05/05/2017 ÉLVIS MIRANDA ARQUIVOLOGIA ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

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Valdomiro João Batista Ribeiro Cabral
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2 CONCEITOS BÁSICOS ARQUIVO É o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa física ou jurídica ao longo de sua existência e que comprovam as suas atividades. 5 DOCUMENTO É toda informação registrada fisicamente em algum material. 6 2

3 SUPORTE É o material físico em que a informação foi registrada. 7 INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO - Papel - CD - Fita magnética - Mídias digitais - Película fotográfica - Papiro - Pergaminho EXEMPLOS DE SUPORTE: 3

4 FUNÇÃO DO ARQUIVO: Guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis as informações mantidas sob a sua guarda. 10 FINALIDADES DO ARQUIVO: - Servir de apoio à administração; - Servir de base para a história. 11 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 4

5 Classificação dos arquivos quanto à entidade mantenedora: Públicos Mantidos por instituições públicas ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; Privados Mantidos por entidades privadas ou por pessoas físicas, no exercício de suas atividades. Lei 8.159, de Classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos: Especiais Mantêm sob guarda documentos de formas físicas diversas e que exijam tratamento diferenciado no que se refere à sua guarda e conservação; Especializados Mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento. Classificação dos arquivos quanto à idade dos documentos: Correntes Intermediários Permanentes 5

6 Classificação dos arquivos quanto à extensão de sua atuação: Setorias Instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo funções de arquivos correntes; Central ou Geral Acumulam em um único local documentos correntes provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando os documentos correntes. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Classificação quanto ao gênero: Escritos ou Textuais são aqueles que contêm texto; Iconográficos documentos que contenham imagens estáticas; Cartográficos documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma área maior; 18 6

7 Classificação quanto ao gênero: Micrográficos documentos resultantes do processo de microfilmagem; Sonoros documentos que contenham som; 19 Classificação quanto ao gênero: Filmográficos documentos que contêm imagens em movimento; Informáticos documentos em meio digital. 20 Classificação quanto à natureza do assunto: Sigilosos documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à guarda e divulgação; Ostensivos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. 21 7

8 Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Art. 5º - XXXIII - C.F. GRAUS DE SIGILO: -Ultrassecretos -Secretos -Reservados Lei , de CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 8

9 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS VALORES DOS DOCUMENTOS: Primário ou Administrativo; Secundário ou histórico. VALOR PRIMÁRIO (ADMINISTRATIVO): Documentos vinculados a atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativa, legal ou juridicamente; Todo documento nasce com este valor e depois o perde; Compreende os documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediária (baixo valor primário). 27 9

10 VALOR SECUNDÁRIO (HISTÓRICO): Documentos vinculados a fatos históricos para a instituição / para a sociedade; Poucos documentos atingirão este valor; É um valor imprescritível; Compreende os documentos da fase permanente. 28 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo Valor secundário ou histórico CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo Valor secundário ou histórico Eliminação ou Descarte 30 10

11 1ª IDADE: FASE CORRENTE Constituída por documentos mais novos; Documentos sujeitos a consultas frequentes; Documentos em tramitação (em curso ou em andamento); Deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso. 31 2ª IDADE: FASE INTERMEDIÁRIA: Documentos menos utilizados; Otimiza o espaço dos setores; Atende às solicitações das diversas áreas da instituição; Não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia); Os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). 32 3ª IDADE: FASE PERMANENTE Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora

12 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo Valor secundário ou histórico Eliminação ou Descarte 34 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores; É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição. TABELA DE TEMPORALIDADE É o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos da instituição; É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por uma autoridade Competente para ser aplicada na instituição. 12

13 TABELA DE TEMPORALIDADE CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário Valor secundário ou administrativo ou histórico Eliminação ou Descarte 38 13

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