Módulo 653. Formadora Mafalda Henriques. Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 1

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2 È o conjunto de documentos recebidos e expedidos por uma entidade, no decorrer das sua funções. Existem dois métodos de arquivo: Arquivo Electrónico Arquivo em pastas Ambos os métodos de arquivo têm vantagens e desvantagens, cada empresa deve optar por aquele que lhe for mais favorável Vantagens Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 2 Arquivo Electrónico Não se gasta papel; Não se ocupa espaço; É seguro; É rápido; Possibilita tradução mais fácil para os documentos; Permite facilitar a partilha e envio de documentos; Custos menos elevados: espaço, material, recursos humanos, tempo; Eficácia e eficiência; Fácil acesso;

3 Facilidade em determinar acessos à informação; Possibilita a consulta à distância; Facilita a mobilidade. Desvantagens Segurança; Custo do investimento inicial no material informático; Possibilidade de diminuir postos de trabalho; Custos de manutenção de material; Dependência da fonte de energia; Facilidade da perca de dados; Necessidade de dominar e conhecer as novas tecnologias; Dificuldade de utilizar os sistemas em rede quando há falhas. Arquivo em pastas Vantagens É organizado Arquivar só o que é necessário; Fácil de transportar (se pequena quantidade); É seguro; Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 3

4 Fácil de manusear e consultar informação se estiver bem organizado; Elimina a barreira do não domínio das novas tecnologias; Documentos autenticados que podem fazer prova do parecer de alguém; Atractividade inicial de necessitar de pouco tempo e esforço; Atractivos para ramos de actividade em que a documentação utilizada cessa pouca expressividade; Fácil e simples. Desvantagens Durabilidade; Dificuldade de transportar (se grande quantidade); Não é uma medida amiga do ambiente ; Ocupa muito espaço físico; Custos elevados com espaço para armazenamento; Sujeito a condições climáticas; Sujeito a roubo; Consulta exclusiva no tempo; Possibilidade de falsificar documentos; Acessível a várias pessoas, tornando-se fácil restringir o acesso; Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 4

5 Custo mais elevado; Dificuldade de uniformizar critérios de classificação; Possibilidade de encontrar documentos elegíveis. Métodos de organização do arquivo Alfabético É utilizado quando o elemento principal é o nome. É organizado por ordem alfabético. Geográfico É organizado por ordem geográfica e posteriormente por ordem alfabética. Numérico Deve ser utilizado quando o elemento principal é o numero e pode ser dividido em três tipos: Numero simples para cada cliente existe um número Número cronológico para além do nome baseamo-nos também na data do documento Dígito terminal os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada e são lidos da direita para a esquerda formando pares. Este método é utilizado em arquivos com grande volume de documentos tendo como elemento principal o número. Assunto ou ideográfico É organizado por temas. Este método é muito utilizado, no entanto não é muito eficaz, pois depende da Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 5

6 interpretação de quem o consultar. Podem ser apresentados alfabeticamente ou numericamente. Pode ser também chamado de duplex Quanto ao uso Classificação de arquivo Os documentos durante o seu ciclo vital passam por três fases Arquivo corrente - aquele onde são arquivados os documentos com utilizações mais frequentes. Arquivo intermédio Neste são arquivados aqueles em fase transitória, que já não são utilizados com muita frequência. Arquivo permanente Onde são arquivados os documentos que já perderam o valor administrativo. Quanto à natureza Arquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, independente de sua forma. Certas variáveis precisam ser controladas, pois caso contrário, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, humidade etc.). Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico, independente da forma física, comercial e industrial. Tabela de temporalidade E a tabela que determina os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento foi arquivado. Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 6

7 Função do arquivo: Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação; Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa; Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação; Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição. Guardar a documentação de maneira preservada e de forma a fornecer informação rápida e segura. Conclusão Existem vários tipos de arquivo, mas cada empresa deve adequar aquele que melhor se adaptar ao seu dia-a-dia. Quanto mais facilmente estiver organizado um arquivo, mais facilmente é a sua consulta. Um arquivo bem organizado tem muitas vantagens. Perante os vários tipos de arquivo, o arquivo em pastas tem tendência a desaparecer, pois hoje em dia é mais prático e cómodo o digital Basicamente em todo o lado existe um arquivo por muito pequeno que seja. Até em nossas casas ao separar os nossos documentos, arquivamo-los segundo os nossos critérios. Trabalho realizado por Fátima Encarnação Página 7