GESTÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DAS POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL BRASILEIRO

Transcrição

1 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DAS POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL BRASILEIRO Danilo André Bueno Programa de Pós-graduação em Ciencia da Informação PPGCI/UFF Ana Célia Rodrigues Programa de Pós-graduação em Ciencia da Informação PPGCI/UFF Palavras-chaves: Arquivo Público Estadual; Gestão de documentos; Políticas Públicas Arquivísticas; 1 Introdução Esta pesquisa está inserida na Linha de Pesquisa Fluxos e Mediações Sócio- Técnicas da Informação (nível de Doutorado), do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense (PPGCI/UFF), com bolsa de estudos CAPES, configurando-se como parte da produção intelectual do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivítica, UFF/CNPq. O tema desta pesquisa aborda os aspectos teóricos e metodológicos da gestão de documentos no contexto da arquivística, articulando essas discussões com as políticas arquivísticas do Poder Executivo Estadual brasileiro, tendo em vista o dever constitucional do Poder Público com a gestão de documentos em todo o seu ciclo de vida, como garantia de transparência administrativa e memória social do país. Para o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) a gestão de documentos é definida como área da gestão administrativa geral na busca por economia e eficácia na criação, manutenção, uso e destinação final dos documentos. (DAT1, 1984). No contexto arquivístico nacional, segundo Jardim (1987, p. 40), o contato do Brasil com essas discussões durante a década de 1980 incidiu na ruptura com o modelo de instituição arquivística tradicional, a partir da construção de metodologias compatíveis com a tradição histórica e administrativa do país, que objetivaram a adoção de elementos básicos da gestão de documentos. Nesse período esses debates levaram à aprovação da Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, na qual gestão de documentos é definida como conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Art. 3º). A Lei Nacional de

2 Arquivos, como ficou conhecida, dispõe, ainda, sobre a responsabilidade do Poder Público para com a gestão de documentos, estabelecendo que Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei (Art. 21º). Esta Lei demarca os arquivos de acordo com a construção do regime federativo no Brasil. Contudo, conforme afirma Jardim (2015, p. 45) [...] a gestão de documentos ainda é a exceção e não a regra no Estado brasileiro, justificando a emergência do debate científico no âmbito das políticas arquivísticas do Poder Executivo Estadual brasileiro. Para Jardim (2003, p ), políticas arquivísticas são definidas como [...] o conjunto de premissas, decisões e ações produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais, em nome do interesse social [...] relativos à produção, uso e preservação da informação arquivística de natureza pública e privada. No marco desta pesquisa, associamos estas premissas, decisões e ações a partir dos elementos básicos da gestão de documentos propostos por Llansó I Sanjuan (2006, p. 64), sendo elas a legislação estrutura programa de gestão de documentos. Nesse contexto, o problema de pesquisa gira em torno dos seguintes questionamentos: Como se configura a gestão de documentos no Brasil? Há diferentes modelos e influências teóricas e metodológicas de gestão de documentos no âmbito das políticas arquivísticas do Poder Executivo Estadual brasileiro? Como objetivo geral, pretende-se discutir os modelos teóricos e metodológicos de gestão de documentos a partir das políticas arquivísticas dos Poderes Executivos Estaduais brasileiro. Os objetivos específicos são: a) identificar as teorias e metodologias de gestão de documentos em âmbito internacional e nacional; b) discutir os conceitos de políticas arquivísticas, sistemas de arquivos e programas de gestão de documentos; c) analisar as perspectivas teóricas e metodológicas adotadas nos programas de gestão de documentos nos Poderes Executivos Estaduais brasileiro. 2 Procedimentos Metodológicos Para o desenvolvimento desta pesquisa, aliamos duas dimensões do ponto de vista científico: teórica e aplicada. Na dimensão teórica, se caracteriza como exploratória, de natureza qualitativa. Na dimensão aplicada, se configura a partir de um

3 estudo de caso exploratório, cujo universo de pesquisa escolhido são os Poderes Executivos Estaduais brasileiros dos 26 estados e do Distrito Federal. Na dimensão teórica busca-se discutir por meio de revisão de literatura nacional e estrangeira, as teorias, modelos, conceitos, elementos e instrumentos da gestão de documentos; sistema de arquivos; políticas públicas arquivísticas; Administração Pública e a formação do Estado brasileiro; e, Arquivos Públicos Estaduais, sendo os materiais consultados: teses e dissertações; artigos científicos; livros; manuais de Arquivologia, Administração e Ciência da Informação. A dimensão aplicada consiste em levantamento de dados na legislação arquivística sobre a criação e competências dos Arquivos Públicos Estaduais do Poder Executivo Estadual brasileiro; regulamentação dos sistemas de arquivos e programas de gestão de documentos, e os instrumentos de básicos da gestão de documentos (planos de classificação de documentos, tabelas de temporalidade e manuais de gestão de documentos); e, identificação e sistematização de perspectivas teóricas e metodológicas no âmbito da política arquivística no universo de pesquisa escolhido. Fontes: sites institucionais dos Arquivos Públicos dos Poderes Executivos Estaduais; das Assembleias Legislativas Estaduais; e dos Governos Estaduais, bem como do Arquivo Nacional e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). 3 Resultados parciais a) Regulamentação e definição da gestão de documentos: Fonte: Elaborado pelo autor O levantamento preliminar revela que dos 26 estados mais o Distrito Federal, apenas 13 (48,14%) regulamentam a gestão de documentos. A situação mais crítica pode ser verificada na região nordeste e norte. Na região nordeste, dos 9 estados, apenas

4 3 estados (33,33%) regulamentam a gestão de documentos (estados do Ceará, Bahia e Pernambuco). Na região norte, dos 7 estados apenas 4 estados (57,14%) regulamentaram a gestão de documentos (Amapá, Tocantins, Roraima e Amazonas). A maioria dos estados brasileiros e o Distrito Federal (24) regulamentaram a gestão de documentos previsto na Lei nº 8.159/1991 durante a década de 2000 e 2010, salvo os estados de Minas Gerais, Rio de Janeiro e do Paraná que o fizeram no final da década de 1990, revelando o despreparo do Poder Público com a gestão de documentos. b) Arquivos Públicos Estaduais: Somente os estados do Piauí e da Paraíba não possuem esse tipo de instituição arquivística e não apresentam regulamentação da gestão de documentos, pois não foi possível localizar instrumentos nem informações que indicassem tal regulamentação, por não existirem ou por estarem disponíveis para acesso. c) Conceito de gestão de documentos: Todas as definições são regulamentadas a partir do conceito de gestão de documentos adotado pela Lei Nacional de Arquivos nº 8.159/1991, que possui elementos conceituais notadamente proposto pelo conceito de gestão de documentos do CIA, revelando a orientação teórica desse modelo. d) Metodologia adotada no desenvolvimento de programas de gestão de documentos: O levantamento de dados também revela a existência de três modelos metodológicos orientados para a classificação e avaliação do objeto da gestão de documentos nos estados que regulamentaram por meio de legislação estadual. O primeiro modelo metodológico é representado pelo Programa de Gestão de Documentos Federais (PGD-AN, 1995), que influencia a maioria dos estados brasileiros que regulamentaram a gestão de documentos (ES; RS; PR; GO; MS; MT; DF; RN; AM), que é baseado na classificação por assuntos, com o objetivo de reunir e tratar os documentos por temas, e também é o elemento norteador da avaliação de documentos. O segundo modelo, é representado pelo Programa de Gestão de Documentos do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ), o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), o Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial de Santa Catarina (SGDPO), e pelo Sistema Estadual de Arquivos da

5 Bahia (SEA), baseados na classificação funcional de documentos por tipologia documental. A análise do contexto funcional, administrativo e legal de produção dos documentos são elementos norteadores para a classificação e a avaliação documental. Por último, o terceiro modelo metodológico identificado é representado pelo Programa de Gestão de Documentos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais (PGD-MG), baseado na metodologia DIRKS da ISO /2001 (Design and Implementation of a Record Keeping System), desenvolvida no âmbito teórico do record continuum australiano, cujos elementos de análise para a classificação e avaliação de documentos se baseiam nas evidências das transações da organização produtora dos documentos, mas apresentando um plano de classificação por assuntos. 4 Considerações Finais Em nossa pesquisa observamos que distintos modelos metodológicos coexistem nos Poderes Executivos Estaduais brasileiros, incidindo em diferentes instrumentos, resultados e alcance da gestão de documentos enquanto processo arquivístico capaz de trazer benefícios para a administração pública e a sociedade brasileira. Porém, menos da metade das instituições analisadas possuem a regulamentação abalizada pela Lei Nacional de Arquivos a qual estabelece critérios para a preservação, acesso e gestão dos documentos como instrumentos de apoio à administração pública. Referências. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Dictionary of archival terminology: Paris: K. G. Saur, (ICA handbooks series; vol. 7). DOYLE, M.; FRENIÈRE, A. La préparation de manuels de gestion de documents à l intention des administrations publiques: une étude RAMP. Paris: Programme général d information et UNISIST. UNESCO, 1985, (PGI 91/WS/18). JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Revista Acervo, Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p , jul.-dez JARDIM, José Maria. Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de Transformações. Revista Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p , jul./dez LLANSÓ I SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional (Parte II). Revista Códice, Jaén, España, v. 2, n. 2, p 39-70, jul./dez