Guia de referência rápida para boas práticas arquivísticas

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1 Guia de referência rápida para boas práticas arquivísticas

2 Ficha Técnica Titulo: Guia de referência rápida para Boas Práticas Arquivísticas Autor: E.A.D. Empresa de Arquivo de Documentação, S.A. Elaborado por: Ana Pereira e Paulo Veiga E.A.D., S.A., 205 2

3 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CONCEITOS ARQUIVO DOCUMENTO DE ARQUIVO O VALOR DOS DOCUMENTOS IDADE DOS DOCUMENTOS UNIDADES ARQUIVÍSTICA UNIDADES DE INSTALAÇÃO ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS NECESSIDADES A QUE UMA GESTÃO DE ARQUIVOS PODE RESPONDER COMPONENTES PARA UMA POLÍTICA DE GESTÃO DE ARQUIVOS CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL PLANO DE CLASSIFICAÇÃO MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS LOMBADAS...7 3

4 INTRODUÇÃO Cada vez mais, as organizações têm a necessidade de possuir um arquivo bem organizado e estruturado. A informação tornou-se uma importante ferramenta de gestão, a qual não será possível sem um arquivo bem organizado. Os documentos de uma instituição refletem a sua estrutura, as suas atividades e o seu estado de organização e capacidade de trabalho. Os sistemas de gestão integrada de arquivos, tornaram-se uma mais-valia para as organizações, quer elas sejam públicas ou privadas. A classificação, avaliação e seleção documental são exemplo disso mesmo, ou seja, se as organizações possuírem estas ferramentas de organização e gestão arquivística (através da posse de um plano de classificação e tabela de avaliação e seleção documental), têm garantido uma melhor gestão do seu arquivo. Todavia, uma boa descrição das unidades de instalação (pastas, livros, ficheiros, dossiers, entre outros), possibilitam uma gestão razoável da documentação, tendo em conta, que o acompanhamento e controle do ciclo de vida dos documentos é fundamental para a recuperação da informação neles contida. Este documento de auxílio à gestão documental das empresas está estruturado nos seguintes pontos:. Conceitos 2. Classificação Documental 3. Instrumentos de Gestão Documental. 4

5 . CONCEITOS Neste primeiro ponto esclarecem-se alguns conceitos fundamentais no âmbito da gestão documental... Arquivo Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada, no decorrer da sua gestão. É conservado respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informação, para a pessoa ou instituição que os produz, para os cidadãos ou para servir como fonte para a história. Pode designar também: _ A instituição ou órgão da instituição que está encarregado da recolha, conservação, organização e comunicação de arquivo; _ O edifício ou o local onde é conservado o arquivo. Enquanto conjunto documental: _ Resulta de um processo natural e reflete a atividade da entidade produtora, ao longo do tempo, enquanto conjunto orgânico, dando origem a séries documentais; _ Contém documentos de qualquer data, porque o documento logo que dá entrada na organização faz parte do seu arquivo e do seu sistema administrativo A sua conservação tem dois objetivos fundamentais: _ Prova de direitos ou valor probatório. Ex.: Escritura de aquisição de um edifício. _ Informativo. Ex.: Estatística de leitores do arquivo.2. Documento de Arquivo O documento de arquivo é todo o testemunho da atividade do homem registado num suporte. 5

6 Quando os documentos são produzidos por uma pessoa ou instituição no decorrer da sua atividade e conservados como título de prova ou informação, estamos perante documentos de arquivo. A noção de documento de arquivo é independente do suporte que variou muito ao longo dos tempos: pedra, osso, papiro, tecido, pergaminho, papel, filme, bandas, discos magnéticos, disco ótico, entre outros. Tendo em conta a forma como o documento pode ser manuscrito, dactilografado, impresso, ou outro. Pode ainda tratar-se de um original, de uma cópia, de uma planta, de uma carta, entre outros. Os novos suportes da informação têm características especiais que o arquivista deve ter em conta: _ Grande capacidade de armazenar a informação; _ Maior facilidade em modificar e/ou apagar a informação; _ Menor duração; _ Maior dificuldade em distinguir os originais das cópias..3. O Valor dos Documentos Valor Primário O documento de arquivo ao ser criado tem como finalidade constituir prova e/ou veicular determinada informação necessária à entidade produtora e/ou recetora. O documento tem então um valor primário e é conservado no Arquivo administrativo. Valor Secundário Os direitos e obrigações dos documentos prescrevem, embora possam continuar a ter valor como fonte de informação histórica. Passam então a ter um valor secundário e devem ser transferidos para o Arquivo histórico..4. Idade dos Documentos Os documentos de arquivo têm uma vida própria. Cumprem um ciclo vital que se inicia com o seu nascimento e termina com a sua inutilização ou conservação definitiva. 6

7 Na segunda metade do século passado formulou-se a teoria das três idades (tri+âge = triagem) que deu origem a três categorias de arquivos. Primeira Idade É a fase do Arquivo Corrente. Neste período da vida dos documentos, estes são indispensáveis à organização porque servem de suporte à tomada de decisão e constituem elemento de prova e informação com grande utilização pela entidade produtora ou detentora. O arquivo que os contém deve estar nos escritórios ou nos serviços centrais mas sempre próximo dos funcionários que os utilizam. Segunda Idade Esta é a fase do Arquivo Intermédio. A utilização dos documentos já não é tão intensa mas devem ser conservados devido ao seu valor legal ou informativo. Terceira Idade Nesta fase os documentos têm uma utilização diminuta ou nula é a fase do Arquivo definitivo. Os documentos são conservados atendendo ao seu valor informativo e o valor cultural. São então usados como fontes primárias de informação em trabalhos de investigação..5. Unidades Arquivística A Unidade Arquivística é um documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (documento composto, coleção, dossier, processo, série, secção, fundo ou núcleo e respetivas subdivisões). Estes conjuntos resultam da organização dada pela entidade produtora. Série - Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou atividade, dentro de uma mesma área de atuação." (Dicionário de Terminologia Arquivística). Subsérie - Unidade arquivística constituída por uma subdivisão da série. Processo - Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer procedimento organizacional sujeito a tramitação própria e/ou normalmente regulamentado. Ex. Processos individuais de funcionários, processos de concursos. 7

8 Dossier - Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidos com o fim de informar uma decisão pontual. Ex.: Dossier de legislação nacional sobre ambiente (cópias do Diário da República). Coleção - Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, nomeadamente, o assunto, a tipologia documental ou atividade suportada. Ex. Coleção de mapas de férias, coleção de balancetes. Registo - Unidade arquivística elaborada para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo (registo de documentos entrados, registo de documentos saídos, etc.), ou para efeito de prova de actos, factos ou acontecimentos (ex. cabimentos, movimentos, contas correntes, etc.)..6. Unidades de Instalação São consideradas unidades de instalação: _ Caixas _ Maços _ Livros _ Microfilme _ Pastas _ Disquetes _ Bobines _ Cassetes _ Entre outros..7. Ordenação dos Documentos A ordenação é a disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Alguns tipos possíveis de ordenação dos documentos: _ Ordenação alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. 8

9 _ Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal. _ Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras) _ Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos. _ Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para a busca de dados.8. Gestão de Documentos É a parte do processo relacionada com os meios que permitem organizar e tratar, de forma eficaz e rentável, os arquivos correntes, intermédios e definitivos que uma organização gera no desenvolvimento da sua atividade. A sua finalidade principal é planificar, racionalizar e avaliar todas as ações e intervenções arquivísticas no domínio da criação, avaliação, aquisição, conservação, tratamento e utilização dos arquivos..9. Necessidades a que uma gestão de arquivos pode responder A identificação das necessidades às quais o exercício de uma boa gestão documental numa organização, ou seja, a existência de boas práticas arquivísticas podem responder são: _ Grande explosão documental provocada pela multiplicação dos serviços; _ Diminuição dos espaços de que as organizações dispõem; _ Avaliação científica da informação que é cada vez mais efémera. Deve-se estabelecer, calendários de conservação precisos que evitem a conservação injustificada de informações inúteis; _ Recuperação rápida da informação estratégica ou operacional; _ Respeito pelas leis e regulamentos que regem a conservação dos arquivos; _ Conservação e tratamento das informações que permitem a realização de estudos retrospetivos; _ Sistematização das operações prévias à informatização das atividades administrativas. 9

10 .0. Componentes para uma política de gestão de arquivos Para uma política de gestão de arquivos é necessário: A legislação e/ou a regulamentação; _ Os recursos humanos, materiais e financeiros; _ O programa de intervenção; _ A análise das necessidades; _ A avaliação dos arquivos e a realização do calendário de conservação; _ A racionalização da criação dos documentos; _ A organização e o tratamento dos arquivos de gestão (documentos ativos); _ A organização e o tratamento dos arquivos intermédios (documentos semi-ativos); _ A eliminação dos documentos inativos; _ A organização e o tratamento dos arquivos definitivos. 0

11 2. CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL Pressupõe a reunião de documentos da mesma classe, dispondo-os em grupos e subgrupos, de acordo com as diversas funções da entidade produtora. A Classificação consiste em agrupar e identificar a informação que tem características comuns. Objetivo: a organização metódica e sistemática por assuntos, visando uma arrumação lógica dos documentos, partindo do geral para o particular e hierarquizando os conceitos. Regras básicas para manter os documentos ordenados dentro das pastas: _ Os documentos devem ser classificados dentro das pastas e estes devem estar classificados entre si. _ Não existem peças isoladas: todo o documento pertence a um conjunto coerente, a pasta. _ As pastas comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica, alfabética, numérica, etc.. _ As pastas de negócios ou de estudo compõem-se de subdivisões que correspondem às etapas ou outros aspetos da condução do negócio ou estudo. Os tipos de sistemas de classificação: _ Classificação por assuntos _ Classificação temático-funcional _ Classificação funcional _ Classificação orgânica Para classificar é necessário haver um Plano de Classificação.

12 3. INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL Para o exercício das boas práticas arquivísticas são necessários instrumentos de gestão, neste terceiro ponto se apresentam os que consideramos mais relevantes. 3.. Plano de Classificação Características do Plano de Classificação: _ Hierárquico: porque se subdivide em conceitos, dos mais gerais aos mais particulares; _ Lógico: porque a sua estrutura deve ser coerente; _ Consistente: porque os critérios não podem variar e as realidades apresentadas em cada nível devem ser equiparáveis. Fases da elaboração do plano de classificação _ Levantamento orgânico-funcional da instituição; _ Elaboração de organograma (no caso de não existir); _ Definição do órgão e suas funções; _ Levantamentos das tipologias documentais e funções administrativas dos documentos; _ Levantamento dos circuitos documentais; _ Definição da tabela de avaliação, retenção dos prazos administrativos (tempo a conservar em arquivo corrente). Vantagens de um plano de classificação _ Sistematização de um método de organização do arquivo; _ Aceleração dos procedimentos de classificação; _ Diminuição dos riscos de erro na classificação; _ Simplificação dos procedimentos de avaliação e seleção documental; _ Maior proteção de documentos fundamentais; _ Aumento das taxas de recuperação; 2

13 _ Maior utilização da informação; Aceleração do processo de tomada de decisão; _ Maior proteção da informação confidencial; _ Melhor salvaguarda dos direitos de acesso; _ Diminuição do impacto negativo da mobilidade de funcionários no seio da organização; _ Aumento da estabilidade, continuidade e eficácia administrativa da instituição; _ Otimização de recursos; _ Diminuição dos custos de tratamento documental. O Plano de Classificação é o documento que regista o sistema de Ex.: classes, subclasses e séries documentais 3

14 A codificação Sistema de codificação numérico ou alfabético para distinguir as classes, subclasses e séries documentais do plano de classificação. Cada série documental tem uma codificação que é a sua identificação. A codificação escolhida deve ser simples, de fácil atribuição e leitura. Ex.: Apresentar a codificação das funções-meio do plano 4

15 Ex.: Apresentar a codificação das funções -fim do plano 3.2. Manual de Gestão Documental É constituído pelo conjunto de normas escritas que define princípios e diretrizes a serem observadas pela instituição no sentido de prover esta de sistemas de excelência do ponto de vista arquivística. O Manual de Arquivo, apresenta soluções de organização, de classificação dos documentos; as regras de funcionamento a observar e os princípios para o descongestionamento físico dos arquivos. É genericamente constituído por: _ Apresentação _ Plano de classificação _ Glossário _ Índice remissivo _ Procedimentos _ Documentos de Controlo _ Anexos 5

16 3.3. Avaliação e Seleção de Documentos A avaliação e seleção de documentos é realizada com base na Tabela de Avaliação e Seleção de Documentos, a qual permite determinar o valor dos documentos de arquivo - valor primário e secundário e decidir dos períodos de tempo durante os quais estes valores se aplicam aos referidos documentos num contexto que tem em conta a ligação essencial existente entre o organismo ou pessoa respetivo e os documentos de arquivo que são gerados no decorrer das suas atividades com os seguintes objetivos: _ reduzir ao essencial o volume dos documentos, _ assegurar a avaliação e seleção da documentação. Consiste na determinação dos documentos sem interesse para a administração e para a investigação histórica com o fim de os separar daqueles que o têm, tendo em vista a destruição dos primeiros e a conservação dos segundos, _ garantir a transferência da documentação com valor primário ou secundário dos arquivos correntes para os arquivos intermédios e destes para os definitivos, _ garantir a conservação da documentação em arquivo intermédio com o mínimo de custos, _ assegurar a inutilização da documentação sem valor primário ou secundário com respeito pela confidencialidade da informação neles contido. Ex.: 6

17 3.4. Lombadas Para uma pesquisa mais rápida e eficaz, a correta identificação dos documentos (independentemente do suporte em que a documentação se encontra), é de extrema importância. Quer isto dizer, que em documentos em suporte papel, a identificação das lombadas das pastas tem um caráter muito importante: quanto mais correta for a sua identificação, mais rapidamente se acede ao documento pretendido. Assim se apresentam as regras para uma correta identificação de pastas, fornecendo um modelo que poderá ser alterado e adaptado, conforme as necessidades de cada um, assim: LOGÓTIPO O nome ou Logótipo da entidade detentora. É o campo destinado à identificação da entidade produtora / detentora da Documentação. Ex.: E.A.D. DEPARTAMENTO ou UNIDADE ORGÂNICA O título respeitante ao Departamento ou unidade orgânica. É o campo destinado à identificação do departamento ou unidade orgânica do qual o arquivo, ou seja, a documentação é oriunda. Pode ser preenchido com a abreviatura que a entidade usa para identificar os seus departamentos ou unidades orgânicas. Ex.: GESTÃO de QUALIDADE CLASSIFICAÇÃO (preenchido apenas quando exista plano de classificação, quando não exista apenas se descreve o assunto como abaixo se apresenta) Descrição da Classe, Subclasse e Série documental a que se refere a documentação com a designação dos respetivos códigos. Ex.: 0. GESTÃO DE OBRAS Gestão e Manutenção das Infraestruturas das Obras Processos de Obras ASSUNTO O título respeitante ao Assunto. Representa o tema principal da documentação em questão, poderá ser uma entidade, um tema, uma localização, entre outros. Ex.: Construção da Ponte Vasco da Gama pontos de luz 7

18 CHAVES Regista-se neste algumas notas ou referências relativas à documentação nomeadamente quando se trata de faturas ou outros documentos em que seja importante referir o intervalo da documentação contido na UI. Ex.: 0 a 50 DATAS EXTREMAS Regista-se neste campo as datas limite da documentação. Ex.: VOLUMES Número do volume em numeração romana, quando existir a necessidade de abrir mais do que uma pasta Ex.: Vol. I DATA DE ELIMINAÇÃO O ano de Eliminação. É o campo destinado à identificação do ano de destruição da documentação em análise. Caso a documentação seja de conservação permanente, indicar neste campo: Não Destruir ou Conservação Permanente. Ex.: 207 Assim, se exemplifica: 8

19 OBRAS E MANUTENÇÃO 0. GESTÃO DE OBRAS Gestão e Manutenção das Infraestruturas das Obras Processos de Obras Construção da Ponte Vasco da Gama pontos de luz De 990 a 200 VOL. XI Ano de Eliminação: Conservação Permanente 9