NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - PROFESSOR DARLAN AULA

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1 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - PROFESSOR DARLAN AULA 1 Arquivos: Conceitos e Definições 1) Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (lei nº /91); 2) Setor de uma instituição; 3) Mobília empregada para guardar documentos, denominada arquivo de aço; 4) Entidade/Instituição responsável pela guarda, processamento técnico e disponibilização de documentos. Características Dos Documentos de Arquivo a) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. b) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. c) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. Também está relacionada a qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de um conjunto orgânico e não como elemento isolado de um contexto. e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional. 1. (Cespe TJ/RR 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. 2. (Cespe MI 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. 3. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 4. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos. 5. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo 6. (Empasial/Memorial da América Latina-SP/1999) Arquivo composto por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes que merecem tratamento diferenciado não apenas quanto ao armazenamento mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação, é definição de: a) arquivo histórico b) arquivo comercial c) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial 7. (Cespe TCE/RO 2013) A presença de peças tridimensionais em um conjunto documental indica que o material analisado não é um arquivo. 8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. 9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição 10. (ESAF MF 2012) São características do documento de arquivo, exceto, a) a imparcialidade. b) a naturalidade. c) a emulação. d) a autenticidade. e) a interrelação. 11. (Cespe CNJ 2013) Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado. 12. (Cespe MI 2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo. 13. (Cespe Adaptada) Assinale a alternativa incorreta a) (CESPE_ABIN/2011) A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres. b) (Cespe EBC 2011) Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado. c) (Cespe MC 2013) Os documentos acumulados por entidades privadas encarregadas de gestão de serviços públicos são considerados documentos públicos. d) (Cespe UNIPAMPA 2013) Os arquivos de uma universidade são formados apenas pela coleção de documentos relacionados ao ensino superior. Princípios Arquivísticos (A) Princípio da organicidade A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais. (B) Princípio da unicidade Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função única que os documentos executam dentro do contexto organizacional. (C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos) Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo. 1

2 (D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo. (E) Princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. (F) Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. (G) Principio da cumulatividade Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural. (H) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Este princípio deriva do princípio da proveniência. (I) Territorialidade (Proveniência Territorial) Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos 14. (Cespe DPF 2013) O princípio arquivístico fundamental para a organização dos documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio da pertinência. 15. (Cespe CNJ 2013) A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, é resultado da aplicação do conceito das três idades documentais 16. (Cespe CADE 2014) A classificação de documentos por assunto é o principal fundamento do princípio da reversibilidade. 17. (Cespe FUB 2013) Para manutenção e conservação dos documentos de arquivo na cidade ou estado em que ele foi acumulado, deve-se aplicar o princípio da territorialidade. 18. (Cespe ANATEL 2012) A existência de um fundo de arquivo origina-se do princípio da pertinência. 19. (Cespe ANCINE 2012) O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais 20. (Cespe MPE/PI 2012) O princípio básico da arquivologia que reúne todos os documentos gerados por uma mesma fonte geradora de arquivo em um fundo é conhecido como princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. 21. (CESPE_ABIN/2011) O princípio da proveniência consiste em procedimentos lógicos e práticos que visam mesclar os conjuntos documentais produzidos e acumulados por diversas entidades coletivas, pessoas ou famílias no decorrer de suas atividades. 22. (Cespe CADE 2014) A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da ordem original. 23. (Cespe STF 2013) O princípio arquivístico fundamental para as ações de organização dos arquivos é conhecido como princípio da unicidade. 24. (Cespe TRE/MS 2013) Os princípios da proveniência e da pertinência têm o mesmo sentido, que é respeitar a origem dos documentos. 25. (Cespe ABIN 2010) De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original 26. (ESAF - CVM 2010) O princípio da ordem original pode ser definido como: a) princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. b) princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. c) princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. d) princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 27. (Cespe SERPRO 2013) Quando aplicado aos documentos, o principio de respeitos aos fundos origina o centro de documentação de uma instituição. 28. (Cespe DPRF 2013) O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. Classificação dos Documentos a) Quanto ao gênero: Entende-se por gênero a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos empregados na sua comunicação. textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd s de música, fitas K7; filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas; iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos; cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis; 2

3 micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela; informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel. b) Quanto à natureza do assunto: ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso. sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. c) Quanto à espécie: Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata. d) Quanto ao tipo (tipologia) De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo: Espécie Documental Função (Atividade) Tipologia Contrato Adesão Contrato de Adesão e) Quanto à forma: Diz respeito ao estágio de preparação e de transmissão de documentos. Este pode se apresentar em forma de original, cópia ou de minuta (original reduzido). f) Quanto ao formato Corresponde a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado, como por exemplo, caderno e livro. 29. (FCC TRE/SP 2012) Original, cópia, minuta e rascunho - diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos - correspondem ao conceito de: (A) espécie. (B) formato. (C) forma. (D) suporte. (E) tipo. 30. (Cespe STF 2013) Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. 31. (IADES PGDF 2011) Qual a denominação da configuração que assume um documento, de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação do seu conteúdo? (A) Espécie. (B) Forma. (C) Formato. (D) Gênero. (E) Tipo 32. (Cespe DPF Escrivão 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 33. (Cespe CADE 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros. 34. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. 35. (Cespe TJ/RR 2012) Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. 36. (FCC - DNOCS 2010) Documentos iconográficos são aqueles (A) com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. (B) em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. (C) em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas. (D) em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 37. (Cespe/TRT/17ª Região/2009) Relatório de atividades, fita magnética, ata de reunião e cartão de visita são exemplos de tipologias documentais 38. (Cespe MPU 2013) A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental. 39. (Cespe MPE/PI 2012) O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia. 40. (Cespe ANATEL 2012) Relatório de atividades anuais é um tipo documental. 41. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) O ofício, o memorando e o processo são exemplos de tipos documentais. 42. (Consulplan TSE 2012) Boletim de ocorrência e certidão de nascimento configuram- se como exemplos de documental. Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior. a) Forma b) Espécie b) Formato d)tipo 3

4 Arquivo x Biblioteca Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos. Entrada de documentos Acumulação natural Compra, permuta e doação. Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Tipos de fundo: - aberto: (instituições em funcionamento) - fechado: (instituições extintas) Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo. Objetivos Funcionais, administrativos Cultural, científica. Tipo Classificação Baseia-se nas atividades institucionais Predeterminada Método de Avaliação Toma como base o conjunto de documentos Toma como base as unidades documentais. 43. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias 44. (Cespe DPF Escrivão 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. 45. (Cespe TRE/BA 2010) Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação. 46. (Cespe MDIC 2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. 47. (Cespe TJ/RR 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo 48. (Funiversa SESI 2010) Acerca dos arquivos, assinale a alternativa correta. (A) os documentos são provenientes de vários lugares, adquiridos por doação (B) os documentos existem em numerosos exemplares (C) os documentos são produzidos e(ou) recebidos para atender as necessidades administrativas (D) o método de avaliação aplica-se a unidades isoladas (E) o método de classificação utiliza procedimentos predeterminados 49. (Cespe DPF 2014) Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. 50. (Cespe MDIC 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arquivos. 51. (Cespe - DRPF 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional. 52. (Cespe STF 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. 53. (Cespe SERPRO 2013) Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA (RECORTES) LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências CAPÍTULO I- DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. CAPÍTULO II - DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Capítulo III - DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..) III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de Gabarito 1. V 2. F 3. V 4. V 5. V 6. e 7. V 8. V 9. V 10. c 11. V 12. V 13. d 14. F 15. F 16. F 17. V 18. F 19. F 20. V 21. F 22. F 23. F 24. F 25. F 26. d 27. F 28. V 29. c 30. V 31. d 32. F 33. F 34. F 35. F 36. b 37. F 38. F 39. F 40. V 41. F 42. d 43. V 44. F 45. F 46. V 47. F 48. c 49. F 50. F 51. V 52. V 53. F 4

5 SIMULADO 1. (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. 2. (Cespe MDIC 2014) O Ofício e o memorando são exemplos de tipos documentais. 3. (Cespe MTE 2014) Os documentos de arquivo são produzidos, originariamente, nos arquivos correntes, em múltiplos exemplares. 4. (Cespe FUB 2014) O princípio da pertinência será aplicado nos casos em que houver necessidade de reclassificar os documentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a proveniência e a classificação original de cada documento. 5. (Cespe TCDF 2014) O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. 6. (Cespe MC 2013) Os documentos acumulados por entidades privadas encarregadas de gestão de serviços públicos são considerados documentos públicos. 7. (Cespe STF / 2013) Quanto à natureza dos assuntos, os documentos de arquivo podem ser acumulados conforme a atividade fim ou acumulados conforme a atividade meio da organização. 8. (IADES EBSERH 2013) Quanto à natureza do assunto tratado, os documentos classificam-se em ostensivos e sigilosos. Documentos ostensivos são aqueles: (A) cuja divulgação pode prejudicar os planos da administração. (B) que contém dados referentes à soberania e segurança nacional. (C) cuja divulgação depende de autorização do presidente da República. (D) cuja divulgação não prejudica a administração e o acesso pode ser franqueado. (E) cujo acesso é restrito apenas à pessoas autorizadas 9. (Cespe MPU 2013) Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras. 10. (Cespe MTE 2014) O arquivo de um órgão, como o do MTE, é o agrupamento de todos os documentos que tenham sido produzidos e(ou) recebidos por essa pessoa jurídica, independentemente do suporte físico, gênero documental e da natureza desses documentos, no desenvolvimento da missão Institucional desse órgão. 11. (Cespe MTE 2014)Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades documentais. 5