MANUAL DE PROCEDIMENTOS Gestão Documental e Arquivo

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS Gestão Documental e Arquivo Porto, março de 2019 Versão 2.0 3

2 Sumário 1. Introdução Organização do Serviço de Gestão Documental e Arquivo... 6 Atribuições e responsabilidades do serviço de Gestão Documental e Arquivo Política de Gestão de Documentos Classificação... 7 Utilidade da classificação... 7 Princípio da classificação Plano de Classificação... 8 Objetivos do plano de classificação e âmbito de aplicação... 8 Responsabilidades relativas ao plano de classificação... 9 Estrutura e codificação do plano de classificação... 9 Codificação... 9 Descritivo da rubrica... 9 Plano de classificação do SGDA Procedimentos de incorporação e arquivo de documentos Tabela de seleção e conservação de documentos Objetivo Estrutura da tabela Avaliação, seleção, eliminação e requisição de documentos Eliminação de documentos Requisição e devolução de documentos Glossário

3 1. Introdução Graças ao aumento exponencial da informação e à tomada de decisões com base nas informações contidas nas organizações, é cada vez mais necessário aplicar medidas de forma a rentabilizar o máximo de informação disponível, evitando assim dificuldades na recuperação da mesma. A difusão da informação implica a utilização de suportes variados, dos quais o mais utilizado é o papel. Aquela que é produzida, independentemente do suporte, deve ser conservada por períodos de tempo curtos ou longos, de acordo com a regulamentação em vigor. Para que a informação seja difundida eficiente e eficazmente, as organizações necessitam de sistemas que facilitem a organização e a classificação dos documentos para auxiliar as tomadas de decisão. Posto isto, a Escola Superior de Saúde de Santa Maria, adiante designada por ESSSM, desenvolveu um sistema de classificação e de recuperação dos documentos cujo objetivo é o de fornecer a todo o utilizador uma lógica de classificação que permita uma rápida recuperação dos documentos e da informação que contém. Foi desenvolvido um Plano de Classificação e uma Tabela de Seleção com base na estrutura, funcionamento, finalidades e assuntos que são tratados pelos diferentes serviços da ESSSM. Estes dois métodos têm como principal objetivo agrupar os documentos sobre um mesmo tema, mantendo a documentação organizada, e agilizam a recuperação da informação facilitando a avaliação, eliminação, transferência e conservação dos documentos, estas que são tarefas arquivísticas. Assim, apresenta-se a Política de Gestão de Documentos, instrumento com procedimentos a seguir, que inclui o Plano de Classificação e a Tabela de Seleção e Conservação de Documentos (Modelo 158), para que todos os utilizadores possam usufruir da informação de forma prática. 5

4 2. Organização do Serviço de Gestão Documental e Arquivo A estrutura organizacional do serviço de Gestão Documental e Arquivo encontra-se hierarquicamente dependente dos Serviços de Informação, conforme esquematicamente representado na Figura 1. Conselho de Direção Serviços de Informação Serviço de Documentação, Informação e Biblioteca Gestão Documental e Arquivo Departamento de Informática Gabinete de Comunicação e Relações Públicas Figura 1: Enquadramento do serviço de Gestão Documental e Arquivo no organograma institucional. Atualmente, o serviço de Gestão Documental e Arquivo integra dois colaboradores. Ambos os colaboradores possuem formação específica em gestão documental, bem como competências na área da Ciência da Informação. Atribuições e responsabilidades do serviço de Gestão Documental e Arquivo O serviço de Gestão Documental e Arquivo tem como responsabilidades principais: 1. O SGDA tem sob a sua orientação a documentação produzida ou reunida pelos diferentes serviços da ESSSM, independentemente do tipo de suporte, formato ou idade, como resultado da atividade pedagógica e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação. 2. Organizar a documentação física e digital da instituição; 6

5 3. Descrever todos os documentos e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da ESSSM; 4. Propor, nos prazos estipulados pela tabela de seleção, inserida na Política de Gestão de Documentos, a inutilização de documentos (eliminação); 5. Exercer outras funções que, no domínio da conservação, valorização e gestão do património arquivístico, não estejam especificamente atribuídas a outros serviços. 3. Política de Gestão de Documentos O documento Política de Gestão de Documentos é um documento interno e tem como objetivo fornecer instruções para a realização de tarefas arquivísticas como a: Classificação; Avaliação; Eliminação ou Conservação; Requisição; E todas as indicações relacionadas com o Arquivo e os documentos que o integram. Esta política tem como âmbito de aplicação todos os Departamentos e Serviços da ESSSM, exceto Contabilidade, Tesouraria e Recursos Humanos. 4. Classificação Classificar é uma ferramenta técnica que permite organizar e estruturar um objeto passível de representação formal: a informação. É a primeira operação/tarefa intelectual no processo de organização dos documentos administrativos, e tem como objetivo localizar o processo dentro de uma estrutura hierárquica, através de um código e um título a um documento de acordo com o plano de classificação do arquivo. Utilidade da classificação A classificação, enquanto ferramenta técnica: Possibilita a organização intelectual da informação; Serve como instrumento de localização da informação (facilita o processo de decisão); Permite estabilizar os procedimentos administrativos ao fornecer um quadro de referência; Promove a elaboração de instrumentos de acesso à informação específicos; Apoia os procedimentos de transferência e incorporação dos documentos; 7

6 Contribui para a gestão material dos documentos; Serve de base para elaborar tabelas de seleção e conservação. Princípio da classificação O assunto (conteúdo do documento) é o único elemento determinante da classificação dos documentos, possibilitando agrupar os diversos tipos documentais (ofício, nota interna, etc.) que tratam do mesmo assunto numa única pasta. Procede-se a classificação do geral para o particular. A classificação deve ser efetuada por alguém que conheça a estrutura e funcionamento do órgão, encarregue das atividades de receção, registo e encaminhamento dos documentos. 5. Plano de Classificação O Plano de Classificação é um elemento estruturante que irá auxiliar na produção e organização intelectual da informação. A criação deste Plano é realizada com todas as séries e subséries agrupadas utilizando codificação nas pastas, caixas ou outras unidades e compreende todas as suas funções e atividades estabelecidas de uma forma hierárquica. Esta identificação das atividades é essencial para existir uniformidade e coerência entre os documentos e as atividades desempenhados pelos órgãos. Ocasionalmente, este plano poderá sofrer alterações e/ou atualizações conforme a documentação que aparecer. Objetivos do plano de classificação e âmbito de aplicação O plano de classificação funciona como um método uniforme de classificação e codificação que permite a ordenação da documentação, que é produzida pelos serviços da ESSSM, de forma hierárquica. Através desta organização é mais fácil localizar e acelerar a pesquisa de documentos e, como consequência, as tomadas de decisões. Com a existência do plano existe também uma segurança, no que diz respeito à gestão da documentação em caso de mudança de estrutura orgânica e/ou de pessoal do arquivo. O plano de classificação aplica-se a todos os suportes de informação tais como: documentos em suporte papel, em suporte informático como CD s, Disquetes, DVDs, e formatos eletrónicos, entre outros. 8

7 Responsabilidades relativas ao plano de classificação As responsabilidades relativas ao Plano de Classificação são incumbência do responsável nomeado para a gestão do sistema de aquivo e aos serviços que aplicam o plano, e como tal, o sucesso do sistema depende do esforço de ambas as partes. Ao responsável do Arquivo compete a atualização do plano de classificação, responder a questões levantadas por parte dos serviços, caso queiram sugerir algumas alterações, e encontrar soluções para os problemas em matéria de classificação e arquivo dos documentos. Estrutura e codificação do plano de classificação O Plano de classificação encontra-se estruturado em quatro níveis hierárquicos: 1. As classes: que identificam as áreas orgânico-funcionais da ESSSM; 2. As subclasses: que identificam por ordem as atividades principais ligadas a cada uma das funções; 3. As séries: que identificam as atividades primárias ligadas a cada uma das atividades principais. Os processos abrem-se a este nível. 4. As subséries: que identificam partes da série que correspondem ao mesmo assunto. Codificação Após a hierarquia das séries e subséries estar concluída, procede-se à sua codificação. Existem dois tipos de códigos, nomeadamente os numéricos e alfanuméricos. O serviço de Gestão Documental e Arquivo da ESSSM utiliza uma combinação de ambos os códigos sendo que o código alfanumérico identifica o produtor (ex.: CD Conselho de Direção) e os códigos numéricos identificam as séries e subséries, tal como está especificado no Plano de Classificação, incluído nos documentos de organização interna do serviço. Descritivo da rubrica Na coluna Observações da tabela de seleção são dadas indicações sobre os documentos que integram cada série documental bem como indicações sobre a organização dos processos. Exemplo: A - Secretaria Pedagógica 024. CLE 1º ano (Conteúdos) Observações: Classificar nesta série (024) todos os documentos oficiais e de suporte que digam respeito aos Conteúdos da Licenciatura do 1ºano. 9

8 Os códigos do plano de classificação são apostos: Nos documentos internos, quando da sua elaboração, nos campos próprios para o seu preenchimento. Nos documentos a expedir aquando da sua elaboração no campo NºRefª. Nos documentos recebidos são colocados no campo próprio de entrada. Nas lombadas das pastas onde os documentos são arquivados. Plano de classificação do SGDA O Plano de classificação é um documento interno do SGDA que regista o sistema de classes concebido para a organização do arquivo corrente, baseada em assuntos organizados com uma determinada estrutura. 6. Procedimentos de incorporação e arquivo de documentos Para os documentos serem incorporados no SGDA deverão ser seguidas as seguintes instruções: Estabelecer critérios de uniformidade, na incorporação de documentos. Estabelecer com cada setor uma calendarização de entrega; Seleção pelos serviços da documentação a entregar, de acordo com os critérios de retenção; Os serviços deverão proceder ao transporte da documentação para o Arquivo; O responsável do Arquivo deverá preencher o Auto de Entrega/Guia de Incorporação em conjunto com o responsável pela entrega dos documentos no Arquivo; Verificar a conformidade entre o Auto e os documentos entregues; O serviço que incorporar a documentação, caso pretenda, poderá ficar com uma fotocópia do Auto de Entrega preenchido; Estando em conformidade ambos os responsáveis assinam e dá-se por terminada a incorporação. No que diz respeito ao arquivo do documento, uma vez registado e classificado, esteve deve ser encaminhado para o seu destino, tramitar nos serviços competentes e, após receber despacho final, ser arquivado. O arquivo é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta fase toda a atenção é necessária, pois um documento mal arquivado é um documento perdido. 10

9 As operações para o arquivo são as seguintes: 1. O documento deverá estar classificado; 2. Verificar a existência de antecedentes do assunto. Caso já existam antecedentes o documento deve ser aí arquivado; 3. Ler o último despacho, com atenção, verificando se o mesmo se destina a arquivar; 4. Arquivar os documentos em dossiê, pastas ou caixas de acordo com o volume; 5. Verificar a existência de cópias e eliminá-las. Caso não exista o original manter uma única cópia; 6. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo de acordo com o dossiê principal; 7. Elaborar as lombadas das pastas; 8. Devem ser abertas novas pastas a partir da data indicada para o arranque da aplicação do plano. 7. Tabela de seleção e conservação de documentos A tabela de seleção e conservação de documentos (ver Mod 158) é o registo esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos pela ESSSM, e determina os prazos de conservação administrativa dos mesmos nas suas fases ativa e o seu destino final (eliminação ou conservação permanente). Objetivo A tabela de avaliação documental tem como objetivo reduzir ao essencial o volume de documentos produzidos conservando apenas os documentos a que seja atribuído um valor permanente (jurídico, político, económico, social, cultural, religioso ou cientifico). Estrutura da tabela É constituída por seis colunas correspondentes a: Número de referência: Número sequencial; Área funcional: Serviço a que corresponde; Código do plano de classificação; Séries/subséries documentais: distribuídas hierarquicamente de acordo com o plano de 11

10 classificação. Prazos de conservação: tempo de conservação dos documentos em arquivo corrente (Direções/Departamentos e ou sectores); Destino final (eliminação, conservação, digital e/ou física ou permanente); Observações: complementa as informações necessárias à aplicação da tabela. 8. Avaliação, seleção, eliminação e requisição de documentos Atualmente verifica-se um grande aumento da produção documental nas organizações, devido às atividades que estas desenvolvem, originando uma grande pressão aos arquivistas, que acarretam mais dificuldades no processo da avaliação dos documentos. Quando se fala no processo de avaliação, é impossível não descrever a teoria das três idades do documento, esta que se baseia na descrição do ciclo de vida do mesmo dentro da sua organização: Fase Ativa: O documento é usado regularmente; Fase Semi Ativa: O documento é pouco consultado; Fase Inativa: O documento já não é útil e apenas será conservado caso possua algum valor de testemunho. Na decisão das melhores soluções a implementar relativamente à documentação é necessário realizar uma avaliação da mesma. Para isso, a ESSSM inicia um estudo prévio da situação, englobando uma análise das estruturas e condições físicas do depósito da documentação. No que diz respeito à seleção, algumas questões se colocam em relação à documentação produzida pelas organizações. Isto é, será que é benéfico para a instituição, uma conservação de todos os seus documentos a longo prazo? A resposta é clara: é impossível devido à falta de recursos espaciais, à falta de recursos financeiros e, consequentemente, à falta de recursos humanos. Posto isto, a melhor solução para a gestão documental seria a eliminação de documentos menos relevantes, arquivando/conservando aquela que ainda tem valor administrativo. Este processo de seleção tem de estar bem definido, de acordo com o plano de classificação e tabela de seleção da instituição. Eliminação de documentos Consiste na destruição da documentação, à qual não foi atribuído valor para conservar. Para a eliminação de documentos do Arquivo da ESSSM, estes são levados, depois de triturados, para a reciclagem. Para isto é importante o preenchimento do Auto de Eliminação que será útil para 12

11 facilitar este procedimento. Este documento contém campos que devem ser corretamente preenchidos, tais como: Data de eliminação; Designação do organismo que efetua a eliminação; Assinatura do responsável pelo Arquivo; Assinatura do responsável pela entidade instituidora; Tabela com diversos dados do documento. Número de ordem; Título da série/subsérie: Título da série do Plano de classificação; Suporte: natureza do suporte da documentação; N.º e tipo de unidades de instalação: quantidade de livros, caixas, maços e/ou outras; Datas extremas: data mais antiga e data mais recente relativas ao conjunto da documentação eliminada. Código de classificação: Código que está descrito no Plano de Classificação. Requisição e devolução de documentos A requisição de documentos ao serviço deve ser efetuada através do preenchimento de uma Ficha de Requisição (Mod 73). Este formulário permite efetuar o controlo da documentação requisitada ao SGDA, e deverá seguir as seguintes instruções: Pesquisar junto do funcionário, sobre a documentação existente no serviço e sua disponibilidade; Os documentos considerados confidenciais, só podem sair com autorização, por escrito, do Conselho de Direção; Para solicitar documentos que não pertençam ao serviço/indivíduo que está a requisitar deverá ser preenchido e assinado um campo adicional na Ficha de Requisição (Mod 73) pela pessoa responsável pela documentação, no qual autoriza a consulta e requisição da mesma. Os impressos devem ser preenchidos com clareza, precisão e assinatura legível; Ao serviço requisitante, caso pretenda, deverá ser entregue uma cópia da Ficha de Requisição; As Fichas de Requisição receberão no Arquivo um número sequencial que reinicia a cada ano; Os documentos requisitados só poderão permanecer no serviço requisitante até ao máximo de trinta dias, período renovável uma vez, mediante apresentação de novo pedido devidamente fundamentado; 13

12 Enquanto os documentos requisitados se encontrarem fora do Arquivo, as Fichas de Requisição serão arquivadas por ordem cronológica; Terminado o período de validade da requisição, o SGDA deverá avisar o serviço requisitante, solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação da requisição; A revalidação da requisição é feita mediante o preenchimento de uma nova Ficha de Requisição; Apenas é permitida uma revalidação por requisição, findo o respetivo prazo. No que diz respeito à devolução dos documentos, as instruções a seguir são: No ato de devolução o serviço requisitante deve apresentar o documento requisitado, e ambas as partes (responsável do Arquivo e o serviço requisitante) devem assinar a Ficha de Requisição, onde deve constar a data de devolução, depois de conferida a integridade física da documentação na presença do portador da mesma. Conferir a integridade física da documentação na presença do portador; Sempre que tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis da respetiva unidade orgânica; Se for detetada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado deverá o Arquivo devolvê-lo ao serviço requisitante, com uma nota a solicitar a regularização da falha. 14

13 9. Glossário Arquivo Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação. Arquivo Definitivo No arquivo definitivo, também chamado histórico a documentação é conservada indefinidamente atendendo ao seu carácter histórico ou patrimonial. É um serviço encarregado da conservação permanente e comunicação de documentos de arquivo, que provavelmente já não serão consultados pelos serviços produtores. Arquivo Intermédio Espaço onde são conservados documentos esporadicamente consultados pelos serviços produtores, no exercício das suas atividades de gestão. Auto de Eliminação Documento formal onde consta um processo de eliminação de documentos de arquivo, que na avaliação foram considerados sem valor secundário que justifique a sua conservação permanente. Auto de Entrega Documento formal que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega. Avaliação Determinação dos valores primário e secundário dos documentos do arquivo, com vista a fixação dos prazos de conservação em fase ativa e semi ativa, e do destino final (conservação permanente em arquivo definitivo ou eliminação). A avaliação baseia-se na consideração das funções dos documentos (função de prova legal, administrativa, de testemunho patrimonial) e das relações entre uns e outros. Deve também ser considerado o seu estado de organização e de conservação, principalmente quando existe documentação acumulada. Ciclo de vida O ciclo de vida dos documentos de arquivo é divido em três períodos de: atividade (fase ativa); semi-atividade (fase semi-ativa); inatividade (fase inativa). Classificação Ferramenta técnica que permite organizar e estruturar um objeto passível de representação formal: a informação. A classificação em arquivo é natural porque se estrutura intuitivamente a informação que a instituição cria e vai acumulando, de acordo com o uso que lhe é dado nas atividades quotidianas dessa entidade. 15

14 Codificação Procedimento que consiste na atribuição de um código numérico/alfabético completo a um documento para que a sua localização seja de fácil e rápido acesso. Cota Código numérico, alfabético ou alfanumérico, atribuído a uma unidade de instalação e/ou documento, para efeitos de conservação definitiva, ordenação e recuperação da informação. Documento de Arquivo Documento que é produzido com o propósito de provar ou informar um procedimento administrativo ou judicial. Este documento é a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Dossiê Unidade arquivística composta por um conjunto de documentos compilados com o principal objetivo de informar uma decisão pontual. Eliminação Consiste na destruição da documentação, à qual não lhe foi atribuída valor para conservar. Este processo possui diversos métodos como a trituração, corte ou até mesmo que os documentos sejam queimados, para que fiquem totalmente destruídos, visto que não tem qualquer tipo de valor para a organização. ESSSM Sigla da Escola Superior de Saúde de Santa Maria Fase ativa No período de atividade, os documentos são indispensáveis à manutenção das atividades rotineiras de uma instituição, ou seja, são utilizados frequentemente. Estes têm um valor primário/administrativo. Corresponde ao arquivo corrente. Fase inativa No período de inatividade, os documentos perdem o valor administrativo uma vez que deixam de ser necessários para a realização de atividades na instituição. Se estes não possuírem valor administrativo são eliminados mas se possuírem valor de testemunho são conservados em arquivos definitivos. Corresponde ao arquivo histórico. Fase semi ativa No período de semi atividade, os documentos são conservados por razoes administrativas, legais ou financeiras, ou seja, não são necessários para assegurar as atividades desenroladas no quotidiano da instituição. Corresponde ao arquivo intermédio. Ficha de Requisição Documento elaborado em duplicado que tem como objetivo o registo dos dados da documentação que foi solicitada e entregue ao serviço. O duplicado deve acompanhar sempre a documentação e quando é devolvida ao Arquivo, deverá ser assinado e datado, servindo assim, de comprovativo da devolução. 16

15 Fundo Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística. Plano de Classificação Sistema que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente, sendo que deve atender às áreas temático-funcionais dos documentos, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo. Processo Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer ação administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. Regulamento Arquivístico Instrumento regulamentador de um sistema de gestão de documentos que incide diretamente nas regras de utilização, procedimentos e tratamento arquivístico. SGDA serviço de Gestão Documental e Arquivo Série Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou atividade, dentro de uma mesma área de atuação. Subsérie Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às mesmas fases de processos do mesmo tipo, a subdivisões sistemáticas de um assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentos com exigências de acondicionamento e/ou preservação próprias. Tabela de Seleção Instrumento que fixa os prazos e condições de conservação permanente e/ou da eliminação dos documentos de arquivo. Tipologia Documental Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as suas funções. Unidade Arquivística Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, coleção, dossiê, série/subsérie, classe/subclasse, fundo). Estes conjuntos resultam da organização dada ao arquivo pela entidade produtora. Unidade de instalação Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, etc. 17