SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA MARINHA DO BRASIL

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1 SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA MARINHA DO BRASIL AÇÕES ESTRATÉGICAS NO TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO ALESSANDRA PEREIRA FIRMO PRIMEIRO-TENENTE (T) AJUDANTE DA DIVISÃO DE ESCRITOS

2 Forças Armadas Constituídas pela Marinha, Exército e Aeronáutica são instituições nacionais permanentes e regulares, organizadas com base na hierarquia e na disciplina; destinam-se à defesa da Pátria, à garantia dos poderes constitucionais e por iniciativa de qualquer destes, da lei e da ordem.

3 Organicamente, são instituições complexas possuindo em sua estrutura atividades específicas como logística, operações militares, informações, infantaria, hidrografia e navegação, aviação militar, armamento militar, controle de tráfego aéreo, além de quase a totalidade dos serviços inerentes à organização de um Estado ou Governo, quais sejam educação, cultura, saúde, finanças, justiça, ciência e tecnologia, assistência social, gestão, entre outros.

4 Os arquivos militares são pouco conhecidos, apesar de existirem nas estruturas arquivísticas, do ponto de vista organizacional, desde as civilizações pré-clássicas.

5 Com tipologia documental completamente distinta dos demais arquivos e conseqüente necessidade de avaliação, classificação e descrição específicos, não existe na literatura arquivística nenhum estudo a respeito, exceto regulamentos, normas de funcionamento, manuais de serviços e outras publicações de caráter interno das instituições.

6 MARINHA BRASILEIRA. 450 Organizações Militares (107 navios) Militares Civis

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8 TRÂMITE DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL NAS OM EM PAPEL ELETRÔNICO TOTAL PERCENTUAL ,5% ,7% ,8% ,0% % 22,2% 77,8% 100%

9 GED - A Necessidade de Agilidade Operativa Sistema de Gerenciamento de Documentos Bases de dados Sistema de acompanhamento e apresentação de informações do Teatro de Operações Sistemas de apoio à decisão OUTROS

10 HISTÓRICO DO TRÂMITE ELETRÔNICO NA MB 1995 : priorizar a utilização do meio magnético para a divulgação de informações na MB (Normas) 1996: criação da ICP - MB (documentos em anexo e mensagens no corpo do ) 1997: ao final do ano, não mais do que 30% dos documentos da MB deveriam circular em papel

11 1998: em papel os documentos acompanhados por anexos não digitalizados e aqueles de cunho legal ou com tramitação externa. 1999: início implantação do SiGDEM (intra-om) 2000: todos os oficiais com assinatura eletrônica 2001: SiGDEM entre OM

12 Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos da Marinha (SiGDEM)

13 criar, enviar, receber, tramitar e controlar documentos entre/intra departamentos e/ou organizações, observar se respostas foram dadas, verificar referências a outros documentos e auditar responsabilidades de forma segura.

14 o uso de certificação digital, controle do acesso, assinatura eletrônica e criptografia, minimizando o número de documentos em papel nas organizações, que até aqui concentravam o histórico da informação, desde sua criação ou recebimento.

15 SiGDEM: Visão Esquemática dentro da OM Recebe fisicamente (papel) Disquetes outras mídias Scanner Tramita fisicamente (ex. livros) SiGDEM ENTRADA OU SAÍDA Secretaria Geral da OM Tramita eletronicamente Usuários

16 Principais Mecanismos de Segurança do SiGDEM O Princípio da "Necessidade de Conhecer, aplicado ao trâmite de documentos eletrônicos; Credenciamento de Usuários e de Documentos, quanto ao grau de sigilo e controle de acesso; Plug-in para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas (ICP); e Plug-in para a cifração / decifração de documentos.

17 Benefícios do SiGDEM Assegura a entrega dos documentos com um grande nível de rapidez, confiança e segurança; Redução de espaço de armazenagem de documentos; Proteção de acessos ao documento original; Redução no risco de perdas, destruição ou deterioração da informação;

18 Elimina o problema de múltiplas versões de documentos; Permite acessos concorrentes aos documentos; Rápida recuperação de documentos arquivados ou em trâmite;

19 Permite a reavaliação e a padronização de processos; e Minimiza o uso do papel.

20 Gestão de Documentos na Marinha do Brasil

21 A implantação do SiGDEM solucionou duas etapas fundamentais da gestão

22 Produção Padronização dos documentos com a participação efetiva dos arquivistas e metodologia fundamentada nos conceitos da Diplomática.

23 Tramitação e Uso Possibilita o uso e o acesso aos documentos com rapidez, confiança e segurança.

24 Gestão de Documentos na Marinha do Brasil Autenticidade Situação Atual Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CONARQ) - a Marinha do Brasil é representada por dois oficiais: 01da Diretoria de Administração e 01 do Serviço de Documentação da Marinha.

25 Avaliação, Classificação e Arquivamento Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -CPAD Cumprindo determinação legal de estabelecer uma organização sistêmica nos arquivos da MB, o EMA criou, através da portaria nº 57/2000, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Marinha (CPAD).

26 OBJETIVOS DA CPAD Racionalizar a produção documental. Controlar o fluxo de documentos e cumprimento das diversas formas de destinação. Otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas. Estabelecer normas de avaliação de documentos, determinando prazos de retenção nos arquivos correntes e intermediários e de recolhimento ao SDM com fins de arquivamento, microfilmagem e eliminação.

27 METODOLOGIA DA CPAD Levantamento da tipologia documental Elaboração do plano de classificação e tabela de temporalidade

28 A análise da tipologia proposta como método para o tratamento técnico dos documentos, tem como parâmetro conceitual a identificação do tipo documental, cuja fixação depende primeiramente do reconhecimento da espécie.

29 Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa (CAMARGO & BELLOTTO, 1996)

30 Nesta definição é possível identificar que o tipo documental, correspondendo a uma atividade administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominação será sempre correspondente à espécie anexada à atividade concernente e vale como conjunto documental representativo da atividade que caracteriza. (BELLOTTO, 2000)

31 PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL DAS ORGANIZAÇÕES MILITARES DA MARINHA DO BRASIL

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33 PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL - MARINHA DO BRASIL Este programa foi gerado no âmbito interno da Marinha do Brasil com a finalidade de realizar o levantamento da produção documental das organizações militares pertencentes à esta Força. Por meio de um treinamento dinâmico, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da MB (CPAD) orientou diversos representantes das Subcomissões de Avaliação de Documentos (SPAD) com o objetivo de, ao fim do levantamento, criar a Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim da MB.

34 Foi elaborado um manual detalhado visando facilitar o entendimento do programa. O acesso ao sistema pelas OM é feito por meio de um LOGIN e uma senha.

35 FORMULÁRIO I PRODUÇÃO DOCUMENTAL LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA E FUNCI ONAMENTO DA OM OM: SETOR: COMPETÊNCIA: AMPARO LEGAL DA COMPETÊNCIA: ATIVIDADE (S): DOCUMENTOS PRODUZ E/OU RECEBE 1- PROD. ( ) ( ) REC. 2- PROD. ( ) ( ) REC. 3- PROD. ( ) ( ) REC. 4- PROD. ( ) ( ) REC. 5- PRO D. ( ) ( ) REC. 6- PROD. ( ) ( ) REC. 7- PROD. ( ) ( ) REC. 8- PROD. ( ) ( ) REC. 9- PROD. ( ) ( ) REC. 10- PROD. ( ) ( ) REC. 11- PROD. ( ) ( ) REC. 12- PROD. ( ) ( ) REC. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: DATA DA ENTREVISTA:

36 FORMULÁRIO I I PRODUÇÃO DOCUMENTAL LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA OM Set or da OM Competência Atividades Eepécie/Função Documental. Prod./Rec. Assunto Amparo Legal Tipologia Nº Vias Destino Arquivo Corrente Arquivo Intermed Destinação Final Observações

37 FORMULÁRIO I Relatório do Formulário (Exemplo) OM: SDM (Serviço de Do cumentação da Marinha) SETOR: SDM-32 (Divisão de Do cumentos Especiais) COMPETÊNCIA: Gerenciamento das atividades de recebimento, guarda e preservação da documentação especial recolhida. AMPARO LEGAL DA COMPETÊNCIA: Regimento Interno, art. 76. ATIVIDADE (S): DOCUMENTOS PRODUZ E/OU RECEBE 1- Arquivar a documentação especial recolhida ao Departamento. PROD. (X) ( ) REC. 2- Controlar o acervo documental sob sua guarda PROD. ( ) (X) REC. 3- Propiciar o acesso à documentação especial PROD. (X) (X) REC. 4- Efetuar o serviço de microfilmagem. PROD. ( ) ( ) REC. 5- PROD. ( ) ( ) REC. 6- PROD. ( ) ( ) REC. ENTREVISTADO: SC Marcia Prestes Taft / Enc. da Div. de Documentos Especiais ENTREVISTADOR: 1º SG CA Adroaldo (SCPAD) DATA DA ENTREVISTA: 10 / abril / 2003

38 FORMULÁRIO I I Relatório do Formulário (Exemplo) Setor da OM SDM32 (Divisão de Documen tos Especiais) Competência Atividades Espécie/Função Doc umental Prod./Rec. Gerenciamento das atividades de recebimento, guarda e preservaç ão da documentação especial recolhida. Regimento Int. art Arquivar a documentação especial recolhida ao Departamento 2- Controlar o acer vo documental sob sua guarda. Me nsage m Referente ao Recolhimento Doc umental Ofício de Encaminhamen to de Documentos Especiais Relat ório Est atístico Anual Caut ela Referente a Empréstimo de Documentos Recibo Referente a Reprodução de Documentos Assunto Transferência. Recolhimento Transferência. Recolhimento Relat órios de Atividades Consulta. Enpré stimo Consulta. Enpré stimo Amparo Legal Tipologia SGM-105 SGM-105 Reg. Interno Reg. Interno Reg. Interno Nº Vias Destino Arquiv o Corrent e Arquivo Interme d. Destinação Final 1 Un. Produtora 5 anos Eliminar 1 Un. Competente 5 anos Eliminar 2 Un. Interessada 5 anos Eliminar 1 Un. Produtora 5 anos 5 anos Eliminar 1 Un. Competente 5 anos Eliminar 1 Un. Produtora 5 anos 10 anos Pr eservar 1 Un. Competente 5 anos Eliminar 3 Un. Interessada 5anos Eliminar 1 Un. Competente 5 anos Eliminar 1 Un. Competente 5 anos Eliminar Observ ações

39 PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL - MARINHA DO BRASIL Atualmente foi finalizada a inclusão dos dados na base do Sistema os quais estão sendo processados para a elaboração do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das Atividade-Fim da Marinha do Brasil.

40 Este trabalho está sendo realizado junto ao Ministério da Defesa com o fim de cumprir o determinado pelo Decreto Nº /12/2003 o qual dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal. Organização das atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

41 As experiências práticas da realidade são prérequisitos para idéias abstratas sobre aquela mesma realidade. A teoria e a prática se desenvolvem em suas próprias esferas, separadamente, mas cada uma reage em relação à outra e aprende com a outra. (MENNE-HARITZ, 1998) Assim construímos a Arquivística...

42 ALESSANDRA PEREIRA FIRMO PRIMEIRO-TENENTE (T) AJUDANTE DA DIVISÃO DE DOCUMENTOS ESCRITOS