Estratégias de Preservação

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1 Revisão da aula Anterior Estratégias de Preservação Preservação do objeto físico/lógico Preservação tecnológica Emulação Encapsulamento Preservação do objeto conceitual Normalização Migração 1

2 Estratégias de Preservação Preservação do objeto físico/lógico Preservação tecnológica Emulação Encapsulamento Preservação do objeto conceitual Normalização Migração Conservação do contexto tecnológico utilizado originalmente na concepção dos objetos digitais; Conservação e manutenção de todo o hardware e software necessários à correta apresentação dos objetos digitais; Trata-se sobretudo da criação de museus de tecnologia; Plataformas tecnológicas se tornam obsoleta e desaparecem; Dificuldades na gestão do espaço físico, manutenção e custo de operação; O acesso à informação ficar restrito a apenas alguns locais físicos. Estratégias de Preservação Preservação do objeto físico/lógico Preservação tecnológica Emulação Encapsulamento Preservação do objeto conceitual Normalização Migração Baseiam-se na utilização de um software, chamado emulador, capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma de hardware e/ou software, numa outra; Complexidade técnica de desenvolver emuladores; Requer especificação detalhada do hardware e do software. Alto custo Os usuários são obrigados a operar sistemas obsoletos; 2

3 Estratégias de Preservação Preservação do objeto físico/lógico Preservação tecnológica Emulação Encapsulamento Preservação do objeto conceitual Normalização Migração Preservação do objeto digital original juntamente com informações capazes de garantir a sua futura interpretação; Objetos complexos possuem especificações complexas Possibilidade de especificações incompletas; Estratégias de Preservação Preservação do objeto físico/lógico Preservação tecnológica Emulação Encapsulamento Preservação do objeto conceitual Normalização Migração Redução do número de formatos no repositório de objetos digitais; Havendo um número controlado de formatos, uma mesma estratégia de preservação poderá ser aplicada a um maior número de objetos digitais; A escolha do formato de normalização é um fator determinante no sucesso desta estratégia. Deverá ser suficientemente rico para que as características fundamentais dos vários formatos possam ser devidamente incorporadas. 3

4 Estratégias de Preservação Preservação do objeto físico/lógico Preservação tecnológica Emulação Encapsulamento Preservação do objeto conceitual Normalização Migração Estratégia mais comum; Transferência periódica de objetos digitais de uma dada configuração de hardware/software para uma outra plataforma mais atual; Riscos de perda de informação (conteúdo, estruturas, aparência,...) Metadados e Linguagens de Marcação 4

5 Introdução A Tecnologia da Informação revolucionou os modos de produção documental; Documentos, que antes eram registrados em suportes analógicos, tais como papel e rolos de filme, estão sendo codificados em bits e armazenados em mídias digitais; O volume excessivo de documentos digitais traz novos desafios, no que tange ao acesso e à preservação da informação orgânica em todas as fases do ciclo de vida documental. Introdução O acesso à informação na fase corrente é fundamental para procedimentos de tomada de decisão no ambiente corporativo. É necessário que os sistemas informatizados de gestão documental disponham de mecanismos que possam interpretar as informações registradas nos documentos arquivísticos, a fim de produzirem dados abrangentes e precisos que visem beneficiar o administrador. 5

6 Introdução A evolução constante dos equipamentos e dos software ocasiona a obsolescência dos formatos de arquivos digitais; O desaparecimento dos instrumentos necessários para a interpretação das sequências binárias faz com que os registros arquivísticos digitais se tornem completamente inacessíveis. Introdução As linguagens de marcação têm apontado contribuições relevantes para os desafios trazidos pelos documentos digitais por serem, dentre outras características, independentes de sistema específico de hardware e software e escritas em formato de texto ASCII. As linguagens de marcação identificam os objetos de um texto por meio do uso de marcas (tags). Principais linguagens de marcação Hypertext Markup Language (HTML) Extensible Markup Language (XML)

7 Introdução A linguagem HTML Desenvolvida em 1989 Voltada para a apresentação de textos na internet Pelo fato de trazer tags predefinidas, apresenta poucas contribuições para a gestão arquivística de documentos. A linguagem XML Desenvolvida pela W3C em 1997 Não possui marcas prédefinidas, permitindo ao desenvolvedor rotular os dados da forma que julgar necessário. As informações são compreendidas também pelas máquinas e, portanto, compartilhadas, processadas e recuperadas em diferentes sistemas computacionais. É recomendada no desenvolvimento de ferramentas de software que visem a gestão e preservação da informação arquivística digital. É a linguagem de base para a construção da Web Semântica Introdução Uso da linguagem XML na implementação de estratégias para contornar a obsolescência de formatos de arquivos digitais e assegurar a acessibilidade dos documentos digitais por longo prazo. O Arquivo Nacional Australiano tem desenvolvido, desde 2005, um modelo padronizado de formatos de arquivo Digital. O XML Electronic Normalising of Archives (XENA) converte formatos, tais como JPG, PDF, MP3 etc., em documentos XML. Desta forma, é possível reconstituir a apresentação do formato original sem a necessidade de efetuar migrações constantes. 7

8 Introdução João da Silva Av. Hélio Ribeiro, 123 Marília <h1>joão da Silva</h1> Av. Hélio Ribeiro, 123 Marília <nome>joão da Silva</nome> <endereco>av. Hélio Ribeiro, 123</endereco> <cidade>marília</cidade> A informação orgânica e os documentos de arquivo 8

9 Documentos de arquivo A informação registrada em arquivos é denominada informação orgânica, pois é produzida e acumulada por um indivíduo ou instituição no exercício de suas atribuições visando cumprir finalidades administrativas, fiscais ou legais. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998 p. 65). Documentos de arquivo Norma ISO de 2001 os documentos de arquivo são acometidos de conteúdo, contexto e estrutura suficiente para prover evidência para as funções e atividades que os gera. O conteúdo consiste na mensagem primária do documento podendo ser em palavras, símbolos, imagem ou áudio; O contexto, por sua vez, define a circunstância organizacional, funcional e operacional envolvendo a produção, armazenamento, uso e a gestão dos documentos no decorrer do tempo. A estrutura define as características físicas do documento e a composição do conteúdo. Documento de Arquivo Estrutura poderá ser vinculada ao gênero documental; O contexto ao ciclo de vida documental; Conteúdo é determinado, muitas vezes, pela tipologia documental. 9

10 Documentos de arquivo O Gênero documental indica a configuração da estrutura física do meio em que se configurará o registro da informação pela união do tipo de formato e do suporte documental. Audiovisuais - contem imagens fixas ou em movimento, acompanhadas de registro sonoro; Bibliográficos - impressos, tais como livros e periódicos; Cartográficos - documentos que registram representações gráficas da superfície terrestre, corpos celestes e desenhos técnicos, tais como mapas e plantas; Iconográficos - contem imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, tais como fotografias e gravuras; Micrográficos - relativo aos documentos registrados em microformas, tais como o microfilme e o cartão janela; Textuais - são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como, por exemplo, atas de reunião, cartas; e Eletrônicos - são os registros acessíveis somente por meio eletrônico, tais como cartão perfurado, discos magnéticos e óticos e documentos digitais. Documentos de arquivo O ciclo de vida documental embasa-se na valoração documental. Schellenberg (2006, p ) divide a valoração documental em dois estágios: o valor primário e o valor secundário. Na vigência do valor primário, os documentos são utilizados para atender as finalidades para as quais foram produzidos, no que tange o cumprimento de obrigações administrativas, fiscais e legais. Neste contexto informacional, conforme já mencionado, o usuário participa ativamente no processo de produção documental, sendo suas ações registradas no ambiente arquivístico. 10

11 Documentos de arquivo Valor Primário Corrente - momento em que ocorre a produção documental atrelada aos procedimentos de tomada de decisão por parte do administrador; e Intermediária - momento em que a documentação aguarda a prescrição do valor primário. Valor Secundário Os documentos são utilizados em desígnios diferentes daqueles para os quais foram produzidos, o que diz respeito à comprovação de direitos adquiridos, desenvolvimento de pesquisas científicas, ou ainda aquisição de conhecimento cultural. O valor secundário relaciona-se, portanto, à fase de guarda permanente. Documentos de arquivo O usuário do grupo primário recuperará informação para atender demandas específicas produzidas em suas atribuições funcionais e produzirá novas informações que serão incorporadas no acervo. Já o usuário do grupo secundário interagirá posteriormente com esse acervo documental, tendo ou devendo ter a compreensão do contexto envolto em sua produção. O usuário primário produz, armazena e busca informações para finalidades específicas, enquanto o usuário secundário recupera informações para finalidades diversificadas. A atuação do profissional da Ciência da Informação é fundamental já na vigência do valor primário, pois permite maior eficácia na seleção dos registros informacionais que serão alvo da guarda permanente, o que garante maior riqueza no processo descritivo dos registros documentais e o correto tratamento ao acervo. 11

12 Documentos de arquivo O documento diplomático configura-se no registro legitimado de atos jurídicos e administrativos, e apresenta as seguintes características: Suporte - veículo sustentador transmissor da mensagem; Texto - conteúdo expresso com linguagem, escrita, vocabulário e fórmulas peculiares em concordância com o tema e com a época; Finalidade e ideologia - estruturação e formalidades que lhe sirvam de garantia. Tipo documental (Arquivo Nacional) Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartaspatentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos[...] Os princípios arquivísticos 12

13 Os princípios arquivísticos Proveniência também conhecido como princípio do respeito aos fundos, é um dos princípios fundamentais da arquivologia; Determina que o produtor da documentação seja visto como unidade de referência para a constituição de um fundo arquivístico; Documentos de diferentes fundos não poderão ser misturados, a fim de preservar a individualidade e integridade do acervo. Unicidade os documentos de arquivo conservam caráter único para a execução de uma função dentro do seu contexto de origem. Isto significa que, em um determinado contexto de produção, contendo caracteres internos e externos com os dados fixos ou variáveis dentro da estrutura da tipologia documental, o documento de arquivo é único para os seus efeitos não havendo nenhum outro com propósitos semelhantes. Indivisibilidade também conhecido como princípio da integridade; A informação orgânica é registrada em diferentes tipos documentais que ficam inter-relacionados de modo que, desvinculado do acervo, o documento de arquivo perderá o significado, já que não mais poderá representar o contexto de produção. Metadados Arquivísticos 13

14 Metadados Informação descritiva sobre o contexto, qualidade, condições ou características de um recurso, dado ou objeto que tem a finalidade de facilitar sua recuperação, autenticação, avaliação, preservação ou interoperabilidade SENSO, J.; PIÑERO,A. El concepto de metadato. Algo más que descripción de recursos eletrônicos. Ciência da Informação, v.32, n.2, maio/ago Informação estruturada que descreve e/ou nos permite localizar, gerenciar, controlar, entender ou preservar outra informação ao longo do tempo CUNNINGHAM A. Dynamic descriptions: recent developments in standards for archival descriptions and metadata. Canadian Journal of Information and Library Sciente, v.25, n.4, 2000 Metadados NISO (National Information Stantards Organization), entende metadados como: Informação estruturada que descreve, explica, localiza, ou ainda possibilita que um recurso informacional seja fácil de recuperar, usar ou gerenciar. O termo metadados frequentemente designa dados sobre dados, ou informação sobre informação. Função a descoberta de recursos - que permite que recursos sejam identificados, localizados, selecionados por critérios de relevância e distinguidos por diferenças e similaridades; a organização de recursos; a facilitação da interoperabilidade; a identificação digital; e a preservação digital. 14

15 Metadados Dados codificados e estruturados que descrevem características de elementos informacionais para auxiliar na identificação, localização, avaliação e gestão das entidades descritas. Os metadados desenvolvem dois importantes papéis, sendo: inventário, com enfoque nas necessidades institucionais e recuperação, com foco no usuário. (SMIRAGLIA, 2005). São elementos que descrevem os atributos de um determinado recurso, bem como o contexto que permita a compreensão do documento de arquivo no decorrer do tempo, dotando o usuário de capacitação para a obtenção do conhecimento preciso acerca da existência e das características dos objetos representados. São, portanto, de fundamental importância para a garantia da capacidade testemunhal dos documentos de arquivo. (Rondinelli, 2002, p. 60) Metadados Bibliográficos MARC Machine-Readable Cataloguing Desenvolvido por iniciativa da Biblioteca do Congresso Americano (LC) iniciado há trinta anos. Fornece um mecanismo pelo qual os computadores permutam e interpretam informações bibliográficas. Os elementos de dados do MARC formam a base da maioria dos catálogos usados hoje em bibliotecas de todo mundo Dublin Core Simples, genérico, poucos elementos (15) que forma um core, aplicada a uma grande variedade de objetos digitais. Seu objetivo original era definir um conjunto de elementos que pudesse ser usado pelos próprios autores, tendo em vista a proliferação de recursos eletrônicos; Tem sido aplicado a um grande número de comunidades via perfis de aplicação e incorporado a inúmeros esquemas específicos. Pode ser usado com qualificadores que ampliam o seu poder de representação 15

16 Metadados Arquivo EAD Encoded Archival Description Conjunto de regras, formando uma estrutura, desenvolvido como um meio para designação [marcação] de partes intelectuais e físicas de instrumentos tais como inventários, guias ou catálogos - de localização de informações contidas em arquivos de forma que estas possam ser buscadas, recuperada, exibidos e intercambiadas entre computadores e pessoas independente de plataforma Metadados Arquivísticos Bantin (2008, p. 47) afirma que um dos maiores desafios dos arquivistas consiste em determinar quais tipos de metadados são necessários em um sistema de gestão documental. O autor alega que um sistema de gestão apresenta as seguintes categorias de metadados: Identificação ou Registro - identifica o documento arquivístico e registra a data de entrada do documento no sistema de gestão; Contexto Identifica o produtor e o consumidor do documento, assim como a data e hora da sua produção, transmissão e recebimento; Conteúdo - traz informação sobre o gênero documental predominante no documento dotando-o de caráter textual, iconográfico, cartográfico ou audiovisual; Auditoria - identifica as atividades que permearam peças documentais, séries ou arquivos no decorrer do tempo; Acesso e uso - define condições para o acesso e uso, inclusive as restrições quanto ao grau de sigilo e dos direitos autorais; Destinação - informa por quanto tempo o documento será retido e como a distinção será gerenciada ao longo do tempo; Preservação - define como o documento será preservado ao longo do tempo e o impacto das atividades de preservação ao longo do tempo; Estrutural - registra as características físicas do documento e sua estrutura interna; Histórico de uso - registra acesso e uso do documento ao longo tempo. 16

17 Metadados Arquivísticos IDENTIFICAÇÃO OU REGISTRO METADADO Identificador do Documento Data e Hora do registro Localização DEFINIÇÃO Identificador único do documento. Data e hora em que o documento entrou no sistema de arquivos. Localização (física ou lógica) do documento. CONTEXTO METADADO Agente Originador Agente Receptor Data e Hora da Produção Data e Hora da Transmissão Data e Hora do Recebimento Funções e Atividades Relacionadas Documentos Relacionados DEFINIÇÃO Entidade corporativa, unidade organizacional ou indivíduo responsável por desenvolver as ações registradas no documento. Quando o documento for transmitido registra-se o agente receptor. Data e hora em que o documento foi criado no curso de sua atividade. Quando o documento for transmitido, registra-se a data de envio pelo agente originador. Quando ocorrer transmissão, registra-se a data e a hora do recebimento do documento. Registros de funções e atividades relacionadas com a produção do documento. Outros documentos criados pelos mesmos processos orgânicos. Metadados Arquivísticos CONTEÚDO METADADO Título Assunto Descrição Cobertura Idioma DEFINIÇÃO O nome dado ao documento, que a representação de conteúdo e função. A tipologia documental cumpre este papel. Assunto ou tópico documental que descreve o conteúdo documental para prover ponto de acesso com nível de detalhe aguçado. Descrição do propósito do documento, permitindo habilitar pontos de acesso adicionais por meio de palavras-chave. Características jurídicas espaciais ou temporais do documento, voltadas à recuperação acerca da jurisdição lugar ou tempo. Registra o idioma do conteúdo documental permitindo buscas por idiomas específicos. TERMOS E CONDIÇÕES DE USO METADADO DEFINIÇÃO Mandato ou Mandado Citação e referências às leis políticas e melhores práticas que impõem requisitos para o controle de acesso, referente ao uso do documento. Termos de Uso e Condições de Acesso Responsabilidade Termos sobre os quais os documentos deverão ser acessados e utilizados; a fim de noticiar os usuários das restrições do documento voltadas a proteger a privacidade dos indivíduos e os interesses corporativos. Identificação da autoridade responsável por permitir ou restringir o acesso aos documentos. 17

18 Metadados Arquivísticos ELIMINAÇÃO METADADO Mandado ou Autorização de Eliminação Data de Eliminação Histórico de Eliminação DEFINIÇÃO Citações ou referências às leis políticas e melhores práticas que gerenciam o descarte documental, a fim de se assegurar gestão eficiente do documento e cumprir a legislação em torno do gerenciamento arquivístico. Identifica o prazo de guarda documental e registra a data em que o documento será eliminado. Identifica quando o documento foi destruído e por quem. Metadados Arquivísticos ESTRUTURA METADADO Formato de Codificação de Dados Formato de Mídia Compressão e encriptação Dependências de Hardware e Software Nível de Agregação Extensão DEFINIÇÃO O formato de dados, lógico ou de arquivo do registro de dados, para facilitar recuperação e uso nos procedimentos de preservação digital. Exemplo: ASCII, TIFF e etc. O tipo de representação de dados, a fim permitir a recuperação e o uso do registro no procedimento de preservação digital. Exemplo: texto, imagem, áudio, vídeo. O método de compressão e os algoritmos para comprimir ou encriptografar o documento. Registra as dependências de elementos de hardware e software para a renderização correta do registro digital. Nível em que o documento está sendo descrito e controlado, podendo ser documento ou séries de classificação. O tamanho físico ou capacidade do documento, a fim de prover informações para ao gerenciamento do espaço físico ou lógico para armazenamento. 18

19 Metadados Arquivísticos HISTÓRICO DE PRESERVAÇÃO METADADO Responsabilidade Data da Atividade Tipo de Atividade Impacto do procedimento de preservação Próxima Ação Suporte DEFINIÇÃO Identifica a autoridade responsável por autorizar procedimentos para a preservação documental. Identifica quando as ações de preservação foram finalizadas, a fim de registrar os procedimentos de preservação ao longo do tempo. Especifica quais procedimentos de preservação foram empregados no documento. Identifica o efeito dos procedimentos de preservação sobre a forma, conteúdo, acessibilidade e uso do documento. Identifica os procedimentos que deverão ser executados nas próximas etapas da preservação. Identifica o meio físico onde o documento está armazenado, ou seja, o suporte documental. HISTÓRICO DE USO METADADO Histórico de Acesso e Uso DEFINIÇÃO Identifica quem acessou e utilizou o documento e quando essa ação ocorreu, a fim de manter registros dos acessos mais significantes e dos usos feitos ao longo do tempo. Metadados para preservação digital 19

20 Metadados de preservação Informação que apoia e documenta os processos associados com a preservação digital de longo prazo Um esquema de metadados de preservação digital inclui metadados descritivos, estruturais e administrativos Metadados de Preservação Geração e manutenção de dados (metadados) que descrevem a informação digital que está sendo preservada para possibilitar a sua interpretação Cedars Guide to Preservation Metadata. March 2002 São usados para armazenar informação técnica que apoia ações e decisões de preservação: para documentar ações já realizadas de preservação, como migração ou emulação, para registrar os efeitos das estratégias de preservação, para garantir a autenticidade dos recursos digitais ao longo do tempo, para anotar informações sobre o gerenciamento de coleção e de direitos Berthon, H. The Moving Frontier: archiving, preservation and tomorrow s digital heritage. VALA Biennial Conference and Exibition, Melbourne, feb

21 Metadados de preservação Tem como objetivo descrever e documentar os processos e atividades relacionadas com a preservação de materiais digitais. É responsável por reunir, junto do material custodiado, informação detalhada sobre: Proveniência Autenticidade Atividades de Preservação Ambiente Técnico Gestão de Direitos Metadados de preservação Proveniência; Procura descrever a história custodial dos materiais; Descreve o caminho percorrido por estes materiais desde a sua criação até a sua incorporação ao repositório; Autenticidade Conjunto de informações que descreve detalhadamente todo o tipo de atividades desenvolvidas no interior do repositório; 21

22 Metadados de Preservação Informação de apoio aos processos associados com a preservação digital; Permitir o acesso continuado aos recursos digitais ou pelo menos à informação neles contida; Em ambiente digital, os recursos sofrem transformações cujos resultados nem sempre são fáceis de controlar; Por este motivo deve ser criado um histórico das mudanças ao longo do tempo; O objetivo principal é garantir que a sua autenticidade e integridade sejam recompostas. Metadados de Preservação As tecnologias de acesso aos recursos digitais rapidamente se tornam obsoletas. Por isso é necessário armazenar informações acerca dos suportes de armazenamento, hardware, sistema operativo e respectivas aplicações utilizadas durante o ciclo de vida dos recursos; Os metadados de preservação devem: Conter informação técnica e administrativa sobre decisões e ações de preservação; Registar os efeitos das estratégias de preservação; Assegurar a autenticidade dos recursos digitais ao longo do tempo; Fornecer informação sobre os próprios metadados Existem objetos digitais para os quais é necessário assegurar o seu look and feel, ou seja, as suas características externas; 22

23 Metadados de Preservação Várias instituições internacionais têm construído marcos conceituais para identificar elementos específicos de metadados de preservação. Estão sendo desenvolvidos dicionários de metadados de preservação utilizados nesses projetos e que refletem o tipo de necessidades que as instituições enfrentam. Metadados de Preservação A National Library of New Zealand produziu um esquema de metadados para preservação, orientado para ser um ponto de equilíbrio entre os princípios expressos no modelo de referência Open Archival Information System (OAIS) para a preservação de metadados e a praticidade de implementação de um conjunto de metadados operacionais de preservação. Ele está dividido em quatro entidades: o objeto, o processo, o arquivo e a modificação de metadados. 23

24 Metadados de Preservação Conclusão Uso tecnologias da informação na produção e gerenciamento do acervo documental arquivístico.; Documentos digitais necessidade de observância dos princípios da arquivologia, bem como dos métodos empregados no tratamento da informação orgânica em todos os estágios do ciclo de vida documental; assegurar a autenticidade e a integridade do acervo, bem como a continuidade de acesso por longo prazo; O uso de metadados e das linguagens de marcação pode vir a se consolidar como um dos principais requisitos para a provisão do tratamento documental arquivístico no ambiente digital; Necessidade de parceria com os pesquisadores de TI estudos das diversas formas de utilização dos metadados NO tratamento arquivístico de documentos digitais; 24

25 Referências Referências BANTIN, P. C. Understanding data and information systems for recordkeeping. New York:Neal-Schhman Publishers, RONDINELLI, R. C. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da arquivística contemporânea. 2ed Rio de Janeiro:Editora FGV ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, C. Os Fundamentos da disciplina Arquivística 1.ed. Lisboa: Dom Quixote, SILVA, et al. Arquivística: Teoria e Prática de uma Ciência da Informação. 2 ed. Porto: Edições Afrontamento, 2002 SMIRAGLIA, R. P. Introducing Metadata. In SMIRAGLIA, R. MetaData: A Cataloger's Primer has been co-published simultaneously as Cataloging & Classification Quarterly, Mine 40, Numbers 3/ Dissertação de Mestrado de FERNANDO ALVES DA GAMA 25