CAPITULO I CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO MUNICIPAL ARTIGO 1.

Transcrição

1 CAPITULO I CONSTITUIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO MUNICIPAL ARTIGO 1. O Arquivo Municipal da Câmara de Oliveira de Frades tem por atribuições genéricas a recolha, selecção, tratamento e difusão da documentação que procede dos diversos serviços administrativos documentação de natureza histórico-administrativa). ARTIGO 2. A documentação sob responsabilidade do Arquivo Municipal da Câmara de Oliveira de Frades, resultado da actividade municipal, deverá ser conservada para servir de testemunho, prova ou informação, independentemente do tipo de formato ou suporte. ARTIGO 3. O Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Oliveira de Frades encontra-se na dependência directa da Divisão Administrativa e Financeira. CAPITULO II DA RECOLHA ARTIGO 4.º O envio, para o Arquivo Municipal, da documentação considerada finda deverá ser promovido regularmente pêlos diferentes órgãos e serviços da Câmara. Os prazos de incorporação serão avaliados, caso a caso. ARTIGO 5.º A documentação é enviada ao Arquivo Municipal obedecendo às seguintes condições: a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou assim o exijam; b) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, previamente requisitadas e fornecidas pelo Arquivo Municipal; c) No seu suporte original devidamente acomodada. d) Devidamente paginada e rubricada (ou com chancela). ARTIGO A documentação deverá ser acompanhada de um Auto de Entrega de Documentos (anexo l). 2. O Auto de Entrega deverá ser acompanhado de uma Guia de Remessa (anexo 2), contendo os seguintes elementos: a) Identificação do serviço de proveniência dos documentos; b) Número de ordem das unidades documentais; c) Número de volumes; d) Designação das espécies; e) Datas extremas da documentação enviada; f) Classificação; g) Data da eliminação; h) Observações. ARTIGO 7. Os livros findos (Actas, Contratos, Escrituras, Registos, etc.) são enviados ao Arquivo Municipal com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.

2 ARTIGO 8. Deverá ser sempre intercalada uma folha registando a paginação de qualquer documento que tenha sido retirado dos processos e requerimentos, n qual deverá ser devidamente identificado. Na folha de substituição deverá constar a assinatura e o visto dos responsáveis do Arquivo. ARTIGO 9. Os processos de obras deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo modelo existente, com o número, o local, a designação da obra e o nome do requerente. Os processos de obras deverão ser arquivados em pastas ou caixas de arquivo próprias. CAPITULO III DA SELECÇÃO ARTIGO 10. Deverá ser constituído um Grupo Consultivo composto por um dirigente da Divisão Administrativa, um dirigente da Divisão Sócio- Cultural e o técnico de Arquivo, especialmente designados para o efeito pelo Presidente da Câmara, grupo com a missão de avaliar o interesse histórico da documentação produzida pela Câmara Municipal. O Grupo Consultivo deverá ser coordenado pelo dirigente da Divisão que integra o Arquivo Municipal. ARTIGO 11. A apreciação das propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços da Câmara Municipal, independentemente dos prazos definidos na lei, é da competência do Grupo Consultivo. ARTIGO 12. A definição do interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pelas normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado, é da competência do Grupo Consultivo. CAPITULO IV DA ELIMINAÇÃO ARTIGO 13. É da competência do Arquivo Municipal a eliminação da documentação produzida pêlos diferentes serviços municipais de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções. ARTIGO 14. A reconstituição da documentação deverá ser impossível quando eliminada. ARTIGO 15. As propostas de eliminação da documentação, da competência do Arquivo Municipal, terão de ser obrigatoriamente aprovadas pela Câmara Municipal.

3 CAPITULO V DO TRATAMENTO 1. O arquivo municipal procederá apenas ao tratamento arquivístico inerente à sua função, por forma a tornar a documentação apta para ser utilizada pêlos distintos serviços municipais. 2. Toda a documentação considerada de grande valor administrativo será devidamente armazenada e gerida pelos métodos mais adequados da arquivista contemporânea.. CAPITULO VI DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA ARTIGO 16. A elaboração dos instrumentos de pesquisa adequados à documentação é da responsabilidade do Arquivo Municipal, de forma a tornar a consulta rápida e eficaz. ARTIGO 17. Os instrumentos de pesquisa utilizados em cada serviço deverão ser incorporados conjuntamente com a documentação. CAPÍTULO VII DA CONSERVAÇÃO ARTIGO 18. É da competência do Arquivo Municipal zelar pela conservação física da documentação à sua responsabilidade, tomando para isso as seguintes medidas: a) Criação de boas condições de segurança e ambientas; b) Identificação e envio da documentação danificada para restauro e reencadernação; c) Utilização de tecnologias adequadas para a cópia da documentação para a preservação dos originais. CAPITULO VIII DA DIFUSÃO ARTIGO 19. A difusão da documentação efectuar-se-á pela: a) consulta e serviço de leitura; b) empréstimo. CAPITULO IX CONSULTA E SERVIÇO DE LEITURA ARTIGO 20. O horário de funcionamento do Arquivo Municipal é coincidente com o horário normal do expediente.

4 ARTIGO 21. O acesso à leitura e consulta da documentação deverá ser antecedido pela apresentação dos documentos de identificação pessoal e o preenchimento da Ficha de Consulta ou Requisição (anexo 3). O utilizador particular fica ainda sujeito ao pagamento das Taxas aplicáveis. ARTIGO 22. Deverão ser fornecidas cópias à Biblioteca Municipal dos trabalhos onde figurem documentos ou informações existentes no Arquivo Municipal, cuja consulta pelos utentes daquela se revele de interesse pedagógico - didáctico. ARTIGO 23. A consulta efectuar-se-á exclusivamente no espaço físico do Arquivo Municipal, salvo excepções previstas no presente regulamento, como a requisição da Câmara Municipal, da Presidência e Vereação ou empréstimo aos serviços produtores da documentacão. CAPITULO X INCORPORAÇÃO DE OUTROS FUNDOS ARTIGO 24. A Câmara Municipal de Oliveira de Frades por intermédio do Arquivo Municipal deverá incorporar fundos arquivísticos que se revelem de interesse para o concelho, através de compra, doação ou depósito. 2. Compete ao grupo de trabalho definir/avaliar o interesse da documentação incorporada ou a incorporar. 3. A documentação considerada de valor histórico deverá ser remetida ao arquivo histórico mediante o preenchimento em triplicado do Auto de Entrega e Guia de Remessa de documentos. CAPITULO XI CASOS OMISSOS ARTIGO 25. Compete ao Presidente da Câmara Municipal ou em quem ele delegar, com parecer do responsável pelo Arquivo, a resolução das dúvidas ou casos omissos neste Regulamento. CAPITULO XII DA REVISÃO ARTIGO 26. O presente Regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente para um correcto eficiente funcionamento do Arquivo Municipal de Oliveira de Frades.

5 ANEXO N.º I ANEXO N.º II Auto de entrega Aos dias do mês de de ( 1 ) perante ( 2 ) e ( 3 ), dando cumprimento ( 4 ), procedeu-se à ( 5 ) da documentação proveniente de ( 6 ), conforme o constante na guia de remessa anexa, que rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto. O identificado conjunto documental ficará sob custódia de ( 7 ) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação. Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades. Data: / / 0 Representante do ( 6 ) ( 7 ) 0 Representante do ( 1 ) ( 8 ) ( 1 ) Designação do arquivo da autarquia local. ( 2 ) Nome e cargo do responsável do serviço produtor. ( 3 ) Nome e Cargo do responsável do arquivo da autarquia local. ( 4 ) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto. ( 5 ) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito. doação, compra, etc. ( 6 ) Designação do serviço produtor. ( 7 ) Assinatura do responsável do serviço produtor. ( 8 ) Assinatura do responsável do arquivo da autarquia local.