PREENCHIMENTO DE CAMPOS DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS. Indicar o nome da Instituição, acompanhado da respectiva sigla.

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1 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CPAD/ UFSC PROCEDIMENTO DE NORMALIZAÇÃO: PREENCHIMENTO DE CAMPOS DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ABRANGÊNCIA: TODOS OS CAMPI - UFSC Campo 1: Órgão/Entidade: Indicar o nome da Instituição, acompanhado da respectiva sigla. Universidade Federal de Santa Catarina / UFSC Universidade Federal de Santa Catarina / UFSC Campus Araranguá Campo 2: Unidade/Setor: Indicar o nome da Unidade e/ ou Setor responsável pela eliminação dos documentos relacionados na listagem, acompanhado de sigla. Departamento de Administração de Pessoal DAP Campo 3: Órgão/Unidade: Preencher com a sigla do órgão e unidade (campos 1 e 2) e a vinculação da unidade responsável pela eliminação. UFSC/SEGESP/DAP

2 Campo 4: Listagem Nº/Ano: Número da listagem e ano correspondente. Caso o setor encaminhe mais de uma Listagem durante o ano, a mesma deve ser numerada de acordo com a sequência do envio. 01/ / /2016 Campo 5: Folha nº: Número sequencial das folhas da listagem de eliminação. 1/15 2/15 3/15 e assim sucessivamente. Campo 6: Código de Classificação: Código referente ao assunto do documento a ser eliminado de acordo com as Tabelas de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo, disponíveis no site da Coordenadoria do Arquivo Central da UFSC: CADASTRO DE FORNECEDORES PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 992 COMUNICADOS E INFORME

3 Campo 7: Descritor do Código: Assunto dos documentos agrupados sob um mesmo tema, relacionado ao código de classificação de acordo com as Tabelas de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo, disponíveis no site da Coordenadoria do Arquivo Central da UFSC: CADASTRO DE FORNECEDORES PREVISÃO ORÇAMENTÁRI 992 COMUNICADOS E INFORME Campo 8: Datas-Limite: Data abrangente do tipo documental que está sendo relacionado na listagem. Considerar a partir do documento mais antigo ao mais recente Campo 9: Quantidade: Volume especificado em números referentes unidades de arquivamento. a quantidade de 100

4 Campo 10: Especificação: Mencionar em qual tipo de unidade de acondicionamento estão armazenados os documentos a serem eliminados. Caixa-arquivo Pasta suspensa Campo 11: Observações e/ou Justificativas: Utilizar este campo quando necessário especificar alguma particularidade da documentação. Campo 12: Mensuração total: Volume total de unidades de arquivamento que serão eliminadas, bem como a conversão em metros lineares. Observação: Para a conversão em metros lineares, a Equipe da CPAD está disponível para orientações. 52 livros / 0,42 Metros Lineares 84 caixas / 11,88 Metros Lineares Campo 13: Data-limite: Data abrangente da documentação a ser eliminada considerando do menor ao maior ano

5 Campo 14: Data Data especificada em dia, mês e ano em que a listagem de eliminação foi encaminhada para aprovação dos responsáveis. Campo 15: Responsável pela seleção: Assinatura e carimbo ou Siape/Matrícula do servidor responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados. Campo 16: Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD/UFSC. Assinatura e carimbo ou Siape/Matrícula da presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Campo 17: Autoridade do órgão/entidade a quem compete aprovar: Assinatura e carimbo com dados funcionais da autoridade do órgão/entidade a quem compete aprovar em âmbito Institucional. Atenção: O encaminhamento para a assinatura deste campo é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/UFSC.

6 Campo 18: Titular da Instituição Arquivística Pública na específica esfera de competência. Atenção: O encaminhamento para a assinatura deste campo é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/UFSC. ATENÇÃO: Os campos de números 19 a 21 serão utilizados somente quando a documentação a ser eliminada necessitar de comprovação de aprovação de contas pelo Tribunal de Contas da União. Campo 19: Conta (s) do (s) exercício (s) de: Especificar os anos dos exercícios fiscais dos documentos a serem eliminados. Campo 20: Conta (s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas em: Especificar a data da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas. Campo 21: Publicação no Diário Oficial (data, seção, página) Informar a data, seção e página onde foi publicado o anúncio no Diário Oficial. Qualquer dúvida quanto ao preenchimento de campos que não tenham sido atendidas por este procedimento, contatar através do tabelatemporalidade@ufsc.br Florianópolis, Abril de 2016.