DESAFIOS DA MEMÓRIA EMPRESARIAL COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA DAS ORGANIZAÇÕES

Transcrição

1 DESAFIOS DA MEMÓRIA EMPRESARIAL COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA DAS ORGANIZAÇÕES

2 CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA GOL (CEDOC)

3 Equipe CEDOC 18 Colaboradores: 1 Coordenador 6 Analistas Administrativos 5 Assistentes Administrativos 5 Aprendizes 1 Estagiário

4 Expedição

5 Expedição Qual o objetivo? Garantir que as informações contidas nos documentos que circulam diariamente pela Companhia sejam entregues em tempo hábil ao destinatário.

6 Expedição O que faz? Recebe, cadastra e disponibiliza documentos para a retirada dos destinatários, através do Protocolo Eletrônico.

7 Expedição

8 Expedição O que recebe? Documentos de setores; Malotes das Bases Nacionais e Internacionais; Correspondência via Correios; Documentos externos de motoboy.

9 Expedição O que envia? Correspondências da GOL através dos serviços de Correios; Documentos para as Bases Nacionais e Internacionais; Documentos para serviço de motofrete e cartório.

10 Expedição Gestão de contratos e serviços: - Correios; - Cartório - Motofrete; - Transporte de documentos, equipamentos e materiais.

11 Expedição O que pode Documentos GOL Documentos de empresa terceira Brindes (Até USD 100) Envio de documentos para Correios e Cartório O que não pode X Recebimentos e envio de documentos pessoais X Produtos perecíveis X Valores X Receber documentos fora do horário X Retirar documentos sem crachá

12 Documentação

13 Documentação Qual o objetivo? Gerenciamento, armazenamento, preservação e disponibilização das informações e documentos relacionados com as principais necessidades da Companhia.

14 Documentação O que faz? Monitoramento contínuo dos serviços de guarda de documentos em âmbito nacional e internacional.

15 Documentação O que faz? Workflow de Correspondências Ferramenta que propicia aos usuários agilidade na distribuição de informações estratégicas, disponibilizando correspondências (ofícios ou cartas) em uma única plataforma.

16 Documentação Para quê? - Controlar prazos de respostas, evitando prejuízos financeiros à Companhia; - Agilidade na tomada de decisão; - Prover o arquivo permanente de suas vias originais ou autenticadas, devidamente conservadas e acondicionadas.

17 Documentação O que faz? Gestão de contrato de guarda de arquivos; Gestão de documentos (centralizado) nacional; Gestão de documentos (descentralizado) internacional.

18 Documentação O que pode Tirar dúvidas sobre guarda de documentos Atendimento por telefone, e pessoalmente Pedir auxílio para arquivar documentos Agendar reuniões para definição de tipologia documental O que não pode X Descartar documentos sem o conhecimento da área X Encaminhar documentos fora do prazo de envio X Misturar tipos de documentos e períodos diferentes (anos) X Enviar caixas muito cheias ou muito vazias X Enviar documentos com grampos e/ou clipes

19 Memória

20 Memória Qual o objetivo? Atender as solicitações de colaboradores, estudantes, pesquisadores e público em geral sobre informações da Companhia bem como a preservação de sua história e da memória.

21 Memória O que faz? Atendimento público interno; Atendimento público externo; Conservação preventiva.

22 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC Contexto GOL 15 de janeiro de Início das atividades da GOL no mercado aéreo brasileiro; Rápido crescimento da Companhia e assim como a produção e recebimento de seus documentos (físico e eletrônico); 2003 Implantação do Centro de Documentação e Memória CEDOC.

23 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC Acervo Composição: textuais, iconográficos, tridimensionais e audiovisuais, físicos e eletrônicos; Adquirido através de doação dos diversos setores da Companhia;

24 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC

25 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC

26 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC Núcleo de informações Mantém atualizados diversos dados da Companhia: inauguração de bases, lojas, quiosques de vendas, recebimento de aeronaves, realização de acordos com outras companhias aéreas, recebimento de prêmios, homenagens, dados estatísticos referentes à frota e número de colaboradores, entre outros.

27 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC

28 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC Produtos e Serviços Público Interno organização de exposições temporárias com materiais do acervo, site específico para colaboradores, atendimento a colaboradores que desejam pesquisar sobre a Companhia.

29 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC

30 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC Produtos e Serviços Público Externo site específico para público externo, benchmarking, programa de visitas guiadas a GOL para diversos perfis de públicos, atendimento a estudantes e pesquisadores que solicitam informações para trabalhos acadêmicos e pesquisas em geral.

31 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC

32 Centro de Documentação e Memória GOL - CEDOC Produtos e Serviços - Cronologia com fatos sobre a empresa; - Captação de informações provenientes de: - Portal Corporativo; - Redes sociais; - Assessoria de imprensa.

33 Considerações Centros de Memória ainda buscam o reconhecimento dentro das instituições. GOL desenvolvimento de uma cultura de memória empresarial. Atuação da Memória GOL como núcleo de informações, ganhando destaque como ferramenta de gestão. Algumas dificuldades quanto à aquisição de materiais para o acervo.

34 Considerações Qual o papel do centro de memória na empresa? Ser um lugar de referência dos valores e da cultura organizacional, além de constituir um espaço de informação sobre os passos dados por uma empresa durante sua trajetória. Qual seu valor para o negócio e para seus públicos? A memória, ao atuar como instrumento de apoio a gestão administrativa, gera ganhos de produtividade e competitividade à medida que o conhecimento acumulado pela organização está disponível, as informações existentes podem ser utilizadas, as experiências podem ser analisadas e algumas soluções reutilizadas, colaborando para maior agilidade e produtividade e para evitar a repetição de erros.

35 Considerações Como o centro de memória é visto por seus público? O centro de memória costuma ser visto somente como um espaço responsável pela preservação do passado, de festejos de aniversários e de marcos empresariais, desempenhando atividades sistemáticas de coleta, organização e preservação documental para expressar a trajetória de uma empresa. Por que seus públicos têm essa percepção? A visão de um centro de memória ainda é restrita e/ou pouco conhecida por seus públicos potenciais. Predomina ainda uma percepção de um setor desvinculado das práticas administrativas organizacionais, limitado a um repositório da história da empresa, que não dispõe de informação estratégica.

36 Considerações Qual o desafio da Memória de uma empresa? Pense na sua empresa... No caso da GOL é ser um centro de memória referência na área de aviação, cuja principal ferramenta de trabalho é a informação disponibilizada de acordo com as necessidades de seu público (interno e externo) e em tempo hábil. Como a Memória pode contribuir para o negócio? A área deve estar, fundamentalmente, articulada às áreas de Comunicação e Marketing, instrumentando ações institucionais, estratégicas e mercadológicas que atendam as necessidades da organização sejam elas produtos, serviços ou credenciais para a imagem corporativa.

37 Contatos Sara Barbosa de Sousa Expedição Documentação Memória

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