possuem valor para a sociedade. Além do prazo de guarda, a avaliação é responsável por estabelecer a destinação final dos documentos, ou seja, sua eliminação ou seu recolhimento ao arquivo permanente. A Tabela de Temporalidade não é elaborada ao livre arbítrio da instituição. O processo de avaliação para se chegar a Tabela de Temporalidade é vinculado à legislação em vigor (prazo prescricional). Além disso, vale ressaltar que para os casos em que a legislação não dispõe, a análise é feita com base em critérios definidos pela própria instituição (prazo precaucional), como, por exemplo, documento classificado de interesse para a memória institucional. Portanto, a avaliação sempre obedecerá aos seguintes critérios para criação da Tabela de Temporalidade: legal ou estabelecido pela própria instituição. Vale registrar, também, que a Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental de avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos.

7 Os documentos sempre serão criados na fase corrente e, após, o cumprimento do prazo de guarda na referida fase, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário ou recolhidos diretamente ao arquivo permanente. A determinação do que será feito com cada documento constará da Tabela de Temporalidade. A Comissão Permanente de Avaliação e Destinação de Documentos que avaliará os documentos em diversos aspectos (responsável pela elaboração do referido instrumento de destinação). Essa equipe multidisciplinar é formada por pessoas com conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição a ser avaliada. Você poderá fazer parte dessa Comissão, rs. A avaliação de documentos constitui-se em um trabalho complexo à medida que deve analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se definir pela eliminação ou pela guarda permanente um conjunto ou série documental. Portanto, de fato, a tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliação. É isso pessoal! Na próxima semana, vamos trabalhar mais alguns assuntos relevantes, ok? Bons estudos!