Noções de Protocolo e Arquivo (Técnico Legislativo Câmara dos Deputados) Aula Demonstrativa Prof. Renato Fenili

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1 AULA DEMONSTRATIVA Prezado(a) amigo(a), É chegada a hora de nos dedicarmos ao tão esperado concurso para Técnico Legislativo da Câmara dos Deputados. Meu nome é Renato Ribeiro Fenili, sou natural de São Paulo e tenho 35 anos. Atualmente sou Analista Legislativo atribuição técnico em material e patrimônio, na própria Câmara dos Deputados (aprovado em 6º lugar no concurso de 2007). Antes disso, fui Oficial da Marinha do Brasil, servia embarcado em navio, tendo exercido o cargo de Chefe de Máquinas por cerca de dois anos. Fazia cerca de 120 dias de mar por ano, o que não me deixava alternativa a não ser estudar sozinho... não era fácil! Bom, feitas as apresentações, creio que seja hora de começarmos o estudo. Iremos estudar uma disciplina passível de cobrança intensiva no certame para a Câmara dos Deputados, nos moldes do que se observou no recente concurso para a ANATEL. Nosso curso será construído com base em uma exposição bastante sólida da teoria, seguida de um trabalho intensivo de resolução de exercícios. Ao longo do curso, serão resolvidas cerca de 120 questões. Cada aula apresentará, em média, 40 questões. Vejamos como será a estrutura do curso: AULA 1 2 CONTEÚDO 1. Arquivística: princípios e conceitos. 2. Legislação arquivística. 3. Gestão de documentos. 3.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 3.2 Classificação de documentos de arquivo. 3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

2 AULA 3 CONTEÚDO 4. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 5. Triagem e eliminação de documentos e processos. 6. Preservação e conservação de documentos de arquivo. 7. Digitalização e microfilmagem de documentos. 8. Controle de qualidade da digitalização. A programação de nosso curso corresponde ao estado da arte da cobrança pelo CESPE, provável organizadora do certame, e foi atualizada com os tópicos recentemente cobrados no concurso para a ANATEL. Proponho, assim, que arregasse suas mangas e que, sem mais demora, ingresse comigo em uma aula demonstrativa! Ressalto que esta aula, por ser apenas uma demonstração da didática de nosso curso, é consideravelmente mais curta que as demais, ok? Ainda, friso que seu conteúdo aborda tópico da aula 03, que será visto posteriormente com profundidade.

3 I. TABELA DE TEMPORALIDADE 1 Os documentos administrativos passam por um processo cronológico, durante o qual a frequência de seu uso ou consulta vai diminuindo com o tempo. Esse é justamente o critério que faz esse documento fazer parte dos arquivos correntes, intermediários ou permanentes. A esta estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida dos documentos em três etapas, chamamos de Teoria das Três Idades, assim definida segundo a terminologia arquivística nacional: Teoria das Três Idades = teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Arquivo corrente (Primeira Idade) Produção do documento / tramitação / finalização do objetivo inicial / guarda. Arquivo Intermediário (Segunda Idade) Conservação por razões administrativas, legais ou financeiras. Arquivo Permanente (Terceira Idade) Conservação definitiva, em razão de seu valor. 1 O conteúdo sobre a Tabela de Temporalidade, nesta aula demonstrativa, possui cunho meramente introdutório. Na aula 03, veremos em profundidade este tópico, apresentando exemplo de Tabela de Temporalidade, Lista e Eliminação, bem como demais tópicos inerentes ao arquivo permanente.

4 Assim, mesmo quando um documento perde a sua utilidade administrativa, ele pode ainda ser guardado permanente ou definitivamente, caso permaneça as seguintes caraterísticas: Valor histórico; Valor probatório; e Valor informativo. Vejamos algumas questões sobre este assunto: 1. (CESPE / TRE GO / adaptada) A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos. Como vimos, a Teoria das Três Idades utiliza dois critérios para a classificação dos arquivos em correntes, intermediários e permanentes: frequência de uso dos documentos e identificação de seus valores primário e secundário. O enunciado está, portanto, certo. 2. (CESPE / STM / 2010) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. O ciclo vital dos documentos é assim definido pela terminologia arquivística brasileira: Ciclo Vital dos Documentos = [corresponde às] sucessivas fases por que passam os documentos, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

5 Vemos, assim, que há uma íntima relação entre a Teoria das Três Idades e o Ciclo Vital dos Documentos. É através da dinâmica apresentada pelo ciclo vital dos documentos que a Teoria das Três Idades ganha forma. É pertinente relembrarmos a definição de gestão de documentos, conforme consta da Lei nº 8.159/91: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. De forma simplificada, o esquema a seguir concatena as fases da gestão de documentos: Produção Criação / confecção / recebimento etc. Utilização Atividades de valor primário: tramitação e uso (protocolo, empréstimo, consulta etc.). Destinação Resultado da avaliação: recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação. Dessa forma, ressalta-se que a atividade que antecede a decisão sobre a guarda permanente ou a eliminação de determinado documento é denominada avaliação. Avaliação Eliminação Guarda Permanente

6 A questão está certa. 3. (CESPE / ANATEL / 2014) Eliminação ou guarda definitiva são as duas possibilidades para a destinação de documentos de arquivo. A questão espelha de forma apropriada as decorrências lógicas da avaliação, conforme apresentado no esquema acima. A assertiva está, assim, correta. 4. (CESPE / TRE GO / 2009) A destinação de documentos é indicada pela tabela de temporalidade. São 4 as atividades administrativas típicas dos arquivos correntes: Atividades administrativas de arquivos correntes 1. Protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação e controle da movimentação, expedição/distribuição) 2. Arquivamento 3. Empréstimo e consulta 4. Destinação A questão está referindo-se à destinação de documentos, última atividade listada acima. De modo bem simples, podemos nos referir à destinação como o juízo final de um documento: ou ele vai para o céu (é guardado temporária ou permanentemente, ou, ainda, é microfilmado) ou não vai (é eliminado). A destinação, obrigatoriamente, é precedida da fase de avaliação do documento, cujo objetivo é determinar seu o valor (permanente, temporário ou nenhum). Dois são os produtos da fase de avaliação de documentos. Estamos falando da tabela de temporalidade e da lista de eliminação:

7 PRODUTOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Produto Tabela de Temporalidade Lista de eliminação Descrição É o instrumento que especifica os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário, bem como indica a destinação final (guarda permanente ou temporária, microfilmagem ou eliminação). O prazo de guarda começa a contar da data de sua produção. Trata-se da relação de documentos que serão eliminados. Podemos ver que o enunciado da questão está de acordo com o conteúdo a tabela acima. É a tabela de temporalidade que indica a destinação do documento, bem como os eventuais prazos de guarda. A afirmativa está, dessa forma, certa. Bom, ficaremos por aqui nesta aula demonstrativa. No próximo encontro, ingressaremos nos tópicos princípios e conceitos da arquivística, bem como legislação arquivística. Forte abraço e bons estudos!

8 QUESTÕES APRESENTADAS NESTA AULA 1. (CESPE / TRE GO / adaptada) A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos. 2. (CESPE / STM / 2010) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. 3. (CESPE / ANATEL / 2014) Eliminação ou guarda definitiva são as duas possibilidades para a destinação de documentos de arquivo. 4. (CESPE / TRE GO / 2009) A destinação de documentos é indicada pela tabela de temporalidade.

9 GABARITO 1 - C 2 - C 3 - C 4 - C Sucesso!

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