Arquivologia. O Documento de Arquivo

Transcrição

1 Arquivologia O Documento de Arquivo

2 O Documento de Arquivo Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros. - Sólon Buck.

3 O Documento de Arquivo Documento é o registro de uma informação, independente da natureza do suporte que a contém.

4 O Documento de Arquivo Suporte refere-se ao material físico ou digital no qual a informação é registrada. Dentre eles: fotografia, mapa, arquivo digital, etc.

5 O Documento de Arquivo O termo Arquivo pode ser usado para: 1- Conjunto de documentos; 2- Móvel para guardar; 3- Local do acervo e órgão/instituição onde será guardado e conservado. - Marilena Leite.

6 O Documento de Arquivo Funções Básicas: 1- Guarda; 2- Conservação; 3- Disponibilização função principal.

7 O Documento de Arquivo Finalidade do Arquivo: facilitar a consulta dos documentos por seus usuários.

8 O Ciclo de Vida dos Documentos Alerta! Assunto campeão em provas!

9 O Ciclo de Vida dos Documentos Nomenclaturas diferentes: 3 idades, 3 ciclos, 3 estágios.

10 O Ciclo de Vida dos Documentos Refere-se a uma classificação quanto à frequência de uso do documento: 1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade.

11 O Ciclo de Vida dos Documentos 1- Arquivo corrente ou primeira idade: Referese à guarda de documentos que são consultados com frequência. Possuem valor primário.

12 O Ciclo de Vida dos Documentos 2- Arquivo intermediário ou segunda idade: Refere-se à guarda de documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que estão aguardando destinação final em armazenamento temporário, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Possuem valor primário.

13 O Ciclo de Vida dos Documentos - Possuem valor primário; - Precisam estar acessíveis, mesmo com menor utilização; - Deve ser cumprido o PRAZO PRECAUCIONAL.

14 O Ciclo de Vida dos Documentos 3- Arquivo permanente ou terceira idade: Podemos entender como os arquivos de fato. - Refere-se à guarda de documentos que devem ser conservados definitivamente por valor histórico ou documental; - Não possuem mais valor administrativo.

15 O Ciclo de Vida dos Documentos Dica importante: As 3 idades são complementares na busca da conservação e organização adequada.

16 O Ciclo de Vida dos Documentos Quanto à localização física: - Correntes: junto aos órgãos produtores; - Intermediários: afastados dos órgãos; - Permanentes: em centros culturais ou instituições de ensino e pesquisa.

17 O Ciclo de Vida dos Documentos Quanto ao acesso aos documentos: - Correntes: restrito ao produtor-responsável; - Intermediários: acesso pelo público quando autorizado pelo gerador; - Permanente: liberado ao público.

18 O Ciclo de Vida dos Documentos Quanto à transferência e ao recolhimento: Corrente para intermediário transferência Intermediário para permanente recolhimento

19 O Ciclo de Vida dos Documentos Dicas importantes: Em caso de não existência de arquivo intermediário: - Um documento permanente pode voltar a ser corrente? - Documentos recolhidos 3ª idade continuam tendo valor?

20 Avaliação de Documentos A avaliação de documentos é feita através de sua própria análise e seleção. Tem como objetivo fixar prazos para sua guarda e eliminação.

21 Destinação Após ser realizada a avaliação do documento, é feita através de sua própria análise e seleção. - Destinação refere-se ao encaminhamento a guarda temporária ou permanente, eliminação ou microfilmagem.

22 Plano de Destinação Conjunto de ações que darão destino ao documento. Objetivos: A - Reduzir ao essencial os arquivos; B - Aumentar a recuperação das informações; C - Conquistar espaço físico.

23 Etapas A avaliação ocorre na fase corrente.

24 Competência Forma-se uma equipe técnica para integrar a Comissão de Avaliação e Destinação Documental. A equipe deve ser constituída por: arquivistas, profissionais da área, entre outros.

25 Dica Importante Existem dois instrumentos de destinação: - Tabela de temporalidade; - Lista de eliminação.

26 Identificação de Documentos Processo de investigação e sistematização de categorias arquivísticas que sustenta a estrutura de um fundo, sendo um dos seus objetivos principais assegurar através do seu resultado a avaliação das séries documentais.

27 Identificação de Documentos Identificação do Órgão Produtor: - Coleta de dados sobre as informações essenciais a respeito da estrutura orgânica do órgão produtor. - Objetiva conhecer profundamente o órgão.

28 Identificação de Documentos Identificação de tipos documentais: - Análise dos elementos que identificam os documentos, bem como a elaboração de instrumentos estáveis que normalizem os procedimentos.

29 Identificação de Documentos Metodologias: - Diplomática ou Arquivística. - Quando se parte da diplomática, o elemento inicial é a decodificação do próprio documento, sendo suas etapas: anatomia do texto ao discurso, do discurso à espécie, da espécie ao tipo, do tipo à atividade, da atividade ao produtor.

30 Identificação de Documentos Metodologias: - Quando se parte da arquivística, o elemento inicial necessariamente é a entidade produtora, cujo percurso é: da competência à estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funcionamento à atividade refletida no documento, da atividade ao tipo, do tipo à espécie, da espécie ao documento.

31 Identificação de Documentos Dica Importante: Enquanto a espécie documental é o objeto da Diplomática, a Tipologia Documental, representando melhor uma extensão da Diplomática em direção à Arquivística, tem por objeto o tipo documental.

32 Arquivologia O Documento de Arquivo