Gestão de Recursos Materiais Prof. Darlan Eterno

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1 Técnico Administrativo Gestão de Recursos Materiais Prof. Darlan Eterno

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3 Gestão de Recursos Materiais Professor Darlan Eterno

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5 Edital FUNDAMENTOS DE GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS: Função documentação: serviços de protocolo, distribuição, classificação e arquivamento de documentos; sigilo e proteção da documentação; e tabela de temporalidade. BANCA: CESPE CARGO: Técnico Administrativo

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7 SUMÁRIO 1. Introdução Arquivos Conceitos e Definições Finalidade dos Arquivos Função dos Arquivos Classificação dos Arquivos...10 a) Natureza dos documentos...10 b) Extensão...10 c) Estágios de evolução:...10 d) Entidades mantenedoras: Princípios Arquivísticos Arquivos x Bibliotecas Classificação dos documentos de arquivo...13 a) Quanto ao gênero:...13 b) Quanto à natureza do assunto:...13 c) Quanto à espécie:...14 d) Quanto ao tipo (tipologia) Teoria das Três Idades Arquivos Correntes Protocolo Rotinas de Protocolo Procedimentos Administrativos Avaliação de Documentos...19 Tabela de Temporalidade Arquivamento Arquivamento de Documentos...20 Plano de classificação...20 Operações de Arquivamento...21 Métodos de Arquivamento...21 Sistemas de Busca Empréstimo Órgãos /Sistemas de Arquivo Recortes da Legislação

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9 Gestão de Recursos Materiais NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 1. Introdução A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins de prova e de informação. As sociedades antigas procuravam, de alguma forma, seja pelos símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos, como a pedra, o pergaminho o papel, etc. Os suportes diversificaram-se através dos tempos, pois os avanços tecnológicos dos meios de reprodução e difusão, aliados à burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Esse fenômeno, denominado explosão informacional, influenciou as práticas e as técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivística cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas. Este material é apenas um resumo das aulas gravadas na Casa do Concurseiro e visa complementar o conteúdo ministrado. 2. Arquivos Conceitos e Definições Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (art. 2º da Lei nº 8.159/91). Assim sendo, podese afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características: a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana, eles são imparciais, pois são criados para atender a um objetivo específico, como, por exemplo, a compra de um material; b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. 9

10 d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de um todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto. e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental à qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função única que os documentos executam no contexto organizacional Finalidade dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história dessa entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução Função dos Arquivos A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa Classificação dos Arquivos a) Natureza dos documentos Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado. O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido às características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte em que a informação se encontra registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros. b) Extensão Quanto à extensão os arquivos, podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais, que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição. c) Estágios de evolução: Quanto a estes estágios, os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A Lei nº 8.159/91 define, em seu artigo 8º, esses três estágios da seguinte maneira: 10

11 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes; b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, esses podem ser divididos em: a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei nº 8.159/91, art. 11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais. Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arquivos, segue quadro resumo: Quadro Resumo Classificações dos Arquivos Classificações dos arquivos Entidade Mantenedora Estágios de Evolução Extensão ou Abrangência Natureza dos Documentos Definição/Exemplos Público ou Privados Corrente Intermediário Permanente Setorial ou Central/Geral Especial Especializado 2.4. Princípios Arquivísticos A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso. 11

12 a) Princípio da organicidade A organicidade diz respeito à relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais. b) Princípio da unicidade Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Esse aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função única que os documentos executam no contexto organizacional. c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos) Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. É considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo. d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva) (princípio da santidade) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. É considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo. e) Princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também é chamado princípio temático. f) Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. g) Territorialidade (Proveniência Territorial) Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território em que foram produzidos. 3. Arquivos x Bibliotecas Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma dessas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo: 12

13 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares Entrada de documentos Tipo de conjunto Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Em regra, os documentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas, no caso de haver obrigações recíprocas, como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas na operação. Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição. Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exemplares e pode estar presente em mais de uma biblioteca. Os livros ingressam na biblioteca por meio da compra, permuta e doação. Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo. Finalidade (origem) Funcional, administrativa Cultural, técnica e científica. Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição Utiliza-se de procedimentos predeterminados 4. Classificação dos documentos de arquivo Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos: a) Quanto ao gênero: Textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex.: atas e ofícios; Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: cds de música, fitas K7; Cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.: fitas videomagnéticas; Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos; Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex.: microfilme, microficha, cartão-janela; Informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador. Ex.: disquete, disco rígido, arquivo do Excel. 13

14 b) Quanto à natureza do assunto: Ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso; Sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. c) Quanto à espécie: Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex.: ofício, portaria, ata. d) Quanto ao tipo (tipologia) De acordo com a sua utilização, as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência, etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela a seguir: Espécie documental Função (Atividade) Tipologia Certidão Casamento Certidão de Casamento Quadro Resumo Classificação dos Documentos Classificações dos documentos Gênero Natureza do Assunto - Definição Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos empregados na sua comunicação Exemplos Textual, sonoro, iconográfico, filmográfico, audiovisual cartográfico, micrográfico e informático Ostensivo (ordinário): documentos que não possuem restrição de acesso. Sigiloso: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas 14

15 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno Espécie Tipologia Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou Memorando, ofício e contrato Termo de posse, contrato de locação 5. Teoria das Três Idades É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a frequência de uso para a instituição produtora. Valores Documentais O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição. Ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa). Idades Documentais a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nessa fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante. b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por documentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nessa fase, os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente. c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documentos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor histórico, probatório e informativo e, por essa razão, jamais poderão ser eliminados. Os documentos dessa fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo), sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente. 15

16 Esquema Representativo Teoria das Três Idades Valor Primário Valor Secundário Arquivo Corrente *Transferência Arquivo Intermediário *Recolhimento Arquivo Permanente *Recolhimento Operações de destinação: * Transferência: passagem de documentos à fase intermediária; *Recolhimento: passagem de documentos à fase permanente. 6. Arquivos Correntes Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas, etc. As principais atividades desempenhadas nessa fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação. 6.1 Protocolo Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e dos setores da instituição. Para que a documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança Rotinas de Protocolo Para alcançar essa finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades: Recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional, e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. Registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. 16

17 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno Autuação: refere-se à formação de processos. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, o tema ou a solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas. Classificação: compreende análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Essa tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento. Movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é uma movimentação dentro da própria instituição, enquanto que a expedição consiste na entrega de documentos ao usuário externo à instituição ou a outras filiais de instituição. Controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação Procedimentos Administrativos Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada correspondência Processo Definição Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária Abertura (atuação) Na formação do processo, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e a operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou na unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais, a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado. 17

18 Operações a) Desentranhamento É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou a pedido do interessado, sendo necessária inserção de Termo de desentranhamento após último despacho, para registrar a operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo. b) Juntada É a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação. B1) JUNTADA POR ANEXAÇÃO A juntada por anexação visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento(s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento. Essa juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessado e a um mesmo assunto, prevalecendo o número do processo mais antigo, ou seja, o do processo principal. B2) JUNTADA POR APENSAÇÃO A juntada por apensação de processo(s) a processo ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência. Essa juntada se caracteriza pela junção de um ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal). Nesse procedimento, considera-se como processo principal o que contiver o pedido da juntada por apensação, observando-se que este não será, necessariamente, o processo mais antigo. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal. 18

19 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno c) Desapensação de processo(s) Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s). 6.2 Avaliação de Documentos Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos. Tabela de Temporalidade Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão multidisciplinar, formada por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da Tabela de Temporalidade de documentos, instrumento resultante da avaliação que define prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), bem como a alteração de suporte. A tabela de temporalidade possui as seguinte características: fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais documentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição; é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores responsáveis pelos setores da instituição; para ser aplicada aos documentos da instituição a tabela deverá ser aprovada por autoridade competente; os prazos baseiam-se na legislação em vigor. Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, esse período de retenção varia de acordo com o documento e com a respectiva tabela. Assim, não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam cinco anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos. Figura 2 Recorte de Tabela de Temporalidade Resolução nº 14/2001 do Conarq ASSUNTO FASE CORRENTE PRAZOS DE GUARDA FASE INTER- MEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 19

20 001 MODERNIZAÇÃO E REFOR- MA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 5 anos 9 anos Guarda permanente 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 6.3 Arquivamento Arquivamento de Documentos O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda dessas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis, é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem. Essa tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação. Plano de classificação Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação. Para ilustrar esse instrumento, segue um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal. Modelo de Plano de Classificação 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 20

21 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno Operações de Arquivamento Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando à sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento: Inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se ele seguirá para o arquivamento; Estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante; Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto por meio da qual sejam recuperados; Codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores. Ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação, os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos. Guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Métodos de Arquivamento Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis, é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos. Pode-se dividi-los em duas classes: a) Métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abordará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros. Variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada sequência de letras recebe uma cor específica. Ex: sequência a,b,c,d,e...prata sequência f,g,h,i,j...ouro 21

22 b) Métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação. Geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico organiza os documentos conforme os seguintes critérios: por estado, país ou cidade. Numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal. Simples Cronológico Dígito-terminal Os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. Utiliza número e data como forma de localização da informação. Os documentos são arquivados conforme uma sequência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá da direita para a esquerda. Ex.: o número será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro. Ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide- -se em: alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica. Dicionário Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a sequência das letras. Exemplo: Controle de chaves Controle de frequência Controle de patrimônio Venda de publicações Enciclopédico Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Controle de chaves de frequência de patrimônio Venda de publicações numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo. 22

23 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno Decimal Expansão limitada de classes (10), As subdivisões são representadas por pontos. Ex.: 311 Cursos Extensão Formação Unitermo (indexação Coordenada) Duplex Expansão ilimitada de classes, As subdivisões são representadas por traços. Ex.: Cursos Extensão Formação Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra-se, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada. Sistemas de Busca A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, em que a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e o sistema indireto, no qual a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxiliares. Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos. Além desses dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi-indireto O método alfanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca. 7. Empréstimo No arquivo, a atividade de empréstimo deve ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades cobrar pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado e facilitar o rearquivamento de documentos. 8. Órgãos /Sistemas de Arquivo De acordo com a legislação arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/sistemas de arquivo: a) Arquivo Nacional: órgão que possui, entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal. b) Conselho Nacional de Arquivos (Conarq): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 23

24 O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. (Art. 1º do Decreto 4073/2002) c) Sistema Nacional de Arquivos (Sinar): tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O Sinar foi criado pelo Decreto nº 4.073/02. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo..(art. 10 do Decreto 4073/2002) 9. Recortes da Legislação LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 24

25 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis Decreto nº 4073, de 3 de janeiro de 2002 Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..) III produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de

26 Lei nº 12527, de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3º do art. 37 e no 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº , de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; (...) Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I DO PEDIDO DE ACESSO Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. 26

27 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. 2º O prazo referido no 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. Seção II DOS RECURSOS Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência. Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: I o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado; II a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; III os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. 27

28 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35. Seção II DA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE SIGILO Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II secreta: 15 (quinze) anos; e III reservada: 5 (cinco) anos. (...) Seção V DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: 28

29 Bacen (Técnico) Gestão de Recursos Materiais Prof Darlan Eterno I terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e (...) Art. 35. (revogado) (apenas o caput) CAPÍTULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para: I requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação; II rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7º e demais dispositivos desta Lei; e III prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no 1º do art º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. Decreto nº 7724, de 16 de maio de 2012 Vigência Regulamenta a Lei nº , de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do 3º do art. 37 e no 2º do art. 216 da Constituição. CAPÍTULO III DA TRANSPARÊNCIA ATIVA Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7º e 8º da Lei nº , de CAPÍTULO IV DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA Art. 9º Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao Cidadão SIC, com o objetivo de: I atender e orientar o público quanto ao acesso à informação; 29

30 II informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e III receber e registrar pedidos de acesso à informação Parágrafo único. Compete ao SIC: I o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o fornecimento imediato da informação; II o registro do pedido de acesso em sistema eletrônico específico e a entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do pedido; e III o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade responsável pelo fornecimento da informação, quando couber. Seção II DO PEDIDO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de acesso à informação. 1º O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibilizado em meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades. 2º O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do pedido ao SIC. 3º É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art º Na hipótese do 3º, será enviada ao requerente comunicação com o número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a partir da qual se inicia o prazo de resposta. (...) Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de acesso à informação CAPÍTULO VI DA COMISSÃO MISTA DE REAVALIAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do 1o do art. 35 da Lei no , de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: I Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II Ministério da Justiça; III Ministério das Relações Exteriores;(...) Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão. 30

31 Questões 1. (Cespe DPF) Agente Administrativo 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo. 6. (Cespe DPF 2014) A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que lhe deram origem. 2. (Cespe MI 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. 7. (Cespe TCE-RO 2013) A presença de peças tridimensionais em um conjunto documental indica que o material analisado não é um arquivo. 3. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos. 8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. 4. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 5. (Cespe TJ-RR 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. 9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição 10. (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. 31