Actualmente, indistintamente, o termo descritor, unitermo ou palavra-chave.

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1 Indexação Indexação Coordenada Indexação por Temas Indexação Coordenada O sistema de indexação coordenada é um dos sistemas que se pode utilizar nos arquivos e centros de documentação e informação e consiste; na extracção, após análise detalhada do documento, de várias unidades de informação constituídas, geralmente, por uma ou duas palavras que em conjunto, descrevem o contexto do documento a indexar. Estas unidades ou itens de informação são designadas de Unitermos, Descritor ou Palavra-chave. Por outras palavras, indexação coordenada é a atribuição a um dado documento de um conjunto de descritores que definem, totalmente e de forma complementar entre si, o seu assunto ou conteúdo ideológico. Acontece, que estas designações não tiveram, inicialmente, todas o mesmo significado. Mortimer Taube, foi quem em 1950 desenvolveu um sistema de indexação coordenada e chamou às referidas unidades de informação de Unitermos por serem constituídas por um único termo. Posteriormente, Calvim Moers apresenta em 1958 outro sistema de indexação coordenada em que não utiliza a designação de unitermos, mas sim a de Descritores. Actualmente, indistintamente, o termo descritor, unitermo ou palavra-chave. A utilização deste sistema em arquivo pode implicar a existência de dois tipo de ficheiros diferentes: O primeiro é constituído por fichas bibliográficas que se encontram ordenadas numericamente segundo o número sequencial inscrito no canto superior direito, e que corresponde ao número que é atribuído a essa ficha no acto da sua entrada no ficheiro. O segundo é constituído por fichas de colunas ou de descritores onde se regista uma (e só uma) palavra-chave ou descritor. Estas fichas são ordenadas alfabeticamente e as suas colunas são numeradas de 0 a 9. Para o preenchimento das fichas de coluna procede-se da seguinte forma: o descritor ou palavra-chave (por exemplo: Gestão de Arquivos) é inscrito na parte superior da ficha e o número da ficha bibliográfica é registado na coluna cujo algarismo é igual ao último 1

2 dos algarismos atribuídos à ficha bibliográfica, isto é, os números terminados em zero são inscritos na coluna zero, os terminados em 1, na coluna 1 e assim sucessivamente. Na recuperação da informação achava-se da seguinte forma: Primeiro, se selecciona as palavras-chaves ou descritores necessários para caracterizar o pedido; Segundo, retiram-se as fichas de colunas que contenham as palavras-chaves seleccionadas; Terceiro, os números inscritos nas colunas e que sejam iguais em todas as fichas levantadas são os que indicam o número da ficha bibliográfica que responde ao pedido formulado. São três os processos utilizados: Manual Semi-automático Automático Este sistema de indexação é aconselhado no arquivamento de informações científicas e técnicas, comerciais, legislação, relatórios, fotografias, projectos e outros. A sua principal vantagem é permitir uma rápida recuperação da informação desejada. Tem como desvantagem a exigência de pessoal altamente especializado com muito treino e capacidade de análise e de síntese. Indexação por Temas O sistema de indexação por temas é muito utilizado em arquivos cuja organização de processos é feita por assuntos, mostrando-se o mais indicado para arquivos de índole administrativa em alternativa ao clássico sistema decimal ou hierárquico. Este sistema de indexação encontra-se bastante desenvolvido nos serviços públicos e ministérios ingleses e funciona de forma semelhante ao sistema de indexação coordenada. Consiste na elaboração de uma lista mestre de assuntos, constituída por palavras isoladas ou conjunto de palavras em forma de frase, a que se dá o nome de Indicadores, Descritores ou Palavras-chaves. A elaboração da lista de indicadores é um trabalho que exige muita experiência e perfeito conhecimento do modo como funciona o serviço a que o arquivo se encontra ligado, sendo fundamental verificar se todas as palavras-chaves se excluem mutuamente e abrangem todo o serviço. 2

3 A indexação do documento é feita pala combinação de dois ou mais indicadores a que se dá o nome de Tema. O conjunto de processos classificados pelas mesmas palavraschave ou indicadores denomina-se Série ou Série de Processos. O modo de funcionamento deste sistema é o seguinte: 1. Elabora-se uma lista de assuntos que contenham todas as palavras-chaves de forma a abranger, tanto quanto possível, todos os assuntos tratados nos serviços ou sectores com os quais o arquivo se relaciona. 2. Atribui-se, a seguir, a todas as palavras-chave seleccionadas um código numérico sequencial de forma a não ser alterado. Lista Numérica de Indicadores 0 Avaliação Documental 1 Cursos de formação 2 Arquivos 3 Microfilmagem 4 Administração de Pessoal 5 Documentos 6 Formadores 3. Para facilitar a procura das palavras-chaves estas podem ser agrupadas numa listagem auxiliar, por ordem alfabética, com a indicação do respectivo número sequencial atribuído. Lista Alfabética de Indicadores A 20 ACOLHIMENTO 24 AÇORES - admissão USE RECRUTAMENTO - adse USE PROTECÇÃO SOCIAL B 21 Bial USE PROJECTO BIAL C 25 CADASTRO 23 CLASSIFICAÇÃO DE SERVIÇO - Comissão de serviço USE MOBILIDADE D 30 DIREITOS E DEVERES 35 DISCIPLINA 34 DIUTURNIDADES 3

4 4. A fim de se evitar usar palavras diferentes mas com significados ou conteúdo equivalente (o que origina a abertura de vários processos sobre o mesmo assunto), convencionou-se que as palavras-chave a utilizar devem ser escritas com maiúsculas reservando-se as minúsculas para as que tenham significados equivalentes, segundo a NP 3715:1989 e a NP 4036: Atribui-se um título ao processo que se vai abrir e escolhem-se duas ou três palavras-chave que vão constituir o tema do processo. TITULO DO PROCESSO: Curso de formação profissional sobre microfilmagem de documentos PALAVRAS-CHAVES: Cursos de Formação/microfilmagem/ documentos CÓDIGO DO TEMA: Ao código do tema deve-se acrescentar um prefixo indicativo do sector a que o arquivo pertence passando o código a ser escrito da seguinte forma: Prefixo/ Individualiza-se cada processo da série a que pertence acrescentando-se ao código os algarismos 01, 02, 03,... se o processo for o primeiro, segundo, terceiro,... Prefixo/1 3 5 /01 8. Preenche-se, por cada palavra-chave utilizada, uma ficha a que se dá o nome de Ficha de Indicadores, onde se registam todos os indicadores ou palavras-chave com os quais se combinam o indicador da ficha e os respectivos códigos de forma a constituir-se um ficheiro por ordem alfabética dos indicadores. 9. A arrumação dos processos nos suportes de indexação é feita numericamente pelo primeiro dígito do tema. Prefixo /1 3 5/01 Prefixo /1 3 5/02 Prefixo /1 4 6/01 Prefixo /1 4 6/02... Neste sistema de indexação para se proceder à recuperação da informação se procede da seguinte forma: a) Escolhem-se as palavras-chave, de acordo com a listagem de indicadores que se identificam com o assunto que pretendemos consultar; b) A seguir procura-se no ficheiro de indicadores a ficha ou fichas referentes à primeira palavra atribuída ao documento; 4

5 c) Conhecido o tema e código procura-se o processo respectivo que se encontra arquivado por ordem numérica do primeiro dígito do código. A principal vantagem è permitir uma rápida recuperação da informação desejada e tem como desvantagem a exigência de rigor e pessoal altamente especializado. 5