ARQUIVOLOGIA. Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo

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1 ARQUIVOLOGIA Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo Iracema Marinho INTRODUÇÃO Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão hegemônica do poder. O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores autores da área. Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.

2 ... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por nós o que as baratas não lhes contarão... Gabriel Garcia Marquez ORIGEM DOS ARQUIVOS A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas. Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por sua vez, é visto como o elemento do arquivo.

3 Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos documentos de arquivos informação. 1 Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades (1984, p. 25). O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades (1970, p. 23). Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente desde o final do século XIX até meados deste século resulta no seguinte: Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia deste órgão ou funcionário. 2 A partir da segunda metade do século XX, são referidos os dois pontos básicos: a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais, eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar os possíveis suportes dos registros arquivísticos; b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de reformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá, 1 HEREDIA, 1993, p Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13.

4 no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de documentos de arquivos. É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos, ser eliminados. Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade. Nova visão: Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações originais forem mantidas. 3 DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO A informação contida no documento de arquivo isoladamente. A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou. É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre a Arquivologia e Ciência da Informação. 3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.

5 Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação. Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos: os registros documentais atestam ações e transações; sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação. Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros 4. Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: O conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades (1984, p.25). O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades (1970, p.23). CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 4 Souza, 1950.

6 Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA ARQUIVÍSTICA CONCEITUAÇÃO E OBJETO É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização 5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês), archivistique (Francês); archivística (Espanhol). A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como objeto a informação. ARQUIVO A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas 6. O termo arquivo pode também ser usado para designar: conjunto de documentos; móvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; títulos de periódicos geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa (Paes, Marilena Leite). 5 Manual Interno de Gestão Documental ArPDF, 1998.

7 1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas. 7 O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí se empregam GESTÃO DOCUMENTAL Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos INFORMAÇÃO Todo e qualquer elemento referencial contido num documento. 10 A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento. 5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA A interpretação das informações registradas depende da relação das mesmas com o contexto de sua produção DOCUMENTO É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa, 6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p Dicionário de Terminologia Arquivística. 10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.

8 a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas, culturais ou artísticas pela atividade humana. 12 O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento. 6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções Classificação dos Documentos A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza Formato Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme, ultra-ficha Gênero Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em: textuais manuscritos, datilografados e impressos (linguagem básica a escrita); audiovisuais filmes, cinema, videoclipes e CDs de música (associação do som e da imagem); cartográficos mapas, plantas e projetos; 12 BELLOTO, 1998, p. 14.

9 Iconográficos desenhos, gravuras, painéis e fotografias (linguagem básica a imagem); documentos imagéticos; Multimídia reúne em um mesmo documento: animação, som e hipertexto. Espécie É a linguagem formal como se apresenta o documento. A configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, tais como: ata exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão; aviso correspondência entre Ministros ou Governadores de Estado; carta correspondência entre empresas, instituições e particulares em geral; certidão documento emitido por autoridade pública onde se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum outro documento ou registro; circular correspondência impressa e enviada simultaneamente a vários destinatários; decreto ato de natureza legislativa; despacho manifestação escrita, de autoridade, sobre assunto de sua competência; edital ordem oficial afixado nos lugares públicos; formulário relatório padronizado onde se preenchem os campos previamente definidos; lei norma jurídica escrita pelo poder competente, com caráter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica direito; memorando correspondência interna de um órgão; ofício correspondência entre autoridades;

10 ordem de serviço documento autorizando a execução de algum serviço; portaria ato escrito que determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre outros; regimento conjunto de princípios e normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de um órgão; regulamento conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei; relatório documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de um trabalho num determinado período; requerimento documento em que se faz pedido à autoridade competente; solicitação solicitação de um serviço. Tipo/Tipologia documental Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: boletim de ocorrência; certidão de casamento; certidão de nascimento; relatório de atividades. Suporte Materiais sobre os quais as informações são registradas:

11 papel livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal e encadernação; mídia magnética e óptica fita vídeo, fita K7, fita magnética, disquete e CD; filme fotográfico microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematográfico; metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, tela, etc. Forma Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos. Constitui-se em: original; cópia; rascunho. Categoria Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências): Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos: I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos. III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos. IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos. V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública. VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo. VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classificação dos documentos altera a sua classificação.

12 Natureza Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos. Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em: Ostensivos ou Ordinários a sua divulgação não prejudica à organização, sem qualquer restrições ao acesso. Sigilosos aqueles que devem ser de conhecimento restrito. Segundo o Decreto nº , de 11/3/67, são assuntos sigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. De acordo com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo: a) Ultra-Secreto de excepcional segurança, cujo teor só deve ser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio. São documentos referentes à soberania e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra ou científicos, negociação para aliança política ou militar, cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e do Estado. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais. Prazo de permanência: 30 anos Ex.: planos militares, fórmula da Coca-cola. b) Secreto só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou, ainda, por quem haja recebido delegação. Prazo de permanência: 20 anos Ex.: documentos que registram a vida particular do funcionário.

13 c) Confidencial não requerem alto grau de segurança, mas seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou entidade. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado, titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do DF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem haja recebido delegação para esse fim. Prazo de permanência: 10 anos. Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo assunto envolva interesses financeiros e políticos. d) Reservado o conteúdo não deve ser tornado público. São aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, comprometa as operações ou objetivos neles previstos. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios, Agentes Públicos formalmente encarregados da execução de projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja recebido delegação para esse fim. Prazo de permanência: 5 anos.

14 DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais de informação e provam as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação. Tipo de suporte Tipo de conjunto Produtor Fins de produção Objetivo Entrada de documentos Processamento técnico Público ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU Manuscritos, impressos, audiovisuais, exemplar único Fundos, documentos unidos pela origem A máquina administrativa Impressos, manuscritos, audiovisuais, exemplares, múltiplos Coleção, documentos unidos pelo conteúdo Atividade humana individual e coletiva Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos Instruir, informar Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas Tombamento, classificação, catalogação, fichários Administrativos, jurídicos, funcionais, legais Provar, testemunhar Passagem natural de fonte geradora única Registro, arranjo, descrição: guias, inventários, catálogos, etc. Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador Objetos bi/tridimensionais, exemplar único Coleção, documentos unidos pelo conteúdo ou pela função Atividade humana, a natureza Culturais, artísticos, funcionais CENTRO DE DOCUMEN- TAÇÃO Audiovisuais (reproduções) exemplar único ou múltiplo Coleção, documentos unidos pelo conteúdo Atividade humana Científicos Informar, entreter Informar Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas Tombamento, catalogação, inventários, catálogos Grande público e pesquisador Compra, doação, pesquisa Tombamento, classificação, catalogação, fichários ou computador Pesquisador Tabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 1988, p. 18)

15 DOCUMENTAÇÃO Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte material ou formato físico. 13 Centros de Documentação Um centro de documentação pode ser formado por órgãos de documentação, de acordo com as características dos documentos que serão armazenados. Estes órgãos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou um museu. Arquivo Arquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados (produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privada no exercício de suas atividades, independente do suporte ou de sua natureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informação. Biblioteca É o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de biblioteca instrui e ensina. Museu É o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que contam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural. Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos, conservados e colocados à disposição do público. 13 Archives de France, 1993, p.19.

16 CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, são como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados, os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar contas. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora, à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da atuação. Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser: público federal, estadual e municipal; privado comercial, institucional, familiar ou pessoal.

17 Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser: especial devido ao suporte diferente que merece um tratamento especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides; especializado aquele em que predomina um assunto específico. Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa. Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda dos documentos, o arquivo pode ser: funcional aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades). Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma freqüência; cultural aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade). Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa. Quanto à extensão: setorial são arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setor financeiro, do setor de recursos humanos, etc.; geral arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo centralização, não existirão arquivos setoriais.

18 O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADES ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases são definidas como as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. A teoria das três idades é um dos pilares da Arquivística. Elaborada na década de 40 nos Estados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em três fases, que são complementares, de acordo com o seu uso, não importando qual o suporte dos documentos: ARQUIVO CORRENTE ATIVOS DINÂMICOS ADMINISTRATIVOS 1ª IDADE Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados. Podem ser centrais ou setoriais, mas devem estar sempre próximos ao usuário, de modo a facilitar o acesso. Os documentos passam, aproximadamente, 1 ano em arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central. 14 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO SEMI-ATIVO 2ª IDADE Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósito de armazenamento temporário. Não há necessidade de serem conservados próximos às unidades produtoras. São mantidos nessa fase por um prazo médio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitório, assegurando a preservação de documentos que não são utilizados com freqüência, mas devem ser conservados por razões administrativas, e que aguardam 14 Belloto, 1991, p 5-6.

19 destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposição para consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. ARQUIVO PERMANENTE INATIVO HISTÓRICO 3ª IDADE Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivo torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência adquirida com o tempo. Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma fonte (setor ou órgão) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo realizado o arranjo do material. QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOS FASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCAL CORRENTE (possui no setor, perto do usuário Arquivo Corrente ou valor administrativo) Arquivo Setorial INTERMEDIÁRIA no setor ou em local (sala Arquivo Intermediário (aguarda destinação ou móvel) específico ou Arquivo Central final) PERMANENTE (possui em local (sala) específico Arquivo Central ou valor histórico) e centralizado Arquivo Inativo ou Arquivo Permanente ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE (HISTÓRICO) DESTINAÇÃO É o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação de documentos. a) Recolhimento: é o deslocamento de um documento do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente. Quando o descolamento é feito do arquivo corrente para o intermediário,

20 é chamado de transferência, que pode ser permanente (intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados); b) Análise: estudos dos documentos recebidos; c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo; d) Avaliação: Verificação do valor probatório (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos de prazos de vida dos documentos; e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos julgados destituídos do valor permanente, feito por uma Comissão Permanente de Avaliação. COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos. Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com o profundo conhecimento das atividades desempenhadas. Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo; Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do valor legal dos documentos. Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo, engenheiro, médico e outros.). ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO

21 a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final eliminação ou guarda permanente além de um campo para observação necessárias à sua compreensão e aplicação. ASSUNTO 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS, NORMAS E SIMILARES 002 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS CONVÊNIOS PRAZOS DE GUARDA FASE COR- RENTE FASE INTER- MEDIÁRIA DESTI- NAÇÃO FINAL 5 anos 9 anos Guarda Permanente 5 anos 9 anos Guarda Permanente 5 anos 9 anos Guarda Permanente Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente 005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos Guarda Permanente 010 ORGANIZAÇÃO E 5 anos 5 anos Guarda FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, Permanente OBSERVA- ÇÕES São pássíveis de eliminação os relatórios cujas as informações encontram-se recapituladas em outros

22 DIRETRIZES REGISTRO NOS Enquanto Eliminação ÓRGÃOS COMPETENTES vigora Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade CONARQ. b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos que serão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela autoridade competente. CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos de uma maneira mais completa. Cópias cujos originais estejam preservados. Documentos de pura formalidade. Documentos que cumpram datas específicas. Documentos que se tornem obsoletos.

23 OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE. O objetivo deste tópico é nortear os arquivistas para o caso infelizmente, ainda mais freqüente e usual no Brasil de uma possível triagem no interior de uma acumulação de papéis nos chamados arquivos mortos, quando pra tal acumulação não se obedeceu a nenhum critério de prazos de guarda ou destruição, pela simples inexistência de tais tabelas. Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados documentos de guarda permanente os de valor probatório com relação a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas, como de coletividade e os valores informativos sobre pessoas, fatos ou fenômenos cuja memória, em termos históricos, seja considerada relevante (em entidades públicas ou privadas). Serão documentos históricos os documentos referentes à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição, tais como: atos de criação: leis, decretos, resoluções; atos constitutivos: estatutos, contratos sociais; direitos Patrimoniais: escrituras; documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituição: regulamentos, regimentos, planos, projetos; programas que tratem das atividades-fins da instituição: atos e relatórios da direção, correspondências de delegação de poderes; registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituição; documentos que firmem jurisprudência; documentos concernentes à administração de pessoal; documentos que respondam as questões técnico-científicas relativas às atividades específicas da instituição; documentos de divulgação produzidos para promoção da instituição; documentos artístico e cultural. Importante: O processo avaliatório nunca é feito documento por documento, mas sempre dentro de uma contextualização.

24 PRINCÍPIO DE TERRITORIALIDADE... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último. De início, este princípio não releva da arquivística mas sim do direito aplicado à propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor tem de exigir ao vencido a deposição dos documentos relativos às terras conquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratado de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um país generalizou-se a todas as atividades de transmissão, de jurisdição ou de transferência de mandato. Esse modo de funcionamento torna-se oficial com a adoção da Convenção Nacional das Nações Unidas, Convenção de Viena, sobre a Sucessão dos Estados em matéria de Bens, Arquivos e Dívidas de Estado. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituição de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões. A título de exemplo, foi em parte com base nesse princípio que se efetuou a regionalização Archives Nationales du Quebec, nas diferentes regiões administrativas das províncias entre os anos de 1970 a FUNDO DE ARQUIVO O fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas ou jurídicas, necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, a caracterização de coleção (papéis reunidos por razões científicas, artísticas, de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas). Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa Schellenberg, não podendo seus componentes ser separados, vindo a constituir outros agrupamentos aleatórios. A noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador dos documentos.

25 PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem aos de outro órgão. Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da repartição de origem, na seqüência original de séries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da tabela de temporalidade. COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOS CONSTITUIRÃO O FUNDO? Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei, decreto, resolução, etc. Ter atribuições precisas determinadas por lei. Ter subordinação conhecida firmada por lei. Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal de ação. Ter uma organização interna fixa. FUNDO ABERTO É o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-se documentos. Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, pois sua administração continua a trabalhar. FUNDO FECHADO É o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos. Exemplo: instituição extinta, ou personalidade falecida.

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27 ARRANJO DOCUMENTAL Denominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, à identificação da fase a que pertence o documento. SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTAL Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos (interna e externamente). É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizar documentos uns em relação aos outros; as séries, uma em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar números de identificação aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas estantes. DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHO O Arquivista que deseja estruturar um volume x de informação orgânica aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagem minimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maior para o menor, dependendo da complexidade do fundo. Patrimônio Arquivístico Comum É composto pelos arquivos que formam uma parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, que não podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo, legal ou histórico. Arquivos de um Estado Totalidade dos documentos de caráter político, científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado, sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos do Estado. Arquivos de um Organismo Conjunto de pessoas que têm como finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão, quer esta seja pública ou privada.

28 Grupo de Arquivos Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) de natureza idêntica, dotado de um sistema idêntico de cotação num quadro de classificação. Fundo de Arquivo Pode ser subdividido em subfundo (ou fundos secundários) ou quando se tratar de unidades administrativas subordinadas. Série Divisão de peças ou de unidades de instalação cobrindo os aspectos de uma mesma função, atividade ou assunto, no interior de um dado fundo, definida por um quadro de classificação. Unidade de Instalação É uma unidade de organização e de inventário dos arquivos (cassete, caixa, registro, maço, dossier, capa, rolo, bobina, disco, disco óptico, volume, disquete, etc). Dossier Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica; tal termo equivale a processo. Peça A menor unidade arquivística, indivisível; pode ser constituída por uma ou mais folhas, por um caderno ou um volume. (uma peça pode às vezes conter vários documentos). Documento (de arquivo) É um conjunto constituído por um suporte (peça) e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeito de consulta ou como prova. Dado A menor representação convencional e fundamental de uma informação (fato, noção, objeto, nome próprio, número, estatística, etc.) CARACTERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO DOCUMENTAL E DE REFERÊNCIA PARA O UTILIZADOR Permitem a comunicação da informação orgânica no âmbito da organização junto dos utilizadores, tanto do seu valor primário como do secundário (administradores, investigadores e cientistas, etc.). A escolha dos instrumentos de descrição documental ou de referência deve ser sempre efetuada depois de uma análise das unidades de trabalho a ser descritas, bem como das necessidades gerais ou particulares dos utilizadores reais ou potenciais. Patrimônio Arquivístico Guia de Arquivos de Instituições organizacionais.

29 Comum Arquivos de Estado Arquivos de um Organismo Documental Grupos de Arquivos Fundos Série Anuário internacional de Arquivos Bibliografia internacional dos anuários e guias dos serviços de arquivo. Anuário dos serviços de arquivo. Guia por serviços de arquivo. Catálogo dos arquivos. Catálogo dos fundos; Estado geral dos fundos; Guia do serviço de Arquivo; Bibliografia dos instrumentos de descrição documental. Índice Geral. Guia grupo de arquivos ou subgrupo de arquivos. Guia temático Guia por fundo Tabela de equivalência Guia por série Guia por subsérie Guia por subsubsérie Dossiê Unidade de instalação Repertório Sumário Repertório numérico simples Repertório numérico detalhado Repertório cronológico Peça Documento Inventário sumário Inventário analítico Índice onomástico/geográfico Ìndice assunto/matéria Índice cronológico Dado Índice, lista, etc. Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. p PROCESSO DA DESCRIÇÃO O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico, a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas

30 séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelos pesquisadores. O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via sumária, seja pela via sumária, pela analítica. INSTRUMENTOS DE PESQUISA Catálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral que apresenta a informação por ordem alfabética do tipo: catálogo dos arquivos; catálogo dos fundos. Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa linguagem que pode atingir também o grande público e não especialmente os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores. Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjunto dos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõem, quais são as fontes complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com espírito prático. Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo: instrumento de descrição fundamental que fornece uma visão de conjunto de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulação, bem como a diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores. Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa): instrumento de descrição documental que apresenta os fundos e as coleções de um ou vários serviços de arquivos relativos a temas, períodos, espaços geográficos, tipos de documentos particulares e predeterminados. Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental que fornece uma visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos que possuam uma grande amplitude.

31 Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinado a apresentar a documentação de um fundo quando as unidades de instalação que o compõem são homogêneas. Repertório numérico simples: instrumento de descrição documental que apresenta uma a uma as unidades de instalação de um fundo, resumindo o conteúdo de cada uma delas num título. Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documental que enumera as unidades de instalação heterogênea de um fundo e que apresenta uma análise que caracteriza o conjunto dos documentos de que elas são constituídas. Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação por ordem cronológica, por vezes, independentemente da ordem primitiva. Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenada de nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, de datas que permitam acessar a informação contida numa unidade arquivística. Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinado a enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleção ao nível de peças. Inventário sumário: instrumento de descrição documental que descreve, através de aspectos exteriores ao documento, cada uma das peças de um fundo ou de uma coleção de arquivo. Inventário analítico: instrumento de descrição documental que descreve de modo preciso cada uma das peças de um fundo ou de uma coleção, analisando o conteúdo do documento. Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notações e as novas adotadas.

32 GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental. OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos. Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos. Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica. Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação. Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

33 Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de uma Área ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolvese, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação. Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais a serem preservados permanentemente. A cada uma dessas fases que são complementares, corresponde uma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada. Extensão da atuação do arquivo Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais. Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. Gerais ou centrais: são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

34 Valoração dos Documentos Valor Primário: valor administrativo, legal ou fiscal. Valor Secundário: valores probatório e informativo. Probatório: prova. Aspectos ligados à organização e funcionamento do órgão que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais, programas, relatórios (arquivo permanente). Informativo: de grande importância para o pesquisador, valor ditado pelo conteúdo. Métodos de arquivamento A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente consultado. Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do método de arquivamento: Como foi produzida ou acumulada a documentação; Como será solicitada a informação. Nos arquivos, o sistema decimal de classificação por assuntos é constituído por um código numérico que reflete a hierarquia funcional e as atividades desempenhadas pelo órgão. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700

35 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Grupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL Subgrupos RELAÇÕES COM A IMPRENSA Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. Avaliação e Seleção de documentos Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases correntes e intermediárias e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Planejando a organização de um Setor de Documentação I Analisar a estrutura da Instituição: conhecer organograma/fluxograma da instituição; saber o objetivo da instituição na organização dos documentos. Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envolvidos no processo de organização do arquivo:

36 o que se pretende atingir com a organização dos documentos. Planejando a organização de um Setor de Documentação II Diagnóstico da situação: levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuários; criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupo de trabalho criado com o objetivo de buscar idéias e soluções para o arquivo); levantamento de tipologia/assuntos/produção documental. Planejando a organização de um Setor de Documentação III Elaboração da Tabela de Temporalidade: quem faz? É um processo de avaliação que deve ser feito por área. Cada área cria um grupo de trabalho para elaborar a primeira versão da tabela. Elaborada a tabela, ela é submetida à avaliação da Comissão para verificar se é factível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões. Planejando a organização de um Setor de Documentação IV Como é feita? a) pesquisa da estrutura organizacional; b) entrevista com funcionários;