GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

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1 GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aula 7 Descrição Arquivística. Revisão, estudo de caso e elaboração de instrumentos de pesquisa.

2 Revisão do conteúdo Descrição Arquivística Aula 7

3 O caráter dinâmico do Arquivo Documentos e informações administrativas Decisão Ação Geração de novo(s) documento(s) e informações administrativas

4 Princípio da Proveniência: Descrição Arquivística Aula 7 Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. 4

5 Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 5

6 Princípio da Unicidade: Unicidade - não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo. 6

7 Princípio da Invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. 7

8 Princípio da cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica 8

9 Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas 1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade Arquivos correntes Arquivos de gestão Arquivos vivos Arquivos ativos Arquivos intermediários Arquivos semi-ativos Pré-arquivo Arquivos permanentes Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos

10 Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Valor Primário Primário Secundário Acesso Restrito aos acumuladores Restrito aos acumuladores ou com autorização Aberto Conservação Física Centralizada ou Centralizada Centralizada Descentralizada Justificativa de conservação Apoio às atividades cotidianas Razões administrativas, legais ou fiscais Pesquisa, administrativa Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho Instituição arquivística Processamento Técnico Classificação, temporalidade Temporalidade Arranjo, descrição

11 Arranjo Entende-se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005). No arranjo, ocorrem dois tipos de operações: -as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; - as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à identificação dos mesmos para definir sua disposição. O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado quadro de arranjo que auxiliará nas atividades intelectuais e físicas de arranjo, realizadas na fase permanente.

12 Hierarquia da atividade de arranjo Fundo Seção Subseção Série Subséries 12

13 Princípios a serem observados na descrição Primeiro princípio: a descrição depende da classificação. Ela é feita a partir das unidades de descrição definidas pela classificação que descreve um conjunto de documentos que mantém ligações orgânicas entre si (fundo, série, subsérie, dossiê, item documental; e dos fundos entre si). Segundo princípio: o de respeito aos fundos (respect des fonds) já adotado na classificação. Na descrição, isso deve estar representado na hierarquia que se estabelece entre os diversos níveis de um mesmo fundo. Terceiro princípio: a descrição deve ser feita do geral para o particular. Devese produzir, primeiro, um conjunto de informações que forneça uma visão global, que permita estabelecer (ou restabelecer) os elos entre todas as partes, ou níveis, do fundo. Quarto princípio: a descrição evolui durante os "ciclos de vida" dos documentos. Da fase corrente à fase permanente, a descrição pode variar com o tempo, pois novos elementos informativos podem ser acrescentados. A descrição evolui no ritmo do tratamento dos documentos, num "processo integrado". Quinto princípio: em termos hierárquicos, o fundo é a unidade de descrição mais abrangente.

14 As atividades de descrição: 1. identificar conceitos; 2. gerenciar informações; 3. estabelecer controle intelectual; 4. localizar; 5. explicar o acervo arquivístico e; 6. promover o acesso.

15 Formas de descrição de documentos e acervos. Descrição Arquivística Aula 7 Seção1 Fundo GUIA Seção3 INVENTÁRIO Seção2 Série1 Série2 CATÁLOGO Série3 Sub-série1 Sub-série2 Documento/ Processo Documento/ Processo ÍNDICE Sub-série2.1 Sub-série2.3 Sub-série2.2 Documento/ Processo Documento subordinado / Ato informacional

16 Os instrumentos de Pesquisa Bellotto (2004) apresenta as formas tradicionais dos instrumentos arquivísticos de referências: a) o guia, de acesso fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular. O guia é apresentado como o primeiro instrumento que deve ser consultado pelo pesquisador;

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19 Três enfoques para difusão de acervo: o cultural, o editorial e o educativo.

20 Nível Base descrição Instrumentos Instituição Conjuntos documentais amplos Guia Fundos, grupos, coleções Séries Inventário Séries Unidades documentais Catálogo Unidades documentais Assunto, recorte temático Índices, catálogo seletivo Andre Lopez 20

21 Receitinha Descrição Arquivística Aula 7

22 Como chegar a eles: Descrição Arquivística Aula planejamento e definição de prioridades 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento 3 - preparação para o recolhimento das informações 4 - recolhimento das informações 5 - confecção e divulgação do instrumento de pesquisa

23 ISAD (G) Descrição Arquivística Aula 7

24 Áreas de Informação Descrição Arquivística Aula 7 As regras estão organizadas em sete áreas de informação descritiva: 1. Área de identificação (destinada à informação essencial para identificar a unidade de descrição); 2. Área de contextualização (destinada à informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição); 3. Área de conteúdo e estrutura (destinada à informação sobre o assunto e organização da unidade de descrição); 4. Área de condições de acesso e de uso (destinada à informação sobre a acessibilidade da unidade de descrição); 5. Área de fontes relacionadas (destinada à informação sobre fontes com uma relação importante com a unidade de descrição); 6. Área de notas (destinada à informação especializada ou a qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras áreas); 7. Área de controle da descrição (destinada à informação sobre como, quando e por quem a descrição arquivística foi elaborada).

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26 (1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; (2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; (3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; (4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; (5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição; (6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores; (7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; (8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.

27 Sete elementos obrigatórios Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber: - código de referência; - título; - data(s); - nível de descrição; - dimensão e suporte; - nome(s) do(s) produtor(es); - condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).

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32 Metadados Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados). Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2). Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).

33 Metadados A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área. Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos. O estabelecimento de padrões implica - compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.

34 Metadados Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais; Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais; Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica; Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus. Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) Meta Content Format (MCF) Text Enconding Iniciative (TEI) Electronic Archive description (EAD) Resource Description Framework (RDF)

35 RDF / Dublin Core Padrão de metadados composto por 15 elementos: Contributor Coverage Creator Format Date Description Identifier Language Publisher Relation Rights Source Subject Title Type Veremos estes elementos também na ISAD-G e NOBRADE

36 Trabalho GUIA - Elementos de descrição 1 Área de identificação 1.1 Código de referência 1.2 Título 1.3 Data(s) 1.4 Nível de descrição 1.5 Dimensão e suporte 2 Área de contextualização 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 2.2 História administrativa/biografia 2.3 História arquivística 3 Área de conteúdo e estrutura 3.4 Sistema de arranjo 4 Área de condições de acesso e uso 4.1 Condições de acesso

37 Próxima aula AULA FINAL - publicar blog (avaliação final); - rodada de apresentação; - avaliação da disciplina; - e até +

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