CONTRIBUTOS PARA A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA UNIVERSIDADE DE ÉVORA. Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Josefa Nunes Correia

Transcrição

1 Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Josefa Nunes Correia Serviços de Informática Madalena Osório de Barros Pedro Fragoso

2 GesDoc - Sistema de Gestão Documental O Sistema de Gestão Documental e Workflow da Universidade de Évora (GesDoc) foi desenvolvido no âmbito de um Contrato- Programa estabelecido entre a Universidade de Évora e o Ministério da Ciência e Ensino superior no período

3 GesDoc - Sistema de Gestão Documental A consolidação do Sistema de Gestão Documental e Workflow da Universidade de Évora (GesDoc) e desenvolvimentos seguintes tiveram também financiamento do SAMA (Sistema de Apoios à Modernização Administrativa) projetos a que a Universidade se candidatou junto da AMA e que foram aprovados: - SAMA 2009 período 2010 a SAMA 2012 período 2013 a 2015

4 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Fase 1 Contrato-Programa com MCTES Entrevistas Análise GesDoc v1 Registos Diretório Levantamento Desenvolvimento Disponibilização de Documentos públicos Circulação de documentos Serviços da Reitoria Análise Serviços Académicos, Técnicos e de Informática Escola de Enfermagem Formação

5 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Fase 2 SAMA Universidade de Évora - Reforço da infra-estrutura e consolidação/integração de sistemas de informação Escola de Ciências e Tecnologia Escola de Ciências Sociais Departamentos Consolidação Escola de Artes Instituto Investigação e Formação Avançada Início do desenho da v2 Serviços Acão Social Serviços Administrativos Elaboração do Plano de Classificação Serviços de Ciência e Cooperação Início Levantamento documental Fim Formação

6 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Fase 3 SAMA Ser +Q - Qualidade nos serviços disponibilizados Desenvolvimento v2 GesDoc v2 Certificação digital Uniformização de modelos e formulários

7 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Recentemente considerado pela RCC como um caso de sucesso 1ª Jornada da Rede Comum de Conhecimento (RCC), promovida em Maio de 2014 pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA) e Comunidade Intermunicipal do Alentejo Central (CIMAC).

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11 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Para além de responder diretamente ao despacho nº 174/2006 (Arquivo Digital de Despachos Reitorais e Outros Documentos de Divulgação Pública), visa genericamente: - a representação em formato eletrónico de informação de carácter administrativo e institucional, nomeadamente, correspondência interna e externa, legislação interna e externa e publicações através da criação de um (ou vários) arquivo(s) digital(is); - a implementação de mecanismos seguros de circulação eletrónica de documentos (como sejam a delegação, para procedimento, encaminhamentos, etc.), com total garantia de confidencialidade dos dados suportando diferentes níveis de acesso à aplicação.

12 GesDoc - Sistema de Gestão Documental O desafio principal que se coloca a este projeto, baseado em ferramentas de workflow, tem por base a necessidade de, desenvolver uma plataforma tecnológica, de utilização simples e integrada, que permita a gradual substituição dos documentos em papel e processos administrativos associados, por um sistema eletrónico que faculte a digitalização, encaminhamento, despacho, notificação e preparação de indicadores de suporte à decisão, de toda a documentação entrada, saída e processada pelas diversas unidades orgânicas.

13 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Formação sobre a utilização da aplicação vai sendo efetuada quando necessário

14 GesDoc - Sistema de Gestão Documental Uma aplicação distinta de registo de documentos por unidade e bastante resistência à mudança Uma aplicação comum a toda a Universidade Números distintos de registo do documento por unidade Número único de registo para toda a Universidade Cópia do documento em cada unidade do seu circuito Digitalização do documento armazenada no servidor Circulação demorada dos documentos Acesso imediato ao documento para consulta / tratamento

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18 Levantamento - Sistema de Gestão Documental O trabalho de levantamento no âmbito do Sistema de Gestão Documental foi o resultado de um trabalho amplamente participado, iniciado em Setembro de 2010 (Circular nº 4/2010, de 21 de Setembro do Reitor) e inseriu-se nos trabalhos preliminares que conduziram à elaboração do Plano de Classificação documental

19 Plano de Classificação Documental Das 124 Unidades elencadas a partir dos Estatutos da Universidade de Évora percorremos 65, o que representa 52% do total do universo organizacional Universidade de Évora, que considerámos ser representativo da nossa realidade, para a análise em causa. Foram feitas entrevistas entre Fevereiro e Maio de 2011.

20 Plano de Classificação Documental - Objetivos» A coerência nos procedimentos arquivísticos, independentemente dos seus executantes;» A uniformidade na classificação dos documentos de forma continuada no tempo;» A reunião física de todos os documentos relativos a um projeto, atividade ou caso, num mesmo processo;» A associação de todos os projectos, actividades ou casos similares a uma mesma função (classe);» A redução de extravios ou perdas de documentos;» A optimização das tarefas de recuperação dos documentos, nomeadamente através da multiplicação das formas de pesquisa e da redução dos tempos de localização;» A possibilidade de cruzar dados e obter informação estatística;» A viabilização das ferramentas necessárias à informatização e digitalização do arquivo no contexto da normalização da comunicação.

21 Plano de Classificação Documental - Classificador» O plano de classificação apresenta uma estrutura hierárquica, subdividindo-se do geral para o particular, com um máximo de quatro níveis, sendo a sua codificação numérica e aberta: - O primeiro nível estrutura as grandes áreas funcionais da Universidade num total de 11 capítulos codificados de 10 em 10 (de 000 a 120); - O segundo nível representa as subfunções em que as referidas funções podem ser decompostas; - O terceiro nível série corresponde às atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas e pelos serviços e será o nível correntemente utilizado na classificação dos documentos, sendo a sua codificação sequencial; - O quarto nível subsérie é uma ramificação do terceiro nível.

22 Plano de Classificação Documental Exemplo

23 Plano de Classificação Documental Principais Classes

24 Plano de Classificação Documental Estrutura Classificativa

25 Plano de Classificação Documental Conteúdos e unidades de arquivo

26 FONTE: Universidade de Aveiro